In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dokumente zu einem Mitarbeitendenprofil hinzufügen. Zur Verfügung stehen die folgenden Optionen: ein Dokument mit Hilfe einer in Personio gespeicherten Vorlage erstellen oder eine vorhandene Datei in ein Profil in Personio hochladen.

Dokumente aus einer Vorlage erstellen

Wenn Sie Dokumentvorlagen in Personio hinterlegen, können Sie individuelle Mitarbeitendendokumente effizienter erstellen. Wenn Sie in den Vorlagen Platzhalter einfügen, werden die Dokumente automatisch auf der Basis der in Personio hinterlegten Mitarbeiterinformationen generiert. Unter Dokumentkategorien und Vorlagen verwalten finden Sie Informationen zum Erstellen und Speichern von Vorlagen. Alternativ können Sie Ihr Paket upgraden.

Voraussetzungen 

Um Dokumente aus einer Vorlage zu erstellen und in einem Mitarbeitendenprofil zu speichern, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Der Core-Plan. Um Zugriff auf diese Features zu erhalten, upgraden Sie Ihren Plan oder wenden Sie sich an Ihre*n Account-Manager*in.
• Zugriffsrechte für Dokumente.

Für einzelne Mitarbeitende

Vorlagen können Platzhalter enthalten, die mit den Daten eines Mitarbeiters in Personio personalisierte Dokumente erstellen. Um für einen bestimmten Mitarbeitenden ein Dokument mithilfe einer Vorlage zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Dokumente > Neu von Vorlage.
2. Wählen Sie eine der von Ihnen angelegten und hinterlegten Vorlagen aus. Wenn die Vorlage enthält:
   • Multiple-Choice-Textblöcke: Wählen Sie den richtigen Textblock unter Optionen aus.
   • Platzhalter enthält: Füllen Sie fehlende Variablen aus und prüfen Sie die vorab ausgefüllten Variablen.
3. Klicken Sie jederzeit auf Vorschau der Änderungen, um die aktuellste Version der Datei einzusehen.
4. Sobald das Dokument abgeschlossen ist, geben Sie einen Namen für das Dokument ein und wählen Sie aus dem Drop-down-Menü Dateityp das Format aus, unter dem es gespeichert werden soll.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Das generierte Dokument erscheint unter dem Reiter Dokumente des Mitarbeitenden unter der zugewiesenen Kategorie, und der Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung in seiner Personio-Inbox. Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie auf das Dokument zugreifen und haben die folgenden Optionen:

• Fordern Sie eine Unterschrift an und prüfen Sie den Status der Unterschriftenanfrage.
• Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um eine Vorschau aufzurufen.
• Laden Sie das Dokument herunter oder löschen Sie es.
• Bearbeiten Sie die Dokumentkategorie, den Titel, das Datum oder Kommentare.

Erwägen Sie, einen Benachrichtigungs-Workflow für hochgeladene Dokumente zu erstellen, damit Führungskräfte benachrichtigt werden, wenn ihnen direkt unterstellte Mitarbeitende Dokumente in ihr Profil hochladen.

Tipp
In die Systemkategorie Arbeitsverträge hochgeladene Vorlagen werden im Recruiting-Bereich automatisch angezeigt, wenn Sie ein Angebot erstellen.

Für mehrere Mitarbeitende

Um von einer Vorlage für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ein personalisiertes Dokument zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wenn Sie kein Admin sind, vergewissern Sie sich, dass Sie für alle relevanten Dokumentkategorien Bearbeitungsrechte besitzen, und öffnen Sie dann die Mitarbeitendenliste. Aktivieren Sie die Checkbox neben allen Mitarbeitenden, für die Sie ein Dokument erstellen möchten.
2. Klicken Sie rechts neben der Suchleiste auf Aktionen > Dokumente erstellen.
3. Wählen Sie eine Vorlage aus der Vorlagenliste aus. Sie können die Liste nach Kategorie oder Sprache filtern oder die Suchleiste verwenden. 
4. Überprüfen Sie die editierbaren Variablen und passen Sie diese an. Die eingegebenen Informationen gelten für das Dokument für alle ausgewählten Mitarbeitenden. 
5. Geben Sie die Dokumentdetails ein, um den Namen, den Dateityp und das Dokumentdatum anzupassen. 
6. Fordern Sie optional eine Signatur an, indem Sie eine unterzeichnende Person für das Dokument und die Sprache für die Benachrichtigung über die Unterschrift auswählen und eine E-Mail-Nachricht eingeben. Oder klicken Sie auf Signaturanfrage überspringen.
7. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine*n der Mitarbeitenden aus, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen und sicherzustellen, dass es korrekt ist. 
8. Wählen Sie die Option Mitarbeitende über das erstellte Dokument benachrichtigen, indem Sie die Checkbox aktivieren. Empfangende sehen die Benachrichtigung in ihrer Personio-Inbox angezeigt. Überlegen Sie, einen Benachrichtigungs-Workflow für den Upload von Dokumenten zu erstellen, um die Führungskraft einer mitarbeitenden Person zu informieren, wenn in das Mitarbeitendenprofil Dokumente hochgeladen wurden.
9. Überprüfen Sie die Signaturanfrage ggf. und klicken Sie dann auf Dokumente erstellen. 

Das generierte Dokument erscheint unter dem Reiter Dokumente der mitarbeitenden Person unter der entsprechenden Kategorie, und jeder Platzhalter wird mit Informationen befüllt, die im Mitarbeitendenprofil gespeichert sind oder in Schritt 4 oben eingegeben wurden. Wenn das Dokument eine Unterschriftenanfrage enthält, erhalten die Mitarbeitenden eine E-Mail. 

Accounts mit dem Core-Plan haben eine definierte Anzahl von E-Signatur-Anfragen pro Monat. Upgraden Sie Ihren Plan, um unbegrenzte E-Signatur-Anfragen hinzuzufügen.

Vorhandene Dokumente hochladen

Verwalten und speichern Sie alle wichtigen Dokumente direkt in ihrem Profil. Dies ist hilfreich, um beispielsweise Abwesenheitsbescheinigungen, Bewerbungsdokumente, Entwicklungspläne und mehr zu erfassen. Informationen darüber, wie Sie mehrere Dateien gleichzeitig über die Importfunktion hochladen, finden Sie in diesem Artikel .

Dokument hochladen

Um ein bereits vorhandenes Dokument in das Profil eines Mitarbeitenden hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Dokumente > Hochladen.
2. Fügen Sie das Dokument hinzu, indem Sie die gewünschte Datei hochladen, oder ziehen Sie diese einfach per Drag-and-Drop in das Fenster.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie die Kategorie, der das Dokument zugeordnet werden soll.
4. Fügen Sie optional ein Datum und einen Kommentar hinzu.
5. Aktivieren Sie die Checkbox Person über dieses Dokument benachrichtigen, um die betreffende Person über die Inbox (Global Task Management) und per E-Mail über das hochgeladene Dokument zu benachrichtigen. 
   • Erwägen Sie, einen Benachrichtigungs-Workflow für hochgeladene Dokumente zu erstellen, damit Führungskräfte benachrichtigt werden, wenn ihnen direkt unterstellte Mitarbeitende Dokumente in ihr Profil hochladen.
6. Klicken Sie auf Hochladen, um den Vorgang abzuschließen.
7. Sie können eine elektronische Signatur für das Dokument anfordern .

Personio scannt das Dokument nach Viren und das Symbol 🔄 wird angezeigt. Ist das Dokument sicher, steht es anschließend zum Download bereit. Wird das Dokument als nicht sicher eingestuft, erscheint ein ⚠️-Symbol und Sie können es nur löschen.

Tipp:
Alternativ kann Ihre IT-Abteilung eine API-Integration einrichten, die ein Dokument automatisch in das jeweilige Mitarbeitendenprofil hochlädt. Die entsprechende technische Dokumentation findet Ihre IT-Abteilung in unserem Developer Hub.

Unterstützte Dateitypen

Personio unterstützt das Hochladen von Dateien in den folgenden Formaten:

Dokument bearbeiten

Hochgeladene Dokumente werden unter der zugewiesenen Kategorie gespeichert. Um auf Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
2. Wählen Sie die Kategorie, unter der das Dokument gespeichert ist.
3. Es erscheint eine Liste aller Dokumente innerhalb der ausgewählten Kategorie. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um eine Vorschau aufzurufen. In der Vorschau können Sie:
   • weitere Informationen über die Größe, den Dateityp und das Erstellungsdatum der Datei aufrufen
   • den Namen, das Datum, die Kommentare oder die Kategorie bearbeiten, indem Sie unten auf Bearbeiten klicken.
   • das Dokument herunterladen, löschen oder ausdrucken.