Funktionen der Mitarbeiterliste

 

Dieser Artikel beschreibt, welche Funktionen Ihnen in der Mitarbeiterliste zur Verfügung stehen. Sie erreichen die Mitarbeiterliste über Mitarbeiter > Mitarbeiterliste.

Hinweis: Die Mitarbeiterübersicht definiert sich über die Zugriffsrechte. Sie sehen immer nur die Mitarbeiter, für deren öffentliches Profil Sie Ansichtsrechte besitzen. Dies gilt für Mitarbeiterprofile mit dem Status Aktiv. Um Mitarbeiter mit dem Status Onboarding, Auszeit oder Inaktiv einsehen zu können, benötigen Sie zudem Ansichtsrechte für die Sektion Personalinformationen

Standardmäßig werden alle Mitarbeiter in einer Listenansicht angezeigt und nach ihren Vornamen geordnet. Sie können diese Listenansicht mithilfe von Filtern anpassen, Spalten hinzufügen oder löschen usw. und verschiedene Ansichten speichern.

  

Mitarbeiteranzahl

Wählen Sie am unteren rechten Seitenrand aus, wie viele Mitarbeiter pro Seite angezeigt werden sollen.

employee-list-count_de.png

 

Spalten anpassen und fixieren

Klicken Sie rechts oben auf den Button Aktionen Action-Menu_en-us.png und wählen Sie die Option Spalten anpassen. Wählen Sie die Attribute aus, die Sie sich in der Mitarbeiterliste anzeigen lassen wollen. Über die Drag & Drop-Funktion können Sie die Reihenfolge der Attribute bzw. Spalten verschieben. Die erste Zeile und erste Spalte sind dabei standardmäßig fixiert, so dass sie beim Scrollen der Liste immer in Ihrem Sichtbereich bleiben. Diese Funktion ist sehr hilfreich, um Spaltenüberschriften und Mitarbeiternamen im Blick zu behalten, wenn Sie beispielsweise der Ansicht viele Spalten hinzugefügt haben. Außerdem sehen Sie links neben der ersten Spalte stets das jeweilige Profilbild oder, wenn noch kein Bild hochgeladen wurde, die Initialen des Mitarbeiters.

employee-list-customize-columns_de.gif

  

Aktuelle Ansicht speichern 

Speichern Sie bis zu zehn Listenansichten, um im täglichen Umgang mit Personio schneller an die gewünschten Informationen Ihrer Mitarbeiter zu gelangen.

  1. Klicken Sie auf Aktuelle Ansicht speichern employee-list-save-view_de.png und hinterlegen Sie für die Ansicht einen Namen.
  2. Um die von Ihnen angepasste Mitarbeiterübersicht zu speichern, klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Anschließend können Sie Ihre benutzerdefinierte Ansicht in der Auswahlliste Ansichten auswählen.

Tipp: Speichern Sie beispielsweise Ansichten Ihrer Werkstudenten, Teilzeitmitarbeiter oder anderer Mitarbeitergruppen, um Ihren Arbeitsalltag mit Personio zu erleichtern.

Zusätzlich haben Sie als Admin die Möglichkeit, eine Standardansicht aller Mitarbeiter zu speichern. Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie auf Standardansicht für alle Mitarbeiter speichern save-default-view-all-employees_de.png. Nutzen Sie diese Funktion, um eine einheitliche Mitarbeiterliste für das gesamte Unternehmen zu definieren.

 

Exporte

Klicken Sie oben rechts auf den Button mit den drei Punkten Action-Menu_en-us.png und wählen Sie Exportieren.

Wählen Sie das bevorzugte Format aus, filtern Sie die Ansicht und fügen Sie die gewünschten Attribute hinzu. Klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten anschließend eine Benachrichtigung, dass die Datei gerade vorbereitet wird. Sobald der Download abgeschlossen ist, wird die Datei in Ihrer Inbox angezeigt, so dass Sie darauf zugreifen und diese nach Belieben herunterladen können.

 

Filtern und Sortieren

Sortieren Sie die einzelnen Spalten, indem Sie auf die kleinen Pfeile neben der Spaltenüberschrift klicken. Sie können jede Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren lassen. Die Sortierung geschieht je nach ausgewählter Spalte entweder alphabetisch oder chronologisch. 

Durch das Filtern einzelner Spalten können Sie sich ausschließlich diejenigen Mitarbeiter anzeigen lassen, für die bestimmte Attributswerte zutreffen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, eine Mehrfachauswahl pro Filter zu treffen und sich so beispielsweise alle Mitarbeiter aus zwei verschiedenen Abteilungen anzeigen zu lassen. Außerdem wird Ihnen die Anzahl der bereits aktiven Filter pro Spalte angezeigt. 

employee-list-filter-and-sort_de.png

 

Suchleiste der Mitarbeiterliste

Mit der Suchleiste über der Mitarbeiterliste können Sie aktive sowie inaktive Mitarbeiter suchen.

employee-list-search_de.gif

 

Masseneditierungen

Wählen Sie über die Checkboxen mehrere Mitarbeiter aus und navigieren Sie auf Aktionen. Sie haben die Möglichkeit, folgende Aktionen durchzuführen: Attributwert ändern, Rolle zuweisen oder entfernen, Kontingentregel ändern, Arbeitszeitmodell zuweisen oder entfernen, Einladungs-E-Mail senden, Mitarbeiter löschen sowie Onboarding-Prozess abschließen.

employee-list-bulk-editing_de.png

 

Orgchart

Mit Klick auf das Symbol für das Orgchart org-chart_de.png rechts oben in der Mitarbeiterliste gelangen Sie zu einer visuellen Darstellung der hierarchischen Strukturen innerhalb des Unternehmens. Dieses Organigramm basiert auf den zuvor in Personio hinterlegten Relationen von Mitarbeitern und Vorgesetzten.

Navigieren Sie im Orgchart durch Anklicken und Ziehen mit Ihrer Maus. Vergrößern oder verkleinern Sie die Ansicht mithilfe des Zoom-Menüs rechts unten oder mit Ihrer Maus. Die unter den einzelnen Mitarbeitern angezeigten Zahlen geben an, wie viele Mitarbeiter ihnen jeweils unterstellt sind. Um alle unterstellten Mitarbeiter anzuzeigen klicken Sie einfach die Karte des Vorgesetzten oder die Zahl selbst an.

Zusätzlich können Sie über Filter hinzufügen einen Attributwert auswählen und sich nur die betreffende Auswahl an Mitarbeitern anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie sich das Organigramm einer bestimmten Abteilung anzeigen lassen.

Klicken Sie auf den Button Exportieren in der rechten oberen Ecke, um das aktuelle Orgchart in verschiedenen Dateiformaten zu exportieren. Erfahren Sie mehr über das Orgchart.

employee-list-org-chart_de.png

Hinweis: Im Orgchart werden nur Mitarbeiter mit dem Status Aktiv oder Auszeit dargestellt. Mitarbeiter mit dem Status Onboarding oder Inaktiv werden ausgeblendet.

 

Jahresplan-Ansicht

Navigieren Sie rechts oben auf die Jahresplan-Ansicht employee-list-timeline-view_de.png, um eine Übersicht über Ihre langfristige Mitarbeiterplanung, gruppiert nach Abteilungen, zu erhalten. Die folgenden drei farblichen Hinterlegungen können in der Jahresplan-Ansicht erscheinen: Anstelldatum (grün), Vertragsende (gelb), Kündigung (rot).

Zusätzlich zeigt Ihnen Personio auch die Anzahl der offenen Stellen je Abteilung. Analog zur Orgchart Ansicht stehen Ihnen auch hier verschiedene Filterfunktionen zur Verfügung.

Hinweis: Um diese Funktion anzuzeigen, sind Bearbeitungsrechte für die öffentlichen Profile erforderlich. Wenn Sie die Jahresplan-Ansicht nicht aufrufen können, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

employee-list-timeline-view_de.png

 

Mitarbeiter anlegen

Navigieren Sie rechts oben auf Mitarbeiter hinzufügen Add-Employee_de.png und erfassen Sie erste Basisinformationen wie Öffentliches Profil, Personalinformationen, Mitarbeiterrollen und Vorlagen, bevor Sie über den Button Speichern einen neuen Mitarbeiter-Account erstellen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Mitarbeiter hinzufügen.

  

Globale Suchleiste

Zusätzlich zur Suche in der Mitarbeiterliste, steht Ihnen die globale Suchleiste in jeder Ansicht zur Verfügung.

employee-list-global-search_de.png

Dort können Sie anhand der folgenden Werte suchen: 

  • Funktionen und Einstellungen: Titel der Funktions- oder Einstellungsseite, Name des Berichts, Reiter in Ihrem persönlichen Mitarbeiterprofil
  • Mitarbeiter: Vorname + Nachname, E-Mail, Abteilung ,Standort, Position, Status
  • Bewerber: Vorname + Nachname, E-Mail, Telefonnummer

Hinweise
▶︎ Bewerber für eine archivierte Stelle werden in der Suchleiste nicht gezeigt.
▶︎ Suchergebnisse hängen von Ihren Zugriffsrechten ab. Angezeigt werden Ihnen die Reiter Ihres persönlichen Mitarbeiterprofils sowie Funktionsseiten, auf die Sie per Mitarbeiterrolle zugreifen können. Sie sehen alle Mitarbeiter, auf deren öffentliches Profil Sie Zugriff haben, sowie alle Bewerber, auf deren Bewerberprofil Sie Zugriff haben.

 

Inline-Editierung

Über die Funktion der Inline-Editierung haben Sie die Möglichkeit, Attributsänderungen für einzelne Mitarbeiter direkt in der Mitarbeiterliste vorzunehmen. Klicken Sie hierfür auf das blaue Stift-Symbol in der betreffenden Spalte und wählen Sie den neuen Attributwert im Dialogfenster aus.

employee-list-inline-editing_de.png

 

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