Funktionen der Mitarbeiterübersicht

 

Dieser Artikel beschreibt, welche Funktionen Ihnen in der Mitarbeiterliste zur Verfügung stehen.

Die Mitarbeiterübersicht definiert sich über die Zugriffsrechte. Sie können immer nur die Mitarbeiter sehen, für deren öffentliches Profil Sie Ansichtsrechte besitzen. Dies gilt für Mitarbeiterprofile mit dem Status Aktiv und Auszeit. Um Mitarbeiter mit dem Status Onboarding oder Inaktiv einsehen zu können, benötigen Sie zudem Ansichtsrechte für die Sektion Personalinformationen

 

Mitarbeiterliste

Standardmäßig werden alle Mitarbeiter in einer Listenansicht angezeigt und nach ihren Vornamen geordnet.

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Mitarbeiteranzahl

Wählen Sie am unteren, rechten Seitenrand aus, wie viele Mitarbeiter pro Seite angezeigt werden sollen.

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Spalten anpassen und fixieren

Navigieren Sie oben rechts auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie Spalten anpassen. Wählen Sie die Attribute aus, welche Sie sich in der Mitarbeiterliste anzeigen lassen wollen. Über die Drag & Drop-Funktion können Sie die Reihenfolge der Attribute bzw. Spalten verschieben. Die erste Zeile und erste Spalte sind dabei standardmäßig fixiert, sodass sie beim Scrollen der Liste immer in Ihrem Sichtbereich bleiben. Diese Funktion ist sehr hilfreich, um Spaltenüberschriften und bspw. den jeweiligen Mitarbeiternamen im Blick zu behalten, sollten Sie viele Spalten hinzugefügt haben. Außerdem befindet sich links neben der ersten Spalte stets das jeweilige Profilbild oder, ist noch kein Bild hochgeladen worden, die Initialen des Mitarbeiters.

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Listenansicht speichern 

 

Speichern Sie bis zu zehn Listenansichten, um im täglichen Umgang mit Personio schneller an die gewünschten Informationen Ihrer Mitarbeiter zu gelangen. Klicken Sie auf das Diskettensymbol Aktuelle Ansicht speichern und hinterlegen Sie den gewünschten Namen der Ansicht. Um die von Ihnen angepasste Mitarbeiterübersicht zu speichern, klicken Sie auf Hinzufügen.

Wählen Sie in der erscheinenden Auswahlliste Gespeicherte Ansichten die entsprechende Listenansicht aus.

Speichern Sie Ansichten Ihrer Werkstudenten, Mitarbeiter in Teilzeit oder anderer Mitarbeitergruppen sowie unterschiedlicher Inhalte, um Ihren Arbeitsalltag mit Personio zu erleichtern.

Zusätzlich haben Sie als Admin die Möglichkeit, eine Standardansicht für alle Mitarbeiter zu speichern. Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie links neben dem Diskettensymbol auf den Button Standardansicht für alle Mitarbeiter speichern.

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Nutzen Sie diese Funktion, um eine einheitliche Mitarbeiterliste für das gesamte Unternehmen zu definieren. Sofern ein Mitarbeiter sich noch keine individuelle Spaltenkonfiguration angelegt hat, wird die Standardansicht angezeigt.

 

Exporte

Navigieren Sie rechts oben über die drei Punkte auf Exportieren und exportieren Sie die aktuelle Ansicht oder auch andere Attribute der Mitarbeiterliste als Excel-Datei.

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Filtern und Sortieren

Sortieren Sie die einzelnen Spalten, indem Sie auf die kleinen Pfeile neben der Spaltenüberschrift klicken. Sie können jede Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren lassen. Die Sortierung geschieht je nach ausgewählter Spalte entweder alphabetisch oder chronologisch. 

Durch das Filtern einzelner Spalten können Sie sich ausschließlich diejenigen Mitarbeiter anzeigen lassen, für welche bestimmte Spaltenwerte zutreffen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit, eine Mehrfachauswahl pro Filter zu treffen und sich so beispielsweise alle Mitarbeiter aus zwei verschiedenen Abteilungen anzeigen zu lassen. Außerdem wird Ihnen die Anzahl der bereits aktiven Filter pro Spalte angezeigt. 

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Suchleiste der Mitarbeiterliste

Mit der Suchleiste über der Mitarbeiterliste können Sie aktive sowie inaktive Mitarbeiter suchen.

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Masseneditierungen

Wählen Sie über die Checkboxen mehrere Mitarbeiter aus und navigieren Sie auf Aktionen. Sie haben die Möglichkeit, folgende Aktionen durchzuführen: Attributwert ändern, Rolle zuweisen oder entfernen, Regelung zur Kontingentbildung ändern, Arbeitszeitmodell zuweisen oder entfernen, Einladungs-E-Mail senden, Mitarbeiter löschen sowie Onboarding-Prozess abschließen.

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Orgchart

Navigieren Sie rechts oben auf Orgchart-Ansicht, um einen Überblick über die hierarchischen Strukturen in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Setzen Sie das Häkchen bei Gesamter Baum, um sich die Organisationsstruktur des ganzen Unternehmens anzeigen zu lassen. Die Hierarchien erstellt Personio dabei anhand der Vorgesetzten-Beziehungen, die Sie für Ihre Mitarbeiter in Personio hinterlegen.

Wenn Sie sich das Team eines Mitarbeiters anzeigen lassen wollen, klicken Sie direkt auf den entsprechenden Mitarbeiter zum Ausklappen.

Zusätzlich können Sie über Filter hinzufügen, ein Attributwert auswählen und sich nur eine Auswahl an Mitarbeiter anzeigen lassen, die diese Bedingung erfüllen. Beispielsweise können Sie sich die Orgchart einer bestimmten Abteilung anzeigen lassen.

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Navigieren Sie rechts oben auf den Export Button, um sich die Orgchart-Ansicht als jpg-Datei zu exportieren. Navigieren Sie links oben auf Filter hinzufügen und wählen Sie ein Attribut, z. B. eine bestimmte Abteilung aus, welches als Filter verwendet werden soll.

 

Jahresplan-Ansicht

Navigieren Sie rechts oben auf Jahresplan-Ansicht, um eine Übersicht über Ihre langfristige Mitarbeiterplanung, gruppiert nach Abteilungen, zu erhalten. Folgende drei Markierungen können in der Jahresplan-Ansicht erscheinen: Anstelldatum (grün), Vertragsende (gelb), Kündigung (rot).

Zusätzlich wird Ihnen pro Abteilung die Anzahl der offenen Stellen angezeigt. 

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Analog zur Orgchart-Ansicht stehen Ihnen auch wieder Filterfunktionen zur Verfügung.

 

Mitarbeiter anlegen

Navigieren Sie rechts oben auf Mitarbeiter hinzufügen und erfassen Sie erste Basisinformationen wie "Öffentliches Profil", "Personalinformationen", "Mitarbeiterrollen" und "Vorlagen", bevor Sie über den Button Anlegen einen neuen Mitarbeiter-Account erstellen. Weitere Informationen finden Sie hier.

  

Globale Suchleiste

Zusätzlich zur Suche in der Mitarbeiterliste, steht Ihnen die globale Suchleiste in jeder Ansicht zur Verfügung.

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Dort können Sie anhand der folgenden Werte suchen: 

  • Funktionen und Einstellungen: Titel der Funktions- oder Einstellungsseite, Name des Berichts, Reiter in Ihrem persönlichen Mitarbeiterprofil
  • Mitarbeiter: Vorname + Nachname, E-Mail, Abteilung ,Standort, Position, Status
  • Bewerber: Vorname + Nachname, E-Mail, Telefonnummer

Bewerber, die sich in einer archivierten Stelle befinden, werden nicht in der Suchleiste angezeigt.

Beachten Sie, dass die Suchergebnisse von Ihren Zugriffsrechten abhängig sind. Angezeigt werden Ihnen die Reiter Ihres persönlichen Mitarbeiterprofils sowie Funktionsseiten, auf die Sie per Mitarbeiterrolle zugreifen können. Sie sehen alle Mitarbeiter, auf deren öffentliches Profil sowie alle Bewerber, auf deren Bewerbungsprofil Sie Zugriff haben.

 

Inline-Editierung

 

Über die Funktion der Inline-Editierung haben Sie die Möglichkeit, Attributsänderungen für einzelne Mitarbeiter direkt in der Mitarbeiterliste vorzunehmen. Navigieren Sie dazu in der entsprechenden Spalte auf den kleinen blauen Stift.

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Wählen Sie im neu erscheinenden Popup den neuen Wert des Attributs aus.

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