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Dieser Artikel beschreibt, wie sich bestimmte Änderungen im Mitarbeitendenprofil im laufenden Monat oder rückwirkende Änderungen auf die Lohnbuchhaltung auswirken.
Änderungen im laufenden Monat
Änderung im Reiter Gehalt
Wenn Sie die Vergütung eines Mitarbeiters im Reiter Gehalt des Mitarbeitendenprofils anpassen, sollten Sie im Anschluss prüfen, ob dies auch korrekt in der Lohnbuchhaltungstabelle widergespiegelt wird. Dies gilt vor allem, wenn die Änderung innerhalb des Monats in Kraft tritt und zu einer anteiligen Gehaltsberechnung führt.
Beispiel
Der Mitarbeiter Peter Main arbeitet Vollzeit 40 Wochenstunden und hat eine Grundvergütung von 4000,00 € monatlich. Er erhält zum 1. Juni 2024 eine Gehaltserhöhung von 1200,00 € im Jahr.
1. Schritt: Fixgehalt anpassen
Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung des Fixgehalts und wählen Sie als Datum den 01. Juni 2024.
2. Schritt: Änderung in der Lohnbuchhaltung prüfen
Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle > Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und Entgeltabrechnung.
Auswirkung bei Abwesenheit
In der Lohnabrechnung sind vorwiegend unbezahlte Abwesenheiten von Bedeutung. Sie können beispielsweise für elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL) relevant sein. Für den jeweiligen Monat relevante Kommunikationen mit Behörden und Versicherungsträgern können Sie unter dem Reiter Meldewesen einsehen und verwalten.
Für einen Überblick unbezahlter Abwesenheiten können Sie in der Lohntabelle im Reiter Personen über den Button mit drei Punkten oben rechts die Spalte Unbezahlte Auszeit hinzufügen.
Rückwirkende Änderungen
Was sind rückwirkende Änderungen in der Lohnbuchhaltung?
Als rückwirkende Änderung wird eine für die Lohnabrechnung relevante Änderung bezeichnet, die in die Vergangenheit, genauer gesagt in eine bereits genehmigte Abrechnungsperiode fällt. Da eine freigegebene Lohnabrechnung nicht mehr verändert werden kann, führt dies in den meisten Fällen zu einer automatischen Korrektur im Folgemonat. Dadurch wird das Gehalt neu berechnet und entsprechenden Dokumente wie die Entgeltabrechnungen für betroffene Mitarbeitende im aktuellen Abrechnungsmonat neu erstellt.
Hinweis
Personio Payroll Nutzende, die die Implementierung vor dem 01.06.2024 (vor ITSG-Migration) abgeschlossen haben, müssen alle die Vergangenheit betreffenden Änderungen bis spätestens zum 10. eines Monats im System hinterlegen. Alle Änderungen, die Sie nach diesem Datum hinterlegen, werden in der aktuellen Abrechnung nicht berücksichtigt und in die Abrechnung des Folgemonats verschoben.
Im Folgenden gehen wir auf verschiedene Beispiele für rückwirkende Änderungen ein.
Änderungen im Reiter Gehalt
Hinzufügen einer Zahlung
Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main erhält im März 2024 rückwirkend zum 31. Januar 2024 eine Einmalzahlung durch eine Gehaltsanpassung für Januar. Ihm soll nachträglich ein Bonus ausgezahlt werden.
1. Schritt: Einmalige Vergütung hinzufügen
Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung einmaliger Vergütungen und wählen Sie als Datum den 31. Januar 2024.
2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen
Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle > Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.
Korrektur einer Überzahlung
Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main erhält im März 2024 rückwirkend zum 31. Januar 2024 eine Gehaltsanpassung zur Korrektur einer Überzahlung. Für ihn wurde zunächst ein zu hohes Jahresgehalt hinterlegt.
1. Schritt: Grundvergütung anpassen
Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur Einrichtung des Fixgehalts und wählen Sie als Datum den 31. Januar 2024.
2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen
Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.
Änderungen im Reiter Informationen
Nachträgliches Hinzufügen eines Krankenkassenwechsels
Beispiel
Ihr Mitarbeiter Peter Main meldet im Februar einen Wechsel seiner Krankenkasse für den Abrechnungsmonat Januar.
1. Schritt: Attribute im Mitarbeitendenprofil rückwirkend anpassen
Folgen Sie den Anweisungen im Artikel zur rückwirkenden Bearbeitung von Mitarbeitendenattributen und fügen Sie die neue Krankenkasse mit dem Datum den 1. Januar 2024 hinzu.
2. Schritt: Korrigierte Entgeltabrechnung im laufenden Monat prüfen
Gehen Sie zur Lohnbuchhaltung und suchen Sie in der Lohnbuchhaltungstabelle Personen den Mitarbeiter Peter Main. Prüfen Sie dort die Änderung und neue Entgeltabrechnung.