Um Personio Payroll erfolgreich für Ihre Lohnbuchhaltung nutzen zu können, müssen Sie besonders vor der ersten Nutzung sicherstellen, dass Mitarbeiter- und Unternehmensdaten vollständig mit den für die Lohnbuchhaltung nötigen Informationen ausgefüllt sind. 

Schritt 1: Vervollständigung der Mitarbeiterdaten

Nach der Aktivierung von Personio Payroll sehen Sie im Mitarbeiterprofil im Reiter Informationen weitere Attribute und Abschnitte, welche für eine erfolgreiche Lohnbuchhaltung vervollständigt werden müssen: 

1.  Navigieren Sie zum Profil des Mitarbeitenden.
2. Im Reiter Informationen klicken Sie auf Personio Payroll.
3. Überprüfen Sie, dass diese Daten vervollständigt sind. Wichtig sind hier besonders die folgenden Attribute:
   ▶︎ Tätigkeitsschlüssel
   ▶︎ Die vier Attribute zur Beitragsgruppe
   ▶︎ Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung (hier können Mitarbeitende, die im Ausland tätig sind, von der deutschen Lohnbuchhaltung ausgeschlossen werden).

Hinweis
Die Reihenfolge der Attribute ist von der in Ihren Einstellungen abhängig.

Schritt 2: Zugriffsrechte auf den Bereich Lohnbuchhaltung

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden, die an der Durchführung der Lohnbuchhaltung beteiligt sind, den neuen Bereich Personio Payroll sehen, sollten Sie die Zugriffsrechte überprüfen.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmen > Rollen & Berechtigungen > Zugriffsrechte.
2. Wählen Sie die Mitarbeiterrolle aus, die Zugriffsrechte auf den Bereich Lohnbuchhaltung benötigt, und prüfen Sie die Einstellungen.
3. Falls nötig, können Sie auch eine neue Rolle anlegen. Lernen Sie mehr zur Verwaltung von Mitarbeiterrollen.

Tipp
Prüfen Sie im Nachgang noch einmal, dass die Zugriffsrechte für die einzelnen Mitarbeitenden richtig vergeben wurden, indem Sie sich jeweils als dieser Mitarbeiter anmelden.

Schritt 3: Einstellungen zur Lohnbuchhaltung

Stellen Sie sicher, dass die allgemeinen Einstellungen Ihrer Lohnbuchhaltung korrekt sind. Navigieren Sie hierzu zu Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehälter & Lohnbuchhaltung und gehen Sie auf den Reiter Allgemein. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Konfiguration der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.

Schritt 4: Ausfüllen der Arbeitgeberinformationen

Um die Lohnbuchhaltung mittels Personio Payroll durchführen zu können, benötigt Personio neben den allgemeinen Einstellungen noch einige Informationen Ihres Unternehmens. Navigieren Sie dazu auf Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Gehälter & Lohnbuchhaltung und gehen Sie auf den Reiter Arbeitgeberinformationen. Hier können Sie Ihre Daten einfügen. Weitere Informationen zu den einzelnen Arbeitgeber-Attributen erhalten Sie unter Einrichtung der Arbeitgeberinformationen für Personio Payroll.

Schritt 5: Ausfüllen der Standortinformation

Da die Lohnbuchhaltung und einige damit verbundene Abgaben standortabhängig sind. Müssen die Standortinformationen Ihres Unternehmens vollständig ausgefüllt sein. Navigieren Sie hierzu auf Einstellungen > Unternehmen > Standorte, und überprüfen Sie die angegebenen Informationen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. 

Stellen Sie dann in der Mitarbeiterliste sicher, dass allen Mitarbeitenden der korrekte Standort zugewiesen ist.