Dieser Artikel beschreibt, wie Sie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) über die DATEV-Integration automatisch abrufen können. Um die eAU-Funktionalität nutzen zu können, muss diese zuerst in Personio und DATEV eingerichtet werden.
Wie funktioniert die eAU-Funktionalität?
Sobald die Einrichtung der Funktionalität in Personio und DATEV abgeschlossen ist, wird bei einer Abwesenheitsanfrage im Krankheitsfall die eAU automatisch von Personio über die DATEV-Integration bei der gesetzlichen Krankenversicherung abgerufen und in Personio gespeichert. Bei Aktualisierungen des eAU-Antrags werden Benachrichtigungen verschickt. Weitere Informationen darüber, wann diese ausgelöst werden, finden Sie weiter unten. Der eAU-Prozess wird dadurch vollständig automatisiert.
Hinweis
Beachten Sie, dass die eAU-Abfrage ab dem 1. Tag einer Abwesenheit erfolgt. Die Abfrage ist unabhängig von der Einstellung, ab wann ein Attest benötigt wird.
Beispiel
Wurde die eAU am Tag des Eintragens der Abwesenheit bereits bei einem Arzt erstellt, ist die eAU-Information im Regelfall schon am Folgetag in Personio verfügbar.
Für welche Mitarbeitende ist die eAU relevant?
Der eAU-Abruf ist nicht für alle Mitarbeitende relevant:
| Gesetzlich krankenversichert | eAU relevant |
| Privat krankenversichert | eAU nicht relevant |
| Anderweitig krankenversichert | eAU relevant |
Hinweis
Privat versicherte Mitarbeitende folgen weiterhin dem üblichen Vorgang des manuellen Attest-Uploads.
Darüber hinaus erfolgt der automatische eAU-Abruf nur unter bestimmten Bedingungen. Weitere Informationen zu den Bedingungen finden Sie im Artikel Einrichtung der DATEV-Integration.
eAU-Status
Der Status des eAU-Abrufs kann innerhalb der Abwesenheit, genauer gesagt des jeweiligen Genehmigungsantrags eingesehen werden. Um den Status anderer Mitarbeitenden einsehen zu können, benötigen Sie Folgendes:
- Vorschlags- bzw. Bearbeitungsrechte für die jeweilige Abwesenheitsart unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte > Abwesenheiten.
- Ansichtsrechte für Atteste unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte > Dokumente > Atteste.
| Status Ausstehend |  |
| Status Bestätigt |  |
eAU-Status in individuellen Berichten
Über die individuellen Berichte haben Sie die Möglichkeit, sich einen Überblick über den Status aller eAU-Anträge zu verschaffen. Die Spalte eAU-Status ermöglicht es Ihnen auf einen Blick zu sehen, welche eAU Ihrer Mitarbeitenden ausstehend, bestätigt oder nicht erforderlich ist. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu Berichte > Individuelle Berichte und klicken Individuellen Bericht erstellen.
- Wählen Sie in Berichtsdetails festlegen die Option Berichtstyp > Zeitraum.
- Bei der Auswahl des Datums des Berichts empfehlen wir die Verwendung des Zeitraums Monat oder Woche.
- Wählen Sie unter den Tabellenspalten das Attribut Art der Krankenversicherung und Standort aus.
- Unter Sammlung: Abwesenheitsarten (6 Spalten) wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart (beispielsweise Krankheit) aus, um sich die Arbeitsunfähigkeit anzeigen zu lassen.
- Filtern Sie unter Bedingung festlegen nach den in Deutschland ansässigen, gesetzlich versicherten Mitarbeitenden mithilfe der Attribute Standort und Art der Krankenversicherung.
- Klicken Sie auf Bericht erstellen, um den Bericht zu generieren und sich einen Überblick über die Spalte eAU-Status zu verschaffen.
Genehmigungen
Abwesenheiten können wie gewohnt genehmigt werden. Diese Genehmigung ist unabhängig von der eAU. Wenn ausschließlich ein automatisierter eAU-Abruf stattfindet, ist keine separate Genehmigung des Attests mehr nötig. Sollten Mitarbeitende zudem ein Attest manuell hochladen, sollte hierfür ein gesonderter Genehmigungs-Workflow angelegt werden.
Erinnerungen
Die Erinnerung an den Upload des Attests entfällt für Mitarbeitende, die für einen eAU-Abruf infrage kommen (gesetzlich, und anderweitig krankenversicherte). Für privat krankenversicherte Mitarbeitende bleibt die Erinnerung an das Attest weiterhin erhalten. Alle Mitarbeitenden haben trotzdem weiterhin die Möglichkeit, über den Attest-Upload ein Dokument hochzuladen.
Benachrichtigungen
Benachrichtigungen zum eAU-Abruf und dessen Status erhalten die folgenden Personen über E-Mail und direkt im Account:
| Status der Abwesenheitsanfrage | Benachrichtigung |
| Die Abwesenheitsanfrage wurde noch nicht genehmigt und alle Genehmigungen sind noch erforderlich. |
Die erste Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit einer Person wurde genehmigt und eine weitere Genehmigung ist erforderlich. |
Die Person des aktuellen Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit wurde in allen Schritten genehmigt und keine weiteren Genehmigungen sind erforderlich. |
Nur die letzte Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Beim Eintragen der Abwesenheit wurde die Genehmigung übersprungen und keine weitere Genehmigung wird benötigt. |
Nur die letzte Person des Genehmigungsschritts wird über die eAU benachrichtigt. |
| Eine Abwesenheit wird eingetragen, für die keine Genehmigungsregel festgelegt wurde. |
Wenn eine Person eine Abwesenheit für sich selbst einträgt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn eine Person für jemand anderen eine Abwesenheit einträgt, dann wird die Person, die die Abwesenheit erstellt hat, benachrichtigt. |
| Die Abwesenheit wurde über die API eingetragen, ohne Genehmigungs-Workflow. |
Der Admin, dessen Profil zuerst in Personio erstellt wurde, wird über die eAU benachrichtigt. |
|
Die Abwesenheit wurde über die API eingetragen, mit Genehmigungs-Workflow. |
Nur die letzte Person im Genehmigungsschritt wird über die eAU informiert. |
Hinweis
▶ ︎Sollte es beim Abruf der eAU zu einem Fehler kommen oder keine eAU verfügbar sein, wird dies ebenfalls mitgeteilt.
▶ ︎Bei Aktualisierungen des eAU-Antrags werden immer Benachrichtigungen an die Mitarbeitenden verschickt, für die ein Abwesenheitszeitraum eingegeben wurde.
FAQs
Personio startet einen eAU-Abruf automatisch für jede Abwesenheitsanfrage der Kategorie Krankheitsfall, welche auch die weiteren Bedingungen erfüllt, unabhängig von der Länge der Abwesenheit. eAUs werden also auch für einen einzelnen Krankheitstag abgefragt. Wenn eine eAU vorhanden ist, wird diese automatisch in der Abwesenheit gespeichert.
Falls für die Abwesenheit keine eAU vorhanden ist, wird eine Benachrichtigung gesendet. Wenn die Abwesenheitsanfrage unter der Nachweispflicht liegt, gilt keine Attestpflicht, und keine Benachrichtigung wird versendet. Falls Sie wissen, dass eine eAU vorhanden ist, kann die Abwesenheit erneut erstellt werden, um die eAU-Abfrage erneut zu starten.
Tipp
Wenn keine eAU vorhanden ist, empfehlen wir beim Mitarbeitenden nachzufragen, ob dieser überhaupt beim Arzt war und dementsprechend eine eAU zur Verfügung stehen sollte.
Beispiel: Die eAU deckt nicht die gesamte Abwesenheit ab
Eine Abwesenheitsanfrage von 10 Krankheitstagen wurde gestellt, die eAU ist jedoch nur für 7 Krankheitstage ausgestellt.
▶︎ Personio sendet eine neue eAU-Abfrage via DATEV an die gesetzliche Krankenkasse, um zu sehen, ob eine weitere eAU eingegangen ist. Eine Benachrichtigung wird an den Genehmigenden des letzten Genehmigungsschritts gesendet (siehe Benachrichtigungen).
Wenn mehrere aufeinanderfolgende Abwesenheitsanfragen gestellt werden, wird für jede einzelne die eAU abgefragt.
Beispiel 1: Mehrere Abwesenheiten
Der Mitarbeitende stellt ursprünglich eine Abwesenheitsanfrage für 3 Tage, und stellt am 3. Tag eine separate Anfrage für 2 weitere Tage. Die eAU wird für beide Abwesenheitsanfragen abgerufen.
▶︎ War der Mitarbeitende nur einmal beim Arzt und hat dort ein Attest für (mindestens) 5 Tage erhalten, wird dieselbe eAU in beide Abwesenheitsanfragen übertragen.
▶︎ War der Mitarbeitende ein zweites Mal beim Arzt, um sich das ursprüngliche Attest von 3 auf mindestens 5 Tage verlängern zu lassen, bestehen 2 eAUs. Die entsprechende eAU wird in die entsprechende Abwesenheitsanfrage übertragen.
Beispiel 2: Erweiterung der Abwesenheit
Der Mitarbeitende stellt ursprünglich eine Abwesenheitsanfrage für 3 Tage, und erweitert diese am 3. Tag auf insgesamt 5 Tage. Die eAU wird bei Verlängerung der gleichen Abwesenheitsanfrage erneut abgerufen.
▶︎ War der Mitarbeitende nur einmal beim Arzt und hat dort ein Attest für (mindestens) 5 Tage erhalten, wird diese eAU in die Abwesenheitsanfragen übertragen.
▶︎ War der Mitarbeitende ein zweites Mal beim Arzt, um sich das ursprüngliche Attest von 3 auf mindestens 5 Tage verlängern zu lassen, bestehen 2 eAUs. Beide eAUs werden in dieselbe Abwesenheitsanfrage übertragen.
Im Normalfall sollten Ärzte die eAU direkt nach dem Arztbesuch auf den Server der Krankenkasse hochladen. In diesem Fall wäre die eAU im Normalfall am Folgetag in Personio verfügbar. Es kann jedoch aus verschiedenen Gründen zu Verzögerungen kommen.
Um eAUs rückwirkend abzurufen, muss die Abwesenheit erneut in Personio erstellt werden.
Jede Abwesenheitsanfrage, welche über API erstellt wird, wird einen eAU-Abruf auslösen. Beim Import von Abwesenheiten wird kein eAU-Abruf ausgelöst.