Um die Loket Integration zu nutzen, benötigt Ihr Unternehmen eine Gesellschaft mit Sitz in den Niederlanden. 🇳🇱

Dieser Artikel erklärt, wie Mitarbeitendaten von Personio zu Loket synchronisiert werden. Die korrekte Verwaltung dieser Daten ist die Grundlage für eine genaue und effiziente Lohnabrechnung.

Verstehen Sie, wie die Synchronisation der Mitarbeitendaten funktioniert

Wer wird synchronisiert?

Damit die Daten eines Mitarbeiters in die Synchronisation einbezogen werden, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Der Mitarbeiter ist einer Gesellschaft zugeordnet, die die Loket Integration aktiviert hat.
• Der Status des Mitarbeiters ist aktiv.
• Das Attribut "In NL Lohnbuchhaltung berücksichtigen" ist auf Ja gesetzt.

Sobald die oben genannten Bedingungen erfüllt sind, müssen Sie mehrere Pflichtattribute (zum Beispiel, Mitarbeitendennummer - Loket, Einkommensnummer) ausfüllen, damit die Integration eindeutig bestimmen kann, welche Person aktualisiert werden soll.

Tipp:
Um eine Liste aller Mitarbeitenden zu sehen, die derzeit in der Synchronisation enthalten sind, gehen Sie zu Organisation > Personalliste. Filtern Sie nach den drei oben genannten Bedingungen.

Was wird synchronisiert?

• Die Integration synchronisiert die Mitarbeitendaten, die zum Zeitpunkt der Synchronisation wirksam sind. 
• Zukünftige Änderungen werden ignoriert, bis sie wirksam werden.
• Die Integration synchronisiert eine definierte Menge von Attributen. Konsultieren Sie die Übersicht der unterstützten Attribute.

Beispiel: Sie führen die Synchronisation am 15. März durch. Die Adresse eines Mitarbeiters soll sich am 20. März ändern. Die Synchronisation am 15. sendet weiterhin die alte Adresse. Nur eine Synchronisation am oder nach dem 20. März sendet die neue Adresse.

Wie die Integration rückwirkende Änderungen behandelt.

Die Integration unterstützt teilweise rückwirkende Änderungen, die in Personio vorgenommen wurden. Wenn Sie eine Änderung mit einem Wirksamkeitsdatum in der Vergangenheit vornehmen, synchronisiert die Integration diesen neuen aktuellen Zustand beim nächsten Sync mit Loket.

Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass die meisten Mitarbeiterattribute in Loket keine Historie speichern (sie sind "datumslos"). Die Synchronisation aktualisiert einfach das Feld in Loket, um den aktuellen Wert in Personio widerzuspiegeln.

Beispiel: Die Straße eines Mitarbeiters ist fälschlicherweise als "Main St" aufgeführt. Am 15. März korrigieren Sie es in Personio auf "Central Ave" mit einem Wirksamkeitsdatum vom 1. Januar. Die nächste Synchronisation aktualisiert das Straßenfeld in Loket auf "Central Ave" und überschreibt "Main St". Loket behält keinen Nachweis, dass die Straße zuvor "Main St" war.

Wie werden Mitarbeiter zugeordnet?

Die Integration verwendet die Mitarbeiternummer (Loket), um Mitarbeiter zu identifizieren.

• Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird: Die Integration erkennt dies als einen vorhandenen Mitarbeiter und aktualisiert dessen Loket-Profil mit neuen Daten aus Personio.
• Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird: Die Integration geht davon aus, dass dies ein neuer Mitarbeiter ist und erstellt einen "Konzeptmitarbeiter" in Loket.

Hinweis:
Mitarbeiter können unterschiedliche Beschäftigungen und Einkommensverhältnisse (Einkommensnummer) in Loket haben. Siehe unten für Änderungen der Beschäftigung oder des Einkommensverhältnisses in Loket.

Verwalten Sie den Mitarbeiterlebenszyklus mit der Loket-Integration

Überprüfen Sie vor dem Weiterlesen, welche Mitarbeiter Attribute, die die Loket-Integration unterstützt vorhanden sind.

Verwalten Sie neue Neuzugänge (auch bekannt als Starter)

Der Prozess für neue Neuzugänge umfasst Schritte sowohl in Personio als auch in Loket.

Teil 1 Fügen Sie den neuen Neuzugang in Personio hinzu

• Neuen Neuzugang hinzufügen: Fügen Sie den neuen Mitarbeiter in Personio für die Gesellschaft unter Verwendung von Loket hinzu.
• In die Lohnbuchhaltung einbeziehen: Setzen Sie das Attribut In NL-Lohnbuchhaltung berücksichtigen auf Ja und weisen Sie eine Mitarbeiternummer (Loket) zu.
• Vervollständigen Sie das Mitarbeitendenprofil: Vervollständigen Sie alle ihre Details (Attribute und Vergütungen) und achten Sie besonders auf die Attribute im Loket-Bereich ihres Profils.
• Validierungen beheben: Überprüfen Sie, ob Validierungsfehler für den neuen Mitarbeiter auftreten, und beheben Sie diese.
• Synchronisation durchführen: Sobald der Status des Mitarbeiters Aktiv wird, führen Sie die Datensynchronisation durch.

Teil 2 Übergeben Sie den Prozess an Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator in Loket

Die Synchronisation erstellt einen Konzeptmitarbeiter in Loket. Eine Bestätigungsnachricht erscheint dann in Ihren Synchronisationsergebnissen (unter Lohnbuchhaltung > Letzte Synchronisation > Synchronisationsergebnisse).

Informieren Sie Ihren Lohnbuchhaltungsadministrator, um den letzten Schritt abzuschließen, damit der Mitarbeiter aktiv für die Lohnbuchhaltung wird. Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator muss:

1. Melden Sie sich bei Loket an und gehen Sie zum Neuen Mitarbeiter erstellen Bildschirm.
2. Wählen Sie den neuen Mitarbeiter aus der Konzeptmitarbeiter Dropdown-Liste aus.
3. Vervollständigen Sie alle verbleibenden erforderlichen Felder im Loket-Profil, um die Einrichtung abzuschließen.

Teil 3 Synchronisieren Sie erneut, um die Vergütungsdaten zu synchronisieren.

Für Konzeptmitarbeiter synchronisiert die Integration nur die Mitarbeiterdaten und die Grundvergütung (Basislohn) von Personio. 

Sobald Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator den letzten Mitarbeiter in Loket erstellt, führen Sie die Synchronisierung erneut durch, um die anderen Vergütungsdaten (wiederkehrende und einmalige Vergütungen) zu synchronisieren. 

Die Bestätigungsnachricht für den Konzeptmitarbeiter erscheint nicht mehr in den Synchronisierungsergebnissen, wenn Sie Daten für einen endgültigen Mitarbeiter synchronisieren.

Verwalten Sie vorhandene Mitarbeiter.

Für alle aktiven Mitarbeiter, die in die Synchronisierung einbezogen sind, werden alle Änderungen an ihren unterstützten Attributen in Personio im nächsten Synchronisierungsvorgang in ihrem Profil in Loket aktualisiert.

Hinweis:
Leere Felder überschreiben Daten. Die Synchronisierung umfasst leere Felder. Wenn Sie die Daten aus einem zugeordneten Attribut in Personio löschen (zum Beispiel, wenn Sie eine persönliche E-Mail-Adresse entfernen), werden diese Daten auch aus dem entsprechenden Feld in Loket gelöscht.

Verwalten Sie Änderungen im Beschäftigungs- oder Einkommensverhältnis.

In einigen Fällen muss Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator eine neue Beschäftigung für einen Mitarbeiter direkt in Loket erstellen. Um Personio mit dieser neuen Beschäftigung zu synchronisieren:

1. Warten Sie, bis Ihr Lohnbuchhaltungsadministrator die neue Beschäftigung in Loket erstellt hat. Er/Sie stellt Ihnen eine neue Einkommensnummer und Startdatum/Anstellungsdatum zur Verfügung.
2. Aktualisieren Sie in Personio die Attribute Eintrittsdatum (aktueller Anstellungszeitraum) und Einkommensnummer, um mit der neuen Beschäftigung in Loket übereinzustimmen.

Die nächste Synchronisierung verknüpft und aktualisiert die neue Beschäftigung in Loket.

Verwalten Sie Kündigungen (auch bekannt als Austritte).

Die Integration unterstützt nicht den vollständigen Austrittsprozess, da Loket möglicherweise mehrere Folgeprozesse erfordert (zum Beispiel die endgültige Abfindung). 

Koordinieren Sie sich mit Ihrem Lohnbuchhaltungs-Administrator bezüglich der Kündigung von Mitarbeitern. Wie Sie ein Arbeitsverhältnis beenden, erfahren Sie hier. Beachten Sie Folgendes:

• Die Person ist weiterhin in der Synchronisation mit Loket enthalten, solange sie die in dem wer synchronisiert wird oben genannten Bedingungen erfüllt. Wenn eine Person jedoch bereits in Loket gekündigt ist - selbst wenn das Austrittsdatum in der Zukunft liegt und sie weiterhin aktiv in Personio ist - wird die Person nicht mehr in die Synchronisation einbezogen. 
• Wenn der Status eines Mitarbeiters in Personio bereits inaktiv ist, wird er nicht mehr in die Synchronisation einbezogen. Sie müssen ihre Kündigung manuell in beiden Systemen bearbeiten.

Sobald die Person in Personio gekündigt ist, koordinieren Sie sich mit Ihrem Lohnbuchhaltungs-Administrator bezüglich der Kündigung ihres Arbeitsverhältnisses in Loket.

Überprüfen Sie die Validierungsfehler.

Bevor Sie eine Synchronisation durchführen können, validiert die Integration die Daten aller einbezogenen Mitarbeiter.

Sie können keine Synchronisation durchführen, wenn es ungelöste Validierungsfehler gibt. Um alle Mitarbeiter mit Fehlern zu überprüfen: 

1. Zur Lohnbuchhaltung
2. Wählen Sie die Gesellschaft aus. 
3. Klicken Sie auf den Personen Reiter und suchen Sie nach Mitarbeitern mit Aufgaben.
4. Entweder beheben Sie die Datenfehler oder setzen In der NL-Lohnbuchhaltung berücksichtigen auf Nein, um den Mitarbeiter von der Synchronisation auszuschließen.

Nächster Schritt

Lernen Sie, Vergütungsdaten zu synchronisieren, und erhalten Sie einen Überblick über die von der Integration unterstützten Attribute.