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Gérer les formations et les sessions

Dans la section Performance & développement, vous pouvez organiser des sessions de formation sous forme de cours. Découvrez dans cet article comment gérer à la fois les cours et les sessions.

Pour effectuer ces actions, vous devez :

Gérer les formations et les sessions du catalogue

Ajouter ou supprimer des employés à une session de formation

Vous ne pouvez ajouter à une session que des employés ayant le statut Actif. Si vous définissez une limite de capacité pour la session, vous pouvez ajouter des employés jusqu’à ce que la session atteigne cette limite.

Ajouter des employés à une session de formation

Pour ajouter des employés à une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur la formation de votre choix.
  3. Cliquez sur le bouton flèche à droite de la session de formation à laquelle vous souhaitez ajouter des employés.
  4. Si vous n’avez pas encore ajouté de participants à la session, cliquez sur Commencer à ajouter des employés.
    Si la session compte déjà des participants, cliquez sur l’icône .
  5. Sélectionnez les employés à l’aide de la barre de recherche ou des filtres disponibles. Cliquez sur Ajouter les participants.

Retirer des employés d’une session de formation

Vous pouvez retirer un employé d'une session à tout moment en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur la formation de votre choix.
  3. Cliquez sur le bouton flèche à droite de la session de laquelle vous souhaitez retirer des employés.
  4. La page de la session de formation s'affiche, y compris la liste des participants.
  5. Cochez la case à côté du nom des employés que vous souhaitez retirer. Vous pouvez aussi cocher la case Liste des employés pour supprimer tous les participants de la session de formation.
  6. Cliquez sur l'icône de suppression d'employé  > Supprimer les participants pour confirmer la suppression de l'employé.

Tout participant retiré recevra un e-mail automatique l’informant que l’évènement a été annulé et supprimé de son calendrier. La session est également supprimée de la section des formations programmées dans son onglet Votre formation.

Annuler une session de formation

Lorsque vous annulez une session de formation, les informations telles que les participants et le statut d’invitation sont enregistrées afin que vous puissiez la reprogrammer à une date ultérieure sans avoir à saisir à nouveau les informations.

Pour annuler une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le titre de la formation de votre choix.
  3. Cliquez sur le bouton flèche à droite de la session de formation que vous souhaitez annuler.
  4. Les détails de la session de formation apparaissent. En haut à droite, cliquez sur l'icône des trois points > Supprimer la session.
  5. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Confirmer l'annulation.

Le statut de la session de formation apparaît comme Annulé dans la zone Formations programmées de l'onglet Ma formation.

Supprimer une formation ou une session

Remarque
Ces deux actions sont permanentes et ne peuvent pas être annulées.

Supprimer une formation

Pour supprimer une formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, recherchez la formation à supprimer. À droite, cliquez sur l’icône à trois points > Supprimer la formation.
  3. Cochez la case et cliquez sur Supprimer la formation.

Supprimer une session de formation

Si vous avez pour souhait de reprogrammer la session, veuillez annuler la session plutôt que de la supprimer. Pour supprimer une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le titre de la formation.
  3. Cliquez sur le bouton flèche à droite de la session.
  4. La page de la session de formation s'affiche. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône à trois points > Supprimer la session.
  5. Cliquez sur Supprimer la session pour confirmer l’opération.

Les participants invités seront avertis et l'événement sera supprimé de leur calendrier et de leur onglet Ma formation.

Suivre et mettre à jour la participation aux sessions de formation

Pour suivre la participation à une session de formation qui a déjà eu lieu, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur la formation, puis sur la flèche à droite de la session.
  3. La colonne Statut de participation permet de voir les employés qui ont participé à la session de formation. Les statuts possibles sont : Non mis à jour, Présent et Absent.
  4. Pour mettre à jour le statut de participation d’un employé, cochez la case à côté de son nom. Pour sélectionner tous les employés, cochez la case Liste des employés.
  5. À côté de Envoyer les invitations, cliquez sur l’icône à trois points et sélectionnez l’option de votre choix.

Exporter les données d’une session de formation dans un fichier CSV ou Excel

Vous pouvez exporter les données relatives aux sessions de formation dans un fichier CSV ou Excel, ce qui vous offre une plus grande souplesse dans votre reporting. Cela facilite également le partage du détail des sessions avec des collaborateurs externes, comme des formateurs.

Pour exporter les données d’une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation dont la session fait partie.
  3. Cliquez sur le bouton flèche à droite de la session de formation que vous souhaitez exporter.
  4. En haut à droite de la page, cliquez sur l'icône des trois points > Exporter.
  5. Sélectionnez le format de fichier dans la boîte de dialogue qui s’affiche. Vous reviendrez à la page de la session et le fichier sera téléchargé automatiquement.

Gérer les formations externes

Vous pouvez suivre les employés qui finissent une formation externe ; les données apparaissent dans le catalogue de formations et dans leur historique de formation individuel. Cela permet à votre organisation de disposer de dossiers plus complets.

Suivre les formations externes des employés

Vous pouvez ajouter une formation externe pour plusieurs employés directement depuis le catalogue de formations. Vous pouvez également ajouter une formation à l'historique de formation d'un seul employé :

  1. Accédez à la section Formation.
  2. Cliquez sur l'onglet Formation des employés. Cliquez sur l'icône en forme de flèche à côté de l'employé concerné.
  3. La page de l'historique de formation de l'employé s'ouvre. Cliquez sur Ajouter un historique de formation.
  4. Entrez les informations de la formation dans les champs obligatoires.
  5. Cliquez sur Ajouter une formation.

La formation apparaît dans l'historique de formation du ou des employés. Elle apparaît également dans le catalogue de formations (pour les employés disposant des droits d'accès nécessaires).

Permettre aux employés de suivre manuellement les formations

Vous pouvez choisir les utilisateurs habilités à suivre manuellement les formations externes. Pour permettre aux utilisateurs de suivre manuellement les formations, procédez comme suit :

  1. Allez dans Paramètres > Personnel > Rôles.
  2. Sélectionnez le rôle dont vous souhaitez modifier les droits d'accès, ou créez un nouveau rôle.
  3. Cliquez sur Droits d’accès > Formation dans la section Données des employés.
  4. Sous Modifier, en regard de Historique de formation, cochez une ou plusieurs cases en fonction de la zone d’accès que les membres du rôle doivent avoir.
  5. Si les membres du rôle doivent suivre les formations externes pour tous les membres de l'organisation, cochez la case à côté de Gestion des formations.
  6. Cliquez sur Examiner les modifications. Cliquez sur Enregistrer.

Les employés qui disposent de droits de modification sur les historiques de formation peuvent modifier les formations externes qu'ils ont créées, sauf si de nouveaux participants sont ajoutés (outre le créateur de la formation et ses collaborateurs). Dans ce cas, seuls les employés disposant des droits de gestion de formations pourront modifier la formation.

Ajouter et supprimer des participants

Ajouter des participants à une formation externe

Pour ajouter des participants à une formation externe, procédez comme suit :

  1. Rendez-vous dans Formation > Catalogue de formations.
  2. Cliquez sur l'icône en forme de flèche à côté de la formation souhaitée.
  3. La page des détails de la formation s'ouvre. En haut à droite, cliquez sur l'icône servant à ajouter une personne.
  4. Le volet Suivre la participation à la formation s'ouvre. Dans Date d'achèvement, indiquez la date à laquelle les participants ont terminé le cours. 
  5. Sous Participants, recherchez et sélectionnez les employés à ajouter.
  6. Cliquez sur Enregistrer la participation.

Supprimer des participants d'une formation externe

Pour supprimer des participants d'une formation externe, procédez comme suit :

  1. Rendez-vous dans Formation > Catalogue de formations.
  2. Cliquez sur l'icône en forme de flèche à côté de la formation souhaitée.
  3. La page des détails de la formation s'ouvre. Sous Employé, cochez la case à côté des employés à supprimer.
  4. Cliquez sur l'icône de suppression située à droite.
  5. Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous demander de confirmer votre choix. Cliquez sur Supprimer l'enregistrement de participation.

Modifier en bloc les historiques de participation

 Vous pouvez modifier les enregistrements de participation (Date d'achèvement, Date d'expiration, Durée) pour un ou plusieurs participants au cours. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Rendez-vous dans Formation > Catalogue de formations.
  2. Cliquez sur l'icône en forme de flèche à côté de la formation souhaitée.
  3. La page des détails de la formation s'ouvre. Sous Employé, sélectionnez les employés dont vous devez modifier l'historique de participation.
  4. Cliquez sur l'icône en forme de crayon sur la droite.
  5. Le volet d'édition des enregistrements s'ouvre. Sélectionnez l'attribut concerné et saisissez la nouvelle valeur souhaitée.
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

 

 

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