Im Bereich Performance können Sie Schulungseinheiten in Kursen organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Schulungen und Sitzungen verwalten.

Bevor Sie beginnen

Um Schulungen und Sitzungen zu verwalten, müssen Sie:

• Admin sein oder
• über Bearbeitungsrechte für die Abschnitte Schulungshistorie und Schulungsmanagement verfügen.

Katalogkurse und Sitzungen verwalten

Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzufügen oder daraus entfernen

Sie können nur Mitarbeitende mit dem Status Aktiv zu einer Sitzung hinzufügen. Wenn Sie für die Sitzung eine Kapazitätsgrenze festlegen, können Sie Mitarbeitende hinzufügen, bis die Sitzung diese Kapazität erreicht.

Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzufügen

Um Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den entsprechenden Kurs.
3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schulungssitzung, der Sie Mitarbeitende hinzufügen möchten.
4. Wenn Sie der Schulungssitzung noch keine Teilnehmenden hinzugefügt haben, klicken Sie auf Jetzt Mitarbeitende hinzufügen. 
   Wenn die Schulungssitzung bereits Teilnehmende enthält, klicken Sie auf .
5. Wählen Sie Mitarbeitende über die Suchleiste oder die verfügbaren Filter aus. Klicken Sie auf Teilnehmende hinzufügen.

Mitarbeitende von einer Schulungssitzung entfernen

Sie können Mitarbeitende jederzeit von einer Sitzung entfernen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den entsprechenden Kurs.
3. Klicken Sie auf die Pfeiltaste rechts neben der Sitzung, aus der Sie Mitarbeitende entfernen möchten.
4. Dadurch wird die Seite für die Schulungssitzung aufgerufen, auf der Sie auch eine Liste der teilnehmenden Personen sehen.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Mitarbeitenden, die Sie entfernen möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Personalliste, um alle teilnehmenden Personen aus der Schulungssitzung zu entfernen.
6. Klicken Sie auf das Symbol Mitarbeitende entfernen > Teilnehmende Personen entfernen, um die Entfernung der Mitarbeitenden zu bestätigen.

Die entfernten teilnehmenden Personen erhalten eine automatisierte E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt und aus ihrem Kalender entfernt wurde. Die Sitzung wird auch aus dem Abschnitt „Geplante Schulung“ auf dem Reiter Meine Schulungen entfernt.

Schulungssitzung absagen

Wenn Sie eine Schulungssitzung absagen, werden die Details der Sitzung (einschließlich der Teilnehmenden und ihres Einladungsstatus) gespeichert, so dass Sie die Sitzung zu einem späteren Termin neu planen können, ohne die Informationen nochmals eingeben zu müssen.

Um eine Schulungssitzung abzusagen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den Titel des entsprechenden Kurses.
3. Klicken Sie auf den Pfeil-Button rechts neben der Schulungssitzung, die Sie absagen möchten.
4. Dies ruft die Details der Schulungssitzung auf. Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte > Sitzung absagen.
5. Dies ruft ein Dialogfenster auf. Klicken Sie auf Absage bestätigen.

Der Status der Schulungssitzung wird im Abschnitt Geplante Kurse unter dem Reiter Meine Schulungen als Abgesagt angezeigt.

Eine Schulung oder Sitzung löschen

Hinweis:
Beide Aktionen sind dauerhaft und können nicht rückgängig gemacht werden.

Eine Schulung löschen

Zum Löschen einer Schulung führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Suchen Sie unter Schulungskatalog nach dem Kurs, den Sie löschen möchten. Klicken Sie rechts auf die drei Punkte > Schulung löschen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf Schulung löschen.

Schulungssitzung löschen

Wenn Sie diese Informationen speichern möchten, um die Sitzung zu einem anderen Termin in der Zukunft neu zu planen, sagen Sie die Sitzung stattdessen ab. So löschen Sie eine Schulungssitzung:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den Titel des Kurses.
3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Sitzung.
4. Die Seite für die Schulungssitzung wird angezeigt. Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte > Sitzung löschen.
5. Klicken Sie auf Sitzung löschen, um die Löschung zu bestätigen.

Eingeladene Teilnehmende werden benachrichtigt, und die Veranstaltung wird aus ihrem Kalender und dem Reiter Meine Schulungen entfernt.

Anwesenheiten bei Schulungssitzungen erfassen und aktualisieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Teilnahme an einer Schulungssitzung nachzuverfolgen:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den Kurs und dann auf den Pfeil rechts neben der Sitzung.
3. Welche Mitarbeitenden an der Schulungssitzung teilgenommen haben, sehen Sie in der Spalte Teilnahmestatus. Mögliche Status sind: Nicht aktualisiert, Teilgenommen und Nicht teilgenommen.
4. Um den Anwesenheitsstatus von Mitarbeitenden zu aktualisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem/den betreffenden Namen. Um stattdessen alle Mitarbeitenden auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Personalliste.
5. Klicken Sie neben Einladungen senden auf die drei Punkte und wählen Sie die entsprechende Option aus.

Daten einer Schulungssitzung als CSV- oder Excel-Datei exportieren

Sie können Daten einer Schulungssitzung als CSV- oder Excel-Datei exportieren, was Ihnen zusätzliche Flexibilität bei der Berichterstattung bietet. Es erleichtert auch das Teilen der Sitzungsdetails mit externen Mitwirkenden wie Schulungsveranstaltern.

Um Daten einer Schulungssitzung zu exportieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie unter Schulungskatalog auf den Titel des Kurses, zu dem die Sitzung gehört, die Sie exportieren möchten.
3. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schulungssitzung, die Sie exportieren möchten.
4. Klicken Sie rechts oben auf der Seite auf die drei Punkte > Exportieren.
5. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld das gewünschte Dateiformat. Sie kehren anschließend zur Sitzungsseite zurück und die Datei wird automatisch heruntergeladen.

Externe Schulungen verwalten

Erfassen Sie, wenn Mitarbeitende externe Schulungen absolvieren, damit die entsprechenden Daten im Schulungskatalog und in den einzelnen Schulungshistorien erfasst sind. Dadurch erhalten Sie für Ihr Unternehmen umfassendere Unterlagen.

Externe Schulungen für Mitarbeitende erfassen

Sie können einen externen Kurs für mehrere Mitarbeitende direkt aus dem Schulungskatalog hinzufügen. Alternativ können Sie einen Kurs zur Historie der Schulungen eines einzelnen Mitarbeitenden hinzufügen:

1. Gehen Sie zu Schulungen.
2. Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenschulung. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem entsprechenden Mitarbeitenden.
3. Es öffnet sich die Seite „Historie der Mitarbeitendenschulungen“. Klicken Sie auf Schulungshistorie hinzufügen.
4. Geben Sie die Kursinformationen in die Pflichtfelder ein.
5. Klicken Sie auf Schulung hinzufügen.

Der Kurs erscheint in der Schulungshistorie des Mitarbeitenden. Für Mitarbeitende mit den erforderlichen Berechtigungen erscheint er auch im Schulungskatalog.

Mitarbeitenden die manuelle Erfassung von Schulungen ermöglichen

Sie können festlegen, wer externe Schulungen manuell erfassen kann. Um Nutzenden die Berechtigung zum manuellen Erfassen von Schulungen zu geben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Einstellungen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Rollen & Berechtigungen.
3. Wählen Sie die Rolle aus, deren Berechtigungen Sie bearbeiten möchten, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
4. Klicken Sie auf Zugriffsrechte > Schulungen (unter dem Abschnitt „Personaldaten“).
5. Aktivieren Sie unter Bearbeiten neben Schulungshistorie ein oder mehrere Kontrollkästchen, je nachdem, welchen Zugriffsbereich die Mitglieder der Rolle haben sollen.
6. Wenn Rollenmitglieder externe Schulungen für alle im Unternehmen verfolgen sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Schulungsmanagement.
7. Klicken Sie auf Änderungen überprüfen. Klicken Sie auf Speichern.

Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten an Schulungshistorien können alle von ihnen erstellten externen Schulungen bearbeiten, sofern keine neuen teilnehmenden Personen hinzugefügt werden, über den Kursersteller und ihre Berichte hinaus. In diesem Fall können nur Mitarbeitende mit Verwaltungsberechtigung für die Schulung die Schulung bearbeiten.

Teilnehmende Personen hinzufügen und entfernen

Teilnehmende Personen zu einer externen Schulung hinzufügen

Um teilnehmende Personen zu einer externen Schulung hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie zu Schulungen > Schulungskatalog.
2. Klicken Sie auf den Pfeil der entsprechenden Schulung.
3. Die Seite mit den Kursdetails öffnet sich. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Person hinzufügen“.
4. Der Drawer Teilnahme an der Schulung verfolgen öffnet sich. Geben Sie unter Abschlussdatum den Tag ein, an dem die teilnehmenden Personen die Schulung abgeschlossen haben. 
5. Suchen und wählen Sie unter Teilnehmende Personen die hinzuzufügenden Mitarbeitenden aus.
6. Klicken Sie auf Teilnahme speichern.

Teilnehmende Personen aus einer externen Schulung entfernen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um teilnehmende Personen aus einer externen Schulung zu entfernen:

1. Gehen Sie zu Schulungen > Schulungskatalog.
2. Klicken Sie auf den Pfeil der entsprechenden Schulung.
3. Die Seite mit den Kursdetails öffnet sich. Aktivieren Sie unter Mitarbeitende das Kontrollkästchen neben den zu entfernenden Mitarbeitenden.
4. Klicken Sie rechts auf das Symbol „Person entfernen“.
5. Es öffnet sich ein Dialogfeld mit der Bitte, Ihre Wahl zu bestätigen. Klicken Sie auf Teilnahmehistorie entfernen.

Teilnahmehistorien per Mehrfachauswahl bearbeiten

 Sie können Teilnahmehistorien (Abschlussdatum, Ablaufdatum, Dauer) für einen oder mehrere teilnehmende Personen bearbeiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Schulungen > Schulungskatalog.
2. Klicken Sie auf den Pfeil der entsprechenden Schulung.
3. Die Seite mit den Kursdetails öffnet sich. Wählen Sie unter Mitarbeitenede die Mitarbeitenden aus, deren Teilnahmehistorien Sie ändern müssen.
4. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol rechts.
5. Der Drawer für die Bearbeitung der Historie öffnet sich. Wählen Sie das entsprechende Attribut aus und geben Sie die neuen Werte nach Bedarf ein.
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.