Gérer les formations et les sessions

 

Cet article porte sur la gestion des sessions de formation. Il vous explique comment effectuer les opérations suivantes.

Remarque : ces fonctionnalités sont réservées aux administrateurs et aux employés qui disposent des droits de modification sur la partie Formation de la section Performance & développement.

Ajouter des employés à une session de formation

Remarques
▶︎ Seuls les employés ayant le statut Actif peuvent être ajoutés à une session.
▶︎ Si la capacité d’une session est limitée, vous ne pouvez ajouter des employés que jusqu’à ce que vous atteigniez la pleine capacité.

Pour ajouter des employés à une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à Performance & développement > Formation
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation à laquelle vous souhaitez ajouter des employés, puis cliquez sur la session de votre choix.
  3. La page qui s’affiche contient les détails de la session de formation.
    ▶︎ Si vous n’avez pas encore ajouté de participants à la session, cliquez sur Commencer à ajouter des employés.
    ▶︎ Si la session compte déjà des participants, cliquez sur Ajouter de nouveaux participants.
  4. Dans la boîte de dialogue Ajouter des participants à cette session qui s’affiche, cliquez sur Sélectionner des employés. Cochez ensuite la case à côté des employés que vous voulez ajouter. Vous pouvez aussi cocher la case Tout sélectionner.
  5. Cliquez ensuite sur Ajouter les participants.

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Retirer des employés d’une session de formation

Remarque : si vous retirez un participant d’une session de formation, il recevra un e-mail automatique l’informant que l’évènement a été annulé et supprimé de son calendrier. La session est également supprimée de l’onglet Formations programmées.

Pour retirer des employés qui avaient été ajoutés à une session de formation, suivez les étapes ci-dessous. Vous pouvez retirer un employé d’une session à tout moment.

  1. Accédez à Performance & développement > Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation de laquelle vous souhaitez supprimer des employés, puis cliquez sur la session de votre choix.
  3. La page qui s’affiche contient les détails de la session de formation ainsi que la liste des participants. Cochez la case à côté du nom des employés que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez aussi cocher la case Liste des employés pour supprimer tous les participants de la session de formation.
  4. Cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer le participant.
  5. Cliquez ensuite sur Supprimer le participant pour confirmer que vous souhaitez retirer des employés.

 

Suivre la participation des employés à une session de formation

Vous pouvez voir le nombre d’invités qui ont participé à une session de formation une fois que celle-ci s’est déroulée. 

Pour suivre la participation des employés à une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à Performance & développement > Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation pour laquelle vous souhaitez connaître le nombre de participants, puis cliquez sur la session de votre choix.
  3. La page qui s’affiche contient les détails de la session de formation ainsi que la liste des participants. Dans la colonne Statut de présence, vous pouvez voir les employés qui ont participé à la session de formation. Les statuts possibles sont :
    ▶︎ Non mis à jour : le statut n’a pas encore été mis à jour.
    ▶︎ Présent
    ▶︎ Absent
  4. Pour mettre à jour le statut de présence d’un employé, cochez la case à côté de son nom. Vous pouvez aussi cocher la case Liste des employés pour tous les sélectionner.
  5. Cliquez sur Actions.
    ▶︎ Si l’employé a participé à la session de formation, sélectionnez Marquer comme présent.
    ▶︎ Si l’employé n’a pas participé à la session, sélectionnez Marquer comme absent.

 

Exporter les données d’une session de formation dans un fichier CSV

Vous avez la possibilité d’exporter les données d’une session de formation dans un fichier CSV. Cette fonctionnalité vous offre une flexibilité accrue en matière de création de rapports et vous permet de partager les informations des sessions avec des collaborateurs externes, par exemple des formateurs.

Pour exporter les données d’une session de formation, procédez comme suit.

  1. Accédez à Performance & développement >Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation dont la session fait partie.
  3. Cliquez sur la session de formation que vous souhaitez exporter.
  4. Cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite , puis sélectionnez Exporter

  5. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Exporter CSV.

 

Annuler une session de formation

Remarque : lorsque vous annulez une session de formation, les informations telles que les participants et le statut d’invitation sont enregistrées afin que vous puissiez la reprogrammer à une date ultérieure sans avoir à saisir à nouveau les informations.

Pour annuler une session de formation, procédez comme suit.

  1. Accédez à Performance & développement >Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation dont la session fait partie.
  3. Cliquez sur la session de formation que vous souhaitez annuler.
  4. La page qui s’affiche contient les détails de la session de formation. Cliquez sur Annuler la session.

  5. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Confirmer l’annulation.

La session de formation a le statut Annulé dans l’onglet Formations programmées.

 

Supprimer une formation

Remarques :
▶︎ Pour supprimer une formation, vous devez au préalable supprimer toutes les sessions qui y ont été ajoutées.
▶︎ La suppression de la formation et de toutes les informations qui y ont été ajoutées est définitive.

Pour supprimer une formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à Performance & développement >Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur l’icône à trois points  à côté de la formation que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la formation.

  3. Cliquez sur Oui, supprimer la formation pour confirmer l’opération.

 

Supprimer une session de formation

Remarques
▶︎ Vous pouvez uniquement supprimer les sessions de formation qui ne se sont pas encore déroulées. 
▶︎ Les participants qui ont été invités seront notifiés et l’évènement sera retiré de leur calendrier et de l’onglet Formations programmées.
▶︎ La suppression de la session de formation et de toutes les informations qui y ont été ajoutées est définitive. Si vous souhaitez enregistrer les informations afin de reprogrammer la session plus tard, veuillez annuler la session plutôt que de la supprimer.

Pour supprimer une session de formation, procédez comme suit :

  1. Accédez à Performance & développement >Formation.
  2. Sous Catalogue de formations, cliquez sur le nom de la formation pour laquelle vous souhaitez supprimer une session, puis cliquez sur la session de formation de votre choix.
  3. La page qui s’affiche contient les détails de la session de formation. En haut à droite, cliquez sur l’icône à trois points  et sélectionnez Supprimer la session.

  4. Cliquez sur Supprimer la session pour confirmer l’opération.

 

En savoir plus

Ajouter des formations et des sessions dans Personio

Inviter des participants à des sessions de formation

Autoriser les employés à s’inscrire aux sessions

 

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