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Elektronische Signaturen für Mitarbeitendendokumente anfordern

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie elektronische Signaturen für Dokumente anfordern können, die bereits im Personio Profil eines Mitarbeiters gespeichert sind. Wenn Sie beim Erstellen oder Hochladen von Dokumenten Signaturen anfordern möchten, lesen Sie unseren Artikel über das Hinzufügen von Dokumenten zu einem Mitarbeitendenprofil. 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie in Personio Signaturen anfordern, stellen Sie sicher, dass Folgendes gegeben ist:

Berechtigungen und Anforderungen

Die anfragende Person muss über Folgendes verfügen:

  • Ansichtsberechtigungen für das öffentliche Profil des jeweiligen Mitarbeiters unter Personendaten > Personaldaten
  • Bearbeitungsberechtigungen für die jeweilige Dokumentkategorie unter Personendaten > Dokumente

Für die unterzeichnende Person muss eine der folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

  • Sie ist ein Mitarbeiter in Personio mit einer gültigen E-Mail-Adresse, die in ihrem Profil gespeichert ist.
  • Sie ist ein Bewerber in Personio Recruiting und hat eine gültige E-Mail-Adresse, die in ihrem Profil gespeichert ist.

Obergrenzen und Ablauf von Signaturen

  • Sie können bis zu 12 unterzeichnende Personen pro hochgeladenem Dokument und bis zu 25 unterzeichnende Personen pro Dokument, das aus einer Vorlage mit Signaturplatzhaltern erstellt wurde, hinzufügen. 
  • Signaturanfragen laufen vier Wochen nach dem Absendedatum ab. Wenn eine Person den Unterschriftsprozess nicht innerhalb von vier Wochen abschließt, kann sie das Dokument nicht mehr unterschreiben und Sie müssen eine neue Anfrage senden. 

Signatur für ein vorhandenes Dokument anfordern

Um eine Signatur für ein Dokument anzufordern, das in ein Mitarbeitendenprofil hochgeladen wurde, gehen Sie folgendermaßen vor: 

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Reiter Mitarbeitendenprofil > Dokumente.
  2. Klicken Sie auf das Dokument, das Sie unterschreiben lassen möchten.
  3. Klicken Sie auf Unterschrift anfordern.
  4. Wählen Sie die unterzeichnende Person des Dokuments aus der Dropdown-Liste aus. 
  5. Optional: Klicken Sie auf Unterzeichnende Person hinzufügen, um weitere unterzeichnende Personen einzubeziehen. Sie können bis zu 12 unterzeichnende Personen hinzufügen. Achten Sie darauf, die Personen in der Reihenfolge hinzuzufügen, in der sie unterschreiben sollen. 
  6. Wählen Sie die Art der Signatur und die E-Mail-Sprache aus und fügen Sie eine optionale E-Mail-Nachricht hinzu.
  7. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die anfragende und alle unterzeichnenden Personen zu benachrichtigen, sobald alle Signaturen vorliegen. Benachrichtigungen erscheinen in ihrer Personio Inbox.
  8. Automatische E-Mail-Erinnerungen über ausstehende Signaturanfragen sind standardmäßig aktiviert. Passen Sie die Häufigkeit an oder deaktivieren Sie sie gegebenenfalls. E-Mails werden so lange gesendet, bis der Signaturstatus sich zu signiert oder abgelaufen ändert.
  9. Fordern Sie die Unterschrift an.

Sie werden dann zur Dokumentenliste des Mitarbeiters zurückgeleitet. Je nachdem, wer unterschreiben soll, erhält die jeweilige Person die Anfrage als Aufgabe in ihrer Personio Inbox oder per E-Mail. Der Status in der Spalte Signatur wird automatisch aktualisiert.

Um den Status einer Signaturanfrage zu überprüfen oder eine Erinnerung zu senden, lesen Sie unseren Artikel Signaturanforderungen beobachten und verwalten.

Mitarbeitendendokumente erstellen und Signaturen in großen Mengen anfordern

Sie können eine Dokumentvorlage verwenden, um personalisierte Dokumente für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu erstellen. Wenn die Vorlage einen Signaturplatzhalter enthält, können Sie angeben, wessen Signatur erforderlich ist. Erfahren Sie, wie Sie ein Dokument für mehrere Mitarbeitende erstellen. 

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