Cet article explique comment mettre à jour les données des employés (ou, en d'autres termes, comment mettre à jour un attribut dans l'onglet Informations personnelles de l'employé pour qu'il contienne une autre valeur). Vous devrez mettre à jour l'attribut d'un employé lorsqu'il aura une nouvelle adresse, un nouveau compte bancaire ou une nouvelle catégorie fiscale.

Commentaire
Selon les droits d'accès de votre employé, il peut être en mesure de saisir une nouvelle valeur pour ses attributs (ou pour les attributs d'autres employés) et de vous l'envoyer pour validation. Pour qu'ils puissent le faire, vous devez leur accorder les droits d'accès proposés pour la section concernée de l'onglet Informations personnelles.

Mise à jour d’un attribut via l’onglet Informations personnelles de l’employé

1. Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Informations personnelles.
2. En bas de l’écran, cliquez sur Modifier.
3. Localisez l’attribut que vous voulez mettre à jour.
4. Sélectionnez une autre valeur pour l’attribut ou saisissez la valeur, selon le type d’attribut.
5. Cliquez sur Définir la date d’effet et sélectionnez la date à laquelle la nouvelle valeur prendra effet :
   
   

   Quand	Action	Effet	Exemple
   Pour qu’un attribut soit mis à jour avec effet immédiat	Sélectionnez la date du jour	La nouvelle valeur apparaîtra immédiatement dans l’onglet Informations personnelles de l’employé	Un des employés change de poste aujourd’hui
   Pour qu’un attribut soit mis à jour rétroactivement	Sélectionnez une date dans le passé	La nouvelle valeur apparaîtra immédiatement dans l’onglet Informations personnelles de l’employé, et la mise à jour sera reflétée dans l’onglet Historique du profil de l’employé	Vous apprenez qu’un employé a déménagé il y a quelques mois
   Pour qu’un attribut soit mis à jour avec une date d’effet dans le futur Sauf les attributs Résiliation, Date d’embauche et Date de fin du contrat.	Sélectionnez une date dans le futur	La nouvelle valeur apparaîtra à la date prévue dans l’onglet Informations personnelles de l’employé et sera mise à jour à 3 heures du matin à cette date-là	Vous connaissez déjà la nouvelle adresse d’un employé qui déménagera le mois prochain
   Pour qu’un attribut soit mis en jour temporairement	Sélectionnez une date, mais activez également l’option Définir comme modification temporaire et sélectionnez la date à laquelle l’ancienne valeur reprendra effet	La nouvelle valeur s’affichera dans l’onglet Informations personnelles de l’employé pendant un certain temps	Les heures de travail d’un étudiant salarié changent régulièrement

6. Dans la même fenêtre, vérifiez l’ancienne valeur de l’attribut et la nouvelle.
7. Cliquez sur Soumettre les modifications.
   

   Commentaire
   Les modifications rétroactives seront appliquées tant qu'il n'y a pas d'autre modification entrée pour une date d'entrée en vigueur ultérieure. Nous vous déconseillons également de mettre à jour la date d'embauche de l'employé de manière rétroactive, car cela pourrait modifier gravement les données de l'employé.

Mettre à jour un attribut via la liste des employés

1. Accédez à Employés > Liste des employés.
2. Sélectionnez l’employé dont vous voulez modifier les informations. Si vous voulez mettre à jour un attribut pour plusieurs employés à la fois, sélectionnez tous les employés dans la liste.
3. Cliquez sur le bouton Actions qui apparaît et sélectionnez Modifier le profil.
4. Sélectionnez l’attribut que vous voulez modifier ainsi qu’une nouvelle valeur.
5. Cliquez sur Définir la date d’effet et sélectionnez la date à laquelle la nouvelle valeur prendra effet :
   
   

   Quand	Action	Effet	Exemple
   Pour qu’un attribut soit mis à jour avec effet immédiat	Sélectionnez la date du jour	La nouvelle valeur apparaîtra immédiatement dans l’onglet Informations personnelles de l’employé	Un des employés change de poste aujourd’hui
   Pour qu’un attribut soit mis à jour rétroactivement	Sélectionnez une date dans le passé	La nouvelle valeur apparaîtra immédiatement dans l’onglet Informations personnelles de l’employé, et la mise à jour sera reflétée dans l’onglet Historique du profil de l’employé.	Vous apprenez qu’un employé a déménagé il y a quelques mois
   Pour qu’un attribut soit mis à jour avec une date d’effet dans le futur Sauf les attributs Résiliation, Date d’embauche et Date de fin du contrat.	Sélectionnez une date dans le futur	La nouvelle valeur apparaîtra à la date prévue dans l’onglet Informations personnelles de l’employé et sera mise à jour à 3 heures du matin à cette date-là	Vous connaissez déjà la nouvelle adresse d’un employé qui déménagera le mois prochain
   Pour qu’un attribut soit mis en jour temporairement	Sélectionnez une date, mais activez également l’option Définir comme modification temporaire et sélectionnez la date à laquelle l’ancienne valeur reprendra effet	La nouvelle valeur s’affichera dans l’onglet Informations personnelles de l’employé pendant un certain temps	Les heures de travail d’un étudiant salarié changent régulièrement

6. Cliquez sur Enregistrer.
   

   Remarque
   Les modifications rétroactives seront appliquées tant qu’il n’y a pas une autre modification avec une date d’entrée en vigueur ultérieure.

Mettre à jour un attribut rétroactivement via l’onglet Historique de l’employé

1. Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Historique.
2. Cliquez sur Aperçu détaillé. Les informations suivantes s'affichent : 
   • Attribut : Affiche toutes les modifications apportées aux attributs et aux salaires pour un employé.
   • Date Application : indique la date à laquelle l’attribut a été modifié dans le profil de l’employé.
   • Éditeur : Affiche toutes les personnes qui ont apporté des modifications.
   • Ancienne valeur : la valeur avant la modification.
   • Nouvelle valeur : la valeur après la modification.
   • Demandé : Indique l’employé qui a demandé la modification de l’attribut.
   • Validé : Indique l’employé qui a validé la modification de l’attribut.
   • Date de création : indique la date à laquelle la modification de l’attribut a été initiée pour la première fois.
3. Cliquez sur Ajouter une entrée d’historique et recherchez l’attribut que vous souhaitez mettre à jour. 
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la date dans le passé à laquelle la nouvelle valeur doit prendre effet.
5. Dans la même fenêtre, sélectionnez une autre valeur pour l'attribut ou saisissez la valeur, selon le type d'attribut.
6. Cliquez sur Ajouter.

Commentaire
▶︎ Vous ne pouvez pas supprimer les entrées d’historique. Si vous saisissez une date erronée, cliquez simplement sur Modifier la date de la modification de l’attribut pour la mettre à jour. Si vous saisissez une valeur erronée pour l'attribut, ajoutez simplement une nouvelle entrée pour la même date. Le système utilisera la valeur saisie en dernier.
▶︎ Les modifications apportées aux attributs ont un impact sur les rapports. Par exemple, si l’attribut Département d’un employé est modifié trop tard, l’employé apparaîtra toujours dans son ancien département dans les rapports classant les employés par département. Vous pouvez corriger ces modifications rétroactives en modifiant la colonne Nouvelle valeur et en saisissant la date correcte pour le changement d’attribut.
▶︎ Lorsque le salaire fixe et le salaire horaire sont importés, la date de validité du paiement du salaire est fixée à la date de la colonne Date d’ Application .

Mettre à jour un attribut via d’autres fonctionnalités

Vous pouvez également mettre à jour les données des employés via d’autres fonctionnalités :

Via l’importation d’employés

Vous pouvez modifier les données de plusieurs employés à la fois via la zone Imports de Personio.

Via l’API publique

Vous pouvez modifier les données de plusieurs employés à la fois via l’API Données personnelles de Personio.

Via les tâches d’onboarding

Vous pouvez saisir les données des employés pendant leur processus d’onboarding en ajoutant une étape d’onboarding spécifique.

Via le module de recrutement lors de l’embauche d’un candidat

Lorsque vous acceptez une candidature, vous pouvez saisir les données du futur employé dans son profil de candidat dans le module de recrutement.

Exemple : un employé change de poste dans l’entreprise

Si un employé change de poste au sein de l'entreprise, procédez comme suit : 

1. Dans le profil de l’employé, accédez à l’onglet Informations personnelles.
2. En bas de l’écran, cliquez sur Modifier.
3. Accédez aux attributs Poste et Département et saisissez une nouvelle valeur pour eux. Si nécessaire, mettez également à jour les autres attributs, tels que le type d'emploi, les heures de travail hebdomadaires ou le type de paie.
4. Cliquez sur Définir la date d'effet et sélectionnez une date dans le passé.
5. Enregistrez les modifications.
6. Rendez-vous dans Historique de l'employé pour confirmer la date d'entrée en vigueur du changement de poste.
7. Sice nouveau poste modifie les heures de travail de l'employé, modifiez ses horaires de travail.
8. Sile salaire de l'employé change avec ce nouveau poste, modifiez son salaire fixe.
9. Sile solde d' absence de l'employé change avec ce nouveau poste, modifiez sa politique de cumul.