Este artículo explica cómo usar la programación inteligente de entrevistas en Personio. La función funciona comparando calendarios y emparejando los huecos disponibles entre entrevistadores y candidatos. Esto le ayuda a encontrar los momentos de entrevista adecuados rápidamente y mejorar la experiencia del candidato.

Antes de empezar

Esta función solo está disponible si el Administrador integra el calendario de su empresa con el calendario de reclutamiento de Personio. Una vez completada la integración, la función de programación inteligente está disponible para que la utilice.

Para usar una programación inteligente, necesitas permisos de edición para la sección Reclutamiento > Acceso a la aplicación de Reclutamiento. Otros empleados también pueden usar la funcionalidad si tienen unrol de reclutamiento específico con permisos de edición para la sección Entrevistas. Por ejemplo, el responsable de contratación para el empleo relevante.

Configura tu disponibilidad

Las fechas y horas que se muestran a los candidatos son una combinación de tus disponibilidades. La información proviene de su calendario de trabajo externo y de su calendario de Personio (en Ajustes personales). Los candidatos solo pueden ver las fechas disponibles para los próximos 35 días.

Para configurar la disponibilidad de tu calendario en Personio, sigue estos pasos:

1. Haga clic en su nombre en la esquina inferior izquierda y seleccione Ajustes personales.
2. A la izquierda, ve a Calendario de disponibilidad.
3. Defina su disponibilidad semanal. Los tiempos marcados en verde se establecen como disponibles, y las franjas en blanco, no disponibles. Asegúrese de que su zona horaria es correcta.
4. Realiza los cambios.

Consejo:
Tenga en cuenta que los días festivos de su calendario de ausencias de Personio no se bloquean en su calendario de trabajo externo. Tienes que bloquearlos manualmente.

Envío de un enlace de programación inteligente

Puedes incluir un enlace de programación inteligente al programar una entrevista con un candidato. Esto les permite escoger un momento adecuado según su disponibilidad.

Para enviar un enlace de programación inteligente a un candidato, tendrás que seguir estos pasos:

1. Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
2. En el perfil del candidato, ve a la pestaña Entrevistas.
3. Haz clic en Nueva entrevista y selecciona el tipo de entrevista y los entrevistadores.
4. Haz clic en Configurar un enlace de programación y completa los campos pertinentes.
   ▶︎ Selecciona un incremento de hora de inicio. Por ejemplo, puedes establecer que las horas de inicio de los espacios disponibles estén separadas por 30 minutos. Cuanto menores sean los incrementos, más opciones tiene el candidato.
   ▶︎ Establece un búfer. Por ejemplo, pon un margen de diez minutos al principio y al final de las entrevistas para tener tiempo de prepararte y concluir. Con un búfer, también puedes asegurarte de que los candidatos no puedan programar entrevistas seguidas.
5. [Opcional] En Confirmación automática por correo electrónico, puedes seleccionar una plantilla de correo electrónico. Una vez que los candidatos eligen un espacio, reciben una confirmación con los detalles de la entrevista. Si no selecciona una plantilla, Personio aplica una plantilla predeterminada. El idioma del correo electrónico automático depende del idioma predeterminado del puesto de trabajo. No puedes cambiar esto.
6. Crea el enlace.
7. Completa los detalles restantes de la entrevista, como el método de entrevista, la sala, etc.
8. Haz clic en Enviar correo electrónico al candidato e inserta el enlace de programación. El enlace de programación aparece en el cuerpo del correo electrónico.
9. Envía tu correo electrónico. El estado de la entrevista muestra el estado Enlace de programación enviado.

Consejo:
Ten en cuenta la selección de salas de reunión al programar la entrevista. Personio no considera el calendario de salas, y alguien puede potencialmente reservarla dos veces.

Entender lo que ve el candidato

Cuando el candidato hace clic en el enlace del correo electrónico, ve una lista de días y huecos entre las que puede escoger. Estos hueco se basan en los calendarios de trabajo externos de los participantes y sus calendarios de Personio. Revisa los siguientes escenarios:

• La entrevista solo tiene un organizador: el candidato solo ve la disponibilidad del organizador.
• La entrevista tiene varios participantes: se mostrará una combinación de las disponibilidades de los diferentes participantes.
• El organizador de la entrevista también es un participante: el candidato ve una combinación de las diferentes disponibilidades de los participantes y del organizador.

Una vez que el candidato selecciona un hueco, el candidato y los participantes reciben un correo electrónico de confirmación. Si usas videoconferencias, el correo electrónico incluye el enlace de videoconferencia. El idioma del correo electrónico depende del idioma predeterminado del empleo. No puedes cambiar esto.

En Personio, el estado de la entrevista aparece como programada. Los participantes internos también reciben una tarea en su página de inicio de Reclutamiento sobre la entrevista. Puedes revisar todos los detalles de la entrevista en la pestaña Entrevistas del perfil del candidato.

Ofrecer fechas alternativas a un candidato

Si un candidato no encuentra la hora adecuada, puede seleccionar la opción No puedo ninguno de estos días a través del enlace de programación. Usted (o quienquiera que sea el organizador) recibe una tarea en su bandeja de entrada de Personio.

Para ofrecer fechas alternativas, sigue estos pasos:

1. Ve a la tarea en la Bandeja de entrada para ir directamente a la pestaña Entrevistas. El estado de la entrevista aparece como Candidato no disponible.
2. Haz clic en el icono del lápiz para editar los detalles de la entrevista.
3. Junto al enlace de programación existente, haz clic en el icono del lápiz.
4. Selecciona un rango más amplio de fechas para que el candidato escoja.
5. Crea el enlace.
6. Proceda a enviar un correo electrónico al candidato. Asegúrate de insertar el enlace de programación.
7. Envía tu correo electrónico.

Reprogramar una entrevista tras una cancelación

Si un participante cancela después de aceptar una entrevista, tú (o quienquiera que sea el organizador) recibe un correo electrónico notificándole sobre la cancelación.

La única opción es programar una entrevista nueva. Tienes que hacerlo independientemente de si es un entrevistador o candidato quien cancela. No puedes editar la entrevista existente, ya que Personio no puede recrear los enlaces de programación.