Este artículo explica cómo integrar Microsoft (MS) Teams con Personio. Una vez conectado, podrás:

• Recibe actualizaciones relacionadas con Personio en MS Teams. Las actualizaciones incluyen ausencias, cumpleaños, aniversarios de la empresa y nuevos empleados.
• Solicitar ausencias en MS Teams.

Funcionalidades disponibles

MS Teams es la herramienta de colaboración de Microsoft para empresas y sus empleados. Integra MS Teams con Personio para compartir información en los canales de Teams para departamentos, equipos y oficinas. Con esta integración, MS Teams publica actualizaciones diarias sobre:

• Ausencias de los empleados y fechas de regreso
• Cumpleaños
• Aniversarios de empresa
• Nuevos empleados

Un empleado también puede solicitar ausencias en MS Teams, especificando lo siguiente:

• El tipo de ausencia.
• Si el primer y último día la ausencia será de media jornada o de jornada completa.
• Sustituto durante la ausencia
• Duración de la ausencia.

La integración calcula las fechas de regreso de las ausencias teniendo en cuenta los horarios de trabajo y los días festivos. Esto ayuda a MS Teams a mostrar fechas de regreso precisas.

Nota:
Esta integración no admite ausencias por horas.

Requisitos previos para una integración exitosa

Antes de integrar MS Teams, asegúrate de que exista lo siguiente:

• Tienes un rol de administrador o permisos de edición para el Marketplace en Personio:

  1. Ve a Settings.

  2. En la sección Personas, haz clic en Roles de empleado.

  3. Selecciona Permisos de acceso.

  4. Ve a Configuración de la cuenta e Integración del Marketplace.

• Tienes un rol de administrador global de Microsoft. El rol de administrador de MS Teams no es suficiente. 

• Selecciona la casilla Tray.io, Inc. en la pestaña Información de protección de datos de tu cuenta.

Conecta y autentica MS Teams

Configura la integración de MS Teams en el Marketplace de Personio con el asistente de configuración. Esto requiere que le otorgues permiso a Personio para acceder a tu espacio de trabajo de MS Teams. Sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en Personio y busca la integración de MS Teams.
2. Haz clic en Conectar para abrir el Asistente de configuración.
3. Haz clic en Autenticar equipos de MS.
4. Vuelve al Asistente de configuración en Personio y continúa con el siguiente paso.

Autenticar Personio

El segundo paso requiere que concedas a MS Teams acceso a los datos necesarios de Personio. Sigue estos pasos:

1. Revisa los permisos que requiere MS Teams.
2. Haz clic en Siguiente para continuar.

Personio permite que la integración de MS Teams lea los siguientes atributos del sistema:

• Nombre
• Apellidos
• Correo electrónico
• Fecha de rescisión
• Fecha de contratación
• Puesto
• Estado
• Oficina
• Departamento
• Equipo

Gestionar equipos

El tercer paso requiere que selecciones qué equipos necesitan canales asignados.

1. Selecciona los equipos para los que quieres asignar canales.
2. Opcional: añade un nuevo atributo.
3. Continúa con el siguiente paso.

Gestionar actualizaciones diarias

El último paso requiere que definas los ajustes de actualización del canal. Sigue estos pasos:

1. En Idioma de las actualizaciones, selecciona el idioma de las actualizaciones del canal.
2. En Hora de actualización, selecciona la hora de las actualizaciones del canal. Los eventos que tienen lugar en fin de semana no se transmiten a MS Teams. 
3. Escoge los eventos que deseas incluir en tu mensaje de actualización diaria.
4. En el canal de MS Teams, selecciona el canal de MS Teams pertinente. Para añadir más atributos, haz clic en Añadir nuevo atributo.
5. En Personio, selecciona la unidad organizativa correspondiente (por ejemplo, el departamento o el equipo). Al asignar atributos, puedes seleccionar un equipo público o privado en MS Teams. Las actualizaciones diarias del canal solo pueden ir a un canal público de MS Teams.
6. Para activar la integración de MS Teams, haz clic en Finalizar.

Consejo:
Puedes editar los atributos asignados o desactivar la integración desde el Marketplace. Para comprobar si hay problemas al enviar mensajes, utiliza la pestaña de seguimiento.

Flujos de trabajo de ausencias con MS Teams

Actualización diaria de Personio en un canal de MS Teams

Podrás leer la actualización diaria generada de forma automática desde Personio directamente en un canal de MS Teams. Debajo de cada asunto (por ejemplo, Fuera hoy), puedes leer los datos resumidos de los empleados de un vistazo.

Solicitar una ausencia utilizando la aplicación de Personio en MS Teams

Un empleado puede solicitar ausencias diarias utilizando la aplicación Personio en MS Teams. La función solo admite ausencias diarias. Las solicitudes de ausencia por horas no están disponibles. Para solicitar una ausencia diaria:

1. Haz clic en la aplicación Personio en MS Teams. 
2. Escribe /request absence.
3. Ahora completa el formulario añadiendo el tipo de ausencia y la duración.
4. Haz clic en Paso siguiente.
5. Elegir un sustituto si es necesario.