Este artículo explica cómo integrar Microsoft (MS) Teams con Personio. Una vez conectado, podrás:

• Recibir actualizaciones relacionadas con Personio en MS Teams sobre cosas como ausencias, cumpleaños, aniversarios de la empresa y nuevos empleados.
• Solicitar ausencias directamente en MS Teams.

Obtendrás una descripción general de los requisitos e instrucciones para instalar la integración con la API de datos de empleados de Personio.

Funcionalidades disponibles

MS Teams es la herramienta de colaboración de Microsoft para empresas y sus empleados. La integración de MS Teams con Personio permite compartir información en canales de Teams para departamentos, equipos y oficinas predefinidos. Con esta integración, se publica una actualización diaria en MS Teams sobre el día de hoy:

• Las ausencias y fechas de regreso de los empleados
• Cumpleaños
• Los aniversarios dentro de la empresa
• Nuevos empleados

Los empleados también podrán solicitar ausencias directamente en MS Teams indicando:

• El tipo de ausencia.
• Si el primer y último día la ausencia será de media jornada o de jornada completa.
• Sustituto durante la ausencia
• Duración de la ausencia.

Nota: Las ausencias horarias no son consideradas por la integración.

Requisitos previos para una integración exitosa

Antes de integrar MS Teams, asegúrate de que exista lo siguiente:

• Tienes un rol de administrador o permisos de edición para Marketplace en Personio a través de Ajustes > Personas > Roles de empleado > Permisos de acceso > Ajustes de cuenta > Integración de Marketplace.
• Tienes un rol de administrador global de Microsoft. La función de administrador de MS Teams no es suficiente. 
• La casilla de Tray.io, Inc se activa en Ajustes > Asistencia > Suscripción y facturación > Información de protección de datos.

Conecta y autentica MS Teams

Configura la integración de MS Teams directamente en el Marketplace de Personio con el Asistente de configuración. Esto requiere que le otorgues permiso a Personio para acceder a tu espacio de trabajo de MS Teams. Sigue estos pasos:

1. Ve a Marketplace en Personio, luego busca y selecciona la integración de MS Teams.
2. Haz clic en Conectar para abrir el Asistente de configuración.
3. Haz clic en Autenticar equipos de MS.
4. Permite que Personio autentique MS Teams, y pida permiso al administrador o propietario de MS Teams. Haz clic en Continuar.

Es necesario completar los cuatro pasos que se detallan a continuación para configurar la integración.

Autenticar Personio

El segundo paso del Asistente de configuración requiere que concedas a MS Teams acceso a los datos necesarios de Personio. Sigue estos pasos:

1. Revisa los permisos que requiere MS Teams.
2. Haz clic en Siguiente para continuar.

Personio permite que la integración de MS Teams lea los siguientes atributos del sistema:

• Nombre
• Apellidos
• Correo electrónico
• Fecha de rescisión
• Fecha de contratación
• Puesto
• Estado
• Oficina
• Departamento
• Equipo

Gestionar equipos

El paso tres del Asistente de configuración requiere que selecciones qué equipos necesitan canales asignados.

1. En el menú desplegable Seleccionar equipos, selecciona los equipos para los cuales deseas asignar canales.
2. Para añadir más atributos, haz clic en Añadir nuevo atributo.
3. Haz clic en Siguiente para continuar. 

Gestionar actualizaciones diarias

El último paso del Asistente de configuración requiere que definas los ajustes de actualización del canal. Sigue estos pasos:

1. En Idioma de las actualizaciones, selecciona el idioma de las actualizaciones del canal.
2. En Hora de actualización, selecciona la hora de las actualizaciones del canal. Los eventos que tienen lugar en fin de semana no se transmiten a MS Teams. 
3. Selecciona qué eventos quieres incluir en tu mensaje de actualización diaria, por ejemplo, ausencias de empleados o cumpleaños.
4. En el canal de MS Teams, selecciona el canal de MS Teams pertinente. Para añadir más atributos, haz clic en Añadir nuevo atributo.
5. En Personio, selecciona la unidad organizativa correspondiente (por ejemplo, el departamento o el equipo).
   

   Nota
   Al asignar atributos, puedes seleccionar un equipo público o privado en MS Teams. Las actualizaciones diarias del canal deben enviarse a un canal público de MS Teams.

6. Para activar la integración de MS Teams, haz clic en Finalizar.

Consejo
Desde el Marketplace de Personio, podrás modificar los ajustes realizados en cualquier momento o desactivar la integración.

Para más información sobre Personio Marketplace, lea nuestro artículo del Centro de ayuda El Marketplace de integraciones de Personio.

Flujos de trabajo de ausencias con MS Teams

Actualización diaria de Personio en un canal de MS Teams

Podrás leer la actualización diaria generada de forma automática desde Personio directamente en un canal de MS Teams. Bajo cada actualización se podrá leer la información resumida sobre los datos del empleado (p. ej., Ausente hoy).

Solicitar una ausencia utilizando la aplicación de Personio en MS Teams

Un empleado puede solicitar fácilmente ausencias diarias utilizando la aplicación Personio en MS Teams siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en la aplicación Personio en MS Teams. 
2. Escribe /request absence.
3. Ahora completa el formulario añadiendo el tipo de ausencia y la duración.
4. Haz clic en Paso siguiente.
5. Selecciona a un sustituto, en caso de que se requiera.

La función solo admite ausencias diarias; las solicitudes de ausencia por horas no están disponibles.