En este artículo te explicamos cómo exportar datos relevantes de las candidaturas desde la sección «Reclutamiento» de Personio en formato CSV y utilizarlos después para tus análisis. También aprenderás, por ejemplo, a importar los datos exportados a tu base de datos interna. En la exportación se incluirán todos los atributos del sistema, los atributos personalizados de los candidatos, los puestos para los que se postularon y todos los datos recopilados durante el proceso de reclutamiento (por ejemplo, en qué momento pasaron a la siguiente fase del embudo de reclutamiento).
También puedes exportar los datos de la candidatura a través de nuestros diferentes informes del sistema de reclutamiento.
Nota
Para iniciar la exportación, debes tener permiso de edición para la sección «Reclutamiento». Puedes asignarte este permiso en Ajustes > Personal > Roles de empleado > Permisos de acceso > Reclutamiento.
Alcance de la exportación
La exportación de datos de las candidaturas incluye los siguientes datos:
- Atributos de los candidatos: todos los atributos del sistema y personalizados de los candidatos configurados en Ajustes > Reclutamiento > Reclutamiento > Atributos.
- Atributos de la candidatura: datos sobre el proceso de candidatura (por ejemplo, el canal utilizado, la fecha, el motivo de descarte, etc.).
- Atributos de fase: la fase en la que se encuentra actualmente un candidato (fases del sistema y personalizadas) y la fecha en la que pasó a esta fase.
- Atributos del puesto de trabajo: todos los atributos creados en la pestaña «Detalles» del puesto de trabajo en cuestión.
Atributos del candidato, de la candidatura y de fase que se pueden exportar
Los siguientes elementos son atributos del sistema. También puedes añadir tus propios atributos personalizados.
| Nombre de columna | Descripción |
| ID del candidato | ID del candidato |
| Nombre del candidato | Nombre y apellido del candidato |
| Género | Género |
| Dirección de correo electrónico | Dirección de correo electrónico |
| Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento |
| Disponible desde | Fecha en la que el candidato podría incorporarse |
| Expectativas salariales | Expectativa salarial del candidato |
| Ubicación del candidato | Lugar donde se encuentra el candidato |
| Fase final | Última fase personalizada en la que se encuentran los candidatos |
| Fecha de la fase final | Fecha en que los candidatos pasaron a la fase final |
| Estado final | Último estado del candidato (el estado En proceso se aplica a todas las fases personalizadas) |
| Fecha del estado final | Fecha en la que se asignó el estado a los candidatos |
| Número de teléfono | Número de teléfono |
| Identificación de la candidatura | ID de la candidatura |
| Fecha de candidatura | Fecha de la candidatura almacenada en la pestaña «Perfil» del candidato |
| Canal de candidaturas | Canal |
| Etiquetas de la candidatura | Etiquetas de la candidatura |
| Motivo por el que se descarta la candidatura | Motivo de descarte (motivos de retirada o rechazo configurados en Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > Motivos de descarte) |
| Notas sobre el descarte de la candidatura | Notas introducidas manualmente al eliminar una candidatura (rechazada o retirada) |
| Días en la fase actual | Días que lleva el candidato en la fase actual (en el momento de la exportación) |
| Nueva candidatura | Fecha en la que el candidato presentó una nueva candidatura |
| Sin asignar | Fecha en la que la candidatura entró en la fase sin asignar |
| Rechazado | Fecha en la que se rechazó la candidatura |
| Retirado | Fecha en la que el candidato retiró su candidatura |
| Offer | Fecha en la que se hizo una oferta al candidato |
| Contratado | Fecha en la que el candidato aceptó la oferta de trabajo o se le contrató |
Atributos del puesto de trabajo que se pueden exportar
| Nombre de columna | Descripción |
| ID del puesto | ID del puesto |
| Nombre del puesto | Nombre del puesto |
| Inicialmente solicitó el puesto | Puesto para el que se presentó la candidatura inicialmente |
| Fecha de creación del puesto | Fecha de creación del puesto |
| Última publicación del puesto | Fecha de la última publicación del puesto en el portal de empleo |
| Categoría del puesto | Categoría del puesto |
| Nombre de la subempresa del puesto | Subempresa asignada al puesto |
| Nombre del departamento del puesto | Departamento asignado al puesto |
| Nombre de la oficina del puesto | Nombre de la oficina del puesto ofertado |
| Tipo de empleo del puesto | Tipo de empleo del puesto (fijo, freelance, etc.) |
| Antigüedad del puesto | Nivel de experiencia requerido para el puesto |
| Años de experiencia en el puesto | Nivel de experiencia requerido para el puesto en años |
| Horario de trabajo del puesto | Horario de trabajo del puesto (jornada completa, parcial, etc.) |
Configuración de la exportación
- Para exportar los datos de las candidaturas, ve a la sección «Reclutamiento» y selecciona la lista de candidaturas.
- A continuación, haz clic en Exportar para abrir las opciones de configuración.
▶︎ Nombre del archivo: introduce el nombre que le quieres dar a la exportación.
▶︎ Columnas de datos: selecciona qué datos quieres incluir en la exportación. El ID del candidato es un atributo obligatorio y no se puede desmarcar.
▶︎ Fecha de inicio y fin : define el período que quieres considerar (el máximo son 12 meses). Solo se incluirán en la exportación los candidatos cuya fecha de recepción de la candidatura se encuentre dentro del período seleccionado. - A continuación, haz clic en Exportar para guardar una copia del archivo exportado en tu ordenador.
Abre la exportación
La exportación se descargará en formato .csv. Sigue las instrucciones a continuación para abrirla con Microsoft Excel o Google Sheets.
Con Microsoft Excel
- Selecciona el archivo y haz clic con el botón derecho > Abrir con > Microsoft Excel.
- En Excel, selecciona la columna A.
- Ve a Datos > Texto en columnas.
- Elige la opción Delimitado y haz clic en Siguiente.
- Selecciona Coma, haz clic en Siguiente y después en Finalizar.
Con Google Sheets
- Abre una nueva hoja de cálculo.
- Ve a Archivo > Importar > Subir y selecciona tu archivo de exportación.
- En la ventana emergente, en tipo de separador, selecciona Coma.
- Haz clic en Importar datos.
Ejemplos
Puedes utilizar la función de exportación de datos de las candidaturas para crear tus propios informes y realizar un análisis detallado de tu proceso de reclutamiento. Dependiendo de la configuración de tu cuenta, además de los datos contenidos en el informe del sistema sobre la velocidad de contratación, podrás obtener una información muy valiosa con la que podrás analizar, por ejemplo, tus tiempos de respuesta, el tiempo transcurrido hasta la programación de la entrevista o las razones por las que se rechazan las candidaturas e identificar tendencias en la retirada de candidaturas por parte de los candidatos.
En la sección de descargas de este artículo encontrarás un conjunto de datos de muestra y algunas fórmulas de ejemplo que te resultarán muy útiles para analizar estas métricas:
- Motivos de descarte: define motivos de descarte para las candidaturas para saber en todo momento por qué se ha descartado a los candidatos del proceso de selección.
- Tiempo hasta la fase de revisión: obtén información sobre cuánto tiempo tardaron los nuevos candidatos en pasar a la fase de revisión.
- Conversiones por canal: averigua qué canales de reclutamiento son más eficientes.
- Tasa de éxito de las recomendaciones: descubre qué porcentaje de los candidatos aceptados son recomendados.
Nota
Estos son solo algunos ejemplos de cómo puedes utilizar la función de exportación de datos para tus análisis utilizando las fórmulas proporcionadas como plantillas. Aun así, es posible que tengas que modificarlas para incluir las columnas que hayas seleccionado para la exportación.