Exportar los datos de las candidaturas

 

En este artículo te explicamos cómo exportar los datos de las candidaturas desde el área Reclutamiento de Personio en formato CSV o XLSX, y cómo usarlos después para tus propios análisis o importarlos en tu base de datos interna. En la exportación se incluirán todos los atributos del sistema y los atributos personalizados de tus candidatos, los puestos para los que se postularon, y todos los datos recopilados durante el proceso de reclutamiento (p. ej., en qué momento pasaron a la siguiente fase del embudo de reclutamiento).

Nota: para iniciar la exportación, deberás tener asignado el permiso Editar para la sección Reclutamiento en Ajustes > ORGANIZACIÓN Y PERSONAL > Roles de empleado > Permisos de acceso > Reclutamiento.

 

Alcance de la exportación

La exportación de datos de las candidaturas incluye los siguientes datos: 

  • Atributos de los candidatos: todos los atributos del sistema y personalizados de los candidatos configurados en Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > Atributos.
  • Atributos de la candidatura: datos sobre el proceso de solicitud (p. ej., canal de reclutamiento, fecha de la candidatura, motivo de eliminación, etc.). 
  • Atributos de fase: la fase en la que se encuentra actualmente un candidato (fases del sistema y personalizadas) y la fecha en la que pasó a esta fase. 
  • Atributos del puesto de trabajo: todos los atributos creados en la pestaña Detalles del puesto de trabajo en cuestión.

 

Atributos del candidato, de la candidatura y de fase que se pueden exportar

Nombre de columna Descripción
ID del candidato ID del candidato
Nombre del candidato Nombre y apellido del candidato
Género Género
Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico
Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento
Disponible desde Fecha en la que el candidato podría incorporarse
Salario esperado Expectativa salarial del candidato
Ubicación del candidato Lugar donde se encuentra el candidato
Fase final  Última fase personalizada en la que se encuentran los candidatos
Fecha de la fase final Fecha en que los candidatos pasaron a la fase final
Estado final Último estado del candidato (el estado En proceso se aplica a todas las fases personalizadas)
Fecha del estado final Fecha en la que se asignó el estado a los candidatos
Último empleador Último empleador del candidato
Perfil de LinkedIn Enlace al perfil de LinkedIn del candidato
Fecha de inicio preferida Fecha de inicio preferida por el candidato
Identificación de la candidatura ID de la candidatura
Fecha de candidatura Fecha de la candidatura almacenada en la pestaña Perfil del candidato
Canal de candidaturas Canal
Etiquetas de la candidatura Etiquetas de la candidatura
Motivo por el que se descarta la candidatura Motivo de descarte (motivos de retirada o rechazo configurados en Ajustes > RECLUTAMIENTO > Reclutamiento > Motivos de descarte)
Notas sobre el descarte de la candidatura Notas introducidas manualmente al eliminar una candidatura (rechazada o retirada)
Días en la fase actual Días que lleva el candidato en la fase actual (en el momento de la exportación)
Nuevo Fecha en la que se recibió una nueva candidatura
Preselección Fecha en la que la candidatura entró en la fase de preselección
Entrevista telefónica Fecha en la que la candidatura pasó a la fase de entrevista telefónica
Primera entrevista personal Fecha en la que la candidatura pasó a la fase de primera entrevista personal
Centro de evaluación Fecha en la que la candidatura pasó al centro de evaluación
Caso de programación Fecha en la que la candidatura pasó a la fase Caso de programación
Segunda entrevista personal Fecha en la que la candidatura pasó a la fase de segunda entrevista personal
Decisión final Fecha en la que la candidatura pasó a la fase final
Esperando Fecha en la que la candidatura entró en la fase de espera
Nueva candidatura Fecha en la que el candidato presentó una nueva candidatura
Sin asignar Fecha en la que la candidatura entró en la fase sin asignar
Rechazado Fecha en la que se rechazó la candidatura
Retirado Fecha en la que el candidato retiró su candidatura
Offer Fecha en la que se hizo una oferta al candidato
Aceptada Fecha en la que el candidato aceptó la oferta

 

Atributos del puesto de trabajo que se pueden exportar 

Nombre de columna  Descripción
ID del puesto ID del puesto
Nombre del puesto Nombre del puesto
Inicialmente solicitó el puesto Puesto para el que se presentó la candidatura inicialmente
Fecha de creación del puesto Fecha de creación del puesto
Última publicación del puesto Fecha de la última publicación del puesto en el portal de empleo
Categoría del puesto Categoría del puesto
Nombre de la subempresa del puesto Subempresa asignada al puesto
Nombre del departamento del puesto Departamento asignado al puesto
Nombre de la oficina del puesto Nombre de la oficina del puesto ofertado
Tipo de empleo del puesto Tipo de empleo del puesto (fijo, freelance, etc.) 
Antigüedad del puesto Nivel de experiencia requerido para el puesto
Años de experiencia en el puesto Nivel de experiencia requerido para el puesto en años
Horario de trabajo del puesto Horario de trabajo del puesto (jornada completa, parcial, etc.)

 

Configuración de la exportación

  1. Para exportar los datos de las candidaturas, tendrás que ir a la pestaña Candidaturas del módulo de Reclutamiento.
  2. A continuación, haz clic en Exportar para abrir las opciones de configuración.
    ▶︎ Nombre del archivo: introduce el nombre que le quieres dar a la exportación.
    ▶︎ Tipo de archivo: elige el formato del archivo (CSV o XLSX).
    ▶︎ Columnas de datos: selecciona qué datos quieres incluir en la exportación. El ID del candidato es un atributo obligatorio y no se puede desmarcar. 
    ▶︎ Fecha de inicio y fin: define el período que quieres considerar (el máximo son 3 meses). Solo se incluirán en la exportación los candidatos cuya fecha de recepción de la candidatura se encuentre dentro del período seleccionado.
  3. A continuación, haz clic en Exportar para guardar una copia del archivo exportado en tu ordenador.

Consejo: abre el archivo exportado con una aplicación de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets.

 

Ejemplos

Puedes utilizar la función de exportación de datos de las candidaturas para crear tus propios informes y realizar un análisis detallado de tu proceso de reclutamiento. Dependiendo de los ajustes configurados en tu cuenta, además de los datos contenidos en el informe del sistema Velocidad de contratación, podrás obtener valiosa información que te permitirá analizar, por ejemplo, tus tiempos de respuesta, el tiempo transcurrido hasta la programación de la entrevista o las razones por las que se rechazan las candidaturas, e identificar tendencias en las cifras de abandono del proceso de selección.

En la sección de descargas de este artículo encontrarás un conjunto de datos de muestra y algunas fórmulas de ejemplo que te resultarán muy útiles para analizar estas métricas: 

  • Motivos de descarte: define motivos de descarte para las candidaturas para saber en todo momento por qué se ha descartado a los candidatos del proceso de selección.
  • Tiempo hasta la fase de revisión: averigua cuánto tiempo tardaron los nuevos candidatos en pasar a la fase de revisión.
  • Conversiones por canal: averigua qué canales de reclutamiento son más eficientes.
  • Tasa de éxito de las recomendaciones: descubre qué porcentaje de los candidatos aceptados son recomendados. 

Nota: estos son solo algunos ejemplos de cómo puedes utilizar la función de exportación de datos y las fórmulas proporcionadas para analizar tus métricas. No obstante, es posible que tengas que modificar la plantilla facilitada para incluir las columnas que hayas seleccionado para la exportación.

 

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