En este artículo se explica cómo solicitar firmas electrónicas en documentos que ya están guardados en el perfil de Personio del empleado.
Para solicitar firmas al subir un documento nuevo o al crear uno a partir de una plantilla, consulta cómo añadir documentos al perfil del empleado.
Antes de empezar
Antes de solicitar firmas en Personio, asegúrate de que se cumplan los siguientes requisitos:
- Tu organización dispone del plan requerido y de las solicitudes de firma mensuales.
- La organización ha aceptado a DocuSign como subcontratista en la pestaña Información sobre la protección de datos.
- Conoces la validez legal de las firmas electrónicas.
- Si deseas solicitar firmas cualificadas, la organización tiene que tener la aplicación activada.
- Los documentos que deseas firmar están en uno de los formatos admitidos: PDF, DOCX, DOC, TXT, CSV, HTML, DOTX, OTT, RTF, ODT y OTM.
Permisos y requisitos
Para solicitud firmas en los documentos de los empleados, necesitas lo siguiente:
- Permisos de visualización del perfil público del empleado en cuestión en Datos del personal > Datos personales.
- Permisos de edición en la categoría de documentos correspondiente en Datos del personal > Documentos.
Para firmar documentos con una firma electrónica, el firmante tiene que ser una de estas opciones:
- Un empleado registrado en Personio con un correo electrónico válido guardado en su perfil.
- Un candidato que figure en Reclutamiento de Personio y que tenga un correo electrónico válido guardado en su perfil.
Límites y vencimiento de las firmas
- Puedes añadir hasta 12 firmantes por cada documento subido y hasta 25 firmantes por cada documento creado a partir de una plantilla con marcadores de posición para firmas.
- Las solicitudes de firma vencen cuatro semanas después de su fecha de envío. Si alguien no completa el proceso de firma en un plazo de cuatro semanas, ya no podrá firmar el documento y tendrá que enviar una solicitud nueva.
Solicitud de firma en un documento existente
Para solicitar una firma en un documento que se ha subido al perfil del empleado, siga estos pasos:
- Dirígete al Perfil del empleado > Documentos.
- Haz clic en el documento que quieras que se firme.
- Haz clic en Solicitar firma.
- Seleccione el firmante del documento en el menú desplegable.
- Opcional: Para incluir más firmantes, haz clic en Añadir firmante. Puedes añadir hasta 12 firmantes. Añádelos en el orden en que quieres que firmen.
- Escoge el tipo de firma y el idioma del correo electrónico, y añade un mensaje por correo electrónico opcional.
- Opcional: Marque la casilla de verificación para notificar al solicitante y a los firmantes una vez que se hayan completado todas las firmas. Las notificaciones aparecen en su bandeja de entrada de Personio.
- Los recordatorios automáticos por correo electrónico sobre solicitudes de firma pendiente están activados de forma predeterminada. Ajusta la frecuencia o desactívalos si es necesario. Los correos electrónicos continuarán hasta que el estado de la firma pase de Firmado a Vencido.
- Solicita la firma.
Volverás a la lista de documentos del empleado. Dependiendo del destinatario, recibirá la solicitud como una tarea en su bandeja de entrada de Personio o por correo electrónico. El estado que figura en la columna Firma se actualiza automáticamente.
Ten en cuenta que:
Los firmantes externos (candidatos y empleados con el estado Onboarding o Inactividad temporal) pueden responder directamente al correo electrónico de DocuSign que reciban. El correo electrónico y el nombre del solicitante se rellenan automáticamente, así que los firmantes pueden ponerse en contacto contigo en relación con cualquier pregunta sobre la solicitud de firma.
Para comprobar el estado de una solicitud de firma o enviar un recordatorio, consulta nuestro artículo Supervisar y gestionar solicitudes de firma.
Crear documentos de empleados y solicitar firmas en bloque
Puedes utilizar una plantilla de documento para crear documentos personalizados para varios empleados a la vez. Si la plantilla incluye un marcador de posición para la firma, puedes especificar la persona cuya firma sea necesaria. Echa un ojo a cómo crear un documento para varios empleados.