Este artículo proporciona una introducción a la función de firma electrónica de Personio, con tecnología de DocuSign. Con esta función puede solicitar, registrar y firmar documentos de empleado y candidato a través de Personio.
Solicitar firmas
Puedes solicitar firmas electrónicas en Personio de varias maneras:
- Al crear documentos a partir de una plantilla.
- Al subir un documento al perfil de un empleado.
- En un documento ya guardado en el perfil de un empleado.
- Al enviar cartas de oferta de trabajo a los solicitantes a través de Reclutamiento de Personio.
El número máximo de firmantes por documento depende de cómo se haya creado el documento:
- Documentos subidos: hasta 12 firmantes por documento.
- Documentos creados a partir de una plantilla: hasta 25 firmantes por documento, solo si la plantilla incluye 25 espacios para firmas.
El número de solicitudes de firma disponibles para su organización depende de su plan de Personio y del número de licencias de empleado que incluya. Más información sobre cómo comprobar el uso de la firma electrónica.
Tipos de firma
Al solicitar una firma, puede escoger el tipo de firma que necesita el documento según los requisitos legales. Hay dos tipos que puede solicitar:
- Firmas electrónicas avanzadas: ofrezca un mayor nivel de seguridad a través de la verificación de varios pasos.
- Firmas electrónicas sencillas: un proceso de un solo paso que es adecuado para documentos con requisitos legales menos estrictos.
Obtén más información sobre la validez legal de las firmas electrónicas.
Firmar documentos
La experiencia de inicio de sesión varía dependiendo del estado del usuario y de si tiene credenciales de inicio de sesión de Personio:
- Inician sesión en Personio: empleados con el estado Activo y un inicio de sesión de Personio, o empleados invitados a Personio.
- Reciben una solicitud de correo electrónico de DocuSign: empleados con estadoOnboarding o Inactividad temporal, empleados activos sin credenciales de inicio de sesión de Personio y candidatos de Reclutamiento.
Vea cómo firmar un documento con firma electrónica
Supervisar el estado de las solicitudes de firma
Los administradores y los usuarios con permisos pueden hacer lo siguiente:
- Revisar el estado de las solicitudes de firma.
- Realizar un seguimiento del progreso de cada solicitud.
- Enviar recordatorios a los firmantes sobre las solicitudes que están a punto de vencer.
Vea cómo supervisar las solicitudes de firma en Personio.
Widget de firmas activas
El widget Firmas activas permite a los administradores hacer un seguimiento de las solicitudes de firma electrónica de toda la organización, gestionarlas y solucionar problemas relacionados con ellas. Para acceder al widget, vaya a Automatizaciones > Resumen.
Desde este widget, puedes:
- Ver cuántas solicitudes están firmadas, denegadas, pendientes o fallidas.
- Hacer clic en un estado para ver los documentos, los firmantes y las fechas de vencimiento relacionados.
- Ir a la página Resumen de las firmas.
- Visitar el perfil del empleado de un firmante haciendo clic en su nombre.
- Gestionar las plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje.
Página de resumen de firmas
La página Resumen de las firmas le brinda una vista detallada de todas sus solicitudes de firma electrónica y realiza un seguimiento de cuántas ha usado este mes. Puede filtrar y ordenar las solicitudes por estado, remitente, fecha de solicitud, fecha de vencimiento y más.
En esta página, puede:
- Obtener una vista previa de los documentos haciendo clic en su nombre.
- Descargar documentos firmados como PDF una vez que se hayan completado todas las firmas.
- Ver cuándo vence cada solicitud (cuatro semanas después de su envío).
- Descargar un certificado de finalización de los documentos firmados.
- Enviar recordatorios para solicitudes de firma pendientes.
- Comprobar el uso mensual de firmas de tu organización.