Este artículo proporciona una introducción a la funcionalidad de firma electrónica de Personio, con tecnología de DocuSign. Con esta función puede solicitar, registrar y firmar documentos de empleado y candidato a través de Personio.
Solicitar firmas
Puedes solicitar firmas electrónicas en Personio de varias maneras:
- Al crear documentos a partir de una plantilla.
- Al subir un documento al perfil de un empleado.
- En un documento ya guardado en el perfil de un empleado.
- Al ver todos los documentos en el centro de documentos.
- Al enviar cartas de oferta de trabajo a los solicitantes a través de Reclutamiento de Personio.
El número máximo de firmantes por documento depende de cómo hayas creado el documento:
- Documentos subidos: hasta 12 firmantes por documento.
- Documentos que creas a partir de una plantilla: hasta 25 firmantes por documento, solo si la plantilla incluye 25 espacios para firmas.
El número de solicitudes de firma disponibles de la organización depende del plan de Personio y del número de licencias de empleado que incluya. Más información sobre cómo comprobar el uso de la firma electrónica.
Tipos de firma
Al solicitar una firma, puede escoger el tipo de firma que necesita el documento según los requisitos legales. Dependiendo del plan, hay tres tipos disponibles que solicitar:
- Firmas electrónicas sencillas: un proceso de un solo paso que es adecuado para documentos con requisitos legales menos estrictos.
- Firmas electrónicas avanzadas: ofrezca un mayor nivel de seguridad a través de la verificación de varios pasos.
- Firmas electrónicas cualificadas: el nivel más alto de seguridad y el único tipo equivalente a una firma manuscrita con tinta según el Reglamento eIDAS de la UE. Las firmas electrónicas cualificadas requieren la verificación de identidad. El pago se realiza por uso a través de una aplicación independiente, y este tipo de servicio solo está disponible en el plan Core Pro. Descubre más sobre cómo solicitar una firma electrónica cualificada.
Descubre más sobre la validez legal de las firmas electrónicas.
Firmar documentos
La experiencia de firma depende de si los firmantes pueden iniciar sesión en Personio:
- Iniciar sesión en Personio: empleados con estado activo y credenciales de inicio de sesión de Personio, o empleados a quienes Personio haya invitado.
- Reciben una solicitud de correo electrónico de DocuSign: empleados con estado onboarding o inactividad temporal, empleados activos sin credenciales de inicio de sesión de Personio y candidatos de Reclutamiento.
Vea cómo firmar un documento con firma electrónica
Supervisar el estado de las solicitudes de firma
Los administradores y los usuarios con permisos pueden hacer lo siguiente:
- Comprobar el estado de las solicitudes de firma.
- Realizar un seguimiento del progreso de cada solicitud.
- Enviar recordatorios a los firmantes sobre las solicitudes que están a punto de vencer.
Vea cómo supervisar las solicitudes de firma en Personio.
El widget de firmas activas
El widget Firmas activas permite a los administradores hacer un seguimiento de las solicitudes de firma electrónica de toda la organización, gestionarlas y solucionar problemas relacionados con ellas. Para acceder al widget, vaya a Automatizaciones > Resumen.
Desde este widget, puedes:
- Ver cuántas solicitudes están firmadas, denegadas, pendientes o fallidas.
- Hacer clic en un estado para ver los documentos, los firmantes y las fechas de vencimiento relacionados.
- Ir a la página Resumen de las firmas.
- Visitar el perfil del empleado de un firmante haciendo clic en su nombre.
- Gestionar las plantillas de documentos haciendo clic en el icono de engranaje.
Página de resumen de las firmas
La página Resumen de las firmas te brinda una vista detallada de todas las solicitudes de firma electrónica y hace un seguimiento del uso durante el mes. Puedes filtrar y ordenar las solicitudes por estado, tipo, remitente, fecha de solicitud, fecha de vencimiento y más.
En esta página, puede:
- Verificar el uso mensual de firmas de la organización, incluidos los cargos por FEC si utilizas las firmas electrónicas cualificadas.
- Obtener una vista previa de los documentos haciendo clic en su nombre.
- Descargar un certificado de finalización de los documentos firmados.
- Ver cuándo vence cada solicitud (cuatro semanas después de haberlas enviado).
- Enviar recordatorios para solicitudes de firma pendientes.