Actualizar los datos de los empleados – Personio

Este artículo explica cómo actualizar los datos de los empleados (o, en otras palabras, cómo actualizar un atributo en la pestaña Información personal del empleado para que contenga un valor diferente). Deberás actualizar el atributo de un empleado cuando obtenga una nueva dirección, una nueva cuenta bancaria o una nueva categoría fiscal.

Antes de empezar

Dependiendo de los permisos de tus empleados, es posible que puedan ingresar un nuevo valor para sus propios atributos (o para los atributos de otros empleados) y enviártelo para su aprobación. Para que puedan hacerlo, tienes que otorgarles permisos de propuesta para la sección correspondiente en la pestaña Información personal.

Actualizar un atributo a través de la pestaña Información personal del empleado

Ve al perfil del empleado correspondiente y a su pestaña Información personal.
En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Modificar.
Localiza el atributo que deseas actualizar.
Selecciona un valor diferente para el atributo o escribe el valor, según el tipo de atributo.

Haz clic en Establecer fecha de entrada en vigor y selecciona una fecha para que el valor vigente cambie al valor nuevo:

Cuándo	Nombre del archivo	Efecto	Ejemplo
Para que un atributo se actualice con efecto inmediato	Selecciona la fecha actual	El nuevo valor aparecerá inmediatamente en la pestaña de Información personal del empleado	Tienes un empleado que cambia su rol laboral hoy
Para que un atributo se actualice retroactivamente	Selecciona una fecha en el pasado	El nuevo valor aparecerá inmediatamente en la pestaña de Información personal del empleado, y la actualización se reflejará en la pestaña Historial del perfil del empleado	Se te informa que un empleado se mudó a una nueva dirección hace unos meses
Para que un atributo se actualice para que entre en vigor en el futuro Excepto los atributos de Rescisión, Fecha de contratación y Fecha de finalización del contrato.	Selecciona una fecha en el futuro	El nuevo valor aparecerá según lo programado en la pestaña de Información personal del empleado y se actualizará a las 03:00 en esa fecha	Ya conoces la nueva dirección de un empleado que se mudará el próximo mes
Para que un atributo se actualice solo temporalmente	Selecciona una fecha futura y habilita la opción de cambio temporal, y selecciona una fecha para que el nuevo valor vuelva al antiguo	El nuevo valor aparecerá en la pestaña de Información personal del empleado durante un periodo específico de tiempo	Tienes un estudiante empleado cuyos horarios de trabajo cambian regularmente

En la misma ventana, revisa tanto los valores antiguos como los nuevos del atributo.
Luego haz clic en Enviar cambios.

Ten en cuenta que:
Los cambios retroactivos se aplicarán siempre que no haya otra entrada de cambio para una fecha de entrada en vigor posterior. También desaconsejamos actualizar la fecha de contratación del empleado de forma retroactiva, ya que puede alterar gravemente los datos del empleado.

Actualizar un atributo a través de la Lista de personal

Navega a Organización > Lista de personal.
Selecciona al empleado relevante cuya información deseas editar. Si deseas actualizar un atributo para varios empleados a la vez, selecciona a todos los empleados relevantes en la lista.
Haz clic en el botón que aparece arriba, Editar perfil.
Selecciona el atributo que deseas cambiar y un nuevo valor para él.

Haz clic en Establecer fecha de entrada en vigor y selecciona una fecha para que el valor vigente cambie al valor nuevo:

Cuándo	Nombre del archivo	Efecto	Ejemplo
Para que un atributo se actualice con efecto inmediato	Selecciona la fecha actual	El nuevo valor aparecerá inmediatamente en la pestaña de Información personal del empleado	Tienes un empleado que cambia su rol laboral hoy
Para que un atributo se actualice retroactivamente	Selecciona una fecha pasada o selecciona Fecha de contratación para aplicar el cambio con carácter retroactivo a la fecha de contratación individual de cada empleado. Ten en cuenta que: Antes de que confirmes, aparece una columna de vista previa de la fecha de contratación. Los empleados sin fecha de contratación quedan excluidos. Si no tienes acceso a algunas fechas de contratación, aparecerá un aviso.	El nuevo valor aparecerá inmediatamente en la pestaña de Información personal del empleado, y la actualización se reflejará en la pestaña Historial del perfil del empleado Cuando se utiliza la fecha de contratación, el cambio entra en vigor a partir de la fecha de contratación individual de cada empleado. Para que esto se les pueda aplicar, los empleados tienen que tener una fecha de contratación establecida en el perfil.	Se te informa de que un empleado ha cambiado de dirección hace unos meses. Quieres que el cambio de departamento se aplique con carácter retroactivo a la fecha de contratación de cada empleado.
Para que un atributo se actualice para que entre en vigor en el futuro Excepto los atributos de Rescisión, Fecha de contratación y Fecha de finalización del contrato.	Selecciona una fecha en el futuro	El nuevo valor aparecerá según lo programado en la pestaña de Información personal del empleado y se actualizará a las 03:00 en esa fecha	Ya conoces la nueva dirección de un empleado que se mudará el próximo mes
Para que un atributo se actualice solo temporalmente	Selecciona una fecha futura y habilita la opción de cambio temporal, y selecciona una fecha para que el nuevo valor vuelva al antiguo	El nuevo valor aparecerá en la pestaña de Información personal del empleado durante un periodo específico de tiempo	Tienes un estudiante empleado cuyos horarios de trabajo cambian regularmente

Haz clic en Guardar.

Ten en cuenta que:
Los cambios retroactivos se aplicarán siempre que no haya otra entrada de cambio para una fecha de entrada en vigor posterior.

Actualiza un atributo de forma retroactiva a través de la pestaña Historial del empleado.

Ve al perfil del empleado relevante y a su pestaña Historial.
Haz clic en Vista detallada. Aparecerá la siguiente información:
- Atributo: Muestra todos los cambios realizados en los atributos y salarios de un empleado.
- Fecha de candidatura: Indica cuándo se realizó el cambio de atributo en el perfil del empleado.
- Editor: Enumera todas las personas que han realizado ediciones en el cambio.
- Valor anterior: El valor antes del cambio.
- Valor nuevo: El valor después del cambio.
- Solicitado: Indica qué empleado solicitó el cambio de atributo.
- Aprobado: Indica qué empleado aprobó el cambio de atributo.
- Fecha de creación: Muestra cuándo se inició por primera vez el cambio de atributo.
Haz clic en Añadir entrada al historial y busca el atributo que deseas actualizar.
En la ventana emergente, selecciona una fecha en el pasado para que el valor actual cambie al nuevo valor.
En la misma ventana, selecciona un valor diferente para el atributo o escribe el valor, según el tipo de atributo.
Haz clic en Añadir.

Ten en cuenta que:
▶︎ No puedes eliminar las entradas del historial. Si ingresas una fecha incorrecta, simplemente haz clic en Modificar fecha de cambio de atributo para actualizarla. Si ingresas un valor incorrecto para el atributo, simplemente agrega una nueva entrada para la misma fecha. El sistema utilizará el valor ingresado más recientemente.
▶︎ Los cambios en los atributos afectan a los informes. Por ejemplo, si el atributo Departamento de un empleado se cambia demasiado tarde, seguirá apareciendo en su antiguo departamento en los informes que se agrupan por Departamento. Puedes corregir estos cambios retroactivos editando la columna Valor nuevo e ingresando la fecha correcta para el cambio de atributo.
▶︎ Al importar el salario fijo y por hora, la fecha de validez del pago del salario se establece en la fecha en la columna Fecha de solicitud.

Actualizar un atributo a través de otras funcionalidades

Alternativamente, también puedes actualizar los datos de los empleados a través de otras funciones y funcionalidades:

Mediante la importación de empleados

Puedes editar los datos de los empleados para varios empleados a la vez a través de el área de importación en Personio.

Mediante la API pública

Puedes editar los datos de los empleados para varios empleados a la vez a través de la API de información del personal de Personio.

Mediante las tareas de Onboarding

Puedes ingresar datos de empleados mientras aún están en el proceso de onboarding añadiendo un paso de incorporación específico

Mediante el módulo de Reclutamiento al contratar un nuevo candidato

Puedes ingresar los datos del empleado al aceptar a un candidato en su perfil de candidato en el módulo de Reclutamiento.

Gestionar un cambio de puesto de un empleado

Si un empleado cambia de empleo dentro de la empresa, sigue estos pasos:

Ve al perfil del empleado correspondiente y a su pestaña Información personal.
En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Modificar.
Localiza los atributos Puesto y Departamento e ingresa un nuevo valor para ellos. Si es necesario, actualiza también otros atributos como Tipo de empleo, Horas de trabajo semanales o Tipo de nómina.
Haz clic en Establecer fecha de entrada en vigor y selecciona una fecha pasada.
Guarda los cambios.
Ve a Historial del empleado para confirmar la fecha efectiva del cambio de puesto.
Si las horas de trabajo del empleado cambian con el nuevo puesto, edita su horario de trabajo.
Si el salario del empleado cambia con el nuevo puesto, edita su salario fijo.
Si el saldo de ausencias del empleado cambia con el nuevo puesto, edita su política de ausencia.

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