Para utilizar la integración con ADP AdvancedPay (Paisy), se requiere una entidad legal con sede en Alemania. Para obtener más información sobre las entidades legales, consulta el artículo Crear subempresa del Centro de Ayuda. 🇩🇪

En este artículo te mostramos cómo configurar la integración con ADP AdvancedPay (Paisy). Prepara tu cuenta siguiendo los pasos a continuación.

Resumen

¿Cuál es el beneficio de esta integración?

Al integrar Personio con el sistema de tu proveedor de nóminas, los equipos de recursos humanos y los gestores de nóminas obtienen beneficios significativos al optimizar su proceso de gestión de datos. Los usuarios de la solución no necesitan introducir los datos dos veces. Cuando introduzcas la información en Personio, podrás transferirla al sistema de nóminas. Esta sincronización garantiza que los registros de los empleados estén siempre actualizados. Esto reduce el riesgo de discrepancias. Además, la posibilidad de errores manuales se minimiza significativamente. Esto reduce el esfuerzo manual que requiere la preparación de la nómina.  

¿Cuál es el alcance de la integración?

• Exportar archivo: Personio crea un archivo de exportación. Tras la provisión para la movilidad de datos, sus datos se transferirán a ADP AdvancedPay (PAISY).

• Datos del empleado: El archivo de exportación contiene los datos de los empleados. Para obtener una lista completa de los atributos incluidos, consulte la tabla en Atributos definidos.

• Se facilitan las contrataciones, las rescisiones de contrato y la actualización de los datos maestros de los empleados.

Nota:
Para asegurarte de que la importación funciona correctamente, no realices ningún cambio en el archivo de importación.

Requisitos previos para usar la integración

• Para configurar la integración con ADP AdvancedPay (Paisy), necesita un rol de administrador o: 
  • Permisos de edición para la sección Integraciones > Integración de Marketplace o 
  • Permisos de edición para la sección Integraciones > Configuraciones de la API.
• Tienes que utilizar la integración de ADP AdvancedPay (Paisy) para la nómina.
• Asegúrate de tener al menos una entidad legal configurada en el sistema.
• Al menos una de sus entidades legales tiene que estar ubicada en Alemania.
• No utilices la integración de DATEV con esta configuración.
• Tenga una nómina mensual que se extienda desde el primer hasta el último día de cada mes.  

Configuración 

Paso 1: Preparar cuenta y completar atributos

Para reservar la integración de ADP AdvancedPay (Paisy) directamente en Personio a través de Marketplace, sigue estos pasos:

1. Ve al Marketplace en la barra de navegación.
2. Busque ADP AdvancedPay (Paisy).
3. Haz clic en Solicitar la integración.

Para transferir correctamente los datos entre Personio y ADP AdvancedPay (Paisy), nuestro equipo de Atención al Cliente comprobará los ajustes de tus atributos. Comprueban si los atributos requeridos se han creado y están en el formato correcto.

Esto puede dar lugar a cambios en tu cuenta. Los atributos existentes con el formato correcto se vinculan directamente. Los atributos faltantes que se transfieran a ADP AdvancedPay (Paisy) con la exportación se añaden a la sección ADP AdvancedPay (Paisy) nueva de los perfiles de los empleados. Inicialmente, esta sección solo es visible para los administradores.    

Paso 2: Configurar la integración

Una vez configurada la integración de ADP AdvancedPay (Paisy), podrás activarla para la entidad legal correspondiente. Ve a Nómina > Gestionar. Seleccione la entidad legal correcta (solo es necesario si hay varias entidades legales). Active la integración e introduzca su número de empresa PAISY (grupo contable). Recibirá el número de empresa PAISY (área de facturación) de su autoridad fiscal o de su contable de nóminas. Hay dos formatos diferentes, según la versión de PAISY:

• 7 posiciones numéricas compuestas de dígitos (por ejemplo, 9999999)
• 2 posiciones alfanuméricas, que contienen una combinación de letras y dígitos (por ejemplo, Z9)  

Paso 3: Rellenar los atributos

Debes completar los atributos antes de poder usar la integración. Tienes dos opciones para completar todos los atributos nuevos añadidos a tu cuenta.

• Completa todos los atributos manualmente.
• Complete todos los atributos con la plantilla de importación que se encuentra en la parte inferior izquierda de esta página. Lee nuestro artículo sobre Importación de datos del empleado para obtener más información.

Al completar los atributos, también debes definir qué empleados deben incluirse en la sincronización. Esto se explica con más detalle en la sección siguiente.

Decidir qué empleados tienen que incluirse en la sincronización

Al completar los valores, hay dos atributos a los que debes prestar especial atención, ya que determinan si los empleados deben tenerse en cuenta durante la sincronización y bajo qué identificador:

Considerar en la nómina alemana: establece este atributo en Sí para todos los empleados cuyos datos tienen que transferirse a través de la integración. Establecelo en No para todos los empleados que desees excluir de la sincronización.

Número de personal de Paisy: Esto sirve como identificador único entre los dos sistemas y garantiza que los datos de los empleados se asignen correctamente durante la sincronización. Según la versión de PAISY, el número de personal de Paisy puede tener de 0 a 8 caracteres y contener letras y números (por ejemplo, ABC999).

Nota:
Los campos vacíos de Personio no sobrescribirán ningún campo de ADP AdvancedPay (Paisy).

Recontratación de antiguos empleados

Si vas a volver a contratar a antiguos empleados, puedes usar la funcionalidad de volver a contratar y transferir todos los datos de los empleados del perfil del empleado inactivo al nuevo. Para obtener una descripción detallada, lea nuestro artículo sobre la recontratación de antiguos empleados. Tenga en cuenta lo siguiente al utilizar esta funcionalidad:

Número de personal de Paisy: Cuando utilizas la funcionalidad de recontratación en Personio, todos los valores de los atributos se transfieren del perfil del empleado anterior al nuevo, y el atributo Considerar en la nómina alemana se establece automáticamente en No. Con esta personalización, puede reutilizar el mismo número de personal de Paisy sin errores de duplicación. Le recomendamos que su contable de nóminas o administrador de Paisy revise el perfil del empleado nuevo para confirmar que se va a volver a utilizar el número de personal de Paisy anterior.

Gestión de los periodos de empleo: Cuando vuelves a contratar a antiguos empleados, Personio garantiza una movilidad fluida de los periodos de empleo de AdvancedPay al perfil nuevo para evitar errores de exportación. Lo siguiente se aplica a las recontrataciones:

• La fecha de recontratación también se utiliza como fecha de contratación (periodo de empleo actual).
• La fecha de rescisión de contrato (periodo de empleo actual) no se transfiere y el periodo de empleo actual permanece abierto en el perfil nuevo. Esto garantiza una exportación sin errores a ADP AdvancedPay (PAISY).

Nota:
Si vuelves a contratar dentro del mismo mes calendario, primero tienes que asegurarte de completar el periodo de empleo anterior en ADP AdvancedPay. Esto se puede hacer exportando los datos del perfil anterior antes de volver a contratar o manualmente en ADP AdvancedPay. Esto es importante porque Personio exporta los datos a ADP AdvancedPay cada mes calendario. Esto también se aplica a los períodos de nómina individuales. Si exportas los datos hasta final de mes, puedes exportar datos con periodos de empleo no coincidentes entre Personio y ADP AdvancedPay.

Consejo:
Para simplificar el proceso de recontratación para la integración de ADP AdvancedPay, le recomendamos que copie los atributos personalizados relevantes del perfil anterior al nuevo activando la funcionalidad Copiar todos los demás atributos del perfil anterior.

Paso 4: Completar la configuración e iniciar la transferencia

Para crear una exportación de ADP AdvancedPay (Paisy) para un mes de nómina específico, sigue estos pasos:

1. Ve a Nómina en la barra de navegación y selecciona la entidad legal/grupo contable correspondiente.
2. Haz clic en Generar exportación > Datos maestros de ADP AdvancedPay (Paisy) para crear un archivo de exportación. 
3. En la pestaña Documentos, puede descargar el archivo de exportación.
4. Envía el archivo de exportación a tu contable de nóminas o asesor fiscal.
5. Tu contable de nóminas o tu asesor fiscal ya pueden importar el archivo a ADP AdvancedPay (Paisy).  

Nota:
Para los empleados marcados en rojo en la tabla de nómina preliminar, puede haber errores de validación en los datos de nómina relevantes. Por lo tanto, no se incluyen en la exportación y no se transfieren a ADP AdvancedPay (Paisy). Los errores de validación deben resolverse antes de la exportación para garantizar el procesamiento correcto de la nómina.

Permisos de acceso

• Para realizar una exportación de ADP AdvancedPay (Paisy), el rol respectivo necesita permisos de edición para la nómina de la entidad legal para la que se realiza la exportación.
• Para configurar los ajustes para la exportación de ADP AdvancedPay (Paisy), el rol respectivo requiere permisos de acceso para los ajustes de nómina.  

Fecha de validez de ADP AdvancedPay (Paisy)

Para algunos atributos, la integración de ADP AdvancedPay (Paisy) requiere una fecha de validez. Puede encontrar una vista general de los atributos afectados en la tabla de la sección “ atributos definidos”.

Personio establece la fecha de validez de la siguiente manera:

• Como norma general: Siempre el primer día del mes de facturación
• Para contrataciones nuevas: En el primer mes, se utiliza la fecha de inicio de las personas. A partir del segundo mes, vuelve a aplicarse el primer día del mes de facturación.

Nota:
La fecha de inicio hace referencia al atributo de fecha de inicio (periodo de empleo real).

Atributos definidos

En la siguiente tabla se muestran los atributos admitidos: