Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Wiedereinstellungsfunktion in Personio verwenden, um ehemalige Mitarbeitende wieder einzustellen, indem Sie alle Mitarbeitendendaten aus dem inaktiven Mitarbeitendenprofil auf das neue Profil übertragen.

Dies ist möglich, solange das ursprüngliche Profil Inaktiv ist und das Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt.

Hinweis:
Wir raten davon ab, das vorherige Profil einer mitarbeitenden Person zu reaktivieren, indem Sie ihren Status von Inaktiv auf Aktiv ändern, da sich dies auf Berichtsdaten und die Mitarbeitendenhistorie auswirken kann. 

Erstellen Sie ein neues Profil aus dem inaktiven Profil

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie über Bearbeitungsrechte für Konfigurationen > Neue Mitarbeitende hinzufügen verfügen.
2. Öffnen Sie das vorherige Profil der mitarbeitenden Person, die jetzt als Inaktiv angezeigt wird.
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Diese Person wieder einstellen.
4. Überprüfen Sie die vorherigen Beschäftigungsdaten der mitarbeitenden Person und aktualisieren Sie bei Bedarf bestimmte Attributwerte, damit sie den Informationen aus dem neuen Vertrag entsprechen, z. B. das neue Anstelldatum und die neue Position.

    
   Hinweis:
   Das Anstelldatum im neuen Mitarbeitendenprofil muss nach dem Austrittsdatum im vorherigen Profil liegen.

5. Aktivieren Sie die Checkbox Alle anderen Attribute aus dem vorherigen Profil kopieren, um automatisch alle Attributswerte aus dem früheren Mitarbeitendenprofil in das neue Profil zu übertragen.

   Hinweis
   Attribute, die in den Einstellungen für Mitarbeitendeninformationen als eindeutige IDs markiert sind (einschließlich Attribute für die Lohnbuchhaltung), werden nicht in das neue Profil übertragen. Sie müssen diese später ausfüllen.

6. Entscheiden Sie, ob Sie die alte E-Mail-Adresse in das neue Profil übertragen oder eine neue E-Mail-Adresse verwenden möchten, indem Sie diese in den Login-Details im Profil eingeben.Wenn Sie sich entscheiden, die alte E-Mail-Adresse zu übertragen, passt Personio diese im alten Profil mit einem Unterstrich und einem zufällig generierten 5-Zeichen-Hash an, sodass sie wiederverwendet werden kann.
7. Aktivieren Sie die Checkbox Neues Personio-Login erstellen und Einladungs-E-Mail senden, um der wiedereingestellten mitarbeitenden Person automatisch eine E-Mail mit Login-Anweisungen zu senden.
8. Klicken Sie auf Wieder einstellen, um das neue Profil zu erstellen.

Über die Drop-down-Liste im Profil-Header können Sie auf das vorherige Profil der mitarbeitenden Person zugreifen. (Beispiel: Personen / Alex Header / UX Writer). 

Reiter Informationen überprüfen

Wenn Sie bei der Erstellung des neuen Profils die Checkbox Alle anderen Attribute aus dem vorherigen Profil kopieren aktiviert haben, werden alle Daten aus dem Reiter Informationen automatisch in das neue Profil übertragen.

Um weitere Daten zu überprüfen und hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zum Reiter Informationen im neuen Mitarbeitendenprofil.
2. Überprüfen Sie die vollständige Liste der Attribute, die in das neue Profil übertragen wurden.
3. Legen Sie Werte für die Attribute der eindeutigen ID fest, die nicht in das neue Mitarbeitendenprofil übertragen wurden. Sie können die Werte aus dem vorherigen Profil unverändert wiederverwenden.
4. Überprüfen Sie gegebenenfalls die Einrichtung Ihrer Integration, um sicherzustellen, dass Mitarbeitendenprofile in Ihren Integrationstools nicht dupliziert erscheinen.

Hinweis:
Die Betriebszugehörigkeit wird nicht vom vorherigen Profil der mitarbeitenden Person auf das neue Profil übertragen. Bei Bedarf können Sie das ursprüngliche Anstelldatum im neuen Profil aufzeichnen, indem Sie ein individuelles Attribut erstellen oder die Notizfunktion verwenden.

Füllen Sie die restlichen Reiter aus

Mit der Wiedereinstellungsfunktion werden alle Mitarbeiter aus dem Reiter Personaldaten übertragen, sofern Sie die Checkbox Alle anderen Attribute aus vorherigem Profil kopieren aktivieren.

Die Daten für die übrigen Reiter des Mitarbeitendenprofils, wie z. B.Dokumente, Gehalt, Abwesenheit und Anwesenheit, müssen Sie jedoch separat bereitstellen. Sie können dies manuell tun, indem Sie in die einzelnen Reiter gehen oder die Daten importieren.

Im Reiter Onboarding können Sie Mitarbeitenden einen Onboarding-Prozess zuweisen, um die erforderlichen Onboarding-Schritte einzuleiten. Sie können ihnen auch eine Mitarbeitendenrolle zuweisen, um den Zugriff auf bestimmte Bereiche und Datensätze einzuschränken.

Vorheriges Profil der mitarbeitenden Person bearbeiten

Sie können die Mitarbeitendendaten in der Regel im Reiter Informationen des vorherigen Mitarbeitendenprofils bearbeiten, es gelten jedoch einige Einschränkungen:

• Status: Sie können den Status nicht von Inaktiv auf Aktiv ändern.
• Austrittsdatum: Sie können das Austrittsdatum nicht auf das Anstelldatum oder ein späteres Datum im neuen Mitarbeitendenprofil (oder bei mehreren Wiedereinstellungen im folgenden Profil) festlegen.
• Austrittseintrag: Sie können die Eintragung des Austritts nicht entfernen oder löschen.