Este artículo explica cómo realizar un seguimiento del tiempo libre no usado de tus empleados al finalizar el año mediante la creación de un informe en el área Análisis. Tras crear el informe, podrás compartirlo con las partes interesadas (supervisores, líderes de personal) para que puedan tomar medidas con respecto a sus equipos, en función de los ajustes de ausencia de la empresa y si las ausencias no utilizadas vencen o se transfieren al año siguiente. 

Antes de empezar

• Permisos: necesitas tener un rol de administrador o permisos de edición en Configuración > Informes personalizados para poder crear informes personalizados antiguos.

Paso 1: Crear un antiguo informe personalizado 

En el área Análisis de Personio, puedes crear un informe personalizado antiguo para realizar un seguimiento de las ausencias no utilizadas de tus empleados al finalizar el año. Sigue estos pasos:

1. Ve a Análisis > Informes.
2. Haz clic en Crear informe y selecciona Classic Builder.

3. Rellene los diferentes campos de configuración:
   
    

   Campo	Valor
   Nombre/Descripción	Introduce un nombre descriptivo para el informe. Ejemplo: “Festivos que se transfieren al año siguiente”.
   Tipo de informe	Selecciona el tipo de informe de punto en el tiempo.
   Fecha/Elige una fecha personalizada	Último día del año (31/12/2024).
   Columnas de la tabla	Introduce el nombre del tipo de ausencia para el que quieres ver las ausencias no usadas. A continuación, selecciona el atributo de saldo. Ejemplo: “Vacaciones pagadas — saldo (días)”.   Consejo: Selecciona todos los atributos de ausencia para ver información adicional, como las ausencias planificadas y las próximas ausencias del empleado.
   Configurar las condiciones del informe	Si corresponde, añade filtros a tu informe para determinar qué empleados aparecen en él. Ejemplo: “Estado = Activo”.

4. Haz clic en Crea informes. 
    

Paso 2: Evaluar el informe y analizar los datos

Ahora puedes ver el informe personalizado y las columnas de la tabla seleccionadas:

Estos son algunos puntos clave para comprender los datos que tienes delante:

1. Las ausencias no utilizadas se denominan “Saldo de ausencias” en Personio 

Las ausencias restantes no utilizadas se denominan “Saldo de ausencias” en Personio y son visibles para los empleados en todo momento a través de su Calendario de ausencias. Este saldo indica cuántos días u horas aún pueden solicitar los empleados a partir de una fecha específica, teniendo en cuenta las ausencias registradas y aprobadas futuras.

Ejemplo:
Las ausencias retribuidas anuales de un empleado para “Vacaciones pagadas” son 30 días. El empleado ya ha tomado 15 días y tiene unas próximas vacaciones de Navidad de 10 días reservadas y aprobadas en diciembre. Si el empleado consulta su saldo de ausencias el 1 de noviembre, se mostrarán 5 días. 

2. El saldo de ausencias en los informes excluye las ausencias previstas 

El saldo de ausencias que se muestra en los informes difiere del visible a través del calendario de ausencias del empleado en que no incluye ausencias planificadas. Este saldo indica cuántos días u horas aún pueden solicitar los empleados a partir de la fecha de generación del informe, excluyendo cualquier ausencia futura registrada y aprobada. Por eso, para ver el tiempo libre no utilizado de tu empleado, debes seleccionar Último día del año como fecha en el informe personalizado. 

Para generar un informe que incluya los días ya utilizados de la asignación de prórroga, crea en su lugar un informe de periodo. En ese informe, añade columnas como "Festivo pagado: prórroga del año anterior" y "Días festivos pagados: días vencidos desde la prórroga" para ver exactamente cuántos días van a caducar.

Ejemplo:
Las ausencias retribuidas anuales de un empleado para “Vacaciones pagadas” son 30 días. El empleado ya ha tomado 15 días y tiene unas próximas vacaciones de Navidad de 10 días reservadas y aprobadas en diciembre.  Si crea un informe personalizado con fecha de hoy (por ejemplo: 15/11/2024), el saldo de ausencias mostrará 15 días. Sin embargo, si creas un informe personalizado con la fecha Último día del año (31/12/2024), el saldo de ausencias mostrará 5 días. 

3. Cada columna del saldo en los informes corresponde a un tipo de ausencia

Por ejemplo, la columna “Vacaciones pagadas — saldo (días)” muestra la cantidad de días/horas que los empleados aún pueden solicitar para vacaciones pagadas en el año de vacaciones actual. Sin embargo, no incluye los días/horas para otros tipos de ausencias obligatorias y devengadas (por ejemplo: “Horas extras compensables — saldo (días)”. Tienes que añadir cada tipo de ausencia como una columna separada al informe.

 

4. Las columnas de saldo muestran las ausencias en días u horas

Las columnas de saldo muestran las ausencias no utilizadas en días u horas, según la unidad de tiempo seleccionada al crear el tipo de ausencia. Las ausencias diarias se utilizan para las ausencias que normalmente se toman en incrementos de medio día o día completo, como vacaciones o baja por enfermedad. Las ausencias por horas se utilizan para las ausencias que se toman en incrementos más pequeños, como citas personales o acuerdos de trabajo flexibles.

Paso 3: Compartir el informe con las partes interesadas

Tras crear el informe personalizado, podrás compartirlo con las partes interesadas relevantes, como supervisores y superiores, para que puedan tomar medidas en función de si la prórroga de ausencias está activada.

Para compartir el informe personalizado, sigue estos pasos:

1. Ve a Análisis > Informes.
2. Selecciona el informe personalizado antiguo y haz clicOpciones para compartir.
3. En la ventana, introduce el nombre del empleado con el que deseas compartir el informe. Un empleado tiene que estar en estado Activo o Ausente para ser incluido en la opción de compartir.
4. Haz clic en el resultado de la búsqueda. A continuación, el empleado se añadirá a la ventana Opciones para compartir.
5. Guarda los cambios para compartir el informe.

Los supervisores y los jefes de personal podrán acceder a la página Informes en el área de Análisis, revisar el informe específico y llevar a cabo ciertas acciones en Personio, en función de los ajustes de prórroga de tu empresa:

 

1. Prórroga deshabilitada:
Garantiza que el equipo solicite sus ausencias no usadas.

Los supervisores sí pueden Crear un workflow usando la plantilla Recordatorio de caducidad de los días de vacaciones para recordar a los empleados que soliciten su ausencia no utilizada antes de que expire.  

2. Prórroga habilitada:
Garantiza una cobertura adecuada del personal para el equipo a principios del próximo año.

Si la prórroga está activada con una fecha de vencimiento de un mes, los supervisores pueden acceder a su Calendario de ausencias y cambiar a Mis subordinados directos para evaluar qué solicitudes de ausencia pueden aprobarse o necesitan reprogramarse para una cobertura adecuada en enero del próximo año.

Ten en cuenta que:
Como se ha indicado en el Paso 2, las ausencias planificadas se excluyen del saldo de ausencias de los informes, y eso incluye las registradas para el año siguiente (ejemplo: un periodo del 11/1/2025 al 15/1/2025). Para verificar cuántas de las ausencias prorrogadas no utilizadas de tu empleado se han utilizado en el año nuevo, tienes que crear otro informe personalizado con la fecha límite de prórroga como fecha del informe (ejemplo: 31/1/2025).