Editar los ajustes de prórroga de la ausencia – Personio

Este artículo explica cómo cambiar la prórroga de ausencias retribuidas o la fecha de vencimiento de la prórroga de sus empleados. Abarca los siguientes casos de uso:

Cambiar prórroga de ausencias retribuidas del año de devengo actual o anterior
Cambiar prórroga de ausencias retribuidas de años de devengo anteriores al año anterior

Puede realizar estos cambios para todos los empleados sujetos a una política de ausencias determinada o para empleados individuales. Este artículo también explica cómo funciona la prórroga cuando un empleado cambia de política.

Antes de empezar

Permisos

Para seguir las instrucciones de este artículo, tienes que tener los siguientes permisos:

Cambiar prórroga de ausencias retribuidas del año de devengo actual o anterior

Para todos los empleados con la misma política

Para este caso de uso, puede editar los ajustes de prórroga de la política de ausencias existente. Los cambios se aplican a todos los empleados que en estos momentos están sujetos a esa política. El proceso es el mismo tanto si desea cambiar la prórroga de ausencias retribuidas como la fecha de vencimiento de la prórroga.

Sigue estos pasos:

Edita la política de ausencias existente.
En el paso de Ausencias retribuidas, vaya a la sección Prórroga.
Edita los ajustes de prórroga según sea necesario.
Establece la fecha de entrada en vigor. Para elegir la opción correcta, consulte la tabla a continuación.

El sistema recalcula automáticamente la prórroga de los empleados. También se refleja en su vista general de saldo.

Para empleados individuales

Para este caso de uso, tienes que copiar la política de ausencias existente y editar los ajustes de prórroga de la copia. Utilice este método cuando solo algunos empleados necesiten ajustes de prórroga diferentes a los del resto de su política. Podría tratarse de un solo empleado o de varios. El proceso es el mismo tanto si desea cambiar la prórroga de ausencias retribuidas como la fecha de vencimiento de la prórroga.

Si los empleados están sujetos a diferentes políticas de ausencias, repita estos pasos para cada política.

Sigue estos pasos:

Copia la política de ausencias existente que en estos momentos está asignada al/los empleado/s.
Ve a la política copiada y haz clic en los tres puntos para editar.
Edita los ajustes de prórroga de la política copiada según sea necesario.
Cambie al/los empleado/s a la política copiada. La fecha de entrada en vigor que escojas influye en la prórroga. Consulta la tabla a continuación.

Escoge la fecha de entrada en vigor adecuada

La fecha de entrada en vigor que escojas determina a qué año de devengo se aplicarán los nuevos ajustes de prórroga. Las opciones tienen nombres diferentes según dónde las configure (al editar una política y al cambiar un empleado a una política). La tabla que aparece a continuación muestra las opciones que necesitará con mayor frecuencia para los cambios de prórroga.

Quieres cambiar…	Al editar una política, seleccione…	Al cambiar a un empleado a una política, seleccione…	Efecto sobre la prórroga
La prórroga del año de devengo anterior	Utilice el selector de fechas para seleccionar el inicio del año de devengo anterior.	Fecha personalizada; luego seleccione el comienzo del año de devengo anterior.	Esto cambia la prórroga que pasó del año de devengo anterior al actual. Por ejemplo, si hoy es 1 de octubre de 2026 y su año de devengo comienza el 1 de enero, seleccione el 1 de enero de 2025.
La prórroga que pasa del año de devengo actual al siguiente.	Periodo de devengo actual	Inicio del periodo vigente de ausencias retribuidas	Los nuevos ajustes de la política entrarán en vigor el primer día del año de devengo actual. Sin embargo, las nuevas normas de prórroga se aplican a la prórroga al final de este año. No cambia la prórroga que el empleado ya ha recibido al inicio del mismo. Por ejemplo, si hoy es 1 de octubre de 2026, las nuevas normas se aplicarán a los días que pasen de 2026 a 2027. No cambian los días que se transfieren de 2025 a 2026.

La mayoría de los cambios de prórroga afectan al año actual o al anterior. Si necesita cambiar la prórroga de años futuros, seleccione:

Próximo periodo de devengo (al editar una política), o
Próximos períodos de ausencias retribuidas (al cambiar a un empleado a una política).

Las nuevas normas se aplicarán a partir del inicio del próximo año de devengo. Por ejemplo, si hoy es 1 de octubre de 2026, se aplicarán a partir del 1 de enero de 2027 y afectarán a la prórroga de 2027 a 2028.

También están disponibles las siguientes opciones, pero no las recomendamos para cambios de prórroga:

Hoy: Seleccione esta opción únicamente si hoy es el primer día del año de devengo. De lo contrario, cambia la forma en que el sistema prorratea las ausencias retribuidas. Esto puede dar lugar a distintos ajustes de prórroga dentro de un mismo año de devengo.
Otras fechas personalizadas: Seleccionar una fecha que no coincida con el inicio de un año de devengo tiene los mismos efectos que seleccionar la fecha actual y también puede afectar al cálculo y al redondeo de las ausencias retribuidas.
Fecha de contratación (solo disponible al cambiar un empleado a una política): Esto altera irreversiblemente el saldo de ausencias del empleado de todo su historial laboral.

Cambiar prórroga de ausencias retribuidas de años de devengo anteriores al año anterior

Solo puedes aplicar cambios retroactivos a las políticas desde el inicio del año de devengo anterior (como se explica en la sección anterior). Para cambiar la prórroga de años anteriores, tendrá que ajustarlo manualmente. Puede hacerlo para un empleado o para varios empleados a la vez. Lo mismo se aplica si deseas cambiar la fecha de vencimiento de la prórroga de esos años.

Añadir días de prórroga

Para añadir más días a la prórroga de un empleado, aplica un ajuste por vencimiento y asegúrate de:

Establecer la cantidad de días que deseas agregar al saldo.
Seleccionar el primer día del año de devengo como fecha de ajuste
Seleccionar la fecha de vencimiento en la que el empleado debe utilizar la prórroga.

También puedes hacerlo de forma masiva para varios empleados al mismo tiempo.

Eliminar días de prórroga

Para eliminar días de la prórroga de un empleado, aplica un ajuste absoluto y asegúrate de:

Establecer la cantidad de días que deseas que el empleado tenga de prórroga.
Seleccionar el último día del año de devengo anterior como fecha de ajuste.

Esto sobrescribe completamente el saldo general de ausencias y su historial, y establece el saldo en la cantidad que escojas. También puedes hacerlo de forma masiva para varios empleados al mismo tiempo.

Ampliar la fecha de vencimiento de la prórroga

Para ampliar la fecha de vencimiento de la prórroga ya creada, sigue los pasos a continuación. Espera hasta que se acerque la fecha de vencimiento, cuando quede claro cuántos días están a punto de vencer. De lo contrario, el empleado podría acabar con días adicionales.

Anota cuántos días de prórroga le quedan al empleado:
- Ve al perfil del empleado > Ausencia.
- A la derecha de la página, haz clic en el tipo de ausencia correspondiente.
- En la pestaña Saldos de ausencias, compruebe cuántos días faltan para que venza el saldo.
Aplica un ajuste con vencimiento, asegurándote de:
- Añadir el mismo número de días que le quedan al empleado.
- Seleccionar el día posterior al vencimiento original de la prórroga como fecha de ajuste.
- Seleccionar la nueva fecha de vencimiento en la que el empleado debe utilizar la prórroga.

Comprenda cómo funciona la prórroga cuando cambia de póliza.

Es posible que, a mitad de un año de devengo, cambies un empleado a una política de ausencias diferente. Del mismo modo, puede editar una política, en cuyo caso el empleado pasará a la definición de política más reciente a partir de su fecha de entrada en vigor.

Lo siguiente depende de si las políticas comparten el mismo año de devengo:

Qué normas de prórroga se aplican
Cuándo el sistema transfiere las ausencias retribuidas

Los siguientes escenarios explican qué sucede en cada situación.

Escenario 1: Políticas con el mismo año de devengo

Asignas dos políticas de ausencias dentro del mismo año de devengo y sus normas de prórroga son diferentes. En este caso, los ajustes de la última política asignada en ese año se aplican a las ausencias retribuidas restantes de ese año. El sistema aplica las normas de prórroga de la política asignada al final del año de devengo. Lo mismo ocurre al editar los ajustes de prórroga de una política.

Ejemplo:

Asignas al empleado la política A. Su año de devengo va del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2026. Sus normas de prórroga permiten transferir hasta 5 días.
El 1 de julio de 2026, cambias al empleado a la política B. Esta tiene el mismo año de devengo, del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2026, pero sus normas de prórroga permiten transferir hasta 10 días.

En este caso:

A partir del 1 de julio de 2026, la política B se aplica a las ausencias retribuidas del empleado para 2026.
El sistema aplica las normas de prórroga de la política B al final del año de devengo, el 31 de diciembre de 2026. Las normas de prórroga de la política A ya no se aplican.

Para simplificar los ajustes de prórroga, recomendamos establecer la fecha de entrada en vigor al inicio del año de devengo siempre que sea posible.

Escenario 2: Políticas con diferentes años de devengo

Asignas dos políticas de ausencias con años de devengo diferentes. En este caso, las normas de prórroga de cada política se aplican a su propio periodo de devengo. El sistema transfiere las ausencias retribuidas de la primera política tan pronto como entra en vigor la segunda política.