En este artículo te explicamos detalladamente cómo puedes crear informes personalizados y utilizarlos de manera efectiva para analizar los datos de los empleados guardados en Personio. Puedes encontrar ejemplos de cómo puedes usar los informes personalizados en este artículo.

Consejo
Para crear informes y análisis más avanzados, puedes recuperar datos de los informes personalizados a través de la API de informes personalizados.

Permisos de acceso

Los permisos de acceso a los informes personalizados se pueden asignar en Ajustes > Personal > Roles de empleado > Permisos de acceso > Informes personalizados. Los empleados con el permiso Ver podrán acceder a todos los informes creados y consultar su contenido. Y los que tengan asignado el permiso Editar podrán además crear informes y seleccionar qué atributos se incluirán.

Nota
Al otorgar permisos de visualización o edición a través de la subsección Informes personalizados, estás dando a tus empleados acceso a toda la sección de informes personalizados. Podrán ver todos los informes personalizados y los datos que contienen independientemente de si tienen acceso a un atributo determinado.

Si deseas otorgar a tus empleados acceso a un único informe personalizado, puedes hacerlo a través de la ventanaOpciones de uso compartido. Para obtener más información, consulta nuestro artículo Compartir un informe personalizado.

Crear un informe personalizado

En el menú principal, ve a Informes > Informes personalizados y haz clic en el botón Crear informe personalizado. A continuación, se abrirá la siguiente ventana, que contiene un asistente de configuración de tres pasos:

Nombre y descripción

Introduce el nombre con el que quieres que el informe aparezca en tu cuenta. Además, podrás añadir una descripción para especificar, por ejemplo, cuál es su finalidad. Una vez creado, tanto el nombre como la descripción aparecerán en la vista general de informes.

Especifica los detalles del informe

Tipo de informe

Puedes elegir entre tres tipos de informes diferentes en función de cuál sea el objetivo.

• Punto en el tiempo
  Este tipo de informe muestra los datos en una fecha determinada pasada o futura. En caso de que el informe se refiera a una fecha futura, se tendrán en cuenta los cambios programados para los atributos, así como los períodos de ausencia planificados.
• Período
  El informe de período es particularmente adecuado para  mostrar períodos y saldo de días de ausencia, así como horas de trabajo y horas extra confirmadas durante un período de tiempo seleccionado.
  También puedes agregar atributos relevantes de empleados, como p. ej. su departamento. Ten en cuenta que el informe de período para atributos de los empleados siempre muestra el valor existente al final del período en cuestión y, p.ej., ningún cambio de departamento durante el período considerado.
• Datos históricos
  Este tipo de informe muestra los cambios que se han producido en los datos de los empleados en un período de tiempo específico.

Fecha

A continuación, selecciona la fecha o período que se tendrá en cuenta para la creación del informe. Puedes seleccionar una de las fechas predefinidas, como las que se muestran a continuación:

Elige una fecha personalizada

También puedes seleccionar o introducir la fecha exacta que quieras.

Columnas de tabla

En Columnas de la tabla puedes añadir cualquier atributo relacionado con los datos del personal, los registros de jornada, las ausencias y los pagos únicos. Los campos «Nombre» y «Apellidos» se incluyen en cada informe de forma predeterminada y no se pueden eliminar. Puedes organizar todas las columnas del informe arrastrándolas y soltándolas en el campo de selección.

Actualmente estos son los tipos de atributos que puedes incluir en los informes personalizados:

• Atributos de empleado
  Muestran el contenido del atributo seleccionado en la fecha especificada o el cambio de valores en el período definido.
• Atributos de registro de jornada
  Las horas de asistencia confirmadas y las horas extras confirmadas se pueden incluir en los informes de periodo. Las asistencias no confirmadas no se incluyen en los informes.

• Atributos de ausencia
  Aquí se incluyen el tipo de ausencia, los devengos y los períodos de absentismo.
• Atributos de objetivos y resultados clave
  Incluye el nombre, estado, intervalo y porcentaje de finalización de los diferentes objetivos y resultados clave.
• Bonificaciones no recurrentes
  En estas columnas se muestra el valor de la bonificación no recurrente seleccionada en el mes de nómina correspondiente.

Consulta la siguiente tabla para conocer los atributos que puedes seleccionar para cada tipo de informe:

Nota
El alcance actual de los informes personalizados no incluye datos sobre salarios prorrateados o sobre candidatos.

Configurar las condiciones del informe

Mediante la función «Configurar las condiciones del informe» podrás definir una selección específica de empleados cuyos datos quieres que se muestren en el informe personalizado. Combina todos los filtros que quieras para concretar tu selección.

Esto te permite incluir o excluir a determinados grupos de empleados del informe. Para ello dispones de las siguientes opciones:

• Para los atributos de campo de texto, lista de opciones o selección múltiple (como, por ejemplo, en Departamento) puedes elegir las condiciones de filtrado «es igual a» y «no es igual a».
• Para los atributos numéricos como, por ejemplo, las horas semanales, dispones de las condiciones de filtrado «es menor que», «es menor o igual a», «es igual a», «no es igual a», «es mayor que» y «es mayor o igual a». Utiliza el campo «Valor» para especificar un número.
• Para los atributos de tipo fecha como, por ejemplo, la fecha de contratación, dispones de las condiciones de filtrado «es menor que», «es menor o igual a», «es igual a», «no es igual a», «es mayor que» y «es mayor o igual a». Utiliza el tercer campo de entrada para especificar una fecha.
• Como valor predeterminado, se agrega un filtro para «Estado es igual a Activo». Esto mostrará los empleados que estuvieron activos en la fecha o periodo seleccionados. Si se elimina el filtro, el informe mostrará todos los empleados, incluidos los desactivados.

Encontrarás más información sobre la lógica de filtrado en Personio en este artículo.

Guardar un informe

Una vez seleccionadas las opciones correspondientes, haz clic en «Crear informe» para guardar el informe personalizado. Ten en cuenta que el proceso puede tardar unos minutos en función de la cantidad de empleados y columnas añadidas. A continuación, se mostrará el informe:

Opciones adicionales

Una vez creado el informe, puedes realizar las siguientes acciones:

• Opciones para compartir: Haz clic en el botón para compartir un informe específico con los empleados correspondientes. Visita el artículo Cómo dar acceso a tus empleados a los informes personalizados para obtener más información.
• Exportar: Haz clic en el botón para descargar el informe como archivo de Excel (formato .XLSX).
• Icono de copiar el enlace del informe: haz clic en este icono para copiar el enlace del informe y enviarlo o guardarlo.
• Icono de volver a generar el informe: haz clic en este icono para actualizar los datos del informe de modo que se reflejen los cambios recientes.
• Icono de tres puntos: haz clic en este icono para editar o eliminar el informe. Al hacer clic en Eliminar, aparecerá una ventana emergente que te pedirá que confirmes que deseas suprimir el informe. Haz clic en «Sí, borrar» para eliminarlo. Ten en cuenta que todos los datos que se muestran en un informe se conservan incluso cuando lo eliminas. Los datos no se perderán.

Página Informes

Todos los informes personalizados creados dentro de la cuenta de la empresa se muestran en Informes > Informes personalizados.

Para localizar un informe concreto, introduce el nombre del informe o parte del mismo en la barra de búsqueda.

También puedes localizar un informe usando los filtros de «Tipo de informe» (Punto en el tiempo, Periodo y Datos históricos) y los de «Creado por» (Nombre del empleado 1, Nombre del empleado 2, etc). 

Se muestra el nombre del informe y la fecha en que se accedió a él por última vez. También se muestra si el informe está actualizado. Más abajo, se puede ver la descripción del informe, el tipo de informe (etiqueta de color) y el nombre de la persona que lo ha creado.

Consejo
Encontrarás las preguntas frecuentes sobre los informes personalizados aquí.