Este artículo explica cómo crear una oferta de trabajo con un documento contractual. También explicaremos cómo enviar la oferta de trabajo al candidato y confirmarla en Personio.
Antes de empezar
- La primera parte de este proceso consiste en crear un documento contractual y subirlo a Personio. Para ello, necesitas permisos de edición para Documentos.
- Para crear una oferta de trabajo y enviarla a un candidato, necesitas permisos de edición para la aplicación Reclutamiento. Otros empleados también pueden utilizar la función si tienen un rol de reclutamiento y tienen permisos para Ofertas de trabajo. Por ejemplo, el responsable de contratación para el empleo relevante.
- Antes de crear tu plantilla, comprueba qué marcadores de posición se rellenan automáticamente en las plantillas de oferta de trabajo.
Crear una plantilla de documento
Para enviar un contrato a un candidato, primero tienes que crear una plantilla de documento adecuada con marcadores de posición. Personio rellena automáticamente algunos marcadores de posición del posible documento contractual. Lo explicamos en la sección siguiente.
Al crear la plantilla, ten en cuenta lo siguiente:
- El candidato puede ver el nombre de la plantilla en la oferta de trabajo que le envías, así que ponle un nombre adecuado.
- Si desea que todas las partes firmen electrónicamente el documento contractual, incluye marcadores de posición para las firmas en la plantilla del documento.
- Tienes que subir la plantilla terminada a través de Ajustes > Documentos > Plantillas.
Marcadores de posición que se rellenan automáticamente
Si incluyes alguno de los siguientes marcadores de posición en la plantilla, Personio los rellenará automáticamente en el documento contractual:
- {{document_date}}
- {{first_name}}
- {{last_name}}
- {{gender}}
- {{position}}
- {{phone}}
- {{location}}
También puedes incluir marcadores de posición en la plantilla que correspondan con los atributos existentes del perfil del empleado. Por ejemplo, los marcadores de posición que coincidan con atributos predefinidos, como Correo electrónico o con atributos personalizados que hayas creado, como “Tipo de ocupación”.
Cuando mueves a un candidato a la fase Contratado, Personio transfiere automáticamente los valores de marcadores de posición al perfil del nuevo empleado. Si utilizas marcadores de posición que no coinciden con ningún atributo existente, Personio no los transfiere.
Crear una oferta con un documento contractual
Sigue estos pasos para crear una oferta de trabajo que incluya un documento contractual:
- Ve a Reclutamiento > Candidaturas.
- Haz clic en el candidato correspondiente para abrir su perfil.
- Ve a la pestaña Oferta y haz clic en Nueva oferta.
- Selecciona la opción para crear una oferta de trabajo con un documento contractual.
- Selecciona una plantilla de documento.
- Rellena los detalles. Los campos están definidos por los marcadores de posición utilizados en la plantilla del documento.
- Revisa la plantilla del contrato para asegurarse de que los detalles sean correctos.
- Opcional: Añade otro documento si es necesario.
- Guardar y continuar.
Ahora verás un resumen de la oferta de trabajo con la fecha de creación y el estado Creado. También puedes descargar el documento contractual en formato PDF.
Enviar la oferta al candidato
Ten en cuenta que:
Cuando envías una oferta de trabajo a un candidato, esto no afecta automáticamente a su fase actual de reclutamiento. Tienes que mover manualmente su candidatura a la fase Oferta.
Antes de enviar la oferta de trabajo al candidato, comprueba que su perfil contiene un correo electrónico válido.
Tienes las siguientes opciones:
- Enviar el documento contractual con una firma electrónica: con esta opción, todas las partes tienen que firmar electrónicamente el documento contractual. Selecciona las partes pertinentes de los menús desplegables y envía la oferta de trabajo. Puedes adjuntar más documentos a tu oferta de trabajo, dependiendo de cuántas firmas se incluyan en tu plan. El estado de la oferta aparece como Pendiente.
- Enviar el documento contractual como adjunto por correo electrónico: con esta opción, envías el documento contractual como un adjunto por correo electrónico convencional. Puedes escoger una plantilla de correo electrónico para ahorrar tiempo o escribir el mensaje desde cero. Personio adjunta automáticamente el documento contractual. El estado de la oferta aparece como Pendiente.
- No enviar el documento contractual: con esta opción, puedes crear la oferta de trabajo en Personio y compartir el documento contractual en persona. El candidato no recibe ningún correo electrónico. Haz clic en Omitir envío para mover la oferta de trabajo a la fase Pendiente.
Puedes acceder al documento contractual desde el perfil del candidato en cualquier momento. En la pestaña Oferta, haz clic en Mostrar detalles de la oferta y descarga el archivo PDF correspondiente. También puedes ver el contrato en la pestaña Perfil, en Documentos.
Aceptar la oferta y crear un perfil de empleado
Una vez que el candidato haya aceptado la oferta de trabajo, puedes completar el proceso de contratación en Personio. Sigue estos pasos:
- Haz clic en el candidato correspondiente para abrir su perfil.
- Ve a la pestaña Oferta y haz clic en Oferta aceptada.
- En la ventana que aparece, rellena estos atributos obligatorios: fecha de contratación, nombre, apellidos, correo electrónico, tipo de empleo y horas de trabajo semanales. Personio utiliza esta información para crear el perfil del empleado nuevo.
- Si el empleo tiene varias vacantes, selecciona si deseas cubrir una vacante. Si has completado todo el proceso de contratación para el empleo, puedes archivarlo. Más información sobre las consecuencias de estas acciones.
- Contrata al candidato.
Personio pasa automáticamente al candidato a la fase Contratado. También crea un perfil del empleado nuevo con el estado Onboarding. Personio rellena el perfil con los atributos que acabas de añadir, tal y como se ha explicado anteriormente. También incluye cualquier marcador de posición que coincida con un atributo del perfil del empleado (incluidos los atributos personalizados).
Personio no transfiere ningún dato de salario del puesto al perfil del nuevo empleado. Tienes que introducir esta información manualmente después de confirmar la contratación. También puedes completar manualmente los demás atributos que falten.
Otras opciones
Crear una oferta sin documento contractual
Para crear una oferta de trabajo sin contrato, visita nuestro artículo dedicado. Esto es relevante si deseas crear la oferta de trabajo en Personio, pero quieres compartir el documento contractual con el candidato en persona.
Cómo contratar candidatos sin hacerles una oferta a través de Personio
Si llegas a un acuerdo con un candidato y deseas omitir la oferta de trabajo a través de Personio, tienes que:
- Mover al candidato a la fase Contratado.
- Crear un perfil del empleado.
Una vez que muevas a un candidato a la fase Contratado, no podrás crear una oferta de trabajo posteriormente. Del mismo modo, ya no puedes aceptar ofertas de trabajo pendientes. Esto puede afectar a la precisión de tus informes.