En este artículo se explica cómo crear workflows de onboarding y offboarding. Estos workflows te permiten automatizar y agilizar el proceso de onboarding y offboarding de tus empleados.
Antes de empezar
Permisos
Para crear flujos de trabajo de onboarding y offboarding, necesita permisos para la configuración a través de tu rol de empleado. Ve al rol de empleado, luego a Permisos > Configuración de la cuenta > On/Off-boarding. Es posible que necesites pedirle a tu Administrador de Personio que te otorgue estos permisos. Obtén más información sobre los permisos para Configuración de cuenta.
Entiende la diferencia entre pasos, grupos y plantillas
Para los flujos de trabajo de onboarding y offboarding, debes crear pasos, grupos y plantillas. Consulta la siguiente tabla para obtener una descripción de estos conceptos.
| Concepto | Descripción |
| Crea pasos de onboarding y offboarding |
Cada paso es una acción o tarea que tiene que completar un empleado o un equipo. Sigue estos pasos para crear tu plantilla de onboarding o offboarding. Puedes crear una colección de pasos y reutilizarlos según sea necesario en tus plantillas. Un ejemplo de paso de onboarding podría ser “configurar el espacio de trabajo” o “enviar un correo electrónico de bienvenida”.
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| Crea grupos de onboarding y offboarding |
Puedes usar los grupos de onboarding y offboarding para asignar la responsabilidad de un paso concreto a un grupo de empleados. También puedes configurar este grupo como destinatarios de una acción de correo electrónico. Un ejemplo de grupo podría ser “equipo de recursos humanos” o “equipo de IT”.
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| Crea plantillas de onboarding y offboarding |
Puedes crear plantillas de onboarding o offboarding siguiendo los pasos que has creado anteriormente. A continuación, puedes asignar plantillas a los empleados como parte de su proceso de onboarding u offboarding. También puedes asignar las plantillas directamente cuando se hayan contratado empleados desde Reclutamiento (cuando el perfil de un candidato se convierte en un perfil de empleado). Luego, los empleados tienen que completar los pasos de los que son responsables. Puedes crear diferentes plantillas para diferentes tipos de empleo. Por ejemplo, puedes crear una plantilla para empleados permanentes a tiempo completo y otra plantilla para estudiantes que trabajan a tiempo parcial.
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Crea pasos de onboarding y offboarding
Para crear un workflow de onboarding o offboarding, primero tienes que crear pasos. Para crear pasos de onboarding y offboarding:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personal, haz clic en Onboarding/offboarding.
- Haz clic en la pestaña Pasos de onboarding o Pasos de offboarding.
- En la columna de pasos de la izquierda, introduce el nombre del paso nuevo en el campo en blanco. Puedes crear tres tipos de pasos: un paso general, una acción de correo electrónico o una invitación por correo electrónico.
- Haz clic en el icono con el signo más para crear el paso.
Paso general
Puedes usar el tipo de paso general para tareas comunes de onboarding y offboarding, por ejemplo, “configurar el espacio de trabajo” o “devolver el hardware”.
Para crear un paso general, tienes que agregar un elemento y seleccionar el tipo de elemento. Consulta la siguiente tabla para obtener más información sobre los tipos de elementos. Puedes añadir muchos elementos a un paso.
| Tipo de elemento | Detalles |
| Información de texto |
Crea un bloque de texto para explicar cómo completar el resto del formulario. Las URL se convierten automáticamente en enlaces.
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| Documento para descargar |
Cargue un documento que el empleado pueda descargar más tarde.
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| Atributo del empleado |
Escoge de la lista de atributos específicos del empleado para completar la información de los empleados durante el proceso de onboarding u offboarding.
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| Foto de perfil |
Sube una foto de perfil del empleado.
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| Casilla |
Mostrar una casilla que el empleado puede marcar (o tiene que marcar).
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| Completar campo de texto |
Muestra un campo de texto en el que el empleado pueda introducir una o varias líneas de texto.
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| Introducir URL |
Muestra un campo de texto en el que introducir una URL válida.
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| Subir documento |
El empleado responsable sube un documento y lo vincula con una sección determinada del módulo de documentos.
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Acción por correo electrónico
Ten en cuenta que:
Al seleccionar los destinatarios de tu correo electrónico, asegúrate de que al menos un destinatario que pertenezca al equipo de onboarding/offboarding o al equipo de empleados tenga un inicio de sesión activo. Se tiene que cumplir uno de los siguientes criterios: Un correo electrónico válido, una cuenta activa o su estado de inicio de sesión es “unido” o “invitado”.
Una acción de correo electrónico es un correo electrónico que se envía en un punto específico de un workflow. Para crear una acción de correo electrónico, sigue estos pasos:
- Escoge entre las tres opciones de envío diferentes, como se muestra a continuación.
▶ Enviar manualmente: Los empleados responsables reciben un recordatorio para que envíen el correo electrónico. Definirás el empleado o el grupo responsable de este paso al crear la plantilla de onboarding u offboarding.
▶ En la fecha límite: El correo electrónico se enviará automáticamente en la fecha que definas en la plantilla de Onboarding específica.
▶ Cuando se hayan completado los pasos anteriores: Personio genera el envío automático solo después de que todos los pasos anteriores de Onboarding u Offboarding se hayan marcado como completados. - Selecciona el empleado que aparecerá como remitente del correo electrónico. El correo electrónico mostrará la firma de correo electrónico establecida en Personio para el empleado seleccionado.
- Selecciona los destinatarios del correo electrónico. Puedes escoger entre el empleado que tiene que completar el paso, su supervisor o todos los empleados. También puedes seleccionar a los empleados que forman parte de los grupos que vas a crear.
- Rellena el campo de asunto y escribe el contenido del correo electrónico en la plantilla de correo electrónico. Opcional: Puedes insertar los atributos del empleado en el correo electrónico y también adjuntar un documento. El tamaño máximo de archivo es 8 MB.
- Guarda los cambios.
Invitación por correo electrónico
Con este paso, puedes enviar a los nuevos empleados un correo electrónico de bienvenida. Este correo incluye detalles clave como la ubicación de la oficina, los compañeros de equipo y los compañeros de onboarding. Para ello, sigue estos pasos:
- Selecciona cuándo las nuevas incorporaciones tienen que recibir el correo electrónico y haga clic en Crear.
- Revisa la plantilla de invitación por correo electrónico. Activa el botón para cualquier sección que quieras que aparezca en el correo electrónico. Aparece un candado junto a las secciones obligatorias que no se pueden retirar de la plantilla.
- Personaliza cada sección:
Crea tu cuenta: dale la bienvenida a la nueva incorporación y pídele que cree su cuenta de Personio. Incluye una imagen de encabezado, un título y un mensaje. Añade variables de atributo al mensaje para personalizarlo.
Ubicación del lugar de trabajo: incluye la dirección del lugar de trabajo y un mapa. Opcionalmente, incluye un mensaje con instrucciones adicionales.
Conoce a tu equipo: ofrece un resumen acerca del superior y los compañeros de las nuevas incorporaciones.
Sección personalizada: escribe tu propia guía para las nuevas incorporaciones cuando reciban la invitación por correo electrónico. Incluye una sección y un mensaje, y añade una persona de contacto si es necesario. - Haga clic en Vista previa para revisar cómo verán el correo electrónico los nuevos incorporados. Cuando esté todo listo, guarda los cambios.
En la fecha establecida, los empleados nuevos recibirán la invitación por correo electrónico y podrán comenzar a configurar su perfil del empleado en Personio.
Crea grupos de onboarding y offboarding
Cuando un grupo es responsable de un paso de onboarding u offboarding, todos los empleados de este grupo recibirán una notificación de la tarea en su panel de control. Sin embargo, solo un empleado necesita completar la tarea.
Los pasos también anulan los permisos. Esto significa que los empleados pueden ver o actualizar los datos relacionados con el paso asignado, incluso si sus permisos habituales no lo permiten. Obtén más información sobre las notificaciones en nuestro artículo sobre la asignación de plantillas de onboarding y offboarding.
Para crear un grupo de onboarding o offboarding, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personal, haz clic en Onboarding/offboarding.
- Haz clic en la pestaña Grupos.
- En la columna de la izquierda, escribe el nombre del grupo nuevo en el campo en blanco y haz clic en el icono con el signo más.
- El nombre del grupo aparece a la derecha, junto con una lista de empleados. Agrega empleados haciendo clic en sus nombres. Solo los empleados activos están disponibles para seleccionar.
- Los empleados seleccionados aparecen en la parte superior de la lista. Para retirar a un empleado de un grupo, haz clic en la X situada junto a su nombre o desactiva su casilla de verificación en la lista.
- Guarda los cambios.
Crea plantillas de onboarding y offboarding
Para crear una plantilla de onboarding u offboarding, sigue estos pasos:
- Ve a Ajustes.
- En la sección Personal, haz clic en Onboarding/offboarding.
- Haz clic en Plantillas de onboarding o Plantillas de offboarding.
- En la columna de la izquierda, escribe el nombre de la plantilla nueva y haz clic en el icono con el signo más.
- Haz clic en Añadir el paso a la plantilla. Selecciona el paso que quieres añadir, la persona, el grupo o el equipo responsable y la fecha límite. La fecha límite activa recordatorios y tareas.
- Añade más pasos a la plantilla según sea necesario. Haz clic en el icono de flecha situado a la izquierda de cada paso para arrastrarlo y cambiar el orden.
- Guarda los cambios.
Notas
▶ Los pasos de offboarding se activan en función de los siguientes plazos: “Antes de la rescisión o del último día de trabajo (si se ha determinado)” o “Después de la rescisión o del último día de trabajo (si se ha determinado)”.
▶ Puedes establecer el “último día de trabajo” al dar por terminado el empleo del empleado en su perfil. Puedes escoger la fecha de rescisión o la fecha de finalización del contrato como último día de trabajo. Si no estableces un “último día de trabajo”, Personio emitirá las etapas de offboarding a partir de la fecha de rescisión.
Pasos siguientes
- Para ejemplos de plantillas y pasos de onboarding comúnmente utilizados, consulte nuestras mejores prácticas.
- Una vez que hayas creado una plantilla, el siguiente paso es asignarla a tus empleados. Consulta el artículo Asignar y gestionar plantillas de onboarding y offboarding. Este artículo también explica las notificaciones relacionadas con un workflow de onboarding u offboarding.
- Si necesitas editar un paso o plantilla existente, consulta este artículo.