Este artículo explica los grupos de permisos de Perfil del empleado y Detalles del empleo, así como lo que controla cada uno. Úselo como referencia cuando configure o gestione roles y permisos en la cuenta.
Consulta Resumen de permisos y roles para descubrir cómo funcionan en Personio.
Perfil de empleado
Este grupo controla el acceso a cada subsección de la pestaña Datos personales del perfil del empleado. Incluye secciones estándar como Perfil público e Información de RR. HH., así como las secciones personalizadas que cree la organización.
Para cada subsección, puedes establecer un nivel de acceso (Ver, Proponer o Editar) y asignar un ámbito de acceso (Individual, Línea jerárquica, Todos o Personalizado) para definir a qué empleados se aplica el acceso.
Requerimientos
Ten en cuenta estos requisitos y dependencias centrales al configurar los permisos de cada sección:
- Acceso a la Lista de personal: para ver a otros empleados en la Lista de personal, los usuarios necesitan el permiso Ver para al menos una sección del perfil. De lo contrario, la Lista de personal aparece vacía.
- Visibilidad de empleado no activos: para ver a los empleados cuyo estado sea Onboarding, Inactividad temporal o Inactivo, los usuarios necesitan el permiso Ver para la sección del perfil que contiene el atributoEstado.
- Visibilidad de la fecha de rescisión de contrato: la fecha de rescisión de contrato está vinculada al atributo Estado. Cualquier usuario que pueda ver la sección del perfil que contiene el atributo Estado también verá las fechas de rescisión de contrato de los empleados rescindidos.
- Proponer permisos y aprobaciones: si otorgas el permiso Proponer sin una norma de aprobación activa, las solicitudes de cambio se aprueban automáticamente. Comprueba siempre primero si existe una norma de aprobación para el cambio de datos del empleado.
Perfil público
El permiso de Perfil público controla si los usuarios pueden buscar a compañeros y ver o gestionar sus detalles básicos de empleado en Personio.
Utiliza este permiso para otorgar acceso a lo siguiente:
- La pestaña Datos personales del perfil del empleado. Incluye las fotos del perfil del empleado, la fecha del último inicio de sesión, el estado de la invitación por correo electrónico y cualquier atributo que contenga esta sección. Todos los empleados pueden cambiar su foto de perfil, y no se puede restringir esta opción. Para cambiar las fotos de perfil de otros empleados, necesitas acceso de edición al perfil público de esos empleados.
- La pestaña Vista general del perfil del empleado. La información visible depende de las secciones del perfil para las que los usuarios tengan permiso.
- Encontrar empleados cuyo estado sea Activo utilizando la Lista de personal, la barra de búsqueda y el Organigrama.
La siguiente tabla explica lo que un usuario puede hacer según el nivel de permisos otorgado:
| Nivel | Lo que los usuarios pueden hacer |
|---|---|
| Vista | Ver los atributos de esta sección, las fotos de perfil, las fechas del último inicio de sesión y el estado de las invitaciones por correo electrónico para el ámbito de empleados seleccionado. |
| Proponer | Consultar los atributos de esta sección y envía solicitudes para modificarlos para el ámbito de empleados seleccionado. Para poder aplicar los cambios, es obligatorio que se hayan aprobado. |
| Modificar | Modificar y actualizar directamente los atributos de esta sección para el ámbito de empleados seleccionado sin necesidad de aprobación. |
Dependencias:
Para garantizar que los usuarios puedan realizar las tareas según lo previsto, ten en cuenta lo siguiente:
- Para ver a los empleados en el Organigrama, los usuarios necesitan un permiso mínimo de Ver para Perfil público.
- La mayoría de los empleados necesitan permiso para acceder a Perfil público para completar las tareas diarias, así que solo se tiene que almacenar información no confidencial en esta sección. Por ejemplo, el nombre preferido, el puesto (de trabajo), el centro de trabajo, el departamento y el supervisor.
- Si colocas el atributo Estado en esta sección del perfil, todos los usuarios con este permiso podrán ver la fecha de rescisión de contrato de un empleado.
Información sobre RRHH
Este permiso controla el acceso a la subsección Información de RR. HH. y a los atributos que contiene. Esta sección suele incluir atributos relacionados con detalles estándar de RR. HH., como el género, el ID de empleado y el centro de costes. Los atributos exactos de esta sección dependen de cómo la organización haya configurado el perfil del empleado.
Sección personalizada
Cada sección del perfil personalizado que creas en Ajustes de datos personales aparecerá como un permiso independiente en este grupo. Tienes que configurar el nivel de acceso y el ámbito para cada sección personalizada individualmente.
Detalles de empleo
El grupo de permisos Detalles del empleo controla el acceso a los datos de los empleados, los registros del historial, los flujos de trabajo de onboarding y offboarding, y las configuraciones de gestión de empleados en Personio.
Asignación de roles a los empleados
El permiso Asignar roles a los empleados controla el acceso para gestionar los roles de usuario en los perfiles individuales de los empleados en la pestaña Roles.
Cuando está activado, los usuarios pueden añadir y retirar roles de usuario en los perfiles de los empleados, excepto el rol de administrador.
Ten en cuenta que: Solo los administradores existentes pueden asignar o retirar el rol de administrador. También tienes que ser administrador para asignar o retirar roles a varias personas en la Lista de personal.
Eliminar perfil del empleado
Este permiso controla el acceso para retirar permanentemente los perfiles de los empleados de Personio.
Cuando está activado, los usuarios pueden eliminar permanentemente el perfil del empleado junto con todos los datos asociados, incluyendo el historial de ausencias, los documentos subidos y los registros históricos del perfil.
Vista general del historial del empleado
El permiso de Resumen del historial del empleado controla el acceso a la pestaña Historial del empleado de su perfil. Esta pestaña muestra un registro de todos los cambios realizados en los atributos de un empleado. Por ejemplo, actualizaciones del salario, puesto (de trabajo), departamento, etc. de una persona.
Para ver más detalles sobre los cambios, los usuarios necesitan permiso para Historial del empleado - Detalles.
Historial del empleado - Detalles
El permiso Historial del empleado - Detalles controla el acceso a la Vista detallada de la pestañaHistorial del empleado. Los usuarios también necesitan permiso para acceder al Resumen del historial del empleado.
La siguiente tabla explica lo que un usuario puede hacer según el nivel de permisos otorgado:
| Nivel | Lo que los usuarios pueden hacer |
|---|---|
| Vista |
|
| Modificar |
|
Notas del empleado
El permiso Notas del empleado controla el acceso a la pestaña Notas del perfil del empleado.
La siguiente tabla explica lo que un usuario puede hacer según el nivel de permisos otorgado:
| Nivel | Lo que los usuarios pueden hacer |
|---|---|
| Vista | Consultar la pestaña Notas en el perfil de un empleado y leer todas las notas que contiene. |
| Modificar | Consultar la pestaña Notas en el perfil de un empleado, leer todas las notas y añadir o eliminar notas. |
Familias profesionales, itinerarios profesionales y niveles de los puestos de trabajo
Estos permisos controlan si los detalles de la arquitectura del empleo configurada aparecen junto al atributo Nombre del trabajo en el perfil de un empleado (Familias profesionales, Itinerarios profesionales y Niveles de los puestos de trabajo).
Para editar una Familia profesional, un Itinerario profesional o un Nivel del puesto de trabajo a través del perfil de un empleado, los usuarios necesitan lo siguiente:
- Permiso para Editar para la sección del perfil que contiene el atributoNombre del trabajo.
- Permiso mínimo para Ver para Arquitectura del empleo y catálogo.
Onboarding/offboarding
El permiso de Onboarding/offboarding controla el acceso a las pestañas Onboarding y Offboarding del perfil del empleado. De forma predeterminada, los empleados siempre pueden ver y completar las tareas que se les han asignado.
La siguiente tabla explica lo que un usuario puede hacer según el nivel de permisos otorgado:
| Nivel | Lo que los usuarios pueden hacer |
|---|---|
| Vista | Ver todos los pasos de onboarding/offboarding desde las plantillas asignadas y enviar los correos electrónicos correspondientes. |
| Modificar | Asignar, editar y eliminar los pasos de offboarding de las plantillas asignadas. |
Dependencias:
- Para ver los empleados que aún están en onboarding antes de la fecha de contratación, los usuarios necesitan el permiso Ver para la sección del perfil que contiene el atributoEstado.
- Asignar un paso de onboarding u offboarding a un usuario otorga automáticamente a cualquier persona con acceso a la pestaña Onboarding u Offboarding un acceso temporal limitado. Pueden vista o actualizar los datos vinculados directamente a ese paso y ver el encabezado del perfil del empleado, independientemente de las restricciones de permisos estándar.
Crear perfil del empleado o volver a contratar
El permiso Crear perfil del empleado o recontratar controla si los usuarios pueden añadir perfiles nuevos de los empleados o reactivar a antiguos miembros de equipo.
Si está activado, los usuarios pueden crear perfiles del empleado utilizando la opción Añadir empleado de la Lista de personal, o la opción Recontratar a esta persona en perfiles inactivos o rescindidos.
Importar - Importación de datos de empleados
Este permiso controla el acceso para importar datos de empleados a Personio. Para importar datos de los empleados, los usuarios también necesitan lo siguiente:
- Permiso Editar para las secciones del perfil que tienen que actualizar para el ámbito de empleados correspondiente.
- Permiso Editar para Crear perfil del empleado o recontratar si desean crear empleados mediante la importación.
Obtén más información sobre los permisos de importación.
Lista de personal y organigrama (exportar)
Este permiso controla la capacidad para exportar datos de la Lista de personal y del Organigrama.
Nota:
Los usuarios solo pueden exportar datos y atributos que los roles que tengan asignados les permitan ver.
Ver atributos archivados
Este permiso controla si los usuarios pueden ver los atributos históricos que se han archivado en la pestaña Datos personales. Los usuarios solo pueden ver los atributos archivados si tienen el permiso Ver para las secciones del perfil a las que pertenecían originalmente esos atributos.