Los administradores pueden crear workflows para definir qué cambios en la información de los empleados necesitan aprobación manual y cuáles se pueden aprobar automáticamente. Al crear un flujo de aprobación, añade condiciones para especificar qué cambios en la información del empleado necesitan aprobación manual, en función de la sección del perfil del empleado que se esté actualizando. A continuación, añade normas para especificar a quién se aplica el workflow.
El sistema comprueba los cambios nuevos en los datos de los empleados comparándolos con todos los workflows activos. Si un envío cumple las condiciones de un workflow, envía una tarea de aprobación a los responsables de aprobación asignados. Los responsables de aprobación pueden buscar y revisar estas solicitudes en su bandeja de entrada, donde pueden realizar varias tareas a la vez.
Si un envío no cumple ninguna de las condiciones del workflow, se aprueba automáticamente.
Permisos
Antes de empezar, asegúrate de que los usuarios pertinentes tengan los permisos correctos:
- Para configurar, editar o supervisar los flujos de trabajo de aprobación de cambios de datos, necesitas un rol de administrador.
- Para recibir y tramitar solicitudes de cambio de datos, los responsables de aprobación deben tener permisos de visualización para los datos relevantes de los empleados.
Antes de empezar
Antes de empezar, ten en cuenta lo siguiente:
- Cuando se activa un workflow de aprobación, este se aplica inmediatamente a cualquier nuevo envío que cumpla los criterios. Los nuevos aprobadores reciben una notificación.
- Los flujos de trabajo solo se activan cuando una persona con permisos de acceso para proponer envía cambios en los datos de los empleados. Los empleados con permisos de edición no activan los flujos de trabajo de aprobación.
- Si un empleado con permisos de propuesta no cumple ninguno de los criterios de un flujo de trabajo, sus cambios se aprueban automáticamente.
- Si la solicitud de un empleado coincide con varios flujos de aprobación de datos de empleados, el sistema aplica el flujo de trabajo con la prioridad más alta. Por este motivo, asigna la prioridad más baja al workflow más general y la prioridad más alta al workflow más específico. Consulta cómo cambiar la prioridad de los workflows.
- Si asigna un rol de empleado como responsable de aprobación, todos los miembros de ese rol reciben la tarea de aprobación. Una vez que uno de ellos la aprueba, la tarea desaparece para todos los demás.
- Para evaluar una tarea de aprobación, los responsables de aprobación necesitan permisos de vista para las secciones del perfil del empleado que contienen la información que tienen que evaluar.
- Solo el responsable de aprobación que configures en el flujo de trabajo puede ver las solicitudes de cambio de datos de empleados pendientes en el perfil del empleado afectado. Los administradores no pueden verlos allí.
- Las reglas de aprobación en el área de automatizaciones no envían automáticamente recordatorios o correos electrónicos a los responsables de aprobación sobre la tarea de aprobación. Tienes que añadir un paso de correo electrónico al flujo de trabajo.
Configurar un workflow de aprobación de cambios en los datos de los empleados
Para crear un workflow de aprobación para los envíos de cambios en los datos de los empleados, sigue estos pasos:
- Ve a Automatizaciones > Crear un workflow > Aprobaciones.
- Elige la plantilla de la regla de aprobación de cambios en los datos del empleado..
- Haz clic en el cuadro de desencadenante para añadir condiciones al workflow. Sin condiciones, todos los envíos de cambios en los datos del empleado desencadenarán una aprobación.
- Opcionalmente, añade reglas para definir qué empleados se ven afectados por este workflow.
- Haz clic en Actualizar para guardar las modificaciones.
- Haz clic en el paso de aprobación para asignar al responsable de aprobación.
- Opcional: Asegúrate de que las solicitudes no se retrasen activando la opción Habilitar delegación . Establece cuántos días esperar antes de delegar y quién debe recibir la solicitud. Descubre más sobre cómo delegar.
- Opcional: Añade pasos para las solicitudes aprobadas o denegadas.
- Guarda y activa el workflow.
Añadir condiciones a un workflow de aprobación
- En el cuadro desencadenante, haz clic en Añadir condición > Sección de perfil.
- Selecciona una o más secciones relevantes del perfil que requieran aprobación si se editan.
Añadir reglas a un workflow de aprobación
- En el cuadro desencadenante, haz clic en Añadir regla.
- Selecciona un atributo predefinido disponible o un atributo personalizado y define los criterios que deben cumplir los empleados.
- Opcionalmente, añade más reglas para refinar el filtro.
Asignar un responsable de aprobación a un workflow de aprobación
- Haz clic en el menú desplegable y selecciona un responsable de aprobación. Selecciona hasta cuatro responsables de aprobación en el mismo paso.
- Opcionalmente, crea una cadena de aprobación añadiendo varios pasos. Las tareas de aprobación se desencadenan en el orden en que están definidas. Tan pronto como uno de los responsables de aprobación de un paso actúe sobre la solicitud, el workflow pasará al siguiente paso.
- Si tu organización tiene capacidades de supervisor adicional, inclúyalas si es necesario.
Condiciones
Usa las condiciones para seleccionar qué secciones del perfil requieren aprobación una vez editadas. También puedes asignar responsables de aprobación según la sección. Cualquier cambio en estas secciones activará una tarea de aprobación.
Para asignar responsables de aprobación específicos a una sección, crea workflows independientes. Por ejemplo,
- Cambios en la información de la nómina: se requiere la aprobación de los miembros del rol Departamento de finanzas.
- Cambios en la información de recursos humanos y los contactos de emergencia: se requiere la aprobación de los gerentes de RR. HH.
Ten en cuenta que:
En organizaciones con integraciones de nómina activas, ciertos atributos relacionados con la nómina no están disponibles para seleccionar al crear condiciones.
Delegar aprobaciones
Activa la opción Activar delegación para asegurarte de que las solicitudes no sufran retrasos. Cuando actives la opción:
- El delegado recibe las solicitudes de cambio de datos de los empleados tanto pendientes como nuevas cuando el responsable de aprobación original ha estado ausente durante el número de días establecido.
- El sistema no tiene en cuenta cuándo se ha enviado la solicitud de cambio de datos de un empleado.
- Mientras la tarea esté pendiente, aparecerá en la bandeja de entrada tanto del responsable de aprobación original como del delegado.
- Cuando uno de ellos evalúa la solicitud, esta desaparece de la bandeja de entrada del otro.
- Si el delegado tampoco está disponible, el creador del workflow recibe la tarea.
- Cuando el responsable de aprobación original vuelve, el delegado deja de recibir solicitudes nuevas. Las solicitudes pendientes permanecen en la bandeja de entrada tanto del responsable de aprobación original como del delegado hasta que cualquiera de ellos las evalúe.
- Si el estado de empleado de un responsable de aprobación es Inactivo o En inactividad temporal, las solicitudes de cambio de datos de los empleados dirigidas a ese responsable de aprobación no se envían a su delegado. En su lugar, pasan directamente al último editor del proceso de aprobación.
Ten en cuenta que:
Si el supervisor de un empleado es un responsable de aprobación de alto nivel que no tiene ningún superior (por ejemplo, un director general o un director ejecutivo) y si ese responsable de aprobación está ausente, la cadena de delegación no puede continuar. La solicitud de cambio de datos de un empleado se detiene en ese responsable de aprobación. Para solucionarlo, crea una norma específica para los empleados cuyo supervisor sea el responsable de aprobación de máximo nivel y asigna ahí a otro responsable de aprobación.
Agregar supervisores adicionales a una aprobación
Si tu organización usa supervisores adicionales, puedes incluirlos en los workflows de aprobación. Sigue estos pasos:
- Crea un workflow de aprobación de cambios de datos como se describe anteriormente.
- En el cuadro de activación, añade una norma.
- Escoge el atributo Supervisor adicional correspondiente y si el workflow se aplica a los empleados con o sin este atributo. Actualiza tus cambios.
- En el cuadro de aprobación, agrega un paso de aprobación.
- Haz clic en Desde este workflow y selecciona el atributo Supervisor adicional correspondiente. Actualiza tus cambios.
- Complete la configuración y guarde o active el workflow según sea necesario.
Pasos siguientes
Para verificar las aprobaciones pendientes, los administradores o usuarios con permisos de vista pueden ir a la pestaña Automatizaciones > Actividad para Flujos de trabajo > Actividad de aprobación. Encuentra más detalles en el artículo Supervisar y gestionar workflows.