Wir stellen Personio Conversations ein und migrieren alle auf den Personio Assistant. Der Personio Assistant nutzt modernste KI-Technologie, um Mitarbeitenden schnell Antworten bereitzustellen und HR-Tickets zu reduzieren.
Personio Conversations bleibt bis zum 30. Juni 2026 oder bis zu Ihrem Verlängerungsdatum verfügbar – je nachdem, was zuerst eintritt. Nach diesem Datum wird der Zugriff entfernt. Der Personio Assistant ist ohne zusätzliche Kosten verfügbar.

In diesem Artikel erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über Personio Conversations. Conversations ist ein Tool in Personio, mit dem Ihre internen Serviceteams Anfragen Ihrer Mitarbeitenden zentral bearbeiten können.

Mit Conversations können Sie:

• interne Support-Abläufe optimieren und automatisieren 
• Anfragen in großem Umfang verwalten
• für ein positives Mitarbeitererlebnis sorgen.

 

Auf Conversations zugreifen

Wenn Sie Zugriff auf die Conversations-App wünschen, steht Ihnen unser Customer Growth & Success-Team für weitere Informationen und eine individuelle Beratung zur Verfügung (Seite nur auf Englisch und Deutsch verfügbar).

Sie erreichen Conversations über die Hauptnavigationsleiste in Personio. Conversations wird in einem neuen Fenster geöffnet.

 

Integration mit Slack oder Microsoft Teams

Sie können Slack oder Microsoft Teams in Conversations integrieren. E-Mail ist standardmäßig aktiviert, und Anfragen an spezifische Adressen werden automatisch an Conversations weitergeleitet. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden alle ihre Fragen rund um ihren Arbeitsplatz über die Kommunikationskanäle stellen können, die sie am liebsten nutzen – ob es nun um die Lohnbuchhaltung, um IT-Geräte, ums Onboarding oder um Geschäftsreisen geht. Erfahren Sie mehr darüber, wie Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen mit Hilfe von Conversations eine Anfrage einreichen können. 

Die Integration überträgt die Mitarbeitendenanfragen auf Conversations. Experten aus Ihren internen Serviceteams nehmen sie entgegen und können sie bearbeiten. Darüber hinaus kann unsere KI-gestützte Antwortfunktion viele Anfragen von Mitarbeitenden beantworten. Anfragen werden automatisch mit Artikeln gelöst, die Sie im Wissensbereich zusammenstellen.

 

Rollen für Nutzende in Conversations

In Conversations gibt es die folgenden Rollen:

• Mitarbeitende, die Anfragen senden, werden als anfragende Personen bezeichnet.
• Die Mitglieder Ihrer internen Serviceteams, die Anfragen entgegennehmen und bearbeiten, heißen spezialisierte Personen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Benutzende in Conversations verwalten.

 

Anfragemanagement

Sie können Conversations nutzen, um alle Anfragen Ihrer Mitarbeitenden zentral zu organisieren und zu beantworten. Um auf Ihre Anfragen zuzugreifen, navigieren Sie zum Reiter Anfragen links neben dem Conversations-Dashboard.

In unserem Artikel Anfragen von Mitarbeitenden in Personio Conversations verwalten finden Sie Informationen dazu, wie Sie:

• Anfragen organisieren
• Benachrichtigungen verwalten
• Conversations in Personio nutzen
• Individuelle Anfragestatus erstellen

Erfahren Sie, wie Sie Anfragen von Mitarbeitenden effektiv beantworten und welche Kommunikationsfunktionen verfügbar sind.

 

KI-gestützte Antworten

Mit der Funktion KI-gestützte Antworten können Sie automatisierte Antworten auf Routineanfragen von Mitarbeitenden bereitstellen. So sparen Sie Zeit und steigern die Zufriedenheit von Mitarbeitenden.

Sie können Folgendes tun:

• Aufbau einer internen Wissensdatenbank in Conversations.
  ▶︎ Erstellen Sie neue Artikel im Wissensbereich.
  ▶︎ Importieren Sie Artikel aus Ihrer vorhandenen Wissensdatenbank.
  ▶︎ Speichern Sie Antworten als Artikel, damit andere spezialisierte Personen sie nutzen können.
  ▶︎ Verwenden Sie vorhandene Artikel in Antworten.
  
  
• Automatische Bearbeitung von häufigen Anfragen über einen KI-gestützten Chatbot.
  ▶︎ Richten Sie das Targeting so ein, dass die richtigen Artikel den richtigen anfragenden Personen vorgeschlagen werden.
  ▶︎ Trainieren Sie den Algorithmus mithilfe des Feedbacks von mitarbeitenden Personen, um bessere Vorschläge zu liefern.
  ▶︎ Testen Sie Artikelvorschläge, um Inhalte bei Bedarf zu verbessern.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Die Wissensdatenbank in Personio Conversations.

 

Projekte

Mit der Funktion Projekte können Sie verwandte Anfragen in Projekten gruppieren. Dies ist für Aufgaben hilfreich, die viele Anfragen beinhalten, beispielsweise die Organisation eines unternehmensweiten Team-Events. Wenn Sie Anfragen zu einem Projekt hinzufügen, haben Sie einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und können Fortschritte verfolgen.

Für jedes Projekt muss ein bestimmtes Team verantwortlich sein. Mitglieder dieses Teams können Folgendes tun:

• in Conversations auf das Projekt zugreifen
• neue Anfragen direkt im Projekt erstellen
• vorhandene Anfragen dem Projekt zuweisen.
• eine Übersicht aller Anfragen im Projekt aufrufen, einschließlich der bearbeitenden Personen und des jeweiligen Status.

 

Direktkontakt

Unter dem Reiter Direktkontakt können Sie neue Anfragen von einer bestimmten Person oder einer Gruppe von Personen initiieren. Die Empfänger können beliebige Personen sein – sowohl interne als auch externe Benutzende. Antworten werden als Anfragen gespeichert.

Die Direktkontakt-Funktion ist nützlich, wenn Sie eine Unterhaltung starten oder eine Abfrage mit folgenden Elementen erstellen müssen:

• Eine mitarbeitende Person
• Eine Gruppe von Mitarbeitenden
• Externe Mitwirkende

 

Externe Kooperation

Sie können externe Kooperationspartner in Anfragen taggen, indem Sie auf das Plus-Symbol gefolgt von ihrer E-Mail-Adresse klicken. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt. Conversations fügt ihre Antwort als interne Notiz hinzu (für die anfragende Person nicht sichtbar).

Standardmäßig sehen externe Kooperationspartner nur den Titel, die Beschreibung der Anfrage sowie Ihre Nachricht. Sie können entscheiden, ob Sie den kompletten Kontext der Anfrage weiterleiten, einschließlich aller vergangenen Antworten. Der externe Mitwirkende kann nicht:

• direkt auf die Anfrage zugreifen.
• den Status der Anfrage oder Metadaten in Bezug auf die Anfrage einsehen.
• auf den Rest der Unterhaltung zugreifen.

Hinweis:
Wenn Sie einen externen Mitwirkenden in einer Anfrage taggen, empfehlen wir die Verwendung der internen Notizfunktion. Sie ist dann für die anfragende Person nicht sichtbar. Wenn Sie einen externen Kooperationspartner in einer regulären Antwort taggen, kann die anfragende Person sehen, dass eine externe Person involviert ist.  

 

 

Team-Erkenntnisse

Unter dem Reiter Team-Erkenntnisse können Sie teamspezifische Analysen anzeigen. In diesem Bereich können Sie sich einen Überblick über die Arbeitsauslastung und Fortschritte Ihres Teams verschaffen.

Die Ansicht Team-Erkenntnisse enthält Daten zu:

• Neue Anfragen
• Übersicht über die aktuelle Arbeitsbelastung
• Status-Check des Teams
• Zufriedenheitsskala der anfragenden Person
• Anfragen, die Aufmerksamkeit erfordern 

 

Analysen

Neben Team-Erkenntnissen haben Sie in Conversations auch Zugriff auf eine Vielzahl von Analysen. Der Reiter Analysen bietet Ihnen eine Übersicht über die Arbeit Ihres Teams in Conversations. So können Sie Anfragen besser verfolgen und Ihre Berichterstattung hinsichtlich KPIs (Key Performance Indicators) verbessern.

Die Seite Analysen zeigt verschiedene Diagramme, die jeweils eine Leistungskennzahl darstellen. Diese sind:

• Erstellte Anfragen
• Bearbeitete Anfragen
• Zeit bis zur ersten Antwort
• Bearbeitungszeit
• SLA-Abweichung – Antwortzeit
• SLA-Abweichung – Bearbeitungszeit
• Zufriedenheit der anfragenden Person

Hinweis:
Zufriedenheit der anfragenden Person ist derzeit nur verfügbar, wenn Sie Conversations in Slack nutzen. Daten zur Zufriedenheit der anfragenden Person können nicht per E-Mail oder Microsoft Teams erfasst werden.

 

Mehr Informationen

• Weitere Informationen über die ersten Schritte mit Conversations.
• Weitere Informationen über die Verwendung von Conversations.
• Weitere Informationen über Wissensmanagement und KI-gestützte Antworten.