In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Teilnehmende zu Schulungssitzungen einladen, den Status von Einladungen verfolgen und Teilnehmende über Änderungen informieren können, ohne weitere externe Tools und Listen zu benötigen.
Erfahren Sie hier mehr über die folgenden Themen:
- Wie Sie Teilnehmende zu Schulungssitzungen hinzufügen
- Wie Sie den Status von Einladungen verfolgen
- Wie Sie eingeladene Teilnehmende über Änderungen informieren
Hinweis:
Diese Funktionalitäten stehen nur Admins und Mitarbeitenden mit Bearbeitungsrechten für den Bereich Performance & Entwicklung > Schulungen zur Verfügung.
Teilnehmende zu einer Schulungssitzung hinzufügen
Anhand der folgenden drei Szenarien erklären wir, wie Sie Teilnehmende unter verschiedenen Bedingungen zu Schulungssitzungen hinzufügen. Navigieren Sie zunächst auf Schulungen. Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Titel der Schulung, die Sie öffnen möchten. Klicken Sie dann auf den Pfeil-Button rechts neben der entsprechenden Sitzung.
Einladung an alle Teilnehmenden senden, die noch nicht eingeladen wurden
Szenario: Sie haben gerade eine neue Schulungssitzung erstellt und die Teilnehmenden hinzugefügt. Der Einladungsstatus wird für alle Teilnehmenden als Nicht gesendet angezeigt. Jetzt möchten Sie allen Teilnehmenden eine Einladung senden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus: Klicken Sie auf Einladungen senden. Ein Dialogfeld informiert Sie darüber, dass an die hinzugefügten Teilnehmenden eine standardisierte E-Mail-Einladung mit einem Plan und einer Beschreibung der Schulungssitzung gesendet wird. Klicken Sie zur Bestätigung auf Einladungen senden.
Hinweise:
▶︎ Falls Sie einigen Teilnehmenden bereits eine Einladung gesendet haben, werden diese von der E-Mail-Liste ausgeschlossen.
▶︎ Die E-Mail enthält einen iCal-Anhang, mit dem Teilnehmende ihre Teilnahme bestätigen oder ablehnen und den Termin zu ihren Kalendern hinzufügen können. Wenn Sie Outlook verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Antworten aktivieren.
▶ ︎Wenn Teilnehmende ihre Teilnahme an einer Sitzung ablehnen, für die sie sich selbst anmelden können, sind sie immer noch Teil der Sitzung und belegen jeweils einen Platz. Um deren Plätze freizugeben, müssen Sie sie aus der Sitzung entfernen, oder die Teilnehmenden müssen ihre Teilnahme unter Schulungen > Meine Schulungen > Geplante Kurse stornieren.
Einladung an bestimmte Teilnehmende senden
Szenario: Sie haben die Einladung an die Schulungsteilnehmende gesendet und der Schulung dann einige zusätzliche Teilnehmende hinzugefügt. Jetzt möchten Sie den neuen Teilnehmenden eine Einladung senden.
Tipp:
Wenn Sie alle Teilnehmenden mit einem bestimmten Einladungsstatus sehen möchten, können Sie das Drop-Down-Menü über dem Sitzungs-Dashboard verwenden, um Ihre Liste zu filtern.
Führen Sie die folgenden Schritte aus: Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Namen der Teilnehmenden, die Sie einladen möchten. Klicken Sie dann auf Einladungen senden. Ein Dialogfeld informiert Sie darüber, dass an die hinzugefügten Teilnehmenden eine standardisierte E-Mail-Einladung mit einem Plan und einer Beschreibung der Schulungssitzung gesendet wird. Klicken Sie zur Bestätigung auf Einladungen senden.
Hinweise
▶︎ Die E-Mail enthält einen iCal-Anhang, mit dem Teilnehmende ihre Teilnahme bestätigen oder ablehnen und den Termin zu ihren Kalendern hinzufügen können. Wenn Sie Outlook verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Antworten aktivieren.
▶ ︎Wenn Teilnehmende ihre Teilnahme an einer Sitzung ablehnen, für die sie sich selbst anmelden können, sind sie immer noch Teil der Sitzung und belegen jeweils einen Platz. Um deren Plätze freizugeben, müssen Sie sie aus der Sitzung entfernen, oder sie müssen ihre Teilnahme unter Schulungen > Meine Schulungen > Geplante Kurse stornieren.
Einladungen an alle Teilnehmenden senden und erneut senden
Szenario: Sie haben die Einladung an die Schulungsteilnehmenden gesendet und der Schulung dann einige zusätzliche Teilnehmende hinzugefügt. Nun möchten Sie den neuen Teilnehmenden eine Einladung schicken und gleichzeitig eine Erinnerung an diejenigen Teilnehmenden senden, die noch nicht auf die vorherige E-Mail-Einladung reagiert haben.
Tipp:
Wenn Sie alle Teilnehmenden mit einem bestimmten Einladungsstatus sehen möchten, können Sie das Drop-Down-Menü über dem Sitzungs-Dashboard verwenden, um Ihre Liste zu filtern.
Führen Sie die folgenden Schritte aus: Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Namen der Teilnehmenden, denen Sie die Einladung senden bzw. nochmals senden möchten. Klicken Sie dann auf Einladungen senden. Ein Dialogfeld informiert Sie darüber, dass an eine bestimmte Zahl von Teilnehmenden eine standardisierte E-Mail-Einladung mit einem Plan und einer Beschreibung der Schulungssitzung gesendet wird. Es informiert Sie auch, wie vielen Teilnehmenden die Einladung erneut gesendet wird. Klicken Sie zur Bestätigung auf Einladungen senden.
Hinweise
▶︎ Die E-Mail enthält einen iCal-Anhang, mit dem Teilnehmende ihre Teilnahme bestätigen oder ablehnen und den Termin zu ihren Kalendern hinzufügen können. Wenn Sie Outlook verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Antworten aktivieren.
▶ ︎Wenn Teilnehmende ihre Teilnahme an einer Sitzung ablehnen, für die sie sich selbst anmelden können, sind sie immer noch Teil der Sitzung und belegen jeweils einen Platz. Um deren Plätze freizugeben, müssen Sie sie aus der Sitzung entfernen, oder die Teilnehmenden müssen ihre Teilnahme unter Schulungen > Meine Schulungen > Geplante Kurse stornieren.
Einladungsstatus verfolgen
Sobald eingeladene Teilnehmende auf die Einladung zur Schulung antworten, wird die Antwort im Einladungsstatus angezeigt. Um den Einladungsstatus zu überprüfen, gehen Sie zu Schulungen. Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Titel der Schulung, die Sie aufrufen möchten. Klicken Sie anschließend auf die gewünschte Sitzung. In der Spalte Einladungsstatus sehen Sie die folgenden möglichen Status:
- Nicht gesendet – Es wurde noch keine Einladung gesendet
- Warte auf Antwort – Die teilnehmende Person hat noch nicht auf die Einladung geantwortet
- Eingestellt
- Abgelehnt
- Unter Vorbehalt akzeptiert
Tipps:
▶︎ Wenn Sie mit dem Cursor über den Status fahren, sehen Sie einen Tooltip, der den Status erläutert und das Datum angibt, an dem die Einladung verschickt wurde oder die teilnehmende Person geantwortet hat.
▶︎ In der Spalte Anwesenheitsstatus können Sie nach der Schulung auch die Anwesenheit der Teilnehmenden verfolgen.
▶︎ Wenn Sie alle Teilnehmende mit einem bestimmten Einladungsstatus sehen möchten, können Sie das Drop-Down-Menü über der Sitzungsübersicht verwenden, um Ihre Liste zu filtern. Nachdem das Event abgehalten wurde, können Sie Ihre Liste auch nach Anwesenheitsstatus filtern.
Teilnehmende über Änderungen informieren
Wenn Sie das Datum oder die Uhrzeit einer Schulung ändern, eine Schulungssitzung mit bereits eingeladenen Teilnehmenden absagen oder eine eingeladene teilnehmende Person aus einer Sitzung entfernen müssen, werden Ihre Teilnehmenden darüber informiert.
▶︎ Wenn Sie eine Sitzung absagen oder eine teilnehmende Person entfernen, erhalten die betroffenen Teilnehmenden automatisch eine E-Mail über die Stornierung der Schulungssitzung.
▶︎ Wenn Sie das Datum oder die Uhrzeit einer Sitzung bearbeiten, erhalten alle eingeladenen Teilnehmende automatisch eine E-Mail mit einer aktualisierten Einladung. Der Einladungsstatus wird zu Warte auf Antwort geändert.
Tipp:
Weitere Informationen darüber, wie Sie eine Sitzung löschen oder absagen, Teilnehmende entfernen und Sitzungen bearbeiten, finden Sie in unserem Artikel Schulungen und Sitzungen verwalten.