Mit der smarten Interviewplanung wird das Finden von passenden Terminen für Interviewende und Bewerbende einfacher. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre persönliche Verfügbarkeit im Kalender einrichten, einen Link senden und einige Best Practices umsetzen können. 

Hinweis
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Ihren Unternehmenskalender (Google Kalender, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) mit Personio integriert haben. Erfahren Sie, wie Sie die Integration Ihres Unternehmenskalenders einrichten.

Ihre Verfügbarkeit im Kalender einrichten

Die Daten, die Bewerbenden angezeigt werden, sind eine Kombination Ihrer verfügbaren Daten. Sie werden aus den Daten in Ihrem externen Kalender und Ihrem Interview-Kalender (in Persönliche Einstellungen) kombiniert. Bewerbende können nur die verfügbaren Termine für die kommenden 35 Tage sehen. Auch werden Feiertage aus Ihrem Personio-Abwesenheitskalender in Ihrem externen Kalender nicht blockiert. Die Blockierung muss manuell erfolgen.

Um Ihre Verfügbarkeit für Interviews in Ihrem persönlichen Kalender einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Persönliche Einstellungen.
2. Klicken Sie im Menü links auf Verfügbarkeit.
3. Wählen Sie dann Ihre wöchentliche Verfügbarkeit aus.

4. Grün markierte Zeiten sind als verfügbar definiert. Weiß markierte Zeiten sind als nicht verfügbar definiert. Klicken Sie auf grün markierte Zeiten, um die Auswahl aufzuheben, und klicken Sie auf weiß markierte Zeiten, um sie auszuwählen.

Link zur Terminvereinbarung senden

Um einer sich bewerbenden Person einen Link zur Terminvereinbarung zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie auf Recruiting > Bewerbungen.
2. Gehen Sie zur Bewerbung der sich bewerbenden Person und zum Reiter Interviews.
3. Klicken Sie auf Neues Interview und wählen Sie den Interview-Typ und die Teilnehmenden.
4. Klicken Sie auf Link zur Interviewplanung einrichten, um einen Datumsbereich festzulegen, aus dem Bewerbende einen Termin wählen können. Sie können auch eine Dauer für das Interview festlegen und Pufferzeiten eintragen. Dadurch werden Konflikte und direkt aufeinander folgende Interviews ohne Pausen vermieden. 

5. Optional: Wählen Sie unter Automatische E-Mail Bestätigung eine E-Mail-Vorlage aus. Sobald Bewerbende einen Termin ausgewählt haben, erhalten sie eine Bestätigung mit den Interview-Details. Wenn Sie keine E-Mail Vorlage haben, verwendet Personio eine Standardvorlage. Die Sprache der automatischen E-Mail hängt von der Standardsprache der Stelle ab. Es ist nicht möglich, diese zu ändern.

   
   
6. Klicken Sie auf Link generieren.
7. Konfigurieren Sie die ausstehenden Details wie Interview-Methode, Raum, Evaluationsbogen...
8. Klicken Sie dann auf E-Mail an sich bewerbende Person senden und wählen Sie Scheduling-Link einfügen, um den Link für die Terminvereinbarung in den E-Mail-Text einzufügen. Erfahren Sie, wie Sie E-Mail Vorlagen erstellen. 
   
   
9. Klicken Sie auf E-Mail versenden. Der Status für das Interview wird auf Interviewplanung gesendet.

Zusätzliche Informationen zur smarten Interviewplanung

Wenn die sich bewerbende Person auf den Link in der E-Mail klickt, sieht sie eine Liste mit Tagen und Zeitfenstern, aus denen sie wählen kann. Welche Zeitfenster für Bewerbende sichtbar sind, hängt von der Kombination der Kalender ab. Wurden die Verfügbarkeiten der externen und der Personio-Kalender der teilnehmenden Personen zusammengeführt:

Zeitzonen müssen manuell aktualisiert werden. Sind keine Zeitblöcke verfügbar, müssen die Teilnehmenden ihre jeweilige Zeitzone in ihren Kalendereinstellungen überprüfen (Persönliche Einstellungen > Kalenderverfügbarkeit).

Sobald sie einen Termin gewählt haben, erhalten Bewerbende und Teilnehmende eine Bestätigungs-E-Mail. Der Status des Interview ändert sich zu Geplant. Die Sprache der E-Mail hängt von der Sprache der Stelle ab. Sie kann nicht angepasst werden.

Sollte die sich bewerbende Person kein für sie mögliches Zeitfenster finden, kann sie die Option Ich kann an keinem dieser Termine auswählen. Die organisierende Person erhält dann die Aufgabe, der sich bewerbenden Person einen neuen Link zu senden.

Fallbeispiel

Die Recruiterin Sabrina Smith möchte mit der Bewerberin Johanna Blume ein Interview vereinbaren. Leon Brink, Teamleiter der Stelle, soll ebenfalls teilnehmen. Sabrina und Leon haben beide ihre Verfügbarkeiten in ihren persönlichen Kalendereinstellungen aktualisiert.

1. Sabrina erstellt unter Johannas Bewerbung ein Interview und fügt Leon als teilnehmende Person hinzu. Sie generiert einen Scheduling-Link, wählt Zoom als die Interview-Methode und klickt auf E-Mail an sich bewerbende Person senden.

2. Sabrina erstellt die E-Mail mit dem Link zur Interviewplanung und sendet sie an Johanna.
   Der Interview-Status ändert sich auf Interviewplanung gesendet. Sabrinas Status erscheint als Anwesend. Die Status von Johanna und Leon sind Warte auf Antwort.

3. Johanna erhält die E-Mail mit dem Link und wählt als Termin für ihr Interview 11:30 Uhr am 12. Mai.

4. Johanna, Sabrina und Leon erhalten die Bestätigungs-E-Mail. Diese enthält den Link zum Zoom-Meeting und einen iCal-Anhang mit dem Datum und der Uhrzeit. Sabrina und Leon erhalten auch einen Link zur Bewerbung in Personio.

5. Sabrina, Leon und Johanna akzeptieren den ical-Anhang. Sie fügen das Interview ihren Kalendern hinzu. Der Interview-Status ändert sich auf Geplant.Die Status von Sabrina, Johanna und Leon werden als Anwesend angezeigt.

Praxis-Beispiele