Im Bereich Performance & Entwicklung können Sie Schulungssitzungen in Kursen organisieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Schulungen und Sitzungen verwalten.
Um diese Aktionen durchzuführen, müssen Sie:
- Admin sein oder
- über Bearbeitungsrechte für die Abschnitte Schulungsdatensatz und Schulungsmanagement verfügen.
Katalogkurse und Sitzungen verwalten
Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzufügen oder daraus entfernen
Sie können nur Mitarbeitende mit dem Status Aktiv zu einer Sitzung hinzufügen. Wenn Sie für die Sitzung eine Kapazitätsgrenze festlegen, können Sie Mitarbeitende hinzufügen, bis die Sitzung diese Kapazität erreicht.
Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzufügen
Um Mitarbeitende zu einer Schulungssitzung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf die entsprechende Schulung.
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schulungssitzung, zu der Sie Mitarbeitende hinzufügen möchten.
- Wenn Sie der Schulungssitzung noch keine Teilnehmenden hinzugefügt haben, klicken Sie auf Mitarbeitende jetzt hinzufügen.
Wenn die Schulungssitzung bereits Teilnehmende enthält, klicken Sie auf.
- Wählen Sie Mitarbeitende über die Suchleiste oder die verfügbaren Filter aus. Klicken Sie auf Teilnehmende hinzufügen.
Mitarbeitende von einer Schulungssitzung entfernen
Sie können Mitarbeitende jederzeit von einer Sitzung entfernen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf den entsprechenden Kurs.
- Klicken Sie auf den Pfeil-Button rechts neben der Sitzung, aus der Sie Mitarbeitende entfernen möchten.
- Die Seite der Schulungssitzung wird angezeigt, einschließlich einer Liste der Teilnehmenden.
- Aktivieren Sie die Checkboxen neben den Mitarbeitenden, die Sie entfernen möchten, oder aktivieren Sie die Checkbox neben Mitarbeiterliste, um alle Teilnehmenden aus der Schulungssitzung zu entfernen.
- Klicken Sie auf das Symbol Teilnehmende entfernen
> Person entfernen, um die Entfernung der Mitarbeitenden zu bestätigen.
Die entfernten Teilnehmenden erhalten automatisch eine E-Mail, dass die Veranstaltung abgesagt und aus ihrem Kalender entfernt wurde. Die Sitzung wird auch aus dem Bereich Geplante Kurse ihres Reiters Meine Schulungen entfernt.
Schulungssitzung absagen
Wenn Sie eine Schulungssitzung absagen, werden die Details der Sitzung (einschließlich der Teilnehmenden und ihres Einladungsstatus) gespeichert, so dass Sie die Sitzung zu einem späteren Termin neu planen können, ohne die Informationen nochmals eingeben zu müssen.
Um eine Schulungssitzung abzusagen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Titel des entsprechenden Kurses.
- Klicken Sie auf den Pfeil-Button rechts neben der Schulungssitzung, die Sie absagen möchten.
- Dies ruft die Details der Schulungssitzung auf. Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte > Sitzung absagen.
- Dies ruft ein Dialogfenster auf. Klicken Sie auf Absage bestätigen.
Der Status der Schulungssitzung wird im Abschnitt Geplante Kurse unter dem Reiter Meine Schulungen als Abgesagt angezeigt.
Schulung oder Sitzung löschen
Hinweis
Beide Aktionen sind dauerhaft und können nicht rückgängig gemacht werden.
Schulung löschen
Um eine Schulung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Suchen Sie unter Kurskatalog die Schulung, die Sie löschen möchten. Klicken Sie rechts auf die drei Punkte > Schulung löschen.
- Aktivieren Sie die Checkbox und klicken Sie auf Schulung löschen.
Schulungssitzung löschen
Wenn Sie die Informationen speichern möchten, um die Sitzung zu einem anderen Termin neu zu planen, sagen Sie stattdessen die Sitzung ab. So löschen Sie eine Schulungssitzung:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Titel der Schulung.
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Sitzung.
- Die Seite für die Schulungssitzung wird angezeigt. Klicken Sie rechts oben auf die drei Punkte > Sitzung löschen.
- Klicken Sie auf Sitzung löschen, um die Löschung zu bestätigen.
Eingeladene Teilnehmende werden benachrichtigt, und das Event wird aus ihrem Kalender und ihrem Reiter Meine Schulungen entfernt.
Anwesenheiten bei Schulungssitzungen erfassen und aktualisieren
Um die Teilnahme an einer Schulungssitzung zu verfolgen, nachdem diese stattgefunden hat, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Kurs und dann auf den Pfeil rechts neben der Sitzung.
- Welche Mitarbeitenden an der Schulungssitzung teilgenommen haben, sehen Sie in der Spalte Teilnahmestatus. Die möglichen Status sind: Nicht aktualisiert, Teilgenommen und Nicht teilgenommen.
- Um den Teilnahmestatus von Mitarbeitenden zu aktualisieren, aktivieren Sie die Checkbox neben dem/den betreffenden Namen. Um stattdessen alle Mitarbeitenden auszuwählen, aktivieren Sie die Checkbox neben Mitarbeitendenliste.
- Klicken Sie neben Einladungen senden auf die drei Punkte und wählen Sie die entsprechende Option aus.
Daten einer Schulungssitzung als CSV- oder Excel-Datei exportieren
Sie können die Daten Ihrer Schulungssitzung als CSV- oder Excel-Datei exportieren. Diese Funktion bietet Ihnen zusätzliche Flexibilität bei der Berichterstattung und macht es einfacher, die Details einer Schulungssitzung mit externen Beteiligten, beispielsweise Schulungsleitenden, zu teilen.
Um Daten einer Schulungssitzung zu exportieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie unter Kurskatalog auf den Titel der Schulung, zu der die Schulungssitzung gehört, die Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schulungssitzung, die Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die drei Punkte > Exportieren.
- Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld das gewünschte Dateiformat. Sie kehren anschließend zur Sitzungsseite zurück und die Datei wird automatisch heruntergeladen.
Externe Schulungen verwalten
Erfassen Sie, wenn Mitarbeitende externe Schulungen absolvieren, damit die Daten im Kurskatalog und in individuellen Schulungsdatensätzen erscheinen. Dadurch erhalten Sie für Ihr Unternehmen umfassendere Unterlagen.
Externe Schulungen für Mitarbeitende erfassen
Sie können externe Schulungen für mehrere Mitarbeitende direkt aus dem Kurskatalog hinzufügen. Alternativ können Sie eine Schulung auch zur Schulungshistorie eines Mitarbeitenden hinzufügen:
- Gehen Sie zu Schulungen.
- Klicken Sie auf den Reiter Mitarbeitendenschulungen . Klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben der gewünschten Person.
- Die Seite mit dem Schulungsdatensatz des Mitarbeitenden wird geöffnet. Klicken Sie auf Schulungsdatensatz hinzufügen.
- Geben Sie die Informationen zur Schulung in die erforderlichen Felder ein.
- Klicken Sie auf Schulung hinzufügen.
Die Schulung erscheint in der Schulungshistorie des/der Mitarbeitenden. Für Mitarbeitende mit entsprechend notwendigen Zugriffsrechten erscheint sie auch im Kurskatalog.
Mitarbeitenden erlauben, Schulungen manuell zu erfassen
Sie können festlegen, wer externe Schulungen manuell erfassen kann. Um Nutzenden die Berechtigung zum manuellen Erfassen von Schulungen zu geben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Personen > Mitarbeitendenrollen.
- Wählen Sie die Rolle aus, deren Zugriffsrechte Sie bearbeiten möchten, oder erstellen Sie eine neue Rolle.
- Klicken Sie auf Zugriffsrechte > Schulungen (unter dem Abschnitt Personaldaten).
- Aktivieren Sie unter Bearbeiten neben Schulungsdatensatz eine oder mehrere Checkboxen, je nachdem, welchen Zugriffsbereich die Mitglieder der Rolle haben sollen.
- Wenn Mitglieder der Rolle externe Schulungen für alle Mitarbeitenden des Unternehmens nachhalten sollen, aktivieren Sie die Checkbox neben Schulungsmanagement.
- Klicken Sie auf Änderungen prüfen. Klicken Sie auf Speichern.
Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Schulungsdatensätze können alle von ihnen erstellten externen Schulungen bearbeiten, sofern keine neuen Teilnehmenden zusätzlich zur erstellenden Person und ihr direkt unterstellter Mitarbeitenden hinzugefügt werden. In diesem Fall können nur Mitarbeitende mit Schulungsmanagement-Rechten die Schulung bearbeiten.
Teilnehmende Personen hinzufügen oder entfernen
Teilnehmende zu einer externen Schulung hinzufügen
Um Teilnehmende zu einer externen Schulung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Schulungen > Kurskatalog.
- Klicken Sie neben der entsprechenden Schulung auf das Pfeilsymbol.
- Die Detailansicht der Schulung wird geöffnet. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol für Person hinzufügen.
- Die Schublade zum Erfassen der Schulungsteilnehmenden wird geöffnet. Geben Sie unter Abschlussdatum den Tag ein, an dem die Teilnehmenden den Kurs abgeschlossen haben.
- Suchen Sie unter Teilnehmende die Mitarbeitenden, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie diese aus.
- Klicken Sie auf Teilnahme speichern.
Teilnehmende aus einer externen Schulung entfernen
Um Teilnehmende aus einer externen Schulung zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Schulungen > Kurskatalog.
- Klicken Sie neben der entsprechenden Schulung auf das Pfeilsymbol.
- Die Detailansicht der Schulung wird geöffnet. Aktivieren Sie unter Person die Checkboxen neben den Mitarbeitenden, die Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie rechts auf das Symbol für Person entfernen.
- Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, Ihre Auswahl zu bestätigen. Klicken Sie auf Teilnahmedatensatz entfernen.
Teilnahmedatensätze gesammelt editieren
Sie können Teilnahmenachweise (Abschlussdatum, Ablaufdatum, Dauer) für einen oder mehrere Schulungsteilnehmende bearbeiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Navigieren Sie zu Schulungen > Kurskatalog.
- Klicken Sie neben der entsprechenden Schulung auf das Pfeilsymbol.
- Die Detailansicht der Schulung wird geöffnet. Wählen Sie unter Person die Mitarbeitenden aus, deren Teilnahmedaten Sie ändern möchten.
- Klicken Sie rechts auf das Stiftsymbol.
- Die Schublade zur Bearbeitung der Einträge wird geöffnet. Wählen Sie das entsprechende Attribut aus und geben Sie die neuen Werte nach Bedarf ein.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.