Erfahren Sie, wie Sie Beurteilungszeiträume konfigurieren und starten.

Was sind Beurteilungszeiträume?

Ein Beurteilungszeitraum bildet einen Rahmen, mit dessen Hilfe Sie das Performance-Management Ihrer Organisation strukturieren können.

Personios Performance Review Cycle Builder ist eine Funktion, mit der Sie in Ihrer gesamten Organisation Beurteilungszeiträume anlegen und anstoßen können. Mit dieser Funktion können Mitarbeitende und Führungskräfte Feedback und Beurteilungen anlegen und senden und Fälligkeitstermine im Auge behalten. Alles Feedback wird in einem zentralen Bereich zusammengefasst.

Tipp Wenn Sie mehr über Performance-Management erfahren möchten und darüber, wie es die Bindung von Talenten unterstützen kann, besuchen Sie unsere Webseite und lesen Sie unser Attraction Plus Whitepaper oder werfen Sie einen Blick in unseren Performance Management Guide.

Voraussetzungen – Vorlagen für Feedback-Formulare

Bevor Sie einen Beurteilungszeitraum erstellen können, müssen Sie Feedback-Formularvorlagen einrichten, um unternehmensweit standardisiertes Feedback zu sammeln. 

Hinweis
Nur Admins und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für die Einstellungen im Bereich Performance & Entwicklung können Feedback-Formularvorlagen erstellen.

Um ein neues Formular zu erstellen, gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Einstellungen. Klicken Sie auf Neues Formular erstellen, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf Erstellen.

Dies öffnet die Konfigurationsseite. Um die Vorlage zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. 1. Um den Formulartitel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol oben rechts.
   2. Sie können Abschnitte erstellen, um die Fragen in der Vorlage zu strukturieren. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol neben Abschnitte. Klicken Sie dann auf den entsprechenden Abschnitt, um ihn zu konfigurieren. 
   3. Um den Namen eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben. Sie können eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie auf Wählen Sie eine optionale Beschreibung für Ihren Abschnitt aus klicken.
   4. Um einem Abschnitt eine Frage hinzuzufügen, klicken Sie auf Frage hinzufügen. Geben Sie den Namen und die Art der Frage ein (offener Text, Entscheidungsfrage, Ampel oder Bewertungsskala). Konfigurieren Sie die Frage nach Bedarf.
   5. Optional: Um eine Frage als verpflichtend zu definieren oder Kommentare zu erlauben, klicken Sie auf die entsprechenden Schalter.
   6. Optional: Um die Vorlage für Mitarbeitende verfügbar zu machen, wenn sie kontinuierliches Feedback geben, wählen Sie Diese Vorlage für kontinuierliches Feedback aktivieren aus.
   7. Klicken Sie auf Erstellen.

Tipps
▶︎ Um Abschnitte und Fragen zu duplizieren oder zu löschen, klicken Sie auf dem ausgewählten Element auf Duplizieren oder Löschen .
▶︎ Verwenden Sie das Hand-Symbol um Fragen und Abschnitte nach Bedarf per Drag-and-Drop zu verschieben. Wenn Sie einen Abschnitt verschieben, werden auch alle Fragen, die sich aktuell darin befinden, verschoben.

Einen Beurteilungszeitraum erstellen

Um zu erfahren, wie Zugriffsrechte definieren, wer Zeiträume erstellen oder bearbeiten kann, lesen Sie den Artikel über das Ansehen und Bearbeiten von Zugriffsrechten im Bereich Performance & Entwicklung.

Um einen Beurteilungszeitraum zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Definieren Sie den Namen und das Startdatum des Zeitraums

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf Neuen Zeitraum erstellen.
3. Dies öffnet die Seite für die Erstellung eines neuen Zeitraums. Legen Sie den Namen des Zeitraums und das Startdatum der Beurteilungen fest. Klicken Sie auf Weiter.

2. Wählen Sie die Teilnehmenden aus

Wählen Sie die Teilnehmenden aus, die Sie zum Beurteilungszeitraum hinzufügen möchten. Sie können:

• SStandardfilter verwenden und entscheiden, welche Mitarbeitenden Sie ein- oder ausschließen möchten. Beispielsweise Mitarbeitende ausschließen, die nach einem bestimmten Datum angefangen haben und sich noch in der Probezeit befinden. Sie können auch nur Mitarbeitende aus einer Abteilung einschließen. 
• Bearbeiten Sie die Filter und fügen Sie Ihre eigenen Regeln hinzu. Fügen Sie beispielsweise Mitarbeitende eines Standortes hinzu.
• Schließen Sie bestimmte Mitarbeitende ein oder aus.

Um die Filter nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf alle entsprechenden Mitarbeitendenattribute („Standort“, „Abteilung“ usw.). Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte. Prüfen Sie, dass Sie Zugriffsrechte für alle Abschnitte des Mitarbeitendenprofils haben, die die Attribute enthalten (z. B. Personalinformationen).

Personio zeigt die Liste der berücksichtigten Mitarbeitenden unterhalb der Filter an. Sie können diese Liste noch einmal prüfen, bevor Sie fortfahren.

3. Wählen Sie Aktivitäten für Ihren Zeitraum aus

Wählen Sie die Beurteilungsarten, die im Beurteilungszeitraum verwendet werden sollen:

1. • Beurteilung durch Führungskraft: Führungskräfte geben ihren direkt unterstellten Personen Feedback.
   • Selbstbeurteilung: Die einzelnen Mitarbeitenden bewerten ihre eigene Leistung, indem sie eine schriftliche Selbstreflexion ausfüllen.
   • Bewertung aus dem Kollegium: Einzelne Mitarbeitende beurteilen die Leistung ihrer Peers, indem sie schriftliches Feedback geben.
   • Beurteilung für Führungskräfte: Einzelne Mitarbeitende beurteilen die Leistung ihrer Führungskräfte, indem sie schriftliches Feedback geben.
     

4. Konfigurieren Sie Aktivitäten in der Jahresplan-Ansicht

In der Jahresplan-Ansicht können Sie ganz einfach eine Aktivität bearbeiten, löschen oder hinzufügen, die noch nicht im Zeitraum enthalten ist:

Sie können dem Zeitraum eine neue Aktivität hinzufügen, indem Sie auf Aktivität hinzufügen klicken. Um eine vorhandene Aktivität zu konfigurieren, klicken Sie auf den Namen der Aktivität:

1. Bearbeiten Sie das Start- und Enddatum der Aktivität. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Aktivitäten am selben Datum beginnen, oder dass Beurteilungen durch Führungskraft erst beginnen, wenn alle anderen Aktivitäten abgeschlossen sind.
2. Wählen Sie die Vorlage aus dem Drop-down-Menü aus. Um die Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Vorlage.
3. Optional: Richten Sie Erinnerungen ein, die Mitarbeitende darauf aufmerksam machen, dass sie ihre Beurteilungen abschließen sollen.
4. Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Freigabe und Vertraulichkeit. Die Einstellungen für die Freigabe bestimmen, ob Empfangende Beurteilungen sehen können, während die Vertraulichkeitseinstellungen bestimmen, ob die Namen der beurteilenden Personen sichtbar sind.
   Für Beurteilungen durch Führungskraft können Führungskräfte Feedback mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitenden teilen, wenn es eingereicht wird oder nachdem die für den Zeitraum verantwortliche Person die Freigabe aktiviert hat.
   ▶︎ Legen Sie für Beurteilungen für Führungskräfte fest, wie Sie Mitarbeitende auswählen, die Beurteilungen für Führungskräfte schreiben sollen. Automatisieren Sie dies für alle direkt unterstellten Mitarbeitenden oder lassen Sie die Führungskräfte der Führungskräfte beurteilende Personen manuell zuweisen.
   

Wenn Sie die Konfiguration abgeschlossen haben, klicken Sie auf Zeitraum prüfen und planen.

6. Prüfen Sie den Zeitraum und starten oder planen Sie ihn

Je nach dem Startdatum, das Sie für Ihren Zeitraum gewählt haben, können Sie ihn entweder sofort starten oder für das gewünschte Datum terminieren.

Der Zeitraum wird live geschaltet, wenn die erste geplante Aktivität beginnt. Wenn eine Aktivität beginnt, erhalten die betreffenden Teilnehmenden eine Benachrichtigung. Sie können ihre Beurteilungen unter Performance & Entwicklung > Feedback > To-do ausfüllen.

Beurteilungszeiträume und Status von Mitarbeitenden-Accounts

Mitarbeitende können in Personio vier verschiedene Status haben (Aktiv, Inaktiv, Onboarding, Auszeit). Dieser Status wirkt sich sowohl auf den Zugriff von Mitarbeitenden auf einen Zeitraum als auch auf die Sichtbarkeit ihrer Beurteilungen aus.

Wenn Sie Accounts von Teilnehmenden an Zeiträumen löschen, wirkt sich dies auch wie folgt auf den Zeitraum aus.

Aktive Mitarbeitende

Sie können festlegen, ob Sie Mitarbeitende zu einem Zeitraum hinzufügen möchten, wenn ihr Status Auszeit oder Aktiv ist. Personio markiert jede Statusänderung automatisch in der Detailansicht des Zeitraums. Sie können dann entscheiden, die Mitarbeitenden, deren Status sich geändert hat, entweder beizubehalten oder auszuschließen.

Der Status einer teilnehmenden Person ändert sich in Auszeit oder Inaktiv

Die betreffenden Mitarbeitenden gehören dem Zeitraum weiterhin an, und ihre Beurteilungen (oder Feedbackanfragen) sind weiterhin sichtbar.

Der Account einer teilnehmenden Person am Zeitraum wird gelöscht

Die betreffenden Mitarbeitenden werden aus allen Zeiträumen entfernt und ihre Beurteilungen (und Feedbackanfragen) werden gelöscht.