Performance-Beurteilungszyklus verwalten – Personio

Erfahren Sie, wie Sie einen Performance-Beurteilungszyklus verwalten, nachdem Sie ihn gestartet haben.

Tipp: Wenn Sie mehr über das Performance-Management und darüber, wie es die Bindung von Talenten unterstützen kann, erfahren möchten, besuchen Sie unsere Webseite und lesen Sie unser Attraction-Plus-Whitepaper oder werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zum Performance Management.

Bevor Sie beginnen

Ihre Berechtigungen bestimmen, welche Zyklen Sie anzeigen und verwalten können.

Um auf alle Zyklen zugreifen zu können, benötigen Sie Admin-Rechte oder Bearbeitungsrechte für Zyklen und Zyklusbeurteilungen. Wenn Sie individuelle Bearbeitungsrechte für Zyklen haben, können Sie Zyklen nur für eine festgelegte Gruppe von Mitarbeitenden anzeigen.
Um einen Zyklus bearbeiten und archivieren zu können, müssen Sie Admin oder für den Zyklus zuständig sein. Sie sind nur für Zyklen verantwortlich, die Sie erstellen.
Wenn Sie Führungskraft sind, können Sie unabhängig von Ihren Berechtigungen die Beurteilungszyklen sehen, an denen Ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden teilnehmen. Sie können auch sehen, in welchen Zyklen sich Ihre indirekt unterstellten Mitarbeitenden befinden, wenn die Freigabe- und Vertraulichkeitseinstellungen dies zulassen.

Hinweis:
Wenn der Account der für einen Zyklus verantwortlichen Person gelöscht oder deaktiviert wird, weist Personio dem Admin ihre laufenden Zyklen im Status Entwurf zu. Das gilt nicht für Zyklen, die aktiv, geschlossen oder archiviert sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff anzeigen und bearbeiten in der App Performance & Entwicklung.

Auf Beurteilungszyklen zugreifen

Um eine Übersicht über alle Beurteilungszyklen zu erhalten und deren Status anzuzeigen, navigieren Sie zu Performance > Beurteilungszyklen.

Zyklen können den folgenden Status haben:

- Entwurf: Der Beurteilungszyklus wurde noch nicht gestartet, Sie können ihn weiter bearbeiten.
- Geplant: Der Zyklus ist geplant, und die erste Aktivität hat noch nicht begonnen.
- Aktiv: Der Beurteilungszyklus wurde eingeleitet, und mindestens eine Aktivität hat begonnen.
- Geschlossen: Der Beurteilungszyklus wurde beendet und ist abgeschlossen. Beachten Sie, dass Sie den Zyklus nicht erneut öffnen und die Beurteilungen darin nicht bearbeiten können.

Tipp
Bevor Sie einen Zyklus schließen, stellen Sie sicher, dass alle Beurteilungen geteilt wurden.

Zyklusdetails anzeigen

Um auf die Details eines bestimmten Beurteilungszyklus zuzugreifen, gehen Sie zu Performance > Beurteilungszyklen, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten Zyklus. Es wird eine Tabelle angezeigt, aus der die erforderlichen Beurteilungsarten und deren Status hervorgehen.

Hinweis: Führungskräfte können in einem Beurteilungszyklus nur ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden und deren Beurteilungsstatus einsehen. Sie können auch zur Performance-Übersicht ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden navigieren und Peer-Feedback anfordern, indem sie auf die drei Punkte rechts klicken.

Eine Beurteilung kann einen der folgenden Status haben:

Keine zugewiesen: Für die Beurteilungsart sind noch keine Beurteilenden (direktes Umfeld oder Führungskräfte) zugewiesen.
Nicht begonnen: Die beurteilende Person hat noch nicht mit dem Schreiben der Beurteilung begonnen.
In Bearbeitung: Die beurteilende Person hat mit dem Schreiben der Beurteilung begonnen, diese aber noch nicht eingereicht.
Abgeschickt: Die beurteilende Person hat die Beurteilung gesendet.
Freigabe zugelassen: Die für den Zyklus verantwortliche Person hat die Option aktiviert, die Beurteilung mit der empfangenden Person zu teilen. Dieser Status gilt nur für abgegebene Beurteilungen durch Führungskraft. Sie müssen diese Option beim Konfigurieren des Zyklus einrichten.
Freigegeben: Die Beurteilung wurde mit der empfangenden Person (im Fall einer Beurteilung durch Führungskraft) oder mit der Führungskraft in Personio geteilt.
Nicht zutreffend: Für Beurteilungen durch Führungskraft. Der Status wird angezeigt, wenn keine Führungskraft zugewiesen ist oder wenn Sie nach Beendigung der Aktivität Änderungen an den teilnehmenden Personen des Zyklus akzeptieren.
Prüfende Person auswählen: Bei Beurteilungen aus dem direkten Umfeld und (je nach Zykluskonfiguration) bei Beurteilungen für Führungskräfte müssen Sie die beurteilende Person manuell auswählen.

Aktivitäten und Teilnehmende eines aktiven Zyklus bearbeiten

Sie können verschiedene Aspekte eines Zyklus bearbeiten, solange er aktiv ist. Sie können ihn jederzeit umbenennen und außerdem Folgendes tun:

Aktivitäten bearbeiten

Beachten Sie, dass eine Aktivität noch in Bearbeitung ist, wenn ihr Enddatum erreicht, der Zyklus aber aktiv ist. Sie können das Vertragsenddatum der Aktivität verlängern und die Konfiguration bearbeiten. Sie können auch noch Beurteilungen schreiben, bearbeiten und freigeben.

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen. Klicken Sie auf den entsprechenden Zyklus.
Klicken Sie in der Ansicht Zyklusdetails auf Bearbeiten > Zyklus.
Sie können Folgendes bearbeiten:
▶︎ das Startdatum der Aktivität (falls die Aktivität noch nicht begonnen hat) und ihr Enddatum
▶︎ die Aktivitätserinnerungen
▶︎ die Einstellungen für Freigabe und Vertraulichkeit.
▶︎ das Aktivitätsformular
▶︎ das Nominierungsverfahren für Beurteilungen aus dem direkten Umfeld. Dadurch werden zuvor erteilte Freigaben zurückgesetzt. Wenn Sie beispielsweise auf Mitarbeiternominierungen umstellen, verwirft Personio die zuvor von Führungskräften genehmigten Nominierungen.
▶ ︎ Die Anbieter von Beurteilungen durch Führungskräfte. Wenn Sie eine neue beurteilende Person zuweisen, gelten die gleichen Sichtbarkeitsänderungen wie beim Hinzufügen eines neuen Führungskraft zum Zyklus.

Anbieter einer Beurteilung durch Führungskraft für einzelne Teilnehmende ändern

Sie können den Anbieter für Beurteilungen durch Führungskräfte für einzelne Teilnehmende ändern:

Gehen Sie zum Fenster mit den Details eines Zeitraums.
Klicken Sie auf eine am Zyklus teilnehmende Person.
Klicken Sie unter Beurteilung durch Führungskraft auf Ändern.

Wann Formulare geändert werden sollten

Das Aktualisieren eines Formulars führt nicht automatisch zu einer Aktualisierung in dem Zyklus, in dem es verwendet wird.

Um ein Aktivitätsformular zu aktualisieren, müssen Sie ein neues auswählen, anstatt das aktuelle Formular direkt zu bearbeiten. Sie können:

Das Formular kopieren, umbenennen und die neue Kopie wie gewünscht bearbeiten.
Die Zyklusaktivität bearbeiten und das neue Formular zuweisen. Die Details finden Sie in unserem Artikel zur Fehlerbehebung.

Sobald Sie das neue Formular zuweisen, geschieht Folgendes:

Personio weist den am Zyklus Teilnehmenden neue Beurteilungsaufgaben anhand der neuen Vorlage zu.
Personio speichert vorherige entworfene und eingereichte Beurteilungen auf der Performance-Seite der beurteilenden Person als verworfen.
Beurteilende Personen mit entworfenen oder eingereichten Beurteilungen erhalten eine Benachrichtigung über die oben genannten Änderungen.

Teilnehmende bearbeiten

Um Mitarbeitende zum Zeitraum hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Bearbeiten > Teilnehmende Personen.
Ändern Sie die Filterregeln nach Bedarf, um teilnehmende Personen ein- oder auszuschließen.

Nachdem Sie Mitarbeitende zum Zeitraum hinzugefügt haben:

Nehmen sie an allen Aktivitäten teil, einschließlich derjenigen, die ihr Enddatum erreicht haben. Da die Aktivität so in Bearbeitung ist, wie der Zeitraum aktiv ist, können Sie das Enddatum verlängern.

Nachdem Sie Mitarbeitende aus dem Zeitraum entfernt haben:

Entfernt Personio sie aus allen Aktivitäten, einschließlich der Aktivitäten, die sie abgeschlossen haben.
Können sie unter Performance weiterhin auf ihre entworfenen und eingereichten Beurteilungen zugreifen. Sie werden als verworfen angezeigt.
Wenn die entfernte Person für einen laufenden Zeitraum die einzige direkt unterstellte Person einer Führungskraft ist, verliert die Führungskraft den Zugriff auf den Zeitraum.

Um die Filter nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf alle entsprechenden Mitarbeitendenattribute („Standort“, „Abteilung“ usw.). Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen > Unternehmen > Rollen & Berechtigungen. Überprüfen Sie, ob Sie Berechtigungen für alle Abschnitte der Mitarbeitendenprofile mit den Attributen haben (z. B. Personalinformationen).

Änderungen in der Unternehmensstruktur überprüfen

Der Cycle Builder erkennt automatisch Änderungen in Ihrer Unternehmensstruktur, die sich auf die Teilnehmenden des Zeitraums auswirken. Wenn Sie die für den Zeitraum verantwortliche Person sind, erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung über die Änderungen, die Sie überprüfen müssen.

Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf Bearbeiten > Teilnehmende > Änderungen überprüfen. Sie sehen Folgendes:

Änderungen des Mitarbeitendenstatus

Zeigen Sie die Mitarbeitenden an, die nun zur Teilnahme am Zeitraum berechtigt sind. Sie können entscheiden, sie zum Zeitraum hinzuzufügen.
Zeigen Sie die Mitarbeitenden an, die nicht mehr für den Zeitraum in Frage kommen. Sie können sie entweder im Zeitraum belassen oder daraus entfernen.

Beachten Sie, dass beim Hinzufügen oder Entfernen von teilnehmenden Personen dieselben Bedingungen wie beim Bearbeiten von teilnehmenden Personen gelten.

Änderungen bei Führungskräften von Mitarbeitenden

Hinweis:
Um den Verlust von Beurteilungsdaten zu vermeiden, sollten Führungskraftwechsel vor oder nach einem Performancezyklus vorgenommen werden, nicht währenddessen. Verworfene Beurteilungen können nicht wiederhergestellt werden.

Wenn eine mitarbeitende Person die Führungskraft wechselt und die neue Führungskraft die Beurteilung durch Führungskraft schreiben soll, können Sie sie dem Zeitraum hinzufügen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Option A: Dem Zyklus die neue Führungskraft hinzufügen

Die neue Führungskraft erhält Zugriff auf den Zyklus:

Die Person kann Zyklen, Beurteilungen und Performance-Notizen ihrer neuen direkt Unterstellten anzeigen. Dies gilt für alle ihre neuen indirekt Unterstellten in der gesamten Berichtslinie, wenn Sie den hierarchischen Zugriff für Beurteilungen und Feedback aktivieren.
Sie kann die relevanten Beurteilungen durch Führungskraft schreiben und Mitarbeitende für Beurteilungen aus dem direkten Umfeld benennen. Die Führungskraft dieser Person kann Mitarbeitende für Beurteilungen für Führungskräfte benennen.

Die vorherige Führungskraft verliert den Zugriff auf den Zyklus:

Ihre entworfenen und eingereichten Beurteilungen durch die Führungskraft werden verworfen. Sie kann unter Performance darauf zugreifen (sie aber nicht bearbeiten).
Admins, P&D-Admins und Zyklusverantwortliche können auf diese Beurteilungen zugreifen. Diese Personen können wählen, ob sie die Beurteilungen mit der neuen Führungskraft teilen möchten (die standardmäßig nicht auf sie zugreifen kann).

Option B: Die alte Führungskraft im Zyklus lassen

Sie kann weiterhin die Zyklen, Beurteilungen und Performance-Notizen ihrer vorherigen direkt Unterstellten anzeigen. Dies gilt auch für deren vorherige indirekt Unterstellten in der gesamten Berichtslinie, wenn Sie den hierarchischen Zugriff für Beurteilungen und Feedback aktivieren.
Sie kann die relevanten Beurteilungen durch Führungskraft schreiben und Mitarbeitende für Beurteilungen aus dem direkten Umfeld benennen. Die Führungskraft kann Mitarbeitende für Beurteilungen für Führungskräfte benennen.
Am Ende des Zeitraums verliert sie den Zugriff darauf, kann aber unter Performance weiterhin auf ihre entworfenen und eingereichten Beurteilungen zugreifen. Solche Beurteilungen haben den Status Verworfen und können nicht bearbeitet werden.
Verworfene Beurteilung durch die Führungskraft können nicht reaktiviert oder in den aktiven Zyklus zurückgeführt werden.
Die vorherige Führungskraft kann die verworfene Beurteilung unter Performance (schreibgeschützt) öffnen und den Text kopieren, um ihn der neuen Führungskraft zur Verfügung zu stellen.

Zeiträume duplizieren, schließen oder archivieren

Zeitraum duplizieren

Um einen Zeitraum zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor.

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen.
Klicken Sie auf den entsprechenden Zyklus.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte. Wählen Sie Zeitraum duplizieren.
Wählen Sie den Namen des neuen Zeitraums und das Startdatum der frühesten Aktivitäten. Klicken Sie auf Duplizieren.

Personio dupliziert Teilnehmende und Aktivitäten aus dem ursprünglichen Zeitraum.

Außerdem wird auch die Position der Aktivitäten in der Zeitleiste übernommen. Wenn beispielsweise Beurteilungen durch Führungskraft im ursprünglichen Zeitraum eine Woche nach den Beurteilungen aus dem direkten Umfeld angelegt sind, wird dieser Zeitplan auch im neuen Zeitraum angewendet.

Zeitraum schließen

Zeiträume werden nicht automatisch bei Erreichen des Enddatums geschlossen. Sie können einen aktiven Zeitraum jederzeit schließen:

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen.
Klicken Sie auf den entsprechenden Zyklus.
Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Zeitraum schließen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Nachdem Sie den Zeitraum geschlossen haben, gilt Folgendes:

Personio entfernt alle nicht abgeschlossenen Aufgaben für Mitarbeitende, die mit dem Zeitraum zusammenhängen.
Personio speichert entworfene und abgeschlossene Beurteilungen, die zugänglich und gesperrt bleiben.
Personio verschiebt in Bearbeitung befindliche Beurteilungen in einen verworfenen Status, aber die beurteilende Person kann weiterhin unter Performance darauf zugreifen.
Sie können den Zeitraum nicht mehr erneut öffnen und konfigurieren.

Einen Zeitraum archivieren

Sie können einen geschlossenen Zeitraum archivieren, wodurch alle Beurteilungsdaten, die als Teil des Zeitraums erstellt wurden, vor Mitarbeitenden und Admins verborgen werden:

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen. Klicken Sie auf den entsprechenden geschlossenen Zeitraum.
Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Bearbeiten > Zeitraum.
Klicken Sie auf Zeitraum archivieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Sie können die Archivierung des Zeitraums jederzeit zurücknehmen.

Zeitraum löschen

Sie können nur entworfene Zeiträume löschen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen.
Klicken Sie auf den entsprechenden geschlossenen Zeitraum.
Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Löschen aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Um einen geplanten Zeitraum zu löschen, deaktivieren Sie ihn zunächst, damit er wieder als Entwurf vorliegt:

Gehen Sie auf Performance > Beurteilungszyklen. Klicken Sie auf den entsprechenden geplanten Zeitraum.
Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Bearbeiten > Zeitraum.
Klicken Sie auf Geplanten Zeitraum zurücksetzen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Klicken Sie in der Detailansicht des Zeitraums auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Löschen aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.