Dieser Artikel erklärt, wie Sie einen Performance-Beurteilungszeitraum mit dem Performance Review Cycle Builder in Personio verwalten.

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Zeiträume anzeigen und bearbeiten

Auf Zeiträume zugreifen

Ihre Zugriffsrechte bestimmen, welche Zeiträume Sie anzeigen und verwalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Zugriff anzeigen und bearbeiten im Bereich Performance & Entwicklung.

Um eine Übersicht über alle Beurteilungszeiträume zu erhalten und deren Status anzuzeigen, navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume.

Zeiträume können die folgenden Status haben:

• • Entwurf: Der Beurteilungszeitraum wurde noch nicht gestartet, und Sie können ihn weiter bearbeiten.
  • Geplant: Der Zeitraum ist geplant, und die erste Aktivität hat noch nicht begonnen.
  • Aktiv: Der Beurteilungszeitraum wurde gestartet und läuft derzeit.
  • Geschlossen: Der Beurteilungszeitraum wurde beendet und ist abgeschlossen.

Details eines bestimmten Zeitraums anzeigen 

Um auf die Details eines bestimmten Beurteilungszeitraums zuzugreifen, gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume, und klicken Sie dann auf den Namen des gewünschten Beurteilungszeitraums. Es wird eine Tabelle angezeigt, aus der die erforderlichen Beurteilungsarten und deren Status hervorgehen.

Hinweis: Führungskräfte können in einem Beurteilungszeitraum nur ihre direkt unterstellte Personen und deren jeweiligen Beurteilungsstatus einsehen. Sie können auch zur Performance-Übersicht ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden navigieren und Peer-Feedback anfordern, indem sie auf die drei Punkte rechts klicken.

Eine Beurteilung kann einen der folgenden Status haben: 

• Keine zugewiesen: Für die Beurteilungsart sind noch keine Beurteilenden (direktes Umfeld oder Führungskräfte) zugewiesen. 
• Nicht begonnen: Das der Beurteilung beigefügte Feedback-Formular hat keinen Inhalt.
• In Bearbeitung: Das der Beurteilung beigefügte Feedback-Formular enthält einen Entwurf, wurde aber noch nicht abgeschickt.
• Abgeschickt: Die beurteilende Person hat das Feedback gesendet.
• Freigabe zugelassen: Der Mitarbeiter, der den Zeitraum verwaltet, hat die Freigabe der Beurteilung für die empfangende Person aktiviert. Dieser Status gilt nur für gesendete Beurteilungen durch Führungskraft.
• Freigegeben: Die Beurteilung wurde für die empfangende Person (im Fall einer Beurteilung durch Führungskraft) oder für die Führungskraft (im Fall einer Selbstbeurteilung) freigegeben.
• Nicht zutreffend: Für Beurteilungen durch Führungskraft, denen keine Führungskraft zugewiesen ist.
• Prüfende Person auswählen: Bei Bewertung aus dem Kollegium müssen Sie die beurteilende Person manuell auswählen.

Aktivitäten und Teilnehmende eines aktiven Zeitraums bearbeiten

Sie können verschiedene Aspekte eines laufenden Zeitraums bearbeiten. Sie können ihn jederzeit umbenennen und außerdem Folgendes tun:

Aktivitäten bearbeiten

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Zeitraum bearbeiten.
3. Unter Aktivitäten können Sie Folgendes bearbeiten:
   ▶︎ das Startdatum der Aktivität (falls die Aktivität noch nicht begonnen hat) und ihr Enddatum
   ▶︎ die Aktivitätserinnerungen
   ▶︎ die Einstellungen für Freigabe und Vertraulichkeit. Eine Änderung dieser Einstellungen wirkt sich nur auf Beurteilungen aus, die noch nicht gesendet wurden.
   ▶︎ das Aktivitätsformular

Beachten Sie, dass Sie Formulare nur dann ändern sollten, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie ein Formular für eine laufende Aktivität ändern, wirkt sich das wie folgt aus:

• Personio weist den Teilnehmenden am Zeitraum neue Beurteilungen anhand der neuen Vorlage zu.
• Personio speichert frühere Beurteilungsentwürfe und eingereichte Beurteilungen auf der Feedback-Seite der beurteilenden Person als verworfen. 
• Beurteilende Personen mit Beurteilungsentwürfen oder eingereichten Beurteilungen erhalten eine Benachrichtigung über die oben genannten Änderungen.

Teilnehmende bearbeiten

Um Mitarbeitende zum Zeitraum hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Teilnehmende.
2. Ändern Sie die Filterregeln nach Bedarf, um Teilnehmende ein- oder auszuschließen.

Um die Filter nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf alle entsprechenden Mitarbeiterattribute („Standort“, „Abteilung“ usw.). Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen > Mitarbeitendenrollen > Zugriffsrechte. Überprüfen Sie, ob Sie Zugriffsrechte für alle Abschnitte der Mitarbeitendenprofile mit den Attributen haben (z. B. Personalinformationen).

Nachdem Sie eine Person aus dem Zeitraum entfernt haben, gilt Folgendes:

• Die Person wird aus allen geplanten und laufenden Aktivitäten entfernt.
• Sie kann unter Performance & Entwicklung > Feedback weiterhin auf ihre Entwürfe und gesendeten Beurteilungen zugreifen. Die von ihr eingesendeten oder freigegebenen Beurteilungen werden im Export des Zeitraums weiterhin angezeigt.
• Wenn die entfernte Person für einen laufenden Zeitraum die einzige direkt unterstellte Person einer Führungskraft ist, verliert die Führungskraft den Zugriff auf den Zeitraum.

Änderungen in der Unternehmensstruktur überprüfen

Der Cycle Builder erkennt automatisch Änderungen in Ihrer Unternehmensstruktur, die sich auf die Teilnehmenden des Zeitraums auswirken. Wenn Sie die für den Zeitraum verantwortliche Person sind, erhalten Sie in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung über die Änderungen, die Sie überprüfen müssen.

In der Ansicht Zeitraumdetails finden Sie unter Zu prüfende Änderungen Folgendes:

Änderungen des Mitarbeitendenstatus

• Zeigen Sie die Mitarbeitenden an, die nun zur Teilnahme am Zeitraum berechtigt sind. Sie können entscheiden, ob Sie sie zum Zeitraum hinzufügen möchten. Wenn ja, nehmen sie nur an geplanten und laufenden Aktivitäten teil. An beendeten Aktivitäten nehmen sie nicht teil.
• Zeigen Sie die Mitarbeitenden an, die nicht mehr für den Zeitraum in Frage kommen. Sie können sie entweder im Zeitraum belassen oder daraus entfernen. Wenn Sie Teilnehmende entfernen, gelten die gleichen Bedingungen wie für die Bearbeitung von Teilnehmenden.

Änderungen der Führungskräfte der Mitarbeitenden

Wenn sich die Führungskraft einer mitarbeitenden Person ändert, können Sie die Änderung ignorieren und die bisherige Führungskraft im Zeitraum belassen. Wenn Sie stattdessen die neue Führungskraft zum Zeitraum hinzufügen, gilt Folgendes:

• Die neue Führungskraft kann die Zeiträume ihrer neuen direkt unterstellten Mitarbeitenden unter Performance & Entwicklung > Zeiträume sehen.
• Die neue Führungskraft kann die relevanten Beurteilungen durch die Führungskräfte schreiben und Mitarbeitende für Bewertungen aus dem Kollegium und Beurteilungen für Führungskräfte nominieren.
• Die bisherige Führungskraft verliert den Zugriff auf den Zeitraum, kann aber unter Performance & Entwicklung > Feedback weiterhin auf ihre Beurteilungsentwürfe und gesendeten Beurteilungen zugreifen.

Beurteilungen bearbeiten

Ob eine Beurteilung bearbeitet werden kann oder nicht, hängt von ihrem Status und dem Status des Beurteilungszeitraums ab. 

Status	Notizen
Beendeter Beurteilungszeitraum	Nachdem ein Beurteilungszeitraum beendet wurde, ändert sich der Status von Beurteilungen zu Gesperrt, und sie können nicht mehr bearbeitet werden.
Beurteilung im Entwurf	Eine Beurteilung kann jederzeit bearbeitet werden, solange sie noch im Entwurf ist. Lesen Sie unten, wie Sie eine Beurteilung bearbeiten.
Gesendete Beurteilung	Beurteilung durch Führungskraft: Kann auch nach dem Senden bearbeitet werden, solange der Zeitraum offen ist und die Beurteilung noch nicht freigegeben wurde. Bewertungen aus dem Kollegium, Selbstbeurteilungen und Beurteilungen für Führungskräfte: Sobald eine solche Beurteilung gesendet wurde, ändert sich ihr Status zu Gesperrt (d. h. sie kann nicht mehr bearbeitet werden). Nur Personio Admins, die Führungskraft der beurteilten Person und Mitarbeitende mit Bearbeitungsrechten für Zeiträume und Zeitraumbeurteilungen können die Beurteilung entsperren , um eine Bearbeitung zu ermöglichen.

Um eine noch nicht gesendete oder wieder entsperrte Beurteilung zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Feedback.
2. Klicken Sie unter dem Reiter To-do auf die entsprechende Beurteilung.
3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen in den entsprechenden Formularfeldern vor. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zeiträume duplizieren, schließen oder archivieren

Zeitraum duplizieren

Um einen Zeitraum zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor.

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben dem entsprechenden Zeitraum. Wählen Sie Zeitraum duplizieren.
3. Wählen Sie den Namen des neuen Zeitraums und das Startdatum der frühesten Aktivitäten. Klicken Sie auf Duplizieren.

Personio dupliziert Teilnehmende und Aktivitäten aus dem ursprünglichen Zeitraum.

Außerdem wird auch die Position der Aktivitäten in der Zeitleiste übernommen. Wenn beispielsweise Beurteilungen durch Führungskraft im ursprünglichen Zeitraum eine Woche nach den Bewertungen aus dem Kollegium angelegt sind, wird dieser Zeitplan auch im neuen Zeitraum angewendet.

Einen Zeitraum schließen

Zeiträume werden nicht automatisch bei Erreichen des Enddatums geschlossen. Sie können einen aktiven Zeitraum jederzeit schließen:

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Zeitraum bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum schließen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Nachdem Sie den Zeitraum geschlossen haben, gilt Folgendes:

• Alle nicht abgeschlossenen Aufgaben für Mitarbeitende, die mit dem Zeitraum zusammenhängen, werden entfernt.
• Beurteilungsentwürfe und abgeschlossene Beurteilungen werden zugänglich gespeichert und gesperrt. Die Performance-Bewertungen werden ebenfalls gesperrt.
• Laufende Beurteilungen werden in den Status Verworfen verschoben, sind aber weiterhin unter Feedback zugänglich.
• Der Zeitraum kann nicht erneut geöffnet und konfiguriert werden.

Einen Zeitraum archivieren

Sie können einen geschlossenen Zeitraum archivieren, wodurch alle Beurteilungsdaten, die als Teil des Zeitraums erstellt wurden, vor Mitarbeitenden und Admins verborgen werden:

1. Gehen Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume. Klicken Sie auf den entsprechenden geschlossenen Zeitraum.
2. Klicken Sie in der Ansicht Zeitraumdetails auf Zeitraum bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Zeitraum archivieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Sie können die Archivierung des Zeitraums jederzeit zurücknehmen.

Analysen und Berichte

Der Reiter Analysen

Der Reiter Analysen zeigt alle Bewertungen, die Mitarbeitende in ihren Beurteilungen durch Führungskraft erhalten haben. Führungskräfte bestimmen diese Bewertungen, wenn sie im Beurteilungsformular Skalenfragen beantworten.

Der Reiter gibt Ihnen einen Überblick über die Leistung der Mitarbeitenden innerhalb eines Zeitraums. Wenn Sie die Daten filtern, können Sie positive Trends und potenzielle Probleme auf einen Blick erkennen.

Hinweis
Der Reiter Analysen zeigt in folgenden Fällen keine Ergebnisse:
▶︎ Es gibt in dem Zeitraum keine Beurteilungen durch Führungskraft.
▶︎ Es gibt im Formular für die Beurteilung durch Führungskraft keine Skalenfragen. Hier erfahren Sie, wie Sie Frage- und Antwortarten in den Performance-Feedback-Formularen konfigurieren können.
▶︎ Es hat noch keine Führungskraft eine Beurteilung durch Führungskraft abgegeben.

Um die Daten für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume.
2. Klicken Sie auf den entsprechenden Zeitraum.
3. Wählen Sie den Reiter Analysen.
4. Um die Daten zu filtern, klicken Sie auf Filter und wenden Sie sie nach Bedarf an.
5. Um auszuwählen, wie die Daten visualisiert werden sollen, klicken Sie auf das Kästchen unter Zeichenart und wählen Sie entweder Spalte oder Raster aus.

Das Spaltendiagramm

Mit dem Spaltendiagramm können Sie die Verteilung der Bewertungen, die Mitarbeitende im Zeitraum erhalten haben, für eine bestimmte Frage anzeigen.

Wählen Sie unter Frage auswählen eine Skalenfrage aus dem Formular für die Beurteilung durch Führungskraft aus. Wenn Sie für den Zeitraum eine Performance-Bewertungsfrage aktiviert haben, ist diese Frage standardmäßig ausgewählt.

Die Bewertungen werden für die ausgewählte Frage im Überblick angezeigt.

Das Rasterdiagramm

Hinweis
Wenn Sie das Rasterdiagramm verwenden möchten, muss Ihr Formular für die Beurteilung durch Führungskraft mindestens zwei Skalenfragen enthalten.

Das Rasterdiagramm zeigt die Verteilung der Mitarbeitendenbewertungen aus zwei verschiedenen Skalenfragen.

Sie können eine Skalenfrage für die horizontale Achse des Rasters und eine andere Skalenfrage für die vertikale Achse auswählen (wenn Sie eine Performance-Bewertungsfrage für den Zeitraum aktiviert haben, beachten Sie, dass diese Frage standardmäßig für die horizontale Achse ausgewählt ist).

Beispielsweise können Sie verhaltensbezogene Bewertungen auf der horizontalen und leistungsbezogene Bewertungen auf der vertikalen Achse anzeigen:

Die kombinierten Bewertungen beider Fragen bestimmen die Position aller Mitarbeitenden im Raster. Die leistungsstärksten Personen erscheinen oben rechts im Raster, während Mitarbeitende mit niedrigeren Bewertungen unten links angezeigt werden.

Tipps
▶ ︎Um anzuzeigen, welche Mitarbeitenden zum jeweiligen Feld des Rasters gehören, klicken Sie auf die Blase, die den Prozentsatz angibt. Die Teilnehmendenliste unterhalb des Rasters wird entsprechend aktualisiert.
▶︎ Das Raster ist hilfreich für die Beurteilung der Mitarbeiterleistung und des Wachstumspotenzials. Erfahren Sie mehr über dieses leistungsstarke Instrument.

Alle Zeitraumdaten oder einzelne Beurteilungen exportieren 

Zeitraumdaten exportieren

Die Beurteilungsdaten des Performance-Zeitraums können als Excel-Datei heruntergeladen werden. Diese Datei enthält alle Bewertungen, Antworten auf Freitextfragen und Kommentare zu eingereichten Beurteilungen. Sie listet auch die Mitarbeitende auf, deren Beurteilungen noch laufen, und gibt auch den jeweiligen Beurteilungsstatus an.

Sie können diese Daten für Berichte verwenden oder intern weitergeben.

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums. 
2. Klicken Sie oben rechts auf  Beurteilungen in diesem Zeitraum exportieren.
3. Klicken Sie auf Datei exportieren, um zu bestätigen, dass Sie die Daten exportieren möchten.

Eine einzelne Beurteilung exportieren

Sie können eine einzelne Beurteilung in den Reiter Dokumente des betreffenden Mitarbeitenden exportieren oder sie als PDF-Datei herunterladen:

1. Navigieren Sie zu Performance & Entwicklung > Zeiträume und klicken Sie auf den Namen des betreffenden Beurteilungszeitraums. 
2. Die Seite Zeitraumdetails öffnet sich. Klicken Sie neben der entsprechenden Person auf die jeweilige freigegebene oder abgeschickte Beurteilung.
3. Die Seite Beurteilungsdetails öffnet sich. Klicken Sie oben rechts auf Export.
4. Wählen Sie aus, ob Sie die Beurteilung in den Reiter Dokumente der Person exportieren, als PDF herunterladen oder sowohl exportieren als auch herunterladen möchten. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.
5. Klicken Sie auf Export.

Hinweise
▶︎ Beurteilungen, die nicht für die beurteilten Personen freigegeben werden, können nicht in den Abschnitt Dokumente dieser Personen exportiert werden.
▶︎ Bei Beurteilungen, die vertraulich freigegeben wurden, erscheint in der PDF-Datei im Feld für den Namen der beurteilten Person k. A..