In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft (MS) Teams mit Personio integrieren können. Hier finden Sie eine Übersicht über die entsprechenden Voraussetzungen sowie eine Anleitung, wie Sie die Integration einrichten.
Welche Möglichkeiten gibt mir die Integration von Personio mit MS Teams?
MS Teams ist Microsofts Tool für die Kooperation zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern. Die Integration von MS Teams mit Personio liefert relevante Informationen zu vordefinierten Teams, Abteilungen und Standorten an bestimmte MS-Teams-Kanäle.
Mit dieser Integration werden in MS Teams tagesaktuelle Informationen über Folgendes veröffentlicht:
- Abwesenheiten von Mitarbeitern sowie wann sie wieder am Arbeitsplatz sein werden
- Geburtstage
- Jubiläen im Unternehmen
- Neue Mitarbeiter
Mitarbeiter können Abwesenheiten auch direkt in MS Teams beantragen, indem sie Folgendes angeben:
- Art der Abwesenheit
- Umfang am ersten und letzten Tag (ganzer oder halber Tag)
- Vertretung während ihrer Abwesenheit
- Dauer der Abwesenheit
Einrichtung der Integration von MS Teams und Personio
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Integrationen einzurichten:
1. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration
- Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Personio Marketplace in Personio oder müssen Admin sein. Um Bearbeitungsrechte für den Personio Marketplace zuzuweisen, navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Konto-Konfiguration > Integration Marketplace.
- Sie benötigen die Global-Administrator-Rolle in Microsoft. Die MS-Teams-Administrator-Rolle reicht nicht aus.
2. MS Teams im Personio Marketplace suchen
Um MS Teams im Personio Marketplace zu finden, führen Sie diese Schritte aus:
- Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio auf Marketplace.
- Geben Sie in das Suchfeld der Marketplace-Seite „MS Teams“ ein.
- Sie müssen die Integration von MS Teams direkt in Personio implementieren. Klicken Sie auf den Button Verbinden, um die Integration zu starten.
- Dies ruft den Assistenten Verbinden auf, der vier Schritte umfasst.
Hinweis:
Wenn Sie die Integration im Marketplace nicht finden können, stellen Sie sicher, dass die Checkbox Tray.io, Inc. unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung > Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aktiviert ist.
Personio arbeitet mit Tray.io als Auftragsdatenverarbeiter, um die Einbeziehung bestimmter Integrationen zu ermöglichen. Ohne Nutzung der genannten Integration werden keine Daten an Tray.io übertragen.
Um die Integration einzurichten, müssen Sie alle vier Schritte ausführen, die im Folgenden beschrieben sind.
Schritt 3: MS Teams authentifizieren
Aktivieren Sie in Personio die Authentifizierung von MS Teams und bitten Sie den Administrator oder Inhaber von MS Teams um die entsprechende Erlaubnis.
Schritt 4: Personio authentifizieren
Um mit dem Setup-Prozess fortzufahren, müssen Sie der Integration Zugriff auf die erforderlichen Personio-Daten gewähren. Überprüfen Sie die Berechtigungen, die für die Integration erforderlich sind, und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Tipp
Sie können die gewährten Berechtigungen nach dem Setup-Prozess überprüfen, indem Sie zu Einstellungen > Integrationen > API-Anmeldedaten gehen und auf die Microsoft-Teams-Integration klicken.
Schritt 5: Teams in MS Teams verwalten
Wählen Sie im Drop-Down-Menü Teams auswählen die Teams in MS Teams aus, für die Sie Kanäle zuordnen möchten. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
Schritt 6: Kanal-Updates verwalten
Um die Einstellungen für Kanalupdates vorzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte durch:
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Sprache der Aktualisierung die Sprache für die Kanalupdates aus.
- Unter Zeit der Aktualisierung wählen Sie die Zeit für die Kanalupdates aus.
Hinweis
Findet das Event an einem Wochenende statt, wird es nicht an MS Teams übermittelt. - Wählen Sie aus, welche Events (z. B. Abwesenheiten oder Geburtstage) in Ihrer täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen.
- Wählen Sie unter MS-Teams-Kanal den entsprechenden Kanal in MS Teams aus. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
- Wählen Sie unter Personio die entsprechende Organisationseinheit aus (z. B. Abteilung oder Team).
Hinweis
Bei der Zuordnung von Attributen können Sie in MS Teams entweder ein öffentliches oder ein privates Team auswählen. Tägliche Kanal-Aktualisierungen müssen an einen öffentlichen MS-Teams-Kanal gesendet werden. - Um die Integration von MS Teams zu aktivieren, klicken Sie auf Abschließen.
Tipp:
Im Personio Marketplace können Sie die verknüpften Attribute jederzeit ändern oder die Integration deaktivieren.
Weitere Informationen zu Personio Marketplace finden Sie in unserem Help Center Artikel Personio Marketplace.
Abwesenheits-Workflows mit MS Teams
Tägliches Update von Personio im MS-Teams-Kanal
Lesen Sie das zuvor angelegte automatische Tagesupdate von Personio in einem MS-Teams-Kanal. Unter den einzelnen Themen (z. B. Heute abwesend) können die zusammengefassten Mitarbeiterdaten auf einen Blick abgelesen werden.
Abwesenheit mit der Personio-App in MS Teams beantragen
Mitarbeiter können Abwesenheiten bequem in MS Teams über die Personio-Anwendung beantragen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf die Personio-Anwendung in MS Teams.
- Geben Sie request absence ein.
- Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die Art und Dauer der Abwesenheit an.
- Klicken Sie auf Nächster Schritt.
- Falls nötig, wählen Sie eine Vertretung aus.
Weitere Informationen
Weitere Informationen darüber, was die Verwaltung von Abwesenheitsanfragen in Personio ist und wie Sie diese anhand von Integrationen automatisieren können, finden Sie in unserem Help-Center-Artikel Workflow-Management für Abwesenheitsanfragen.