Microsoft Teams

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Microsoft (MS) Teams mit Personio integrieren können. Hier finden Sie eine Übersicht über die Installationsvoraussetzungen für die Integration mit der Mitarbeiterdaten-API in Personio sowie Anweisungen, wie Sie die Integration einrichten können. 

 

Integration von MS Teams mit Personio

MS Teams ist Microsofts Tool für die Kooperation zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern. Die Integration von MS Teams mit Personio liefert relevante Informationen zu vordefinierten Teams, Abteilungen und Standorten an bestimmte MS-Teams-Kanäle.

Mit dieser Integration werden in MS Teams tagesaktuelle Informationen über Folgendes veröffentlicht:

  • Abwesenheiten von Mitarbeitern sowie wann sie wieder am Arbeitsplatz sein werden
  • Geburtstage
  • Jubiläen im Unternehmen
  • Neue Mitarbeiter

Mitarbeiter können Abwesenheiten auch direkt in MS Teams beantragen, indem sie Folgendes angeben:

  • Art der Abwesenheit
  • Umfang am ersten und letzten Tag (ganzer oder halber Tag)
  • Vertretung während ihrer Abwesenheit
  • Dauer der Abwesenheit

 

Anforderungen an die Integration

Für eine erfolgreiche Integration ist Folgendes erforderlich:

  • Administratorrolle oder Bearbeitungsrechte für den Personio Marketplace in Personio. Um Bearbeitungsrechte für den Personio Marketplace zuzuweisen, navigieren Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Konto-Konfiguration > Integration Marketplace.
  • Global-Administrator-Rolle in Microsoft. Die MS-Teams-Administrator-Rolle reicht nicht aus. 

 

Wie kann ich eine Integration einrichten?

Neue API-Zugriffsdaten erstellen

Sie müssen in Personio zunächst neue API-Zugriffsdaten für diese Integration in Einstellungen > Integrationen > API-Zugriffsdaten generieren.

In den meisten Fällen hinterlegt das System automatisch die Systemattribute, welche die Integration lesen und schreiben muss, sobald Sie eine Integration im Drop-Down Menü Integrationen auswählen. Sie können benötigte Attribute jederzeit manuell hinzufügen oder entfernen.

Für weitere Informationen, wie Sie API-Zugriffsdaten generieren, finden Sie in unserem Help Center einen Artikel zum Erstellen und Verwalten von API-Zugriffsdaten.

 

MS Teams im Personio Marketplace suchen

Um MS Teams im Personio Marketplace zu finden, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigationsleiste in Personio auf Marketplace.
  2. Dies ruft die Seite Marketplace auf. Geben Sie in das Suchfeld der Marketplace-Seite „MS Teams“ ein. 
  3. Sie müssen die Integration von MS Teams direkt in Personio implementieren. Klicken Sie auf den Button Verbinden, um die Integration zu starten.
  4. Dies ruft den Assistenten Verbinden auf, der vier Schritte umfasst.

Hinweis:
Wenn Sie die Integration im Marketplace nicht finden können, stellen Sie sicher, dass die Checkbox Tray.io, Inc. unter Einstellungen > Support > Paket & Rechnung > Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) aktiviert ist.

Personio arbeitet mit Tray.io als Auftragsdatenverarbeiter, um die Einbeziehung bestimmter Integrationen zu ermöglichen. Ohne Nutzung der genannten Integration werden keine Daten an Tray.io übertragen.

Um die Integration einzurichten, müssen Sie alle vier Schritte ausführen, die im Folgenden beschrieben sind.

 

Schritt 1. Authentifizierung von MS Teams

Aktivieren Sie in Personio die Authentifizierung von MS Teams und bitten Sie den Administrator oder Inhaber von MS Teams um die entsprechende Erlaubnis.

 

Schritt 2. Authentifizierung von Personio

Authentifizieren Sie Personio, indem Sie die relevanten Attribute auf die Whitelist setzen und die API-Zugriffsdaten eingeben, die Sie für diese Integration erstellt haben. Im Bereich API unter dem Reiter Zugriff müssen Sie den Lesezugriff auf die folgenden Attribute erlauben:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Austrittsdatum
  • Anstelldatum
  • Position
  • Status
  • Standort
  • Abteilung
  • Team

Geben Sie die zuvor generierte Client ID und das Client Secret im Bereich API-Zugriffsdaten ein und speichern Sie diese Einstellungen.

 

Schritt 3. Verwaltung von Teams in MS Teams

Wählen Sie im Drop-Down-Menü Teams auswählen die Teams in MS Teams aus, für die Sie Kanäle zuordnen möchten. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.

 

Schritt 4. Verwaltung von Kanalaktualisierungen

 

Attribute zuordnen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die relevanten Attribute in Personio zuzuordnen:

  1. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Sprache der Aktualisierungen die Sprache der Kanalaktualisierungen aus.
  2. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Zeit der Aktualisierung die Zeit der Kanalaktualisierungen aus. 
  3. Um Ereignisse auszuwählen, die eine Aktualisierung auslösen sollen, z. B. die Abwesenheit eines Mitarbeiters, aktivieren Sie die entsprechenden Checkboxen. 
  4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü MS-Teams-Kanal den entsprechenden Kanal in MS Teams aus. Um ein neues Attribut hinzuzufügen, klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
  5. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Personio die entsprechende Organisationseinheit aus (z. B. Abteilung oder Team). Hinweis: Bei der Zuordnung von Attributen können Sie in MS Teams entweder ein öffentliches oder ein privates Team auswählen. Tägliche Kanal-Aktualisierungen müssen an einen öffentlichen MS-Teams-Kanal gesendet werden.
  6. Um die Integration von MS Teams zu aktivieren, klicken Sie auf Abschließen.

Tipp:
Im Personio Marketplace können Sie die verknüpften Attribute jederzeit ändern oder die Integration deaktivieren.

Weitere Informationen zu Personio Marketplace finden Sie in unserem Help Center Artikel Personio Marketplace.

 

Abwesenheits-Workflows mit MS Teams

Tägliches Update von Personio im MS-Teams-Kanal

Lesen Sie das zuvor angelegte automatische Tagesupdate von Personio in einem MS-Teams-Kanal. Unter den einzelnen Themen (z. B. Heute abwesend) können die zusammengefassten Mitarbeiterdaten auf einen Blick abgelesen werden.

msteams_daily_update_de.png

 

Abwesenheit mit der Personio-App in MS Teams beantragen

Mitarbeiter können Abwesenheiten bequem in MS Teams über die Personio-Anwendung beantragen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie auf die Personio-Anwendung in MS Teams. 
  2. Geben Sie request absence ein.
  3. Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die Art und Dauer der Abwesenheit an.
  4. Klicken Sie auf Nächster Schritt.
  5. Falls nötig, wählen Sie eine Vertretung aus.

msteams_absence_request_de.png

 

Weitere Informationen

Weitere Informationen darüber, was die Verwaltung von Abwesenheitsanfragen in Personio ist und wie Sie diese anhand von Integrationen automatisieren können, finden Sie in unserem Help-Center-Artikel Workflow-Management für Abwesenheitsanfragen.

 

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