In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt erstellte Entgeltabrechnungen und andere Dokumente für Ihre Mitarbeitenden über den Lohnauswertungsdatenservice nach Personio importieren und von dort aus weiterverarbeiten können.

Dokumente aus DATEV in Personio abrufen

Wenn Sie den Lohnauswertungsdatenservice autorisiert und eingerichtet haben, können Sie die ausgewählten Dokumente in der Lohnbuchhaltung abrufen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Dokumente in DATEV bereitstellen
   Um Dokumente abrufen zu können, müssen diese zuvor seitens Ihrer für die Lohnbuchhaltung zuständigen Person innerhalb von DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt freigegeben sein. Wie dies funktioniert, können Sie in den Artikeln Lohnauswertungsdatenservice als Online-API-Schnittstelle der Personalwirtschaft nutzen und Informationen zur Rechtevergabe für die Nutzung des Lohnauswertungsdatenservice im DATEV Hilfe-Center nachlesen.
   

   Hinweis 
   Beachten Sie, dass bei Abschluss der Lohnabrechnung in DATEV ein Zeitraum für eventuelle Anpassungen festgelegt werden kann und dass der Abruf von Dokumenten unter Umständen erst nach Ablauf dieser Frist möglich ist.

2. Dokumente in Personio abrufen
   Sobald Dokumente zum Abruf in DATEV zur Verfügung stehen, können Sie diese innerhalb der vorbereitenden Lohnbuchhaltung in Personio im Reiter Dokumente abrufen. Die mitarbeitendenbezogenen Dokumente aus Ihrer Dokumentenauswahl werden in diesem Schritt über die DATEV-Personalnummer den Mitarbeitenden zugeordnet.
   

   Hinweise
   ▶︎ Die Zuordnung von mitarbeitendenbezogenen Dokumente findet anhand der DATEV-Personalnummern statt. Prüfen Sie daher die bestehenden Zugriffsrechte der Mitarbeitendenrollen sowie die Genehmigungsprozesse, um unerwarteten Änderungen zu vermeiden.
   ▶︎ Beachten Sie, dass neben dem Attribut DATEV-Personalnummer für das Attribut Berücksichtigung in der Lohnbuchhaltung ein Ja hinterlegt sein muss.
   ▶︎ Wenn Sie Abrechnungsgruppen verwenden, müssen die DATEV-Exporte einzeln für jede Abrechnungsgruppe in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung exportiert und an DATEV übermittelt werden. Die Verteilung der Dokumente wird auf Gesellschaftsebene durchgeführt. Was hierbei zu beachten ist, finden Sie in unserem Artikel Nutzung von Abrechnungsgruppen mit der DATEV Integration. 

3. Sammel-Download der Dokumente
   Die mitarbeitendenbezogenen Dokumente stehen Ihnen per Klick im Reiter Dokumente als Zip-Datei zum Download bereit. Arbeitgeberbezogene Dokumente können ebenfalls direkt als PDF-Dateien heruntergeladen werden. 
   

   Hinweis 
   Beachten Sie, dass alle verfügbaren Dokumente innerhalb eines DATEV-Mandanten enthalten sind, unabhängig davon, ob diese per Personalnummer einem Mitarbeiter zugeordnet wurden oder ob in Personio Mitarbeitende auf Gesellschaften (mit gleicher Mandantennummer) verteilt sind.

4. Vorschau von einzelnen Dokumenten
   Im Reiter Personaldaten können Sie sich durch Klick auf die entsprechende Mitarbeitendenspalte eine Vorschau der individuellen Dokumente im Bereich Dokumente der einzelnen Mitarbeitenden anzeigen lassen und prüfen.
5. Dokumente an Mitarbeitende verteilen
   Im Reiter Dokumente können Sie anschließend die importierten Dokumente aus DATEV an Ihre Mitarbeitenden verteilen.
   

   Hinweis 
   Beachten Sie, dass für die Verteilung der mitarbeitendenbezogenen Dokumente ausschließlich die System-Dokumentenkategorie Lohnbuchhaltung verwendet werden kann. Entsprechend haben nur Mitarbeitende mit Ansichtsrecht auf diese Dokumentenkategorie auch die Möglichkeit, ihre Entgeltabrechnungen zu sehen. 

Entfernen von Dokumenten

Dokumentenabruf und -Verteilung zurücksetzen

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, alle übertragenen Dokumente eines Monats zu entfernen. Um alle Dokumente eines Monats sowohl aus der Lohnbuchhaltung, als auch aus den Dokumenten einzelner Mitarbeitendenprofile zurückzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung.
2. Klicken Sie auf den Reiter Dokumente und setzen die Dokumentverteilung zurück.
3. Bestätigen Sie die Zurücksetzung der Dokumente.

Hinweis
Mit der Bestätigung werden alle Dokumente des jeweiligen Monats aus der Lohnbuchhaltung und aus dem Reiter Dokumente der Mitarbeitendenprofile entfernt. Eine Vorschau der Dokumente ist nun nicht mehr möglich. 

Dokumententyp für einen Monat entfernen

Die aus DATEV über den Lohnauswertungsdatenservice importierten Dokumente sind im jeweiligen Monat unter Lohnbuchhaltung > Dokumente hinterlegt. Möchten Sie importierte Dokumente entfernen, so besteht die Möglichkeit, dies für alle Dokumente eines Dokumententyps, zum Beispiel „A1-Bescheinigung“, innerhalb eines Abrechnungsmonats zu tun.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Lohnbuchhaltung und gehen Sie auf den Reiter Dokumente.
2. Wählen Sie den Dokumententyp aus, den Sie entfernen möchten.
3. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol rechts und löschen Sie das Dokument.

Hinweis 
Mit der Bestätigung des Löschens eines Dokumententyps werden alle Dokumente dieses Typs für den jeweiligen Monat aus der Lohnbuchhaltung und aus dem Reiter Dokumente der Mitarbeitendenprofile entfernt. Eine Vorschau der Dokumente ist nun nicht mehr möglich.

Sicherheitsmechanismen und Validierungen für Dokumente 

Um zu verhindern, dass vertrauliche Dokumente fehlerhaft zugeordnet werden und an falscher Stelle einsehbar sind, wurden verschiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet. Welcher Fall vorliegt, entnehmen Sie den entsprechenden Fehlermeldungen, gekennzeichnet mit Ausrufezeichen-Symbol und Warnhinweisen, erkennbar am Warndreieck-Symbol in der Lohnbuchhaltung. 

Hinweis 
Beachten Sie, dass Sie bei Fehlermeldungen die Lohnbuchhaltung nicht abschließen können, bevor der Fehler behoben wurde. Warnhinweise informieren Sie über fehlende Daten, etwa Dokumente für Mitarbeitende, die nicht aus DATEV übertragen werden konnten. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Fehler beheben oder im Prozess weitergehen wollen. Weitere Details zur Lösung finden Sie in unserem Artikel zur Problembehebung.