Zuschläge aus Zeiterfassungstools von Drittanbietern importieren – Übersicht über den Beta-Zugriff – Personio

Wenn Sie ein Drittanbieter-Tool zur Zeiterfassung verwenden, können Sie Zuschläge Ihrer Mitarbeitenden in Personio importieren. Bei Zuschlägen handelt es sich um zusätzliche Zahlungen für besondere Arbeitszeiten, z. B. Arbeit an Sonntagen, Feiertagen oder in der Nacht.

Sie verfolgen und genehmigen die Zeit weiterhin in Ihrem eigenen Tool. Jeden Monat exportieren Sie Ihre Zuschläge aus Ihrem Tool und importieren sie als CSV- oder Excel-Datei in Personio. Die Daten fließen dann ohne manuelle Eingabe in Personio Payroll ein, sodass Sie Personio Payroll verwenden können, ohne Ihr Zeiterfassungstool ersetzen zu müssen. Importierte Zuschlagszahlungen wie Überstunden, Nachtschichtzuschläge und Vergütungen für Bereitschaftsdienst erscheinen auf den Entgeltabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden mit den richtigen Lohnschlüssel.

Das ist der monatliche Prozess:

Prüfen und genehmigen Sie die Zeitdaten in Ihrem Tool.
Exportieren Sie die Zuschläge aus Ihrem Tool.
Laden Sie die Datei in Personio hoch.
Überprüfen Sie alle Validierungskonflikte.
Führen Sie die Lohnbuchhaltung aus.

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase und steht nur ausgewählten Kunden zur Verfügung. Wenn Ihnen die Option für den Import von Zuschlägen in Ihrem Account nicht angezeigt wird, steht sie Ihnen noch nicht zur Verfügung. Was Sie in dem Produkt finden, stimmt möglicherweise nicht mit diesem Artikel überein.

Bevor Sie beginnen

Zugriffsrechte

Um Zuschläge zu importieren, benötigen Sie Bearbeitungsberechtigungen für den Bereich Anwesenheiten > Import – externe Zuschläge.
Für jeden Mitarbeiter, für den Sie Zuschläge importieren, benötigen Sie außerdem:
- Bearbeitungsberechtigungen für den Bereich Anwesenheiten > Anwesenheitsdaten und
- Bearbeitungsberechtigungen für den Bereich Gehalt und Vergütung > Vergütungsinformationen.

Weitere Anforderungen

Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in Deutschland und verwendet Personio Payroll. Die Unterstützung für andere Payroll-Integrationen folgt später.
Ihre Mitarbeitenden erfassen ihre Zeit in einem Drittanbieter-Tool. Jedes Tool funktioniert, solange Sie die Datei im unten beschriebenen Personio Format aufbereiten können.
Sie müssen für jeden Lohnschlüssel, den Sie verwenden, eine Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie mit einer Zeitkategorie erstellen.
Wir empfehlen, dass Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Tool und in Personio dieselbe E-Mail-Adresse oder dieselbe ID verwenden. Personio verwendet diese Angaben, um jede Zeile der Importdatei einem Mitarbeiter zuzuordnen.
Wenn Sie Personio Payroll verwenden, ordnet Ihre Ansprechperson für die Lohnbuchhaltung jeden Lohnschlüssel einer Lohnart zu. Wenden Sie sich an unseren Lohnbuchhaltungs-Support, um dies anzufragen.
Die Zeitdaten eines Mitarbeiters stammen entweder aus Personio oder Ihrem Drittanbieter-Tool, nicht aus beiden Systemen gleichzeitig.

Zeitkategorien für Importe einrichten

Personio akzeptiert nur Zeilen für Zeitkategorien, die Sie im Voraus eingerichtet und Mitarbeitenden zugewiesen haben. Jede Zeitkategorie entspricht einem Lohnschlüssel aus Ihrem Zeiterfassungstool.

Gehen Sie zu Einstellungen.
Im Abschnitt Ab- und Anwesenheit klicken Sie auf Anwesenheiten.
Klicken Sie unter Richtlinien auf Überstunden und Zuschläge.
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Neue Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie.
Fügen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihre Richtlinie hinzu.
Wählen Sie unter Auswählen, wie Überstunden und Zuschläge ermittelt werden die Option Import aus externem Tool aus.
Definieren Sie im Bereich Zeitkategorien die besonderen Arbeitsstunden, die Sie importieren möchten. Füllen Sie die Felder wie unten beschrieben aus. Sie können bei Bedarf weitere Kategorien hinzufügen.
Überprüfen und speichern Sie Ihre Richtlinie.
Weisen Sie die Richtlinie den Mitarbeitenden zu, für die Sie Zuschläge importieren möchten.

Felder für die Zuschlagsart

Feld	Erforderliche Eingabe
Name	Eine Bezeichnung für den Zuschlag, zum Beispiel „Nachtschichtzuschlag“. Verwenden Sie einen Namen, der mit Ihren Abrechnungsdokumenten übereinstimmt, da er auf der Entgeltabrechnung erscheint.
Beschreibung	Fügen Sie weitere Details zur Zeitkategorie hinzu.
Lohnschlüssel	Der Code, den Ihr Zeiterfassungstool für diesen Zuschlag verwendet, z. B. 1410, NIGHT_SUPPLEMENT oder OT25. Er muss innerhalb der Richtlinie eindeutig sein und exakt mit der zukünftigen Importdatei übereinstimmen.
Prozentsatz für den Zuschlag	Der Prozentsatz, der zusätzlich zum Stundensatz des Mitarbeiters hinzukommt, z. B. 25 für einen Zuschlag von 25 %.

Wenn Sie Personio Payroll verwenden, teilen Sie unserem Payroll-Support die Namen jeder Zuschlagsart mit, unabhängig davon, ob es sich um einen Sonntags-, Nacht-, Feiertagszuschlag oder etwas anderes handelt, und zu welcher Zuschlagsfamilie sie gehört.

Ihre Importdatei vorbereiten

Personio liest Zuschläge aus einem Dateiformat aus, unabhängig davon, aus welchem Tool sie stammen. Ihr Zeiterfassungstool bleibt im System der Aufzeichnungen, und Personio empfängt die Daten für die Lohnbuchhaltung. Jeden Monat genehmigen Sie Ihre Zeitdaten in Ihrem Tool, exportieren die Zuschläge und laden sie in Personio hoch, bevor Sie die Lohnbuchhaltung ausführen.

Wie Sie die Datei erstellen, hängt von Ihrem Tool ab:

Der Anbieter Ihres Tools bietet einen Export im Personio Format an. Exportieren Sie die Datei aus Ihrem Tool, und vergleichen Sie sie mit der folgenden Tabelle. Fragen Sie das Support-Team Ihres Anbieters, ob dieses Format verfügbar ist.
Ihr Anbieter bietet dies nicht an. Sie können Ihr Tool weiterhin verwenden. Exportieren Sie Ihre Zuschlagsdaten in einem beliebigen Format, und bereiten Sie die Datei dann selbst im Personio Format auf. Dies kann mehr Aufwand erfordern, da Sie die Daten Ihres Tools an das Personio Format anpassen müssen.

Prüfen Sie vor dem Export, ob Ihr Tool dieselbe Mitarbeitenden-ID und dieselben Lohnschlüssel wie Personio verwendet:

Mitarbeitenden-ID: Ihr Tool verwendet die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, die dieser in Personio hat. Alternativ verwendet es die Personio Mitarbeitenden-ID (die Nummer am Ende der URL für jedes Mitarbeitendenprofil).
Lohnschlüssel: Stellen Sie sicher, dass Ihre Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie in Personio so eingerichtet ist, dass sie dieselben Lohnschlüssel verwendet wie Ihr externes Tool.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Datei vorzubereiten:

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
Wählen Sie den Upload-Typ Zuschläge, und laden Sie die Excel-Vorlage herunter.
Öffnen Sie die Vorlage, und lesen Sie die Richtlinien.
Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Zuschlagsdaten aus, wie in der folgenden Tabelle gezeigt. Beachten Sie, dass jede Zeile ein Zuschlag für einen Mitarbeiter ist.
Speichern Sie die vollständige Datei.

Spalte	Erforderlich	Beschreibung
E-Mail-Adresse oder Mitarbeitenden-ID	Ja, es sei denn, Sie verwenden die Mitarbeitenden-ID	Die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Personio.
Datum	Ja	Der Tag, an dem die Arbeit erledigt wurde, im Format JJJJ-MM-TT. Verwenden Sie für eine monatliche Gesamtsumme den letzten Tag des Zeitraums.
Lohnschlüssel	Ja	Der Lohnschlüssel einer Zeitkategorie in der Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie des Mitarbeiters.
Betrag	Ja	Eine positive Anzahl an Stunden. Niemals ein Geldbetrag.

Datei importieren

Nachdem Sie Ihre Datei aufbereitet haben, laden sie in Personio hoch. Personio validiert Ihre Daten und zeigt eine Vorschau an, bevor etwas gespeichert wird.

Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie im Abschnitt Unternehmen auf Importe.
Wählen Sie den gleichen Hochladetyp aus: Zuschläge.
Klicken Sie auf Weiter, und laden Sie Ihre ausgefüllte Vorlage hoch.
Ordnen Sie die Spalten in Ihrer Datei bei Bedarf den entsprechenden Attributen in Personio zu.
Klicken Sie auf Weiter. Personio validiert Ihre Daten und zeigt eine Vorschau an. Überprüfen Sie alle Validierungskonflikte, und beheben Sie sie in der Vorschau oder in Ihrer Datei.
Wenn die Daten korrekt sind, klicken Sie auf Importieren.

Nach dem Import können Sie einzelne Zuschläge direkt im Stundenzettel des Mitarbeiters korrigieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie importierte Zuschläge korrigieren können. Jeder Import wird im Personio Audit-Protokoll gespeichert, sowohl für die Datei als auch für jeden Mitarbeiter mit Änderungen.

Importierte Zuschläge korrigieren

Wenn Sie nach dem Import Zuschläge ändern müssen, bearbeiten Sie diese direkt im Reiter Anwesenheiten des Mitarbeiters. Importieren Sie eine korrigierte Datei nicht erneut. Sie können die vollständige Datei erneut importieren, wir empfehlen dies jedoch nicht für gezielte Korrekturen.

Einschränkungen

Die Importe erfolgen manuell. Sie starten jeden Import selbst. Personio synchronisiert nicht automatisch.
Korrekturen erfolgen manuell. Nehmen Sie gezielte Änderungen in Personio vor, wie oben beschrieben.
Die API ist noch nicht verfügbar. Sie können Zuschläge nur mit einer Datei importieren.

Zu beachten

Importieren Sie weitere Zeitdaten für die Lohnbuchhaltung: Sollstunden, Arbeitsstunden und Abwesenheitszeiträume. Abwesenheitszeiträume können bereits importiert werden. Importe von Abwesenheitszeiträumen triggern auch den automatischen eAU-Abruf und ermöglichen es Ihnen, zusätzliche Fragen zur Lohnbuchhaltung gesammelt zu bearbeiten.
Wenn Sie auch Abwesenheiten oder Sollstunden importieren, müssen Ihre Feiertagskalender in Personio mit denen in Ihrem Tool übereinstimmen. Eine Nichtübereinstimmung führt zu falschen Sollstunden und Abwesenheitsabzügen.

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