Dieser Artikel erklärt, wie Sie Anwesenheitsrichtlinien in Personio erstellen und Ihren Mitarbeitenden zuweisen können.

Was ist der Zeitdatenimport?

Mit dem Zeitdatenimport werden Abwesenheiten, Anwesenheiten, Sollstunden und Zuschläge aus einem externen Zeiterfassungssystem in Personio übernommen, statt diese dort manuell zu erfassen. Damit der Import in Personio erfolgen kann, benötigen Sie für alle betroffenen Mitarbeitenden eine passende Anwesenheitsrichtlinie. 

Sie können Schichten in einem externen Zeiterfassungssystem planen und erfassen. Anschließend importieren Sie die Arbeitszeiten als Tagesdauer (alternativ mit Beginn und Ende) sowie die Sollstunden und Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) in Personio.

Was sind Anwesenheitsrichtlinien?

Personio unterscheidet zwischen drei Arten von Anwesenheitsrichtlinien:

Für den Import benötigen Mitarbeitende immer eine Abwesenheitsrichtlinie, ein Arbeitszeitmodell und eine Zeiterfassungsrichtlinie. Dies gilt auch, wenn sie ihre Zeiten nicht aktiv in Personio erfassen und stattdessen importieren. Eine Richtlinie für Überstunden und Zuschläge ist optional. Sie benötigen diese nur, wenn Ihre Mitarbeitenden Überstunden aktiv erfassen und importieren. 

Welche Richtlinie benötigen Sie für welchen Import?

Die Importe von Zeitdaten sind voneinander unabhängig. Sie benötigen die Richtlinien als Grundlage für den Datenimport. 

Bevor Sie mit dem ersten Import beginnen können, müssen zunächst die folgenden Einrichtungen in Personio vorgenommen werden:

1. Legen Sie zusammen mit Ihrem Implementation Specialist die Abwesenheitsarten und -richtlinien für den Import aus einem externen Zeiterfassungssystem in Personio an. Details finden Sie in den Help-Center-Artikeln zu Abwesenheitsarten und -richtlinien. Wie Sie bei den übrigen Schritten vorgehen, erklären wir in den folgenden Abschnitten.
2. Erstellen Sie alle benötigten Arbeitszeitmodelle.
3. Erstellen Sie alle benötigten Zeiterfassungsrichtlinien. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 
4. Erstellen Sie die Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie, sollten diese für Ihr Unternehmen relevant sein. 
5. Weisen Sie die Richtlinien den entsprechenden Mitarbeitenden zu. 
6. Lassen Sie die Abrechnungscodes aus der Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie vom Payroll Support konfigurieren, damit die Zuschläge den korrekten Lohnarten zugeordnet werden. 

Anwesenheitsrichtlinien für den Zeitdatenimport in Personio Payroll anlegen

Arbeitszeitmodell erstellen

Das Arbeitszeitmodell legt die Wochentage und die tägliche Arbeitszeit fest, an denen Mitarbeitende arbeiten. Weitere Informationen zur allgemeinen Einrichtung eines Arbeitszeitmodells finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Arbeitszeitmodell für einen externen Zeitplan erstellen

Wenn Sie Sollstunden pro Tag aus einem externen Zeiterfassungssystem importieren, benötigen Sie ein Arbeitszeitmodell für externe Zeitplanung. Um es anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Anwesenheiten.
2. Wechseln Sie in den Bereich Arbeitszeitmodell.
3. Klicken Sie auf Neue Arbeitzeitmodellrichtlinie.
4. Hinterlegen Sie den Namen und die Beschreibung der Arbeitszeitmodellrichtlinie. 
5. Wählen Sie In einem externen Tool verwalteter Zeitplan, wenn Sie die Arbeitszeiten aus einem externen Zeiterfassungstool erfassen möchten. 
6. Hinterlegen Sie die Standardarbeitstage sowie die Arbeitsstunden pro Tag.  Die Werte dienen als Platzhalter für den Mitarbeiter, bis die Daten aus dem externen Tool in Personio importiert werden.
7. Wählen Sie die Anzahl der Tage pro Woche für die Anteilige Berechnung des Abwesenheitsanspruchs basierend auf Arbeitstagen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema. 
8. Klicken Sie auf Speichern.

Zeiterfassungsrichtlinie erstellen

Die Zeiterfassungsrichtlinie legt fest, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen. Für einen Import von Zeitdaten aus einem externen Zeiterfassungssystem stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung:

• Beginn und Ende: Sie importieren die genauen Start- und Endzeiten. Personio berechnet daraus automatisch die geleisteten Arbeitsstunden. Zusätzlich können Sie Überstunden und Zuschläge in Personio berechnen lassen. Die Option für die Berechnung von Zuschlägen steht Ihnen bald zur Verfügung. 
• Tagesdauer (geleistete Arbeitsstunden): Diese Variante eignet sich für Tools, die nur Tagessummen exportieren, oder wenn sich die vergütungsrelevante Dauer von der tatsächlich verstrichenen Zeit unterscheidet, zum Beispiel bei Reisezeiten, die mit weniger als 100 % vergütet werden. Zuschläge kann Personio in diesem Fall nicht berechnen. Für die Lohnabrechnung sind die geleisteten Arbeitsstunden ausschlaggebend.
   

Um eine Zeiterfassungsrichtlinie zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen > Ab- und Anwesenheit > Anwesenheiten. 
2. Wechseln Sie zu Zeiterfassung. 
3. Klicken Sie auf Neue Zeiterfassungsrichtlinie.
4. Hinterlegen Sie den Namen und die Beschreibung der Richtlinie. 
5. Wählen Sie, wie die Anwesenheiten erfasst werden sollen. Für den Import der Tagesdauer wählen Sie die Option Anwesenheitszeitraum erfordert nur eine Dauer. Für den Import der genauen Start- und Endzeiten wählen Sie stattdessen die Option Anwesenheitszeitraum erfordert Anfangs- und Endzeit.
6. Klicken Sie auf Weiter. 
7. Wir empfehlen, die manuelle Erfassung über Personio zu deaktivieren, damit Zeiten nur über den Import eingetragen werden.
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Prüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie abschließend auf Richtlinie speichern. 

Beachten Sie bei der Zeiterfassungsrichtlinie für die Tagesdauer Folgendes:

• Die Arbeits- und Pausenkonfiguration steht bei diesem Modell nicht zur Verfügung. 
• Mitarbeitende können, falls in der Richtlinie erlaubt, ihre Zeiten im Reiter Anwesenheiten über den Webbrowser erfassen. Eine Live-Erfassung oder mobile Erfassung steht Ihnen nicht zur Verfügung. 
• Sie können diese Richtlinie nicht mit einer Zuschlagsrichtlinie kombinieren, bei der Personio die Zuschläge berechnet. Personio kann Zuschläge nur berechnen, wenn Beginn und Ende der Arbeitszeit vorliegen.
• Sie können unabhängig von der Richtlinie sowohl Beginn und Ende als auch die Tagesdauer importieren. Wir empfehlen allerdings für jeden Mitarbeiter, eine Importart zu wählen und diese beizubehalten. 

Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie erstellen

Bei der Berechnung von Zuschlägen bietet Personio zwei Möglichkeiten: 

• Personio berechnet die Zuschläge anhand der hinterlegten Anwesenheitsdaten, wenn Start- und Endzeit importiert wurden. Diese Option steht ihnen bald zur Verfügung.
• Die Zuschläge werden aus einem externen Zeiterfassungssystem importiert. Hierbei berechnet Personio weder die Überstunden noch die Zuschläge selbst.

Importierte und von Personio berechnete Zuschläge lassen sich nicht miteinander kombinieren. Möglich ist dagegen, Zeiten extern zu erfassen, mit Beginn und Ende zu importieren und Zuschläge sowie Überstunden in Personio berechnen zu lassen. Um eine Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie für den Import von Zuschlägen zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen > Ab- und Anwesenheiten > Anwesenheiten. 
2. Wechseln Sie in den Bereich Überstunden und Zuschläge. 
3. Klicken Sie auf Neue Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie.
4. Hinterlegen Sie Namen und Beschreibung der Richtlinie und und wählen Sie die Option Aus externem Tool importieren.
5. Klicken Sie auf Weiter. 

6. Hinterlegen Sie nun für die Zeitkategorien Name, Beschreibung, Abrechnungscode und den Prozentsatz für den Zuschlag. Fügen Sie optional weitere Zeitkategorien hinzu. 

   Wichtig: Entnehmen Sie die Informationen aus Ihrem externen Zeitmanagement Tool. Die hier eingegebenen Informationen sollten mit den Informationen aus dem externen Tool übereinstimmen, damit die Daten korrekt in Personio importiert werden.

7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Prüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Richtlinie speichern. 

Für jede Zeitkategorie müssen die folgenden Informationen hinterlegt werden:

Haben Sie die Richtlinie in Personio hinterlegt, wenden Sie sich bitte als Payroll verantwortliche Person an unseren Payroll Support. Für jede Richtlinie muss eine zusätzliche Einrichtung für die Lohnarten im Hintergrund erfolgen. Für die Zuordnung werden die folgenden Angaben von Ihnen benötigt:

1. Den Namen des Abrechnungscodes für jede Zeitkategorie. 
2. Die Information, ob es sich um einen Zuschlag mit gesetzlicher Höchstgrenze oder einen individuellen Zuschlag handelt. 
3. Wenn es sich um einen Zuschlag mit gesetzlicher Höchstgrenze handelt, den entsprechenden Wert und die Bezeichnung.

Der Import prüft pro Zeile, ob am Datum die passende Richtlinie gilt. Weisen Sie Richtlinien daher für den gesamten Importzeitraum zu. Wenn Sie beispielsweise Zeitdaten für August importieren, muss die Richtlinie ab dem 1. August gelten. Sonst meldet der Import, dass der Abrechnungscode nicht konfiguriert ist.

Richtlinie den Mitarbeitenden zuweisen

Standardrichtlinie festlegen

Personio weist neuen Mitarbeitenden automatisch Standardrichtlinien zu. Im Vorfeld müssen hierfür Standard-Arbeitszeitmodelle und Zeiterfassungsrichtlinien festgelegt werden. Eine Standard-Überstunden- und Zuschlagsrichtlinie ist für einen externen Zeitdatenimport optional. Nicht alle Einstellungen, zum Beispiel flexible Zeitpläne, lassen sich in einem Standard-Arbeitszeitmodell hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen > Ab- und Anwesenheiten > Anwesenheiten.
2. Klicken Sie auf Arbeitszeitmodelle, Zeiterfassung oder Überstunden und Zuschläge und wählen Sie die Richtlinie. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
3. Klicken Sie auf die drei Menüpunkte und wählen Sie Als Standard festlegen.
4. Bestätigen Sie die Änderung.

Richtlinie im Bulk zuordnen

Um eine Richtlinie mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zu Unternehmen > Personalliste. 
2. Markieren Sie die entsprechenden Mitarbeitenden in der Liste. 
3. Klicken Sie auf Zeitrichtlinien bearbeiten und wählen Sie die entsprechende Anwesenheitsrichtlinie. 
4. Wählen Sie die entsprechende Richtlinie und klicken Sie auf Weiter. 
5. Überprüfen Sie, ob es sich um die richtige Richtlinie handelt, und bestätigen Sie mit Weiter. 
6. Hinterlegen Sie das Wirksamkeitsdatum.
7. Klicken Sie auf Zuweisen.

Weisen Sie den Mitarbeitenden nacheinander die entsprechenden Richtlinien zu. Details zum Zuweisen der Abwesenheitsrichtlinien finden Sie in unserem Artikel zum Thema. Eine Zuweisung außerhalb des Vertragszeitraums ist nicht möglich. 

FAQ

Brauche ich eine Richtlinie, wenn ich Zeiten nur importiere?

Ja. Mitarbeitende benötigen ein Arbeitszeitmodell und eine Zeiterfassungsrichtlinie, und eine Abwesenheitsrichtlinie. Wir empfehlen, die Erfassungsmodi zu deaktivieren, damit Zeiten nur über den Import eingetragen werden.

Kann ich später auf eine andere Richtlinie wechseln?

Ja. Weisen Sie die neue Richtlinie ab einem Datum zu. Ein Mitarbeiter hat an einem Datum nur eine Richtlinie. /Einem Mitarbeiter kann zu jeder Zeit nur eine Richtlinie zugewiesen sein.

Wie viele Zuschläge kann ich anlegen?

Sie können beliebig viele Zuschläge anlegen, die Sie importieren möchten. Stellen Sie sicher, dass alle Zuschläge von Ihrem Payroll Support auch im Hintergrund eingerichtet sind.

Kann ich Richtlinien für einen begrenzten Zeitraum zuweisen?

Ja, für Anwesenheitsrichtlinien. Wählen Sie bei der Zuweisung Diese Zuweisung temporär machen und legen Sie ein Enddatum fest. Für Abwesenheitsrichtlinien ist das nicht möglich: Bei der ersten Zuweisung können Sie eine Lücke lassen, später nicht mehr.

Was passiert, wenn ich eine Richtlinie rückwirkend ändere?

Personio berechnet Kontostände neu. Überstunden werden je nachdem seit wann Sie Personio nutzen nur bis zum 1. Dezember 2025 neu berechnet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema.