Hinweis
Diese Funktion befindet sich aktuell in der BETA-Phase und wird schrittweise allen Kunden von Personio Payroll zur Verfügung gestellt.

Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen des Dienstrades, wie Sie die Dienstrad-Vereinbarungen in Personio Payroll einrichten und verwalten, sowie die Abbildung auf der Entgeltabrechnung.

Was ist ein Dienstrad?

Stellt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Fahrrad oder E-Bike unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung, handelt es sich um ein Dienstrad als geldwerten Vorteil. Für die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bewertung unterscheidet man zwischen den folgenden Modellen: 

• Fahrräder und Pedelecs (E-Bike) mit einer Motorunterstützung bis zu 25 km/h gelten verkehrsrechtlich als Fahrrad. Hierfür besteht keine Kennzeichen- oder Versicherungspflicht.
• S-Pedelecs mit einer Motorunterstützung bis zu 45 km/h gelten verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug und unterliegen der Kennzeichen- und Versicherungspflicht

Hinweis
Personio Payroll ist aktuell nur in der Lage, Fahrräder und Pedelecs über die Dienstrad-Funktionalität abzubilden.

Steuerrechtliche Behandlung von Diensträdern

Die steuerrechtliche Bewertung hängt davon ab, ob der Arbeitgeber das Dienstrad zur privaten Nutzung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt oder die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt. 

• Überlässt der Arbeitgeber das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt als Gehaltsextra, bleibt der geldwerte Vorteil bis zum 31.12.2030 gemäß § 3 Nr. 37 EStG steuerfrei. 
• Erfolgt die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, wird ein geldwerter Vorteil mit einem Viertel von 1 % der unverbindlichen Preisempfehlung (UVP), abgerundet auf voll 100,00 €, angesetzt. Diese Regelung nach § 8 (2) Satz 10 EStG gilt für Diensträder, die zwischen dem 01.01.2019 und 31.12.2030 angeschafft wurden. 

Prüfen Sie die Finanzierungsmodelle vor der Einrichtung in Personio Payroll sorgfältig, da nachträgliche Änderungen rückwirkende Korrekturen von bereits freigegebenen Abrechnungszeiträumen auslösen können.

Sozialversicherungsrechtliche Behandlung

Die sozialversicherungsrechtliche Bewertung eines Dienstrades folgt grundsätzlich der lohnsteuerlichen Behandlung nach § 1 (1) Satz 1 Nr. 1 SvEV. Ist der geldwerte Vorteil steuerfrei, besteht auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Liegt hingegen steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, etwa bei einer Gehaltsumwandlung, ist der geldwerte Vorteil ebenso sozialversicherungspflichtig. 

Dienstrad in Personio Payroll verwalten

Bevor Sie beginnen

Um eine Dienstrad-Vereinbarung anzulegen, benötigen Sie den Zugriff auf den Reiter Vergütung im Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers. Halten Sie vor der Einrichtung den Vertrag von Ihrem Leasinganbieter bereit, der alle nötigen Informationen beinhalten sollte. 

Produkteinschränkungen

Folgende Fälle unterstützt die Funktion Dienstrad aktuell nicht:

• S-Pedelecs: E-Bikes mit einer Motorunterstützung über 25 km/h werden aktuell nicht unterstützt. Nutzen Sie hierfür das Widget für die Firmenwagenvereinbarung. Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel zum Thema. Alternativ können Sie auch eine manuelle Lösung über separate Lohnarten nutzen.
• Kauf nach Leasingende: Erwirbt ein Mitarbeiter das Dienstrad nach Ablauf der Leasinglaufzeit, ist der geldwerte Vorteil aus dem Erwerb manuell über eine Vergütungsart zu erfassen. Beenden Sie in diesem Fall die bestehende Vereinbarung.
• Anbindung an Leasinganbieter: Eine automatische Anbindung an Leasinganbieter wie JobRad, Bikeleasing oder BusinessBike besteht nicht. Tragen Sie die Informationen aus dem Vertrag direkt in das entsprechende Feld ein.
• Historie: Änderungen an einer Vereinbarung wirken sich rückwirkend auf die Entgeltabrechnung aus. Eine stichtagsbezogene Änderung ist nicht möglich und muss über die Anlage einer neuen Vereinbarung abgebildet werden.
• Verfügbarkeit: Das Dienstrad-Widget steht ausschließlich Personio Payroll Kunden in Deutschland zur Verfügung.

Dienstrad-Vereinbarung einrichten

Um eine Dienstrad-Vereinbarung in Personio Payroll zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers und öffnen Sie den Reiter Vergütung.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen > Dienstrad.
3. Hinterlegen Sie den Zeitraum der Vereinbarung: 
   • Den Beginn der Vereinbarung.
   • Optional die Laufzeit von 24, 36 oder 48 Monaten. 
   • Das optionale Ende der Vereinbarung wird automatisch anhand der Laufzeit berechnet oder kann manuelle festgelegt werden.
4. Erfassen Sie die Details zum Fahrrad:
   • Die Marke, das Modell sowie die Rahmen-/Seriennummer des Fahrrads
   • Die unverbindliche Preisempfehlung (UVP). Die Bewertungsgrundlage errechnet sich automatisch aus der UVP.
5. Wählen Sie aus, ob es sich um eine Gehaltsumwandlung oder ein Gehaltsextra handelt.
6. Hinterlegen Sie die Details zum Leasingvertrag:
   • Den Leasinganbieter, sowie die Bestellreferenz.
   • Die Höhe der gesamten monatlichen Leasingrate.
   • Optional einen Arbeitgeberzuschuss.
7. Geben Sie an, ob der Arbeitgeberzuschuss separat auf der Entgeltabrechnung ausgewiesen werden soll.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Personio Payroll berechnet den geldwerten Vorteil sowie die Gehaltsumwandlung automatisch auf Basis der hinterlegten Angaben.

Für die Einrichtung von mehreren Dienstrad-Vereinbarungen gleichzeitig steht Ihnen zusätzlich eine Importvorlage zur Verfügung. Wenden Sie sich bitte an den Payroll-Support, um die Vorlage zu erhalten, sollten Sie diese nicht während ihrer Personio Payroll Implementierung erhalten haben.

Dienstrad-Vereinbarung verwalten

Nach der Einrichtung können Sie eine Dienstrad-Vereinbarung jederzeit bearbeiten, pausieren, beenden oder löschen. Ein Arbeitnehmer kann mehrere Dienstrad-Vereinbarungen gleichzeitig haben. Personio Payroll summiert in diesem Fall alle geldwerten Vorteile in der Entgeltabrechnung.

Vereinbarung bearbeiten

Um eine bereits bestehende Dienstrad-Vereinbarung zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers und öffnen Sie den Reiter Vergütung.
2. Öffnen Sie die entsprechende Dienstrad-Vereinbarung. 
3. Klicken Sie auf Vereinbarung bearbeiten und bestätigen Sie den Hinweis.
4. Passen Sie die betroffenen Angaben an. 
5. Klicken Sie auf Speichern.

Da die Änderungen immer rückwirkend ab Vereinbarungsbeginn gelten, kann es zu einer Korrektur von bereits freigegebenen Abrechnungszeiträumen kommen.

Vereinbarung pausieren

Für längere Abwesenheiten wie Elternzeit oder krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit außerhalb des Entgeltfortzahlungszeitraums stehen Ihnen drei Pausierungsvarianten zur Verfügung: 

• Fahrrad behalten, Leasingrate wird übernommen: Der Mitarbeiter behält das Fahrrad und der geldwerte Vorteil läuft weiter, aber die Gehaltsumwandlung wird ausgesetzt, da beispielsweise der Arbeitgeber oder eine Versicherung die Leasingrate übernimmt. Wählen Sie die Option Gehaltsumwandlung aussetzen, geldwerter Vorteil wird fortgesetzt.
• Fahrrad wird zurückgegeben: Sowohl der geldwerte Vorteil als auch die Gehaltsumwandlung werden ausgesetzt. Wählen Sie die Option Geldwerten Vorteil und Gehaltsumwandlung aussetzen.
• Fahrrad behalten, Mitarbeiter zahlt weiter: Der Mitarbeiter behält das Fahrrad und sowohl der geldwerte Vorteil als auch die Gehaltsumwandlung bestehen weiter. Allerdings wird die Gehaltsumwandlung als Nettoabzug fortgeführt, da kein umzuwandelndes Entgelt besteht. Wählen Sie die Option Beides fortsetzen: Gehaltsumwandlung wird zu Nettoabzug.

Um eine Unterbrechung zu einer bestehenden Vereinbarung hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers und öffnen Sie den Reiter Vergütung.
2. Öffnen Sie die entsprechende Dienstrad-Vereinbarung. 
3. Klicken Sie auf Unterbrechung zu Vereinbarung hinzufügen.
4. Hinterlegen Sie das Start- und das Enddatum.
5. Wählen Sie die Pausierungsvariante, die Sie gern für die Unterbrechung nutzen möchten. 
6. Klicken Sie auf Unterbrechung hinzufügen. 

Vereinbarung beenden 

Um eine bestehende Dienstrad-Vereinbarung zu beenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers und öffnen Sie den Reiter Vergütung.
2. Öffnen Sie die entsprechende Dienstrad-Vereinbarung. 
3. Klick auf Vereinbarung beenden.
4. Hinterlegen optional die Laufzeit. Anhand dessen wird das Enddatum automatisch berechnet. Haben Sie keine Laufzeit hinterlegt, nutzen Sie das Feld Enddatum.
5. Klicken Sie auf Bestätigen. 

Sie können bereits beendete Dienstrad-Vereinbarungen in der Übersicht > Beendete Vereinbarungen jederzeit einsehen.

Vereinbarung löschen

Um eine Vereinbarung vollständig zu löschen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Mitarbeitendenprofil des betroffenen Arbeitnehmers und öffnen Sie den Reiter Vergütung.
2. Öffnen Sie die entsprechende Dienstrad-Vereinbarung. 
3. Klicken Sie auf Vereinbarung löschen. 
4. Bestätigen Sie den Hinweis.

Diensträder in der Entgeltabrechnung

Abbildung in der Entgeltbescheinigung

Jede Dienstrad-Vereinbarung wird automatisch festen Lohnarten zugeordnet und als eigene Position auf der Entgeltbescheinigung ausgewiesen. Hierbei wird nach geldwertem Vorteil und Gehaltsumwandlung getrennt, sowie falls angegeben, der Arbeitgeberzuschuss gesondert ausgewiesen. Falls bei einer Person mehrere Diensträder gleichzeitig abgerechnet werden, werden diese separat ausgewiesen.

Gehaltsumwandlung	Gehaltsextra

Lohnarten auf der Entgeltbescheinigung

Bruttolohnarten

Nettobe-/-abzüge

FAQ

Können Mitarbeitende gleichzeitig einen Dienstwagen und ein Dienstrad nutzen?

Ja. Personio Payroll behandelt Dienstwagen und Dienstrad als unabhängige Vereinbarungen. Beide geldwerten Vorteile können parallel bestehen.

Was passiert, wenn ich ein S-Pedelec als Dienstrad anlegen möchte?

S-Pedelecs mit einer Motorunterstützung über 25 km/h werden in der aktuellen Version nicht unterstützt. Nutzen Sie hierfür die Dienstwagen-Funktion.

Kann ein Mitarbeiter mehrere Dienstfahrräder gleichzeitig leasen?

Ja. Personio Payroll unterstützt bis zu vier Dienstrad-Vereinbarungen pro Mitarbeitendem parallel. 

Wie behandle ich den Kauf des Dienstrades nach Ende der Leasinglaufzeit?

Beenden Sie die bestehende Vereinbarung und erfassen Sie den geldwerten Vorteil aus dem Erwerb manuell über eine Lohnart. Eine automatische Verarbeitung ist derzeit nicht vorgesehen.

Wirken sich Änderungen an einer Vereinbarung auf bereits abgerechnete Monate aus?

Ja. Änderungen an einer Dienstrad-Vereinbarung gelten rückwirkend ab Vereinbarungsbeginn und können eine Korrektur bereits verarbeiteter Abrechnungszeiträume erforderlich machen.