Dieser Artikel bündelt die wichtigsten gesetzlichen Melde- und Zahlungsfristen der Entgeltabrechnung. Von den monatlichen Abgaben über die Jahresmeldungen bis zu Fristen bei Eintritten und Austritten. 

Warum gelten gesetzliche Fristen in der Entgeltabrechnung?

Arbeitgebende sind gegenüber mehreren Behörden und Sozialversicherungsträgern zu regelmäßigen Zahlungen und Meldungen verpflichtet. Dazu zählen unter anderem das Finanzamt, die Krankenkassen als Einzugsstellen, die Berufsgenossenschaften und in Teilen auch die Bundesagentur für Arbeit.

Die Fristen stellen sicher, dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zeitnah bei den zuständigen Stellen eingehen. Grundlage bilden unter anderem der § 41a EStG für die Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer, § 23 SGB IV für die Beitragsfälligkeit und die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) für die Meldungen zur Sozialversicherung. 

Zuständige Stellen und Rechtsgrundlage

Je nach Meldeart müssen sich Arbeitgebende an unterschiedliche Stellen wenden. Die nachfolgende Tabelle bietet dazu einen Überblick:

Diese Meldungen erfolgen ausschließlich elektronisch über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, das SV-Meldeportal oder Elster. Eine Meldung in Papierform ist grundsätzlich nicht zulässig. 

Folgen einer verspäteten Meldung

Bei verspäteter Zahlung der Lohnsteuer erhebt das Finanzamt einen Säumniszuschlag gemäß § 240 AO. Dieser beträgt in der Regel monatlich 1 % des rückständigen Betrages, abgerundet auf volle 50,00 €. Für Beträge unter 50,00 € entsteht kein Säumniszuschlag. Für die Lohnsteuer gilt eine Zahlungsschonfrist von drei Tagen nach Fälligkeit, sofern die Zahlung per Überweisung erfolgt. Das gilt allerdings nicht für Scheck- und Barzahlungen.

Bei verspäteter Zahlung Sozialversicherungsbeiträgen gilt § 24 SGB IV. Auch hier beträgt der Säumniszuschlag 1 % des rückständigen Betrages, abgerundet auf 50,00 € pro angefangenen Monat. Eine Schonfrist wie bei der Lohnsteuer gibt es hier nicht. 

Monatliche Abgabefristen

Lohnsteueranmeldung

Der Arbeitgeber meldet die einbehaltene und pauschal ermittelte Lohnsteuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich beim Finanzamt an. Nach § 41a (1) EStG hat die Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats zu erfolgen. Die geschuldete Steuer ist bis zum selben Tag zu zahlen. Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich nach § 108 (3) AO die Frist auf den nächsten Werktag.

Ausführliche Erläuterungen zur Lohnsteueranmeldung, ihrem Aufbau und den Anmeldezeiträumen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Personio Payroll erstellt und übermittelt die Lohnsteueranmeldung automatisch nach Abschluss der monatlichen Entgeltabrechnung.

Beitragsnachweis und Beitragszahlung zur Sozialversicherung

Die Sozialversicherungsbeiträge für den laufenden Monat sind gemäß § 23 (1) SGB IV spätestens am drittletzten Bankarbeitstag fällig. Der dazugehörige Beitragsnachweis muss nach § 28f (3) SGB IV am fünftletzten Bankarbeitstag der Krankenkasse vorliegen. Übermittelt der Arbeitgeber den Beitragsnachweis zu spät, kann die Krankenkasse die Beiträge bis zum Eingang des Nachweises eigenständig schätzen. 

Ausführliche Erläuterungen zum Beitragsnachweis und zu den Beitragsfälligkeiten finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Personio Payroll erstellt und übermittelt den Beitragsnachweis automatisch, sobald die Freigabe der Entgeltabrechnung erfolgt ist.

Jährliche Fristen 

Jahresmeldung zur Sozialversicherung und Unfallversicherung

Für alle am 31. Dezember versicherungspflichtigen Beschäftigten übermittelt der Arbeitgeber jährlich eine Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 50 an die zuständige Krankenkasse. Gemäß § 10 (1) DEÜV ist diese Meldung spätestens am 15. Februar des Folgejahres fällig. 

Zusätzlich ist für alle unfallversicherungspflichtigen Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung mit dem Abgabegrund 92 sowie der jährliche UV-Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft zu übermitteln. Beide sind nach § 28a (2a) SGB IV beziehungsweise § 165 SGB VII bis spätestens zum 16. Februar des Folgejahres fällig. Fällt dieser Termin auf ein Wochenende, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. 

Details zu Inhalt, Ausnahmen für bestimmte Personengruppen und zur Einrichtung in Personio Payroll finden Sie in unseren Artikeln zu den Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und zur Verwaltung der Unfallversicherungsdaten.

Lohnsteuerbescheinigung

Der Arbeitgeber hat für jeden Mitarbeitenden jährlich eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und an das zuständige Finanzamt elektronisch zu übermitteln. Der Versand muss nach § 41b EStG spätestens am letzten Tag im Februar des Folgejahres erfolgen. 

Hinweis:
Personio Payroll erstellt die Lohnsteuerbescheinigung nicht unmittelbar mit der letzten Entgeltabrechnung bei einem unterjährigen Austritt, sondern im Rahmen des regulären Erstellungsprozesses zwischen Dezember und Februar des Folgejahres. Eine Erstellung direkt bei Austritt wird zum aktuellen Zeitpunkt nicht unterstützt.

Weitere Informationen zur Lohnsteuerbescheinigung finden Sie in unserem Artikel zum Thema. 

Fristen bei besonderen Ereignissen

Ein- und Austritt von Arbeitnehmenden

Für den Beschäftigungsbeginn und -ende gilt eine einheitliche Frist. Die An- beziehungsweise Abmeldung erfolgt mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von sechs Wochen nach dem jeweiligen Ereignis. Dieselbe Frist gilt auch für Änderungsmeldungen, etwa bei Krankenkassen- oder Beitragsgruppenwechsel. 

Eine Ausnahme bilden bestimmte Wirtschaftszweige, wie beispielsweise das Baugewerbe oder die Gastronomie, für die eine Sofortmeldung spätestens am Tag des Beschäftigungsbeginns abgegeben werden muss. Diesen Meldegrund unterstützt Personio Payroll aktuell nicht automatisch. Er muss manuell über das SV-Meldeportal übermittelt werden. 

Stellt sich heraus, dass eine bereits übermittelte Meldung fehlerhaft war, ist sie unverzüglich zu stornieren und mit korrigierten Daten neu einzureichen.

Mutterschutz und Elternzeit

Der Beginn und das Ende einer Elternzeit werden mit den Abgabegründen 17 und 37 gemeldet. Zusätzlich ist ab dem ersten Tag der Elternzeit eine Unterbrechungsmeldung mit Abgabegrund 52 erforderlich, da die Beschäftigung sozialversicherungsrechtlich unterbrochen wird.

Der Mutterschutz selbst löst in der Regel keine eigene DEÜV-Meldungen aus. Während des Beschäftigungsverbots vor und nach der Geburt bleibt das Beschäftigungsverhältnis bestehen, und der Arbeitgeber zahlt den Mutterschutzlohn weiter, den er über die U2-Umlage erstattet bekommen kann. Erst der anschließende Übergang in die Elternzeit macht eine Unterbrechungsmeldung erforderlich.
 

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt

Einmalzahlungen, die außerhalb der laufenden Entgeltabrechnung erfolgen, etwa aufgrund von Nachzahlungen nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, werden mit dem Abgabegrund 54 gemeldet. Diese Sondermeldung ist mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens aber innerhalb von sechs Wochen nach der Zahlung, zu übermitteln. 

Erfolgt eine solche Einmalzahlung innerhalb der ersten 3 Monate des Folgejahres und war sie noch nicht Teil der Jahresmeldung, ist ebenfalls eine Sondermeldung mit Abgabegrund 54 erforderlich (sogenannte Märzklausel).

Fristen in Personio Payroll verwalten

Produktbeschränkungen

Zum aktuellen Zeitpunkt weist Personio Payroll die folgenden Produktbeschränkung auf: 

• Sofortmeldungen werden nicht automatisch von Personio Payroll unterstützt. Diese müssen manuell über das SV-Meldeportal übermittelt werden.
• Bei einem unterjährigen Austritt erstellt Personio Payroll die Lohnsteuerbescheinigung nicht sofort, sondern erst im Rahmen des regulären jährlichen Erstellungsprozesses zwischen Dezember und Februar.

Automatisierte Meldungen im Überblick

Personio Payroll erstellt und übermittelt die meisten der oben genannten Meldungen automatisch, sobald die zugrunde liegenden Daten vorliegen oder die Entgeltabrechnung freigegeben wurde. Darunter zählen die Lohnsteueranmeldung, die Beitragsnachweise, die DEÜV-Meldungen sowie Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und Unfallversicherung. 

Einige Meldungen hingegen erfordern dagegen eine aktive Handlung. Eine vollständige Übersicht über alle automatisierten oder manuellen Meldungen bietet der Artikel zum Reiter Meldewesen. 

Fristen zuverlässig einhalten

Ein fester monatlicher Payroll-Prozess hilft, Fristen einzuhalten. Geben Sie daher so früh wie möglich die Entgeltabrechnung im Abrechnungszeitraum frei, da Personio Payroll Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen und die Lohnsteueranmeldung erst nach der Freigabe übermittelt. 

Für die Fristen rund um den Jahreswechsel, etwa die Jahresmeldungen und die Zuordnung der Gefahrentarifstellen, empfehlen wir eine frühzeitige Prüfung im November und Dezember. So bleibt genügend Zeit, um fehlende Angaben im Mitarbeitendenprofil zu ergänzen. 

Prüfen Sie den Reiter Meldwesen regelmäßig auf Ereignisse, bei denen Sie aktiv werden müssen. Rückmeldungen der Sozialversicherungsträger gelten mit dem Abruf als zugegangen, weshalb sich eine wöchentliche Prüfung empfiehlt. 

Fristenkalender 2026

Die folgende Tabelle fasst die wiederkehrenden Fristen für das Kalenderjahr 2026 zusammen:

FAQ

Verschieben sich Fristen automatisch, wenn sie auf ein Wochenende fallen?

Für die Lohnsteueranmeldung und für Meldungen nach der DEÜV gilt: Fällt der Termin auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag. Für die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge gibt es keine vergleichbare Schonfrist. Prüfen Sie im Einzelfall die für die jeweilige Meldung geltende Rechtsgrundlage.

Was passiert, wenn eine Meldung oder Zahlung verspätet erfolgt?

Bei verspäteter Zahlung erhebt die zuständige Stelle in der Regel einen Säumniszuschlag von 1 % des rückständigen Betrags pro angefangenem Monat. Bei verspäteten Meldungen kann die Einzugsstelle zudem das maßgebliche Arbeitsentgelt eigenständig schätzen, bis die korrekten Daten vorliegen.

Muss ich die Fristen in Personio Payroll manuell überwachen?

Für automatisierte Meldungen wie die Lohnsteueranmeldung, den Beitragsnachweis und die DEÜV-Meldungen übernimmt Personio Payroll die fristgerechte Übermittlung, sobald die Entgeltabrechnung freigegeben ist. Für manuell anzustoßende Meldungen, etwa die Zuordnung der Gefahrentarifstellen, empfehlen wir eine regelmäßige Prüfung im Reiter Meldewesen.

Gilt dieser Fristenkalender auch für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder für die DATEV-Integration?

Die genannten Rechtsgrundlagen und Fristen gelten unabhängig vom eingesetzten System. Die automatisierte Übermittlung durch Personio steht jedoch ausschließlich Kundinnen und Kunden von Personio Payroll zur Verfügung. Bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und bei Integrationen wie DATEV übernimmt die zuständige Steuerkanzlei die fristgerechte Meldung und Zahlung.