Dieser Artikel erläutert, wie Sie ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben und Ihre Identität verifizieren. Diese Art der Signatur steht nur Kunden zur Verfügung, die die App für qualifizierte Signaturen aktiviert haben. Um auf diese App zuzugreifen, lesen Sie die Übersicht über qualifizierte elektronische Signaturen. Vergleichen Sie alternativ die von Personio angebotenen Arten von Signaturen und ihre Rechtsgültigkeit.
Bevor Sie beginnen
Um ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen, müssen alle unterzeichnenden Personen ihre Identität verifizieren. Bevor Sie mit der Identitätsprüfung beginnen, stellen Sie Folgendes sicher:
- Übereinstimmung des bürgerlichen Namens: Ihr in Personio oder Ihrem Bewerbendenprofil angegebener Vor- und Nachname müssen exakt mit dem Namen auf Ihrem amtlichen Ausweisdokument übereinstimmen. Dies ist der häufigste Grund, warum die Verifizierung fehlschlägt. Wenn Ihr Name nicht übereinstimmt, schlägt die Verifizierung fehl, und Sie können nicht unterschreiben. Wenden Sie sich an Ihre Personio Admins, wenn Sie Ihren Namen aktualisieren müssen. Weitere Informationen finden Sie im Supportcenter von Docusign.
- Gültiger amtlicher Ausweis: Prüfen Sie, ob Ihr Ausweisdokument aktuell und auf der Liste der von Docusign akzeptierten Ausweisdokumente aufgeführt ist.
- Mobiltelefon: Sie benötigen ein Mobiltelefon, um einen Verifizierungslink per SMS zu erhalten und Verifizierungsvideos aufzunehmen.
- Docusign Identity Wallet (optional): Wenn Sie ein Identity Wallet einrichten, halten Sie Ihren Passkey oder Ihre Zugriffsdaten bereit.
Akzeptierte Ausweisdokumente: EU-Personalausweise, EU-Aufenthaltstitel, EU-Reiseausweise für Geflüchtete und die meisten internationalen Reisepässe. Britische Führerscheine und rumänische Personalausweise, die vor 2021 ausgestellt wurden, werden von Personio nicht akzeptiert. Eine vollständige Liste aller akzeptierten Ausweisdokumente für alle Länder weltweit finden Sie auf der Website von DocuSign.
Möglichkeiten zur Identitätsprüfung für eine qualifizierte elektronische Signatur
Um eine qualifizierte elektronische Signatur abzuschließen, unterschreiben Sie das Dokument wie gewohnt. Sobald Sie Ihre Signatur hinzufügen, werden Sie vom System aufgefordert, Ihre Identität zu verifizieren. Sie können eine der folgenden Methoden verwenden:
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Docusign Identity Wallet (empfohlen für häufig Unterzeichnende): Nachdem Sie Ihre Identität einmalig verifiziert haben, können Sie Ihre Details in einem Docusign Identity Wallet speichern, das mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist. Wenn Sie das nächste Mal eine qualifizierte Signatur benötigen, entsperren Sie das Wallet mit einem Passkey, anstatt den Standard-Verifizierungsprozess zu wiederholen. Ihre gespeicherte Verifizierung bleibt drei Jahre lang gültig. Danach müssen Sie die Verifizierung erneut durchführen.
- Standardverifizierung (ohne Identity Wallet): Wenn Sie nur gelegentlich Dokumente unterschreiben oder zum ersten Mal eine qualifizierte Signatur verwenden, nutzen Sie diese Methode. Zum Zeitpunkt der Unterzeichnung müssen Sie Ihren Ausweis fotografieren, interaktive Live-Anweisungen befolgen und ein kurzes Selfie-Video aufnehmen.
Identität mit Docusign Identity Wallet verifizieren
Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bereits bei einem Docusign Identity Wallet registriert haben, wird Ihnen die Option angezeigt, diese zur Identitätsprüfung zu verwenden. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Dokument zu unterschreiben und Ihre Identität mit einem Identity Wallet zu verifizieren:
- Öffnen Sie die Signaturanfrage über Ihre Personio Inbox oder die E-Mail von Docusign.
- Prüfen Sie das Dokument, und unterschreiben es wie gewohnt.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
- Klicken Sie auf Identity Wallet verwenden.
- Loggen Sie sich mit Ihrem Passkey ein.
- Überprüfen Sie Ihr Identity Wallet, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Sobald die Verifizierung erfolgreich war, kehren Sie zum Dokument zurück, und klicken Sie auf Fertigstellen.
- Geben Sie den Code ein, den Sie auf Ihrem Mobiltelefon erhalten haben.
- Stimmen Sie den Geschäftsbedingungen zu.
- Klicken Sie auf Unterzeichnen.
Identität ohne Identity Wallet verifizieren
Falls für Ihre E-Mail-Adresse kein Identity Wallet registriert ist oder Sie sich gegen die Nutzung eines solchen entscheiden, müssen Sie eine Identitätsprüfung durchführen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und Sie sich in einer gut beleuchteten Umgebung befinden. Halten Sie Ihren Ausweis bereit, und gehen Sie dann wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Signaturanfrage über Ihre Personio Inbox oder die E-Mail von Docusign.
- Prüfen Sie das Dokument, und unterschreiben es wie gewohnt.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
- Das Fenster zur Identitätsprüfung wird geöffnet. Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie Ihre Ländervorwahl, geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer ein, und klicken Sie auf Weiter.
- Öffnen Sie auf Ihrem Mobiltelefon die SMS von Docusign, und klicken Sie auf den Link.
- Verwenden Sie eines der akzeptierten Dokumente, und befolgen Sie die Anweisungen, um Ihren Ausweis zu fotografieren, den interaktiven Aufforderungen zu folgen und ein Selfie-Video aufzunehmen.
- Warten Sie auf das Ergebnis der Verifizierung. In der Regel erhalten Sie das Ergebnis innerhalb weniger Minuten.
- Nach erfolgreicher Verifizierung können Sie entweder ein Docusign Identity Wallet erstellen, um zukünftig die verifizierte Identität zu nutzen, oder ohne Wallet fortfahren.
- Kehren Sie zum Dokument zurück, und klicken Sie auf Fertigstellen.
- Geben Sie den Code ein, den Sie auf Ihrem Mobiltelefon erhalten haben.
- Stimmen Sie den Geschäftsbedingungen zu.
- Klicken Sie auf Unterzeichnen.
Fehler bei der Identitätsprüfung für die qualifizierte Signatur
Wenn Ihr Identitätsprüfungsversuch fehlschlägt, sperrt das System die Signaturanfrage. Personio benachrichtigt die anfragende Person automatisch in ihrer Inbox und teilt ihr den Grund für den Fehler mit. Die anfragende Person muss Ihre Details überprüfen und die Signaturanfrage erneut senden, bevor Sie Ihre Identität erneut verifizieren können.
Die Gebühren für qualifizierte Signaturen decken die Kosten der Identitätsprüfung. Personio erhebt diese Gebühr für jeden Verifizierungsversuch, unabhängig davon, ob er erfolgreich ist oder fehlschlägt.
Lesen Sie die häufigsten Gründe für das Fehlschlagen von Verifizierungsversuchen und Möglichkeiten zur Behebung.