Dieser Artikel erklärt, was der Verpflegungsmehraufwand ist, welche neuen gesetzlichen Meldepflichten ab 2026 gelten und wie Sie die entsprechenden Werte in Personio Payroll erfassen und verwalten. 

Was ist der Verpflegungsmehraufwand (VMA)?

Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den Reisekosten. Er soll die Mehrkosten für die Verpflegung ausgleichen, die einem Mitarbeiter durch dienstliche Reisetätigkeiten oder durch die Abwesenheit von der eigenen Wohnung entstehen. Der Betrag kann unter bestimmten Voraussetzungen durch den Arbeitgeber steuerfrei gewährt werden. Die Höhe richtet sich dabei nach der Dauer der täglichen Abwesenheit von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte. 

Für das Inland gelten seit 2020 die folgenden Pauschalen: 

Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungskosten ist ausgeschlossen. Es gelten ausschließlich die gesetzlichen Pauschbeträge. 

Für die Anreise- und Abreisepauschale von 14,00 € ist unerheblich, wo die Dienstreise beginnt oder endet. Für diesen Tag wird eine zeitliche Mindestabwesenheit nicht geprüft. Voraussetzung ist lediglich eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit einer Übernachtung außerhalb der Wohnung. 

Für beruflich veranlasste Auslandsreisen gelten die jeweils länderspezifischen Pauschalen, welche vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt werden. 

Hinweis
Erstreckt sich eine Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung über zwei Kalendertage, werden die Abwesenheitszeiten beider Tage zusammengerechnet. Beträgt die Gesamtabwesenheit mehr als acht Stunden, wird die Pauschale von 14,00 € dem Kalendertag zugerechnet, auf den die überwiegende Abwesenheitszeit fällt. 

Gesetzliche Grundlagen

Die rechtlichen Grundlagen für den Verpflegungsmehraufwand finden sich in den folgenden Texten: 

• Lohnsteuer: Die Lohnsteuerfreiheit wird im § 3 Nr. 13 und 16 EStG geregelt. Zusätzlich finden sich dazu erläuternde Hinweise in R 9.6 LStR. Die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ergeben sich aus dem § 9 (4a) EStG.
• Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung ergibt sich aus dem § 1 (1) Satz 1 Nr. 1 und 3 SvEV.

Erste Tätigkeitsstätte als Bezugspunkt

Die Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte gilt als zentraler Bezugspunkt in der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands. Ein Mitarbeiter kann pro Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. 

Als erste Tätigkeitsstätte gilt eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, dem der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Dabei gilt Folgendes:

1. Vorrangig entscheidet die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber, beispielsweise mittels eines Arbeitsvertrags
2. Liegt keine eindeutige arbeitsrechtliche Zuordnung vor, entscheiden zeitliche Kriterien: Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Mitarbeiter dort arbeitstäglich an mindestens zwei vollen Arbeitstagen pro Woche oder an mindestens einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig ist. 

Ein Homeoffice ist nie eine erste Tätigkeitsstätte, selbst wenn der Arbeitgeber die Räume anmietet. 

Die 3-Monatsfrist

Die Verpflegungspauschalen können bei derselben auswärtigen Tätigkeit nur für die ersten drei Monate steuerfrei gewährt werden. Dabei gilt: 

• Die Frist startet, wenn der Mitarbeiter die auswärtige Tätigkeitsstätte mindestens drei Tage pro Woche aufsucht. Bei höchstens zwei Tagen pro Woche beginnt die Frist nicht
• Die Frist startet erneut, wenn die Tätigkeit an derselben Stelle für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Der Grund für die Unterbrechung ist dabei unerheblich. Es kann sich dabei auch um eine krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechung handeln. 
• Diese Regelungen gelten auch bei Entsendungen innerhalb eines Konzerns

Nach Ablauf dieser 3-Monatsfrist können keine steuerfreien Verpflegungspauschalen mehr gewährt werden. Weitere Zahlungen gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine Pauschalversteuerung mit 25 % ist gemäß § 40 (2) Satz 1 Nr. 4 EStG nur bis zur doppelten Höhe der Pauschale möglich. 

Hinweis
Dauert eine mehrtägige Dienstreise dienstlich veranlasst über ein Wochenende hinaus an, da beispielsweise eine Rückreise unzumutbar ist, besteht der Anspruch auf die Verpflegungspauschale weiter. Bei einer privaten Verlängerung entfällt der Anspruch für die entsprechenden Tage. 

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter in dessen Auftrag dem Mitarbeiter eine Mahlzeit zur Verfügung, muss zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung (Mahlzeit bis 60,00 €) und einem Belohnungsessen (Mahlzeit über 60,00 €) unterschieden werden. Zuzahlungen des Mitarbeiters bleiben bei der Prüfung dieser Grenze unberücksichtigt. 

Mahlzeiten bis 60,00 €

Die Tagespauschale wird um die folgenden Werte gekürzt: 

Die Kürzung erfolgt auf höchstens 0 €, ein negativer Betrag darf sich nicht ergeben. Bei Auslandsreisen gelten die jeweiligen ausländischen Pauschalen als Berechnungsgrundlage. 

Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt oder der tatsächliche Wert niedriger ist als die Kürzungsbeträge.

Ob eine Kürzung bei Mahlzeiten vorzunehmen ist, hängt davon ab, wer die Mahlzeit tatsächlich bezahlt: 

• Bezahlt der Arbeitgeber die Mahlzeit direkt, über beispielsweise eine Hotelrechnung, besteht eine Kürzungspflicht.
• Zieht der Arbeitgeber dem Mitarbeiter den Betrag in der Reisekostenabrechnung ab, sodass der Arbeitnehmer die Mahlzeit faktisch selbst bezahlt, entfällt die Kürzungspflicht.
• Zahlt der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale, entfällt die Kürzungspflicht auf Arbeitgeberseite. Der Mitarbeiter berücksichtigt die Kürzung in diesem Fall gegebenenfalls selbst bei der Einkommensteuererklärung. 

Auch ein bereitgestellter Snack oder Imbiss, wie belegte Brötchen, Kuchen oder Obst, kann als Mahlzeit gelten und zur Kürzung führen, wenn er eine der drei Hauptmahlzeiten ersetzt. Essensmarken oder -gutscheine gelten innerhalb der 3-Monatsfrist nicht als gestellte Mahlzeit, sondern als Barzuschuss. Die Pauschale ist in diesem Fall um den tatsächlichen Nennwert zu kürzen. 

Enthält eine Hotelrechnung nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, ohne dass sich der Verpflegungsanteil feststellen lässt, wird dieser Gesamtpreis pauschal um 20 % für Frühstück beziehungsweise 40 % für jeweils Mittag- oder Abendessen der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit gekürzt. 

Erhält ein Mitarbeiter ohnehin keine Verpflegungspauschale, weil zum Beispiel die 8-Stunden-Grenze nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten wird, entfällt die Kürzung ohnehin. In diesem Fall ist eine übliche Mahlzeit (bis 60,00 €) stattdessen mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern (2026: 2,37 € für ein Frühstück, 4,57 € für Mittag- oder Abendessen). Diese Versteuerung kann individuell nach den ELStAM-Merkmalen oder pauschal mit 25 % erfolgen.

Mahlzeiten über 60,00 €

Hier erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale. Stattdessen ist der geldwerte Vorteil in Höhe der tatsächlichen Kosten zu versteuern, wahlweise nach den individuellen Steuermerkmalen des Arbeitnehmers oder pauschal mit 30 % nach § 37b (2) EStG. 

Dokumentation und Bescheinigung

Reisekostenabrechnungen müssen als Belege zum Lohnkonto aufbewahrt werden. Steuerfreie Verpflegungspauschalen müssen grundsätzlich in der Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden. 

Der Großbuchstabe M ist zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter in dessen Auftrag einem Mitarbeiter außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende übliche Mahlzeit bis 60,00 € gestellt haben. Die Bescheinigungspflicht gilt unabhängig davon, ob der geldwerte Vorteil individuell oder pauschal versteuert wurde, sowie unabhängig von der Anzahl der im Kalenderjahr gestellten Mahlzeiten. Für ein Belohnungsessen über 60,00 € besteht keine Bescheinigungspflicht. 

Neue Meldepflicht ab dem 1. Januar 2026

Seit dem 1. Januar 2026 verlangt das Einkommensteuergesetz von Arbeitgebern, Verpflegungsmehraufwand für dienstliche Reisen auf der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung (LStB) auszuweisen. Dies gilt auch dann, wenn der Betrag außerhalb des Abrechnungssystems erstattet wurde, beispielsweise über separate Reisekosten-Tools, per Kreditkarte oder manuelle Überweisung. 

Verpflegungsmehraufwand in Personio Payroll verwalten

Allgemeines 

Um Sie bei der Erstellung einer rechtskonformen Lohnsteuerbescheinigung zu unterstützen, stellt Personio Ihnen eine Lohnart für den Verpflegungsmehraufwand bereit. Sofern in Ihrem Account noch keine entsprechende Lohnart eingerichtet ist, wird diese automatisch für Sie angelegt. Eine manuelle Einrichtung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

• Die Lohnart ermöglicht die Eingabe von Werten pro Mitarbeiter und Monat als einzelne Eingabe oder als Bulk-Import.
• Die Lohnart führt eingetragene Werte monatlich in der Entgeltbescheinigung und im Lohnkonto sowie jährlich in der Lohnsteuerbescheinigung auf. 

Wir empfehlen Ihnen eine monatliche Eingabe der Werte, damit insbesondere bei unterjährigen Austritten keine Werte auf der Lohnsteuerbescheinigung fehlen.

Hinweis
Diese Lohnart bildet ausschließlich den steuerfreien Betrag des Verpflegungsmehraufwands ab, den Sie selbst nach den oben beschriebenen Regeln berechnet haben. Sie übernimmt nicht automatisch die Kennzeichnung des Großbuchstabens M auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Bevor Sie beginnen

Zum Verwalten der Verpflegungsmehraufwendungen stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die folgenden Berechtigungen besitzen:

• Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Reiter Vergütung des jeweiligen Mitarbeiters.
• Personio Payroll muss für Ihr Unternehmen und die entsprechende Gesellschaft freigeschaltet sein.

Verpflegungsmehraufwand hinterlegen 

Werte einzeln hinterlegen

Um einen Wert einzeln für den Mitarbeiter zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Vergütungen.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen > einmalige Vergütung.
3. Wählen Sie aus der Liste die Vergütungsart Verpflegungsmehraufwand LStB.  
4. Hinterlegen Sie den Betrag sowie das Datum. 
5. Klicken Sie auf Speichern. 

Werte im Bulk importieren

Wenn Sie die Beträge für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig hinterlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Navigieren Sie zum Bereich Einstellungen > Importe.
2. Laden Sie die entsprechende Vorlage für Einmalige Vergütungen herunter
3. Befüllen Sie die Vorlage mit der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, dem Namen der Vergütungsart, dem Betrag, einem Kommentar sowie dem betreffenden Monat und Jahr.
4. Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch. 

Mehr Informationen zum Bulk-Import finden Sie in unserem Artikel zum Thema.

Verpflegungsmehraufwand verwalten

Eingetragene Werte lassen sich jederzeit im Reiter Vergütung des jeweiligen Mitarbeiters einsehen. Wir empfehlen eine monatliche statt einer einmaligen jährlichen Eingabe, da sich so das Risiko verringert, Werte für unterjährig austretende Mitarbeitende zu übersehen.

Zusätzlich sollten Sie die hinterlegten Werte vor der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung kontrollieren. So fallen Abweichungen bereits vor der Erstellung auf.

In der Entgeltabrechnung

Wurde ein Wert für den Verpflegungsmehraufwand hinterlegt, erscheint dieser: 

• Monatlich auf der Entgeltabrechnung und im Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters.
• Jährlich aggregiert auf der Lohnsteuerbescheinigung

Großbuchstabe M in Personio Payroll hinterlegen

Um den Großbuchstaben M in der Entgeltabrechnung für die Lohnsteuerbescheinigung zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie das entsprechende Mitarbeitendenprofil > Persönliche Informationen.
2. Navigieren Sie zum Bereich Steuern.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Hinterlegen Sie im Attribut Reisekosten: Bereitstellung von Mahlzeiten den Wert Ja.
5. Klicken Sie auf Wirksamheitsdatum festlegen.
6. Hinterlegen Sie das entsprechende Datum und bestätigen Sie die Änderung mit Abschicken.

Produkteinschränkungen 

Folgende Punkte deckt die Funktion aktuell nicht ab:

• Kein automatischer Datenimport: Eine automatische Anbindung an externe Reisekosten-Tools (zum Beispiel Lanes & Planes, Moss, Navan, Circula oder Concur) besteht nicht. Werte tragen Sie manuell ein oder importieren sie im Bulk.
• Keine Validierung durch Personio: Ob die eingetragenen Werte korrekt und vollständig sind, prüft Personio nicht. Diese Verantwortung liegt bei Ihnen.
• Keine Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte: Ob und wo ein Mitarbeiter eine erste Tätigkeitsstätte hat, ermittelt Personio nicht. Diese Einordnung sowie die daraus folgende Abwesenheitsberechnung nehmen Sie selbst vor, bevor Sie den Wert eintragen.
• Keine automatische Kürzung: Personio berechnet keine Kürzung wegen gestellter Mahlzeiten oder wegen Ablaufs der 3-Monatsfrist. Den bereits gekürzten beziehungsweise korrekt ermittelten Wert tragen Sie selbst ein.
• Nur steuerfreier Anteil: Die Vergütungsart bildet ausschließlich den steuerfreien Anteil des Verpflegungsmehraufwands ab. Steuerpflichtige Anteile, etwa oberhalb der steuerfreien Pauschalen oder nach Ablauf der 3-Monatsfrist, verarbeiten Sie als reguläre Vergütung über die Abrechnung.
• Keine Vorschau vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung: Aktuell steht keine Vorschau zur Verfügung, in der Sie hinterlegte Werte vorab in der Lohnsteuerbescheinigung einsehen können.
• Kein automatischer Hinweis bei fehlenden Werten: Ein automatisierter Hinweis in der Anwendung, falls für einen Mitarbeiter kein Wert hinterlegt ist, besteht derzeit nicht.