Dieser Artikel beantwortet häufig gestellte Fragen zum Implementierungsprozess, von der Vorbereitung Ihres Kick-off-Meetings über das Go-Live bis hin zum Support und zu Serviceleistungen, die Ihnen nach der Implementierung zur Verfügung stehen.

Erste Schritte

Wann kann ich mit der Implementierung beginnen?

Wir begleiten Sie durch jeden Schritt Ihrer Implementierung. Ihr Implementierungskontakt setzt ein Kickoff-Meeting an, um die Implementierung zu beginnen. Sie erhalten spätestens zwei Wochen vor dem Startdatum Ihrer Implementierung eine Einführungs-E-Mail von der Person. Diese E-Mail enthält die nächsten Schritte und einen Link zur Buchung Ihres Kickoff-Meetings zur Implementierung. Ab dem Übergabetermin erhalten Sie von uns auch E-Mails mit den ersten Aufgaben, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Wir empfehlen Ihnen, sich in der Zwischenzeit als Vorbereitung auf das Kickoff-Meeting zur Implementierung mit dem Implementierungsleitfaden vertraut zu machen.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Ihre Payroll Implementierung beginnt offiziell vier Wochen vor dem Startdatum Ihres Vertrags. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie Zugriff auf Ihren Account. Ihre Payroll-Fachkraft wird sich spätestens zwei Wochen vor dem Startdatum Ihrer Implementierung per E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihr Payroll-Kickoff-Meeting zu vereinbaren.

Wie kann ich mich auf meine Implementierung vorbereiten?

Unser Implementierungsleitfaden erläutert, was Sie erwartet und was Sie vor Ihrem Kickoff-Meeting zur Implementierung vorbereiten sollten. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie außerdem E-Mails mit konkreten ersten Aufgaben, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Eine detaillierte Anleitung zur Schritt Einrichtung von Personio finden Sie in unseren Kursen der Voyager Academy, die auch Ihr Implementierungskontakt während des Implementierungsprozesses nutzt.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Sie können bereits vor dem offiziellen Startdatum mit den Vorbereitungen Ihrer Payroll-Implementierung beginnen, indem Sie Ihre Daten, die wichtigsten Rollen und den Rollout-Plan vorbereiten.

1. Absolvieren Sie die Schulung Vorbereitung auf die Implementierung und den Lernpfad Personio in Deinem Unternehmen starten in der Personio Voyager Academy. Machen Sie sich mit den Einrichtungsvorlagen in Ihrem Account unter myaccount.app.personio.com vertraut.
2. Sammeln Sie Ihre Unternehmens- und Mitarbeitendendaten mithilfe der verfügbaren Importvorlagen, einschließlich Vergütungen, Anwesenheiten, Kontostände und Bewerbendeninformationen, aber importieren Sie noch nichts.
3. Um die Einrichtung von Payroll zu beschleunigen, fordern Sie vor Beginn der Payroll-Implementierung die folgenden Exporte von Ihrem bisherigen Lohnabrechnungsanbieter oder von DATEV an:
   • Stammdatenexport: Ihr DLS-Export (Digitale Lohnschnittstelle) oder Ihr DALY-Export, wenn Sie DATEV Lodas verwenden
   • Lohnkonto: Ihre historischen Werte seit Jahresbeginn
4. Vergessen Sie nicht, Personio Payroll-Verantwortliche zuzuweisen , damit diese Personen Zugriff auf die Verwaltung sensibler Schritte der Lohnbuchhaltungseinrichtung haben und sich bei Fragen zur Lohnbuchhaltung an den Support wenden können.
5. Überprüfen Sie die Korrektheit der Mitarbeitendendaten, prüfen Sie Berechtigungsrollen und Genehmigungs-Workflows und entscheiden Sie, welche Stakeholder einbezogen werden sollen.  

Wer muss von unserer Seite in die Implementierung einbezogen werden?

Vor Ihrem Kickoff-Meeting zur Implementierung sollten Sie sich überlegen, welche internen Stakeholder Sie in die Implementierung einbeziehen müssen. Dies umfasst üblicherweise Teams wie die Rechtsabteilung, die Steuerberatung, die IT und die Abteilung für die Vertretungsplanung bei Abwesenheiten, da deren Input erforderlich sein kann, um Personio so einzurichten, dass es den Prozessen und Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Durch die frühzeitige Einbeziehung können Sie die Einführung von Personio in Ihrem Unternehmen besser planen und reibungslos gestalten.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Personio Payroll-Verantwortliche haben Zugriff auf sensible Schritte der Lohnbuchhaltungseinrichtung und können sich bei Fragen zur Lohnbuchhaltung an den Support wenden. Stellen Sie sicher, dass Sie Personio Payroll-Verantwortliche zuweisen.

Soll ich jetzt mit der Einrichtung meines Personio Accounts beginnen oder warten, bis mein Implementierungskontakt das Kickoff-Meeting ansetzt?

Sie können bereits vor Ihrem Kickoff-Meeting zur Implementierung damit beginnen. Unser Implementierungsleitfaden führt Sie durch die ersten Schritte, um Sie optimal auf den Kickoff vorzubereiten.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Sie können die Payroll-Implementierung bereits vor Ihrem offiziellen Startdatum vorbereiten. Fordern Sie die erforderlichen Legacy-Exporte von DATEV oder Ihrem bisherigen Anbieter im Voraus an:

• Stammdatenexport: Ihr DLS-Export (Digitale Lohnschnittstelle) oder Ihr DALY-Export, wenn Sie DATEV Lodas verwenden
• Lohnkonto: Ihre historischen Werte seit Jahresbeginn

Weisen Sie außerdem bis zu zwei Personio Payroll-Verantwortliche zu, bevor Ihre Payroll-Implementierung beginnt, da diese Personen sensible Schritte der Lohnbuchhaltungseinrichtung verwalten und sich bei Fragen zur Lohnbuchhaltung an den Support wenden können.

Können wir Personio mit unseren anderen Tools verbinden?

Ja, Personio lässt sich mit anderen Tools verbinden. Wie das geht, hängt vom verwendeten Tool ab:

• Vorgefertigte Integrationen: Durchsuchen Sie den Personio Marketplace, um zu sehen, ob es bereits einen fertigen Konnektor für Ihr System gibt.
• Individuelle Integrationen und API-Zugriff: Besuchen Sie unseren Developer Hub. Dort finden Sie Ressourcen, die Ihr IT-Team oder Ihr Integrationspartner benötigt, einschließlich der Anleitung für die ersten Schritte, der API-Referenz und der Webhook-Dokumentation.

Wenn Sie Personio gerade einführen, informieren Sie bei Ihrem Kickoff-Meeting Ihren Implementierungskontakt über alle geplanten Integrationen. Richten Sie Ihre wichtigsten Mitarbeitendendaten in Personio ein, bevor Sie andere Systeme verbinden. Der Leitfaden im Developer Hub zur ersten Synchronisierung der wichtigsten Daten erläutert die Anforderungen. Besprechen Sie die Abfolge frühzeitig mit Ihrem Implementierungskontakt, damit Sie planen können.

Falls Sie eine individuelle Integration benötigen, kann Ihnen Ihr IT- Team oder Ihr Integrationspartner helfen. Ihr Implementierungskontakt erstellt keine individuellen Integrationen.

Lässt sich Personio in unser System integrieren, und erfolgt die Integration über eine API oder per SFTP/Flatfile?

Informationen zur Integration Ihrer Systeme mit Personio finden Sie in unserem Developer Hub. Sie können dies mit Ihrem IT-Team teilen, um es bei der Planung der Integration vor Ihrem Kickoff-Meeting zu unterstützen.

Wir bereiten die API-Endpunkte im Vorfeld unserer Implementierung vor – was benötigen Sie von uns?

Detaillierte Informationen zum Einstieg mit der Personio-API finden Sie in unserem Developer Hub. Sie können dies mit Ihrem IT-Team teilen, um es bei der Vorbereitung vor Ihrem Kickoff-Meeting zur Implementierung zu unterstützen.

Account und Zugriff

Wir haben noch keinen Personio Account – wir haben gerade erst den Vertrag unterschrieben.

Als einen der ersten Schritte nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie Zugriff auf Ihren Personio Account. Falls Sie Ihren Vertrag unterzeichnet, aber noch keinen Zugriff auf Ihren Personio Account erhalten haben, suchen Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang und Spam-Ordner nach einer Einrichtungs-E-Mail von Personio. Falls Sie sie nicht finden können oder Probleme mit Ihrem Account haben, senden Sie eine Anfrage über unser Help Center-Formular. Unser Team hilft Ihnen gerne.

Wir haben noch nicht mit der Implementierung begonnen – wie lautet der Hostname unseres Unternehmens?

Ihr Hostname wird vor Vertragsunterzeichnung mit Ihrem Personio Kontakt abgestimmt. Falls Sie sich nicht sicher sind, wie er lautet:

1. Suchen Sie in Ihrem Posteingang nach einer Willkommens-E-Mail von info@m.personio.com (sehen Sie auch im Spam-Ordner nach).
2. Die Adresse am Ende der E-Mail enthält Ihren Hostnamen, zum Beispiel: https://hostname.app.personio.com/login/invite/. Der Teil vor .app ist Ihr Hostname.

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Hostnamen finden.

Kann ich vor der Implementierung Personen zu unserem Personio Account hinzufügen?

Ja. Sie können in Ihrem Personio Account Mitarbeitende direkt über die Personalliste hinzufügen und sie von dort aus einladen. Wenn Sie diesen Personen auch den Kontakt zum Support ermöglichen wollen, können Sie ihnen die Rolle der kontoinhabenden Person zuweisen. Sie können dies auch gemeinsam mit Ihrem Implementierungskontakt tun, wenn es während Ihrer Implementierung angesprochen wird.

Es befinden sich noch Demodaten im Account – wie kann ich diese vor dem Import unserer Daten entfernen?

Personio löscht automatisch die Demo-Mitarbeitendendaten, sobald Ihr Abonnement aktiviert wird, spätestens jedoch zu Vertragsbeginn. Personio löscht Demodaten und Einstellungen wie Standorte, Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und Stellen nicht automatisch. Sie können sie als Referenz oder für Tests während Ihrer Implementierung behalten, wir empfehlen jedoch, sie vor dem Go-live zu entfernen, wenn Sie sie nicht benötigen.

Wo kann ich weitere Lizenzen buchen?

Erfahren Sie, wie Sie zusätzliche Zugänge hinzufügen, ein Upgrade durchführen oder Ihr Abonnement anpassen können. Falls die Option zur Änderung Ihres Abonnement in Ihrem Account nicht verfügbar ist oder Sie eine größere Vertragsänderung planen, wenden Sie sich an unser Support-Team.

Wo finde ich alle Informationen zu meinem Vertrag und Abonnement?

Die Details zum Personio Vertrag und Abonnement Ihres Unternehmens finden Sie unter Einstellungen > Abonnement & Rechnung, nicht in einzelnen Mitarbeitendenprofilen. Hier finden Sie Ihren Abonnementplan und -status , das nächste Verlängerungs- oder Enddatum, die Anzahl der enthaltenen Lizenzen, die enthaltenen Funktionen sowie alle vergangenen und zukünftigen Rechnungen. Ihre Vertragsbedingungen, einschließlich Kündigungsfristen und Informationen zur Kündigung, finden Sie in den AGB.

Support und Kontakt

Wird es eine Übergabe an einen Implementierungskontakt geben?

Ja. In den Wochen vor Beginn Ihrer Implementierung weisen wir Ihnen einen Implementierungskontakt zu. Dieser fungiert während des gesamten Einrichtungsprozesses als Ihre Ansprechperson. Diese Person sendet Ihnen eine Einführungs-E-Mail mit allem, was Sie für den Einstieg benötigen. Sie erhalten außerdem wöchentliche E-Mails mit ersten Aufgaben und hilfreichen Ressourcen, darunter unser Implementierungsleitfaden, zur Vorbereitung auf Ihr erstes Meeting zur Implementierung.

Wie erreiche ich meinen Implementierungskontakt?

Ihr Implementierungskontakt kontaktiert Sie per E-Mail, um Ihr Kickoff-Meeting zur Implementierung zu vereinbaren. Für allgemeine Fragen steht Ihnen in der Zwischenzeit unser Support-Team zur Verfügung. Nur Kontoinhabende können unser Support-Team kontaktieren. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sie zu Ihrem Account hinzufügen.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Bei Fragen zu Payroll können sich nur Personio Payroll-Verantwortliche an den Support wenden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie sie Ihrem Account hinzufügen.

Ich habe immer noch nichts vom Implementation Specialist Team gehört.

Ihr Implementierungskontakt wird sich spätestens zwei Wochen vor Beginn Ihrer Implementierung mit Ihnen in Verbindung setzen. Wenn Ihr Startdatum also noch einige Wochen entfernt ist, besteht kein Grund zur Sorge. Falls Sie bis dahin noch keine Rückmeldung erhalten haben, hilft Ihnen unser Support-Team gerne weiter. 

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Ihre Payroll-Fachkraft meldet sich spätestens zwei Wochen vor dem Startdatum Ihrer Implementierung bei Ihnen. Falls Sie bis dahin nichts von ihr gehört haben, können sich nur Personio Payroll-Verantwortliche bei Fragen zu Payroll an den Support wenden – vergessen Sie daher nicht, sie Ihrem Account im Voraus hinzuzufügen.

Mein Implementierungskontakt antwortet nicht auf meine Nachrichten.

Wenn Ihr Implementierungskontakt nicht antwortet, wenden Sie sich an unser Support-Team, das Ihnen weiterhelfen kann.

Was mache ich, wenn sich die Hauptkontaktperson für die Implementierung ändert?

Falls Ihre Hauptkontaktperson für die Implementierung ausscheidet oder sich ändert, schicken Sie Ihrem Implementierungskontakt so früh wie möglich eine E-Mail mit dem Namen und der E-Mail Adresse der neuen Person. Nehmen Sie außerdem die folgenden Änderungen in Ihrem Personio Account vor:

1. Fügen Sie die neue Person zur Personalliste hinzu und laden Sie sie zu Personio ein.
2. Weisen Sie ihr die Rolle als kontoinhabende Person zu, damit sie unser Support-Team kontaktieren kann.
3. Entfernen Sie die Rolle der kontoinhabenden Person von der Person, die das Unternehmen verlässt.

Falls Ihre Hauptansprechperson für die Implementierung vor Ihrem ersten Austausch mit Ihrem Implementierungskontakt ausscheidet oder sich ändert, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kontakt im Vertriebsteam.

Kickoff und Terminplanung für die Implementierung

Können wir unser Kickoff-Meeting zur Implementierung buchen?

Ihr Implementierungskontakt wird sich spätestens zwei Wochen vor Beginn Ihrer Implementierung per E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihr Kickoff-Meeting zu vereinbaren. Wenn Sie eine E-Mail mit Terminoptionen erhalten haben, antworten Sie Ihrem Implementierungskontakt direkt. Für allgemeine Fragen können Sie in der Zwischenzeit unser Support-Team kontaktieren.

Können wir unser Kickoff-Meeting zur Implementierung verschieben?

Ihr Implementierungskontakt wird sich spätestens zwei Wochen vor Beginn Ihrer Implementierung per E-Mail mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihr Kickoff-Meeting zu vereinbaren. Um Ihr Kickoff-Meeting zur Implementierung zu verschieben, wenden Sie sich direkt an Ihren Implementierungskontakt.

Was geschieht nach dem Kickoff-Meeting zur Implementierung?

Ihr Implementierungskontakt erläutert Ihnen während des Kickoff-Meetings zur Implementierung den individuellen Zeitplan und die nächsten Schritte, zugeschnitten auf die Anforderungen Ihres Unternehmens. Dies kann Konfigurationsplanung, Teamschulungen und Datenmigration umfassen.

Wie lange dauert die Implementierung?

Je nach Größe Ihres Unternehmens, Umfang der Einführung und Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen können Sie davon ausgehen, dass die Einführung von Personio 3–10 Wochen nach Ihrem Kickoff-Meeting erfolgt. Ihr Implementierungskontakt stellt Ihnen während des Kickoff-Meetings zur Implementierung einen detaillierten Zeitplan zur Verfügung und hält Sie über den Fortschritt der Implementierung auf dem Laufenden.

Wenn Sie Personio Payroll implementieren

Wenn Ihr Personio-Paket Payroll beinhaltet, läuft parallel dazu eine separate Implementierung von Payroll unter der Leitung einer spezialisierten Payroll-Fachkraft. Die Payroll-Implementierung dauert in der Regel länger als der oben genannte Zeitraum. Das liegt an zusätzlichem Einrichtungsaufwand für die Lohnbuchhaltung, Importen historischer Daten (YTD) und Registrierungen bei zuständigen Behörden (DSBD/ITSG). Ihre Payroll-Fachkraft bestätigt Ihnen den genauen Starttermin während Ihres Payroll-Kickoff-Meetings.

Wie lautet der aktuelle Status unserer Implementierung?

Falls Ihre Implementierung noch nicht begonnen hat, kontaktiert Sie Ihr Implementierungskontakt spätestens zwei Wochen vor Beginn Ihrer Implementierung per E-Mail, um Ihr Kickoff-Meeting zur Implementierung zu vereinbaren. Für allgemeine Fragen steht Ihnen in der Zwischenzeit unser Support-Team zur Verfügung.

Nach der Implementierung

Was geschieht nach der Implementierung?

Wenn Ihre Implementierung abgeschlossen ist, überprüft Ihr Implementierungskontakt alle vorgenommenen Einstellungen und skizziert, worauf Sie sich als Nächstes konzentrieren sollten. Danach ist unser Support-Team Ihre erste Anlaufstelle für alle Fragen zum Produkt.

Welche Dienste kann ich nach der Implementierung nutzen?

• Support-Team: Wir helfen Ihnen bei allen Fragen zum Produkt.
• Help Center: Leitfäden, Artikel und Best Practices
• Personio Voyager Academy: kostenlose Online-Schulungen und Kompetenznachweise
• Personio Voyager Community: ein Ort, um sich mit anderen Personio Kunden und HR-Fachkräften zu vernetzen
• Professional Services: kostenpflichtige Zusatzdienstleistungen wie Konfigurations-Support, Datenmigration und Schulungen für Endnutzende
• Customer Success Management: Je nach Vertrag steht Ihnen eine persönliche Kontaktperson zur Verfügung.
• Account-Management: Personio weist jedem Kunden ein Mitglied des Account-Managements als feste Ansprechperson für geschäftliche Angelegenheiten wie das Hinzufügen von Apps zu.

Wo kann ich weitere Implementierungsstunden buchen?

Falls Ihre Implementierung noch in Bearbeitung ist, wenden Sie sich an Ihren Implementierungskontakt, um weitere Implementierungsstunden zu buchen. Falls Ihre Implementierung bereits abgeschlossen ist, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, das Ihnen gerne weiterhilft.