In diesem Artikel erfahren Sie, was eine AAG-Meldung ist, welche Erstattungen Sie als Arbeitgeber erhalten und wie Sie Fehler im Meldeverfahren vermeiden können.
Was sind AAG-Meldungen?
Über das Aufwandsausgleichsgesetz (AAG) erhalten Arbeitgebende einen Teil ihrer Aufwände für Entgeltfortzahlung bei Krankheit (Umlage U1) und für Mutterschutzleistungen (Umlage U2) von der zuständigen Krankenkasse erstattet. Die AAG-Meldung ist der Antrag, mit dem diese Erstattung bei der Krankenkasse angefordert wird.
| Umlage | Wofür? | Erstattung | Wer nimmt teil? |
| U1 | Entgeltfortzahlung bei Krankheit | zwischen 40 % und 80 % (Kassenindividuell) | Nur Arbeitgebende mit in der Regel nicht mehr als 30 Mitarbeitenden |
| U2 | Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverbot | 100 % | Alle Arbeitgebenden unabhängig von der Unternehmensgröße |
Weitere Informationen zu den Umlagen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Ablauf des AAG-Verfahrens
Das AAG-Verfahren baut sich wie folgt auf:
- Der Arbeitgeber übermittelt den Erstattungsantrag maschinell an die zuständige Krankenkasse des betroffenen Mitarbeiters. Dies erfolgt über eine systemgeprüfte Software oder das SV-Meldeportal. Eine manuelle oder papierbasierte Antragstellung ist nicht zulässig.
- Die Krankenkasse gleicht den Antrag mit ihren eigenen Daten ab.
- Stimmen die Daten nicht überein, meldet die Krankenkasse dies unverzüglich mit einem Abweichungsgrund zurück.
- Bei Übereinstimmung zahlt die Krankenkasse den Erstattungsbetrag aus.
AAG-Meldungen in Personio Payroll
AAG-Meldungen einsehen
Sobald alle Einstellungen zur Umlage korrekt hinterlegt sind, erstellt Personio automatisch Erstattungsanträge anhand der hinterlegten Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil.
Um eine AAG-Meldung in Personio Payroll einsehen zu können, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie in den Bereich Lohnbuchhaltung > Meldewesen.
- Filtern Sie nach der Kategorie Erstattungsanträge.
- Klicken Sie auf Details anzeigen.
Die Detailseite zeigt auch die Rückmeldung der Krankenkasse:
- Dem Antrag wurde vollständig entsprochen.
- Dem Antrag wurde teilweise entsprochen.
- Dem Antrag konnte nicht entsprochen werden.
Zusätzlich wird bei einem teilweise entsprochenen oder abgelehnten Antrag der Grund der Abweichung abgebildet.
Anträge ändern oder stornieren
Ändern sich Daten nach der Übermittlung, aktualisiert Personio Payroll den Antrag automatisch. Der ursprüngliche Datensatz wird daraufhin storniert, anschließend wird eine neue Meldung mit den aktualisierten Daten erstellt. Gründe für eine Änderung und Stornierung können sein:
- Löschung oder Änderung von Abwesenheiten.
- Rückwirkende Korrekturen von Vergütungen.
Fehler, Warnungen und Gründe für Abweichungen
Häufige Fehler
Folgende Fälle führen häufig zu Fehlern in den AAG-Meldungen:
| Umlage | Beschreibung |
| U1 | Ein Krankheitszeitraum wurde für ein zukünftiges Datum erfasst. Der Versand erfolgt mit Freigabe des Monats, in dem die Abwesenheit liegt. |
| U1 | Der erste Tag des Krankheitszeitraums wurde als letzter Arbeitstag erfasst. Prüfen Sie die Abwesenheit und korrigieren Sie diese entsprechend. |
| U2 | Die Gehaltsfelder in der Abwesenheit Mutterschutz unter zusätzliche Angaben wurden nicht gepflegt, wenn noch keine drei Monate vollständig abgerechnet waren (z. B. bei Neueintritt oder Providerwechsel). Weiter Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema. |
Gründe für Abweichungen
Die Krankenkasse meldet einen Abweichungscode zurück, wenn der Antrag nicht mit den vorliegenden Daten übereinstimmt. Alle 32 Abweichungscodes sind in der nachfolgenden Tabelle aufgelistet:
| Code | Beschreibung |
| 01 | Erstattungssatz nicht korrekt. |
| 02 | Erstattungssatz abweichend/außerhalb vom Beschäftigungszeitraum. |
| 03 | Erstattung U1 über RV-BBG-Ost beantragt und auf RV-BBG-Ost reduziert (Satzungsregelung). |
| 04 | Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung). |
| 05 | Erstattungszeitraum fällt teilweise in den Bezug einer Entgeltersatzleistung. |
| 06 | Erstattungszeitraum liegt teilweise im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung). |
| 07 | Erstattungszeitraum teilweise abweichend zum bestehenden EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten). |
| 08 | Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde. |
| 09 | Erstattungszeitraum liegt teilweise außerhalb des Mutterschaftsgeldzeitraums. |
| 10 | Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt. |
| 11 | GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt. |
| 12 | GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt. |
| 13 | Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume. |
| 14 | Sonstige |
| 15 | Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden. |
| 16 | Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigten feststellbar. |
| 17 | Geringfügig Beschäftigter - Zuständigkeit KnappschaftBahn-See (§ 2 (1) AAG). |
| 18 | Erstattungszeitraum ist verjährt (§ 6 (1) AAG). |
| 19 | Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall. |
| 20 | GSV-Beiträge bei U1-Erstattungen nicht erstattungsfähig (Satzungsregelung). |
| 21 | Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezugszeitraum einer Entgeltersatzleistung. |
| 22 | Erstattungszeitraum liegt vollständig im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung). |
| 23 | Für den Erstattungszeitraum besteht kein EFZ-Anspruch (z. B. Höchstanspruchsdauer überschritten). |
| 24 | Für den Erstattungszeitraum liegt kein Mutterschaftsgeldzeitraum vor. |
| 25 | Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum. |
| 26 | Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind. |
| 27 | Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG. |
| 28 | Fehlzeit bestand aufgrund Erkrankung des Kindes. |
| 29 | Versagung wegen fehlender Mitwirkung (§ 4 (1) AAG). |
| 30 | Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach § 12 AAG. |
| 31 | Beschäftigungsverbot liegt (teilweise) innerhalb einer Schutzfrist nach dem MuSchG. |
| 32 | Es liegt kein Beschäftigungsverbot vor. |
FAQ
Ab wann ist mein Unternehmen U1-umlagepflichtig?
Die U1-Umlagepflicht besteht für Unternehmen, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmende beschäftigen. Maßgeblich ist die Beschäftigtenzahl des Vorjahres: War die Grenze in mindestens acht Kalendermonaten des Vorjahres nicht überschritten, besteht ab dem 1. Januar des laufenden Jahres Umlagepflicht. Die Prüfung obliegt dem Arbeitgeber selbst. Für neu gegründete Betriebe im laufenden Jahr ist die voraussichtliche Beschäftigtenzahl zu schätzen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Thema.
Wann erstellt Personio Payroll automatisch einen AAG-Erstattungsantrag?
AAG-Erstattungsanträge werden in Personio Payroll automatisch erstellt, sobald für einen Mitarbeiter eine entsprechende Abwesenheit (Krankheit für U1 bzw. Mutterschutz für U2) eingetragen ist. Mit der Freigabe wird der Antrag automatisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt.
Was passiert, wenn sich eine Abwesenheit nach der Übermittlung des Antrags ändert?
Personio Payroll verarbeitet nachträgliche Änderungen automatisch. Bei einer Änderung der Abwesenheit, einer rückwirkenden Neuberechnung oder einer Anpassung von Entgelt- oder Mitarbeitendendaten wird der ursprüngliche Antrag storniert und ein neuer Antrag mit den aktualisierten Daten erstellt.
Mein AAG-Antrag wurde abgelehnt oder nur teilweise erstattet – was soll ich tun?
Rufen Sie die Rückmeldungsdetails im Reiter Meldewesen auf. Dort finden Sie den Abweichungscode der Krankenkasse. Prüfen Sie die Abwesenheitsdaten und die Krankenkasseneinstellungen des betreffenden Mitarbeitenden und leiten Sie ggf. eine Korrektur ein.
Was ist beim AAG-Verfahren für Mitarbeitende im Beschäftigungsverbot oder der Mutterschutzfrist zu beachten?
Für Mitarbeitende im Beschäftigungsverbot oder innerhalb der Mutterschutzfrist werden U2-Erstattungsanträge automatisch erstellt, sobald die entsprechende Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil hinterlegt ist. Über die U2-Umlage werden Arbeitgebenden die Aufwendungen erstattet. In den ersten drei Monaten der Livephase mit Personio Payroll kann es vorkommen, dass Personio noch keine Berechnungswerte für den Mutterschutz vorliegen hat. In diesem Fall müssen das monatliche Brutto- und Nettoarbeitsentgelt manuell in der Abwesenheit eingetragen werden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Kann ich die Einstellung zur U1-Teilnahme rückwirkend ändern?
Ja, die Einstellung kann mit einem Wirksamkeitsdatum versehen werden. Bei einer Änderung der Umlagepflicht zum Jahreswechsel ist in der Regel der 1. Januar als Wirksamkeitsdatum zu hinterlegen. Achten Sie darauf, die Einstellung rechtzeitig vor der nächsten Abrechnungsfreigabe zu aktualisieren, damit die Änderung korrekt in die Beitragsberechnung einfließt.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Wie lange kann ich AAG-Erstattungen rückwirkend beantragen?
Erstattungsansprüche nach dem AAG verjähren vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ein im Jahr 2024 entstandener Anspruch verfällt demnach zum 31. Dezember 2028. Stellen Sie sicher, dass Abwesenheiten zeitnah erfasst werden, um eine fristgerechte Übermittlung der Anträge zu gewährleisten.
Gilt das AAG-Verfahren auch für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV-Kunden?
Nein. Das AAG-Verfahren mit automatischer Erstellung und Übermittlung von Erstattungsanträgen ist ausschließlich für Personio Payroll verfügbar. Kunden, die die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder eine DATEV-Integration nutzen, müssen AAG-Anträge weiterhin über ihren externen Lohnbuchhalter oder direkt bei der Krankenkasse stellen.