Dieser Artikel erklärt, was der Mutterschutz ist, welche gesetzlichen Fristen gelten und wie Sie die Mutterschutzfrist einer Mitarbeiterin in Personio Payroll einrichten und verwalten.

Hinweis 
Möchten Sie Änderungen an einer bestehenden Abwesenheit vornehmen oder eine neue Abwesenheit im Zusammenhang mit Mutterschutz anlegen, wenden Sie sich bitte an den Support. Bitte legen Sie die Abwesenheit nicht selbst an.

Was ist der Mutterschutz?

Der Mutterschutz ist ein gesetzlicher Schutz für schwangere und stillende Arbeitnehmende, welcher auf dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) basiert. Er verfolgt zwei Ziele:

• den Schutz der Gesundheit von Mutter und Kind
• die Sicherung des Lebensunterhalts während der Schutzfrist

Zusätzlich genießen schwangere Mitarbeitende einen besonderen Kündigungsschutz.

Der MuSchG gilt für alle Arbeitnehmenden unabhängig vom Umfang des Arbeitsverhältnisses und vom Krankenversicherungsstatus.

Mutterschutzfristen

Vorgeburtliche Schutzfristen

Die Beschäftigung werdender Mütter ist nach § 3 (1) MuSchG in den letzten sechs Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin verboten. Grundlage für die Berechnung ist das ärztliche Zeugnis, das den voraussichtlichen Tag der Entbindung ausweist. Der erste Tag der Schutzfrist ist der Wochentag, der 6 Wochen vor dem errechneten Entbindungstermin liegt.

Die Mitarbeiterin kann sich ausdrücklich zur Weiterarbeit bereit erklären. Diese Erklärung ist allerdings jederzeit widerrufbar. Der Arbeitgeber darf keine Anreize setzen und keinen Druck auf die Mitarbeiterin ausüben.

Nachgeburtliche Schutzfristen

Nach der Entbindung gilt ein absolutes Beschäftigungsverbot nach § 3 (2) MuSchG. Auf dieses Verbot kann die Mutter grundsätzlich nicht verzichten. Die Standarddauer beträgt 8 Wochen. In Sonderfällen verlängert sie sich auf 12 Wochen:

Die verlängerte Schutzfrist gilt nur, wenn die Mitarbeiterin die entsprechenden Umstände durch ein ärztliches Zeugnis nachweist. 

Mutterschutz bei Fehlgeburten

Seit dem 1. Juni 2025 gilt gemäß § 3 (5) MuSchG ein gestaffeltes nachgeburtliches Beschäftigungsverbot auch bei Fehlgeburten ab der 13. Schwangerschaftswoche, sofern die Mitarbeiterin sich nicht ausdrücklich zur Weiterarbeit bereit erklärt:

Die Erklärung zur Weiterarbeit kann die Mitarbeiterin jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Vorzeitige Geburt: Übertragung von nicht verbrauchten Tagen 

Wird das Kind vor dem errechneten Termin geboren, verkürzt sich die vorgeburtliche Schutzfrist. Die nicht in Anspruch genommenen Tage gehen nicht verloren, sondern werden an die nachgeburtliche Schutzfrist angehängt.

Mutterschutz mit Personio Payroll hinterlegen

Erforderliche Angaben

Mutterschutzfrist nach den ersten drei Monaten mit Personio Payroll

Um die Mutterschutzfrist einer Mitarbeiterin nach den ersten drei Abrechnungsmonaten mit Personio Payroll zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor: 

Schritt 1: Mutterschutzfrist hinzufügen

1. Gehen Sie zum Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil.
2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen und wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart.
3. Wählen Sie das Start- und Enddatum der Mutterschutzfrist im Kalender aus.
4. Wählen Sie unter zusätzliche Angaben die Art der elterlichen Fehlzeit.
5. Hinterlegen Sie den errechneten Geburtstermin und ergänzen Sie gegebenenfalls weitere Angaben.
6. Klicken Sie auf Anfrage senden > Genehmigung überspringen. 

Dadurch wird die Grundvergütung für die Dauer der Mutterschutzfrist auf null gesetzt und die Vergütung vor und nach der Abwesenheit anteilig automatisch berechnet.

Schritt 2: Angaben zum Kind hinzufügen 

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Sie können das Kind jetzt zum Mitarbeitendenprofil hinzufügen und weitere Details zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen. 
• Sie können den Schwangerschaftsnachweis im Reiter Dokumente speichern und eine Erinnerung einrichten, um das Kind hinzuzufügen, sobald alle Informationen verfügbar sind. 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Kind hinzuzufügen: 

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil in Personio und scrollen Sie zum Attribut Kinder.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Kind hinzufügen.
3. Geben Sie die Informationen ein, die Sie haben. Den tatsächlichen Geburtstermin können Sie später ergänzen.
4. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Mutterschutzfrist für Fehlgeburt hinterlegen

Um die Mutterschutzfrist für eine Fehlgeburt zu hinterlegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zum Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil.
2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen und wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart.
3. Wählen Sie das Start- und Enddatum der Mutterschutzfrist im Kalender aus.
4. Wählen Sie unter zusätzliche Angaben die Art der elterlichen Fehlzeit.
5. Hinterlegen Sie das Datum, an dem die Fehlgeburt festgestellt wurde. 
6. Wählen Sie, zu welchem Zeitpunkt in der Schwangerschaft die Fehlgeburt festgestellt wurde. 
7. Klicken Sie auf Anfrage senden > Genehmigung überspringen. 

Mutterschutzfrist innerhalb der ersten drei Monate mit Personio Payroll

So richten Sie die Mutterschutzfrist einer schwangeren Mitarbeiterin während der ersten drei Abrechnungsmonate mit Personio Payroll ein:

Schritt 1: Mutterschutzfrist hinzufügen

1. Gehen Sie zum Reiter Abwesenheit im Mitarbeitendenprofil.
2. Wählen Sie das Startdatum der Mutterschutzfrist im Kalender aus.
3. Fügen Sie die Daten hinzu und wählen Sie die Abwesenheit für die Mutterschutzfrist.
4. Wählen Sie unter Zusätzliche Angaben die richtige Abwesenheit aus und geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Wenn der Zeitraum in die ersten drei Abrechnungsmonate mit Personio Payroll fällt, müssen Sie zusätzlich Lohnbuchhaltungsdaten hinzufügen. 
5. Senden Sie die Anfrage ab.

Dadurch wird die Grundvergütung für die Dauer der Mutterschutzfrist auf null gesetzt und die Vergütung vor und nach der Abwesenheit anteilig berechnet.

Schritt 2: Lohnbuchhaltungsdaten aktualisieren

Berechnen Sie den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld auf der Grundlage der durchschnittlichen monatlichen Nettovergütung für jeden Monat der Mutterschutzfrist. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Jetzt müssen Sie das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt der letzten drei Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist manuell eingeben. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Wechseln Sie zum Reiter Vergütung im Mitarbeitendenprofil und öffnen Sie den Bereich für Wiederkehrende Vergütungen.
2. Wählen Sie die Vergütungsart für den manuellen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und geben Sie die Zahlung für den ersten Monat ein:
   1. Gültig ab dem: Geben Sie den Monatsersten als Zahlungsdatum ein (z. B.: 01.03.2025, auch für anteilige Monate).
   2. Betrag: Geben Sie den zuvor berechneten Betrag für den jeweiligen Monat ein.
3. Fügen Sie den Eintrag hinzu und fahren Sie fort, bis Sie die Zahlungen für alle Monate der Mutterschutzfrist hinzugefügt haben.
4. Um die Zahlungen zu beenden, fügen Sie eine weitere Zahlung mit dem Betrag 0 ab dem Monat hinzu, in dem der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld enden soll.

Schritt 3: Angaben zum Kind hinzufügen 

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Sie können das Kind jetzt zum Mitarbeitendenprofil hinzufügen und weitere Details zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen. 
• Sie können den Schwangerschaftsnachweis im Reiter Dokumente speichern und eine Erinnerung einrichten, um das Kind hinzuzufügen, sobald alle Informationen verfügbar sind. 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das Kind hinzuzufügen: 

1. Gehen Sie zum Mitarbeitendenprofil in Personio und scrollen Sie zum Attribut Kinder.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Kind hinzufügen.
3. Geben Sie die Informationen ein, die Sie haben. Sie können den tatsächlichen Geburtstermin später ergänzen, sobald Sie ihn kennen.
4. Speichern Sie Ihre Eingabe.