Standardattribute migrieren – Personio

Wenn Sie Personio schon länger nutzen, haben Sie wahrscheinlich benutzerdefinierte Attribute wie Geburtstag, Familienstand oder Staatsangehörigkeit eingerichtet – Felder, die Sie selbst übersetzen und aktualisieren, um Mitarbeitendendaten zu erfassen.

Personio führt nun Standardattribute ein: standardisierte Versionen dieser gängigen Attribute, die von Personio definiert und gepflegt werden. Für jedes Attribut wird die Eingabe nach Branchenstandards validiert. Unsere Migrationsschnittstelle bietet Ihnen eine geführte, kontrollierte Möglichkeit, im eigenen Tempo und ohne das Risiko von Datenverlusten von benutzerdefinierten Attributen zu Standardattributen überzugehen.

Durch die Migration zu Standardattributen erhalten Sie eine einheitliche Struktur, die nahtlos über Integrationen, Berichte und Produktfunktionen hinweg funktioniert. Es handelt sich um einen Selfservice-Prozess, bei dem Sie selbst entscheiden, welche Attribute wann migriert und welche Ihrer vorhandenen Mitarbeitendendaten übernommen werden sollen. In Ihrem Account ändert sich nichts, bis Sie Ihre Bestätigung abgeben.

In diesem Artikel wird der Migrationsprozess erklärt: Welche Vorbereitung ist notwendig? Wie läuft sie ab? Und was ist im Anschluss zu tun?

Neuen Standardattribute

Welche Attribute Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrer Kontoeinrichtung ab. Das Geschlecht ist bereits in allen Accounts ein Standardattribut und wird hier nur aufgeführt, wenn Sie zusätzlich ein integrationsspezifisches Geschlechtsattribut haben, das migriert werden kann. Das Geburtsdatum ist bei den meisten Accounts bereits ein Standardattribut und wird daher ebenfalls oft nicht angezeigt.

Attribut	Universelle ID	Definition und Details
Staatsbürgerschaft	Staatsbürgerschaft	Die Staatsbürgerschaft der Person Datentyp: Optionslistenfeld Ersetzt das frühere Attribut „Staatsangehörigkeit“ Die Liste der verfügbaren Staatsbürgerschaften wird von Personio gepflegt und übersetzt
Familienstand	marital_status	Der Familienstand einer Person Datentyp: Optionslistenfeld Ersetzt frühere Attribute wie „Verheiratet? (Familienstand)“ Die Liste der verfügbaren Status wird von Personio gepflegt und übersetzt
Personal Email	personal_email	Eine private E-Mail-Adresse, die der Person gehört und bei Bedarf zur direkten Kontaktaufnahme verwendet werden kann Datentyp: E-Mail Max. 255 Zeichen Automatische Formatprüfung auf Gültigkeit der E-Mail-Adresse
Handynummer	personal_mobile_phone_number	Die Mobiltelefonnummer, die zur Anmeldung oder zum Empfang wichtiger Benachrichtigungen verwendet werden kann Datentyp: Telefonnummer Länderspezifische Formatierung und Validierung: Erzwingt das internationale Telefonnummernformat mit + gefolgt von 2–15 Ziffern, wobei die erste Ziffer nicht 0 sein darf.
Mitarbeitenden-ID	company_employee_id	Interne individuelle Kennung eines Unternehmens für seine Mitarbeitenden Datentyp: Textfeld Max. 255 Zeichen
Geschlecht	gender	Das offizielle Geschlecht, wie es von den Behörden anerkannt und in juristischen Dokumenten verwendet wird Datentyp: Optionslistenfeld Die Liste der verfügbaren Geschlechter wird von Personio gepflegt und übersetzt
Geburtsdatum	date_of_birth	Geburtsdatum einer Person, wie in den amtlichen Dokumenten angegeben Datentyp: Datum

Bevor Sie beginnen

Wer kann die Migration durchführen?

Um darauf zuzugreifen, benötigen Sie Adminrechte oder die Berechtigung, Einstellungen für persönliche Informationen in Personio vorzunehmen.

Hinweis:
Die Migration ist optional. In Ihrem Account ändert sich nichts, bis Sie aktiv werden. Sie können ein Attribut jetzt migrieren und andere später, wenn es für Ihr Team passt.

Welche Vorbereitung ist notwendig?

Die Migration ist eine wichtige, einmalige Maßnahme, die nicht rückgängig gemacht oder für dasselbe Attribut wiederholt werden kann.

Personio stellt Ihnen eine Aufgabenliste bereit, die Sie sich vor und nach der Migration genau ansehen sollten. Die meisten Maßnahmen sollten nach der Migration erfolgen. Vor der Migration empfehlen wir Ihnen, sich die folgenden Aufgaben anzusehen:

Alle ausstehenden Änderungen an Mitarbeitendendaten, die Sie migrieren wollen, müssen genehmigt oder abgelehnt werden lehnen. Ausstehende (vorgeschlagene, aber noch nicht genehmigte) Änderungen gehen bei der Migration verloren – nur genehmigte Werte werden übernommen.
Laden Sie unter Einstellungen > Rollen & Berechtigungen eine Sicherungskopie der Mitglieder und Berechtigungen aller Mitarbeitendenrollen herunter, wenn Sie diese zur Definition von Rollenmitgliedern oder individuellen Zugriffsregeln verwenden wollen.

Migrationstool öffnen

Öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie zum Abschnitt Persönliche Informationen.
Wählen Sie unter Einrichtung die Option Zu Standardattributen migrieren.
Das Migrationstool wird geöffnet und zeigt die Liste der verfügbaren Standardattribute mit dem jeweiligen Status (Nicht gestartet, Fortschritt gespeichert oder Abgeschlossen) sowie einen Start- oder Weiter-Button an. Suchen Sie das Attribut, das Sie einrichten möchten, und wählen Sie Start.

01 Improve_employee_data_DE.png

Schritt 1: Attribut einrichten

Wenn Sie eine Migration öffnen, sehen Sie zunächst eine Vorschau des Standardattributs sowie dessen Bezeichnung und Beschreibung, wie von Personio definiert.

Wählen Sie aus, wie die Attributwerte eingerichtet werden sollen:

Werte migrieren (empfohlen): Die Werte werden von einem oder mehreren Ihrer vorhandenen kompatiblen Attribute kopiert. Die Attributhistorie und geplante Änderungen werden ebenfalls migriert.
Als leeres Attribut hinzufügen: Das Standardattribut wird ohne Daten erstellt. Später können Sie es manuell ausfüllen.

Option 1 (empfohlen): Wählen Sie „Werte migrieren“, wenn Sie Werte von einem oder mehreren vorhandenen Attributen kopieren möchten:

Öffnen Sie das Drop-down-Menü unter Von welchen vorhandenen Attributen sollen wir Werte kopieren? und wählen Sie ein Attribut aus. Es werden nur Attribute angezeigt, die mit dem Standardattribut kompatibel sind. Für Familienstand, Staatsbürgerschaft und Geschlecht ist dies beschränkt, damit die Optionswerte korrekt kopiert werden können.
Um weitere Quellen hinzuzufügen, wählen Sie + Attribut hinzufügen. Nutzen Sie den Ziehpunkt auf der linken Seite, um sie nach Ihren Präferenzen zu ordnen. Personio verwendet bei allen Mitarbeitenden jeweils das erste Attribut in der Liste, für das ein Wert vorhanden ist. Wenn das Attribut für einen bestimmten Mitarbeiter keinen Wert hat, wird zum nächsten übergegangen.
Wählen Sie unter Wo soll dieses Attribut erscheinen? den Abschnitt aus, dem das neue Standardattribut hinzugefügt werden soll. Nutzende, die Zugriff auf diesen Abschnitt haben, haben auch Zugriff auf das neu hinzugefügte Standardattribut und die migrierten Mitarbeitendendaten.
Wählen Sie Aufgaben anzeigen, um mit Schritt 2 fortzufahren.

Hinweis:
Zur Veranschaulichung werden die aktuellen Abschnitte des Ursprungsattributs angezeigt. Wenn Sie das neue Attribut in einen anderen Abschnitt einfügen, wird im nächsten Schritt eine Aufgabe hinzugefügt, um Ihnen beim Prüfen der Zugriffsrechte zu helfen.

Warnung:
Das Datenformat kann sich ändern. Die Standardattribute haben ein standardisiertes Format. Bei Attributen mit Optionslisten wie Geschlecht und Staatsbürgerschaft werden kompatible Werte automatisch migriert. Falls ein Wert des Ursprungsattributs keinem gültigen Standardattribut zugeordnet werden kann, wird der ursprüngliche Wert beibehalten. Nach der Migration muss er bei Einzeländerungen im Mitarbeitendenprofil bzw. bei Massenaktualisierungen in der Personalliste manuell zu einem gültigen Wert geändert werden. Weitere Details zur Aktualisierung von Mitarbeitendendaten finden Sie hier.

Option 2: Wählen Sie „Als leeres Attribut hinzufügen“, wenn Sie Werte später manuell hinzufügen möchten:

Wählen Sie unter Wo soll dieses Attribut erscheinen? den Abschnitt aus, dem das neue Standardattribut hinzugefügt werden soll. Nutzende, die Zugriff auf diesen Abschnitt haben, haben auch Zugriff auf das neu hinzugefügte Standardattribut.
Wählen Sie Aufgaben anzeigen, um mit Schritt 2 fortzufahren.

Hinweis:
Wenn Sie im 1. Schritt Als leeres Attribut hinzufügen auswählen, werden weder vorhandene Attribute archiviert noch Werte kopiert. Das neue Standardattribut wird in dem ausgewählten Abschnitt erstellt und ist sofort in Mitarbeitendenprofilen verfügbar. Sie können ab sofort Daten darin erfassen.

Schritt 2: Aufgaben abschließen

In diesem Schritt finden Sie alles, was Sie vor und nach der Migration prüfen und ausführen müssen. Die Liste bleibt auch nach Ihrer Bestätigung verfügbar und Sie können jederzeit darauf zurückgreifen.

Aufgaben vor der Migration

Vor Bestätigung der Migration sollten Sie zur Absicherung die folgenden Aufgaben erledigen :

Zugriffsrechte (Rollen & Berechtigungen): Laden Sie unter Einstellungen > Rollen & Berechtigungen > Drei-Punkte-Menü > Berechtigungen für alle Rollen exportieren (CSV) eine Sicherungskopie der Berechtigungen aller Mitarbeitendenrollen herunter, wenn Sie diese zur Definition von individuellen Zugriffsregeln verwenden wollen.
Abschnitt Zugriffsrechte prüfen: Der Zugriff auf den neuen Abschnitt kann sich vom ursprünglichen Abschnitt unterscheiden. Wenn Sie den Zugriff aktualisieren müssen, laden Sie zuerst eine Sicherungskopie Ihrer Mitarbeitendenrollen herunter. Migrieren Sie dann die Attribute und aktualisieren Sie anschließend die Zugriffsrechte. Dies wird nur angezeigt, wenn sich das neue Attribut in einem anderen Abschnitt befindet als das Ursprungsattribut.

Bitte sehen Sie sich die folgenden Aufgaben genau an, bevor Sie die Migration bestätigen, da vorhandene Berichtskonfigurationen oder betroffene Genehmigungsanfragen für Mitarbeitendendaten während der Migration verloren gehen:

Aktualisierung von Attributen (vorgeschlagene Änderungen): Alle ausstehenden vorgeschlagenen Änderungen am Ursprungsattribut gehen bei der Migration verloren. Prüfen Sie sie jetzt und genehmigen oder lehnen Sie sie jeweils ab, damit nichts übersehen wird.
Berichte: Falls Sie irgendwelche Berichte haben, die das Ursprungsattribut enthalten, wird es nach der Migration nicht mehr angezeigt. Sie müssen die Berichte aktualisieren, sodass sie auf das neue Attribut verweisen.

Aufgaben nach der Migration

In einigen Bereichen kann Personio genau erkennen, wo Ihr Attribut verwendet wird. Es listet dann die Elemente auf, die Sie aktualisieren müssen. In anderen Bereichen kann Personio die Verwendung nicht automatisch erkennen. Diese werden als allgemeine Prüfungen angezeigt, die Sie vornehmen sollten, wenn der Bereich für Ihre Konfiguration relevant ist.

Die folgenden Aufgaben können Sie nach Abschluss der Migration erledigen, wenn das neue Standardattribut vorhanden ist.

Erforderliche Aufgaben:

Diese werden angezeigt, sofern sie für Ihre Kontoeinrichtung relevant sind.

Workflows: Das Ursprungsattribut wird in einem Workflow verwendet. Über den Link in der Aufgabe gelangen Sie direkt zum betroffenen Workflow, sodass Sie die Workflow-Konfiguration prüfen und aktualisieren können, damit das neue Standardattribut verwendet wird.
Individuelle Berechtigungen in Rollen: Das Ursprungsattribut wird bei einem oder mehreren individuellen Filtern für Berechtigungsbereiche verwendet. Sie müssen die Rollenkonfiguration mit dem neu erstellten Standardattribut aktualisieren. Über den Link in der Aufgabe gelangen Sie direkt zur betroffenen Rolle, sodass Sie die Berechtigungen prüfen und bei Bedarf bearbeiten können.
Bedingungen für Rollenmitglieder: Das Ursprungsattribut wurde bei einer individuellen Bedingung verwendet, um Rollenmitglieder zuzuweisen. Nach der Migration müssen Sie die Rollenkonfiguration unter Einstellungen > Rollen & Berechtigungen > Mitglieder bearbeiten mit dem neuen Standardattribut aktualisieren.
Für Integrationen lesbare Mitarbeitendenattribute: Das Ursprungsattribut ist unter Einstellungen > API-Zugriffsdaten für eine oder mehrere individuelle Integrationen mit dem Geltungsbereich Mitarbeitende aktiviert. In der Aufgabe wird die betroffene Integration namentlich genannt. Nach der Migration wird das neue Standardattribut bei jeder individuellen Integration unter API-Zugriffsdaten > Zugriffsrechte > Lesbare Mitarbeitendenattribute angezeigt, der Zugriff ist jedoch nicht automatisch aktiviert. Während Lesevorgänge mit dem archivierten Ursprungsattributs weiter wie bisher funktionieren, schlagen Schreibvorgänge mit dem archivierten Ursprungsattribut fehl. Bevor Sie Ihre Skripte aktualisieren, müssen Sie unbedingt erst den Zugriff auf das Ursprungsattribut deaktivieren und den Zugriff auf das neue Standardattribut aktivieren, damit Ihre Integration weiterhin funktioniert.
Vergütungszeiträume: Das Ursprungsattribut wird in einem Vergütungszeitraum verwendet, der noch nicht begonnen hat. Die Aufgabe nennt den betroffenen Zeitraum, sodass Sie die entsprechenden Einstellungen und Arbeitsblätter mit dem neuen Standardattribut aktualisieren können.
Tabelle für vorbereitende Lohnbuchhaltung: Das Ursprungsattribut wurde als Spalte in Ihre Tabelle für die vorbereitende Lohnbuchhaltung eingefügt. Nach der Migration ist das archivierte Ursprungsattribut nicht mehr sichtbar. Sie müssen das neue Standardattribut unter Lohnbuchhaltung > Verwalten > Abrechnungsdaten hinzufügen.
Abrechnungsgruppen: Das Ursprungsattribut wird zur Definition einer oder mehrerer Abrechnungsgruppen verwendet. In der Aufgabenliste sind die betroffenen Gesellschaften aufgeführt. Gehen Sie zu Vorbereitende Lohnbuchhaltung > Verwalten und wählen Sie für jede Gesellschaft das neue Standardattribut in der Drop-down-Liste „Gruppieren nach“ aus.

Allgemeine Aufgaben:

Diese werden immer angezeigt. Prüfen Sie, ob sie auf Ihre Kontoeinrichtung zutreffen, und erledigen Sie die Aufgaben bei Bedarf.

Dokumentvorlagen: Dokumentvorlagen, die das Ursprungsattribut verwenden, funktionieren nach der Migration nicht mehr. Laden Sie die Vorlage herunter, aktualisieren Sie den Namen des Attributs und laden Sie sie anschließend wieder hoch.
Umfragen: Umfrageberichte, die das Ursprungsattribut verwenden, enthalten möglicherweise unvollständige Ergebnisse. Aktualisieren Sie die Umfragen, damit sie das neue Standardattribut verwenden.

03 Complete_tasks_DE.png

Was wird automatisch aktualisiert?

Onboarding- und Offboarding-Schritte: Wenn Sie das Ursprungsattribut in einem Onboarding- oder Offboarding-Schritt oder einer E-Mail-Vorlage verwenden, wird es automatisch aktualisiert.
Personalliste: Wenn Sie das Ursprungsattribut in einer gespeicherten Ansicht der Personalliste verwenden, wird es automatisch aktualisiert.
Erinnerungen: Wenn Sie das Ursprungsattribut in einer Erinnerung verwenden, wird die Erinnerung automatisch aktualisiert.

Schritt 3: Einrichtung prüfen und migrieren

Auf diesem Bildschirm sehen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Migration:

Die Ursprungsattribute und die Reihenfolge, in der sie verwendet werden
Der Abschnitt, dem das neue Standardattribut hinzugefügt werden soll

Sehen Sie sich die Zusammenfassung genau an. Wenn Sie bereit sind, wählen Sie Migrieren aus.

Die Migration wird im Hintergrund ausgeführt. Sie können die Seite verlassen. Ihr Fortschritt wird gespeichert und die Aufgabenliste bleibt verfügbar.

Nach der Migration

Nach Abschluss der Migration wird ein Bestätigungsbildschirm mit folgenden Angaben angezeigt:

Welche Werte von welchen Ursprungsattributen migriert wurden
Welchem Abschnitt das neue Standardattribut hinzugefügt wurde
Die Aufgabenliste mit allen verbleibenden Schritten

Ihre Ursprungsattribute wurden nun archiviert. Sie werden nicht mehr in Mitarbeitendenprofilen angezeigt, die zugehörigen Daten bleiben aber erhalten. Admins können sie bei Bedarf jederzeit aus den persönlichen Informationen wiederherstellen.

Arbeiten Sie alle verbleibenden Aufgaben in der Liste ab, um die Einrichtung abzuschließen.

04 New_core_attributes_DE.png

05 Tasks_DE.png

Häufige Fragen

Was sind Standardattribute und warum sollte ich zu ihnen migrieren?

Standardattribute sind standardisierte Mitarbeitendendaten, die Personio für Sie definiert und pflegt. Im Gegensatz zu Ihren vorhandenen benutzerdefinierten Attributen sind sie sofort mit all Ihren Integrationen kompatibel. Sie verfügen über Namen, Beschreibungen und Hilfetexte in 18 Sprachen und ungültige Daten werden automatisch markiert. Die Standardisierung dieser Felder ermöglicht zudem mehr Zuverlässigkeit bei Berichten und Produktfunktionen, die von dem Vorhandensein und der einheitlichen Strukturierung dieser Felder abhängen.

Muss ich migrieren? Zwingend erforderlich?

Nein. Die Migration ist optional und Sie bestimmen selbst, wann sie stattfinden soll. Die neuen Standardattribute werden in Ihren Einstellungen als konfigurierbar angezeigt, es ändert sich jedoch nichts, bis Sie aktiv werden. Sie können ein Attribut jetzt migrieren und andere später, wenn es für Ihr Team passt.

Was passiert, wenn ich ein Attribut migriere?

Sie richten das neue Standardattribut ein und wählen aus, wie es ausgefüllt werden soll: entweder durch Migration der Werte von einem oder mehreren vorhandenen Attributen oder, indem Sie es als leeres Attribut hinzufügen und später ausfüllen. Wenn Sie Werte migrieren, kopiert Personio diese in das neue Standardattribut und Ihr ursprüngliches Attribut wird archiviert, um Duplikate zu vermeiden. Bevor irgendwelche Änderungen angewendet werden, sehen Sie eine Zusammenfassung, in der Sie alles genau überprüfen können.

Wo wird das neue Attribut erstellt und wer kann darauf zugreifen?

Bei der Einrichtung wählen Sie aus, in welchem Abschnitt das neue Attribut erstellt wird. Das Attribut übernimmt dann die Zugriffsrechte, die diesem Abschnitt zugewiesen sind: Personen, die den Abschnitt sehen und bearbeiten können, können auch das neue Attribut sehen und bearbeiten. Fügen Sie es zu dem Abschnitt hinzu, der Ihnen die gewünschte Zugriffskonfiguration bietet.

Kann jedes Attribut als Ursprungsattribut verwendet werden?

Nein, nur Attribute, die mit dem Standardattribut kompatibel sind, stehen zur Verfügung. Zu Beginn filtert Personio die Liste so, dass nur kompatible Attribute erscheinen (z. B. nur diejenigen, deren Typ und Format dem neuen Feld zugeordnet werden können). In einigen Fällen gibt es möglicherweise gar kein kompatibles Attribut. Dann können Sie das Standardattribut trotzdem als leeres Attribut hinzufügen.

Wie werden Werte kopiert, wenn ich mehrere Ursprungsattribute auswähle?

Sie können mehrere Ursprungsattribute auswählen, um ein Standardattribut auszufüllen. Dabei kommt es auf die Reihenfolge, in der Sie sie anordnen, an. Personio verwendet bei allen Mitarbeitenden jeweils den ersten verfügbaren Wert in Ihrer Liste: Wenn Ihr erstes Ursprungsattribut für den betreffenden Mitarbeiter keinen Wert hat, wird zum nächsten übergegangen und so weiter, bis ein Wert zum Ausfüllen des Felds gefunden wird. So können Sie zuerst Ihr bevorzugtes Attribut festlegen und die anderen als Ausweichmöglichkeit für Mitarbeitende nutzen, bei denen das Attribut leer ist.

Was ist, wenn ich kein kompatibles Attribut für die Migration habe?

Sie können das Standardattribut als leeres Attribut hinzufügen. Dadurch wird das neue, standardisierte Feld in Ihrem Account eingerichtet, ohne dass vorhandene Werte kopiert werden. Sie können dann ab sofort Daten darin erfassen. In diesem Fall wird nichts archiviert, da kein Ursprungsattribut vorhanden ist.

Was ist der Unterschied zwischen „Werte migrieren“ und „als leeres Attribut hinzufügen“?

Wenn Sie Werte migrieren, werden Daten aus Ihren vorhandenen Attributen in das neue Standardattribut kopiert. Die Ursprungsattribute werden anschließend archiviert, um Duplikate zu vermeiden. Wenn Sie ein leeres Attribut hinzufügen, wird einfach ein neues Standardattribut ohne Daten erstellt. Ihre vorhandenen Attribute bleiben davon unberührt. Wählen Sie „Werte migrieren“, wenn Sie Ihre aktuellen Daten übernehmen möchten, und „leeres Attribut“, wenn Sie von vorne beginnen oder kein kompatibles Ursprungsattribut vorhanden ist.

Muss ich vor oder nach der Migration selbst Änderungen vornehmen?

Höchstwahrscheinlich ja. Die Migration ist ein wichtiger Schritt und erfordert in der Regel einige manuelle Maßnahmen Ihrerseits, insbesondere wenn Sie die API (PAPI), individuelle Workflows oder Integrationen verwenden, die auf das Attribut verweisen. Personio zeigt Ihnen die konkreten Schritte, die Sie im Migrationsprozess durchführen müssen. Betrachten Sie dies jedoch als bewusste, geplante Umstellung, nicht als Änderung, die mit einem Klick erledigt ist. Gehen Sie sorgfältig vor und arbeiten Sie die aufgeführten Schritte einzeln durch.

Muss ich alle Attribute gleichzeitig migrieren?

Nein. Die Migration ist optional und Sie bestimmen selbst, wann sie stattfinden soll. Sie können ein Attribut jetzt migrieren und andere später, wenn es für Ihr Team passt.

Was muss ich vor der Migration tun?

Bevor Sie beginnen, sehen Sie sich die im Ablauf angezeigte Checkliste zur Vorbereitung der Migration an. Am wichtigsten ist es, alle ausstehenden (vorgeschlagenen, aber noch nicht genehmigten) Änderungen an den betreffenden Attributen zu genehmigen oder abzulehnen. Ansonsten gehen sie bei der Migration verloren. Nur genehmigte Änderungen werden übernommen. Prüfen Sie außerdem, wo Ihr Ursprungsattribut überall in Personio verwendet wird (siehe nächste Frage), damit Sie eventuelle anschließende Aktualisierungen planen können.

Funktionieren meine Integrationen, Exporte oder Dokumentvorlagen nach der Migration noch?

Einige Bereiche werden automatisch aktualisiert, andere müssen Sie selbst manuell aktualisieren. Gespeicherte Ansichten der Personalliste werden automatisch mit dem neuen Attribut aktualisiert. Sie müssen alle Stellen aktualisieren, die namentlich auf das alte Attribut verweisen, wie z. B.: Ihre PAPI-Integrationen, Dokumentvorlagen (die sonst nicht mehr funktionieren), noch nicht begonnene Vergütungszeiträume, Umfrageberichte (die sonst möglicherweise unvollständige Ergebnisse enthalten) sowie alle Gruppen, Rollen, Workflows, Erinnerungen oder Kalenderzugriffskontrolllisten, die das Attribut verwenden. Im Migrationsablauf wird genau aufgelistet, welche Ihrer Konfigurationen betroffen sind.

Kann ich die Migration eines Attributs rückgängig machen?

Die Migration selbst kann nicht rückgängig gemacht werden – es handelt sich um eine einmalige Aktion bei der Einrichtung des Standardattributs. Sie kann nicht erneut oder teilweise für dasselbe Attribut ausgeführt werden. Sie können jedoch Ihr archiviertes Ursprungsattribut wiederherstellen: Dessen Werte stehen dann wieder genau so zur Verfügung, wie zuvor. Es gehen also keine Daten verloren. Beachten Sie, dass dann sowohl die alten als auch die neuen Attribute vorhanden sind und nicht automatisch synchronisiert werden. Das kann schnell unübersichtlich werden. Gehen Sie daher die Checkliste durch und prüfen Sie die Zusammenfassung, ehe Sie fortfahren.

Was geschieht nach der Migration seiner Werte mit meinem alten Attribut?

Es wird archiviert. Durch die Archivierung bleiben Ihre historischen Daten erhalten, ohne dass das alte Feld noch aktiv genutzt werden kann. So haben Sie nicht am Ende zwei Attribute mit denselben Informationen. Sie können auch später noch auf die Liste der migrierten Attribute zugreifen, um zu sehen, was verschoben wurde und ob noch Daten zu verarbeiten sind. (Falls Sie die alten Werte wiederherstellen müssen, können Sie das Ursprungsattribut wiederherstellen – siehe Frage 12.)

Das neue Attribut hat ein anderes Format als mein altes (z. B. Land als ISO-Code) – funktionieren meine Daten trotzdem?

Kompatible Werte werden für Sie migriert. Da Standardattribute aber ein standardisiertes Format haben, kann es sein, dass ein Wert nach der Migration anders gespeichert oder angezeigt wird (z. B. wird aus einem als Freitext eingegebenen Land ein dreistelliger ISO-Ländercode). Werte, die nicht automatisch zugeordnet werden können, müssen möglicherweise manuell korrigiert werden. Eventuell werden Sie auch zur Prüfung und Bestätigung aufgefordert, wenn die Daten nicht dem neuen Format entsprechen. In der abschließenden Zusammenfassung und der Aufgabenliste nach der Migration ist alles aufgeführt, um das Sie sich kümmern müssen.

Werden meine Daten weiterhin übersetzt, und wie sieht es mit den historischen Werten aus?

Ja, die Standardattribute haben Namen, Optionen, Beschreibungen und Hilfetexte in 18 Sprachen, die von Personio gepflegt werden. Ihre historischen Werte bleiben im Rahmen der Migration nach Möglichkeit erhalten.

Finden Sie die Antworten, die Sie brauchen