Dieser Artikel befasst sich mit den am häufigsten gestellten Fragen zur direkten Kalenderintegration.

Kann ich die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden in einem einzigen gemeinsamen Unternehmenskalender synchronisieren?

Nein. Durch die direkte Kalenderintegration werden die Abwesenheiten der Mitarbeitenden ausschließlich in deren persönlichen Kalender übertragen. Wenn Sie einen einzigen Kalender haben möchten, in dem die Abwesenheiten aller Personen angezeigt werden, einschließlich eines gemeinsamen Microsoft Exchange Kalenders, verwenden Sie stattdessen einen iCal-Abonnement-Link.

Unterstützt die direkte Kalenderintegration oder das iCal-Kalenderabonnement die bidirektionale Synchronisierung zwischen Personio und einem externen Kalender?

Nein. Keine der beiden Optionen bietet eine bidirektionale Synchronisierung.

• iCal-Kalenderabonnement: Der Datenfluss erfolgt nur in eine Richtung – von Personio in Ihren externen Kalender. Änderungen, die direkt in Ihrem externen Kalender vorgenommen werden, werden nicht mit Personio synchronisiert.
• Direkte Kalenderintegration (Google Kalender, Microsoft Kalender und Microsoft Exchange): In Personio genehmigte Abwesenheiten werden automatisch in den persönlichen Kalender jedes Mitarbeiters eingetragen. Änderungen, die direkt im externen Kalender vorgenommen werden, werden nicht in Personio aktualisiert.

Für eine bidirektionale Synchronisierung benötigen Sie eine individuelle Integration, die auf der öffentlichen API basiert. Ihre API-Zugriffsdaten müssen Schreibzugriff für den entsprechenden Datentyp beinhalten, um Daten in Personio schreiben zu können.

Werden Feiertage über die direkte Kalenderintegration mit Microsoft Kalender oder Google Kalender synchronisiert?

Nein. Die direkte Kalenderintegration synchronisiert nur die genehmigten Abwesenheiten von Mitarbeitenden. Sie synchronisiert keine Feiertage, unabhängig davon, welchen Feiertagskalender Sie einem Standort in Personio zuweisen. Um Feiertage in Outlook oder Google Kalender anzuzeigen, fügen einen der in diesen Apps direkt verfügbaren Standard-Feiertagskalender hinzu. 

Warum wurde eine synchronisierte Abwesenheit in meinem Kalender unerwartet überschrieben oder aktualisiert?

Personio führt keine geplante, wiederkehrend Synchronisierung durch, die kontinuierlich alle Abwesenheiten in den Kalender überträgt. Stattdessen wird der verbundene Kalender nur dann aktualisiert, wenn in Personio eine bestimmte Abwesenheit erstellt, bearbeitet oder gelöscht wird. Wenn ein synchronisierter Kalendereintrag überschrieben oder geändert wurde, prüfen Sie, ob die entsprechende Abwesenheit in Personio ungefähr zur gleichen Zeit geändert wurde.

Wie werden ganztägige Abwesenheiten von der direkten Kalenderintegration gehandhabt?

In Personio als ganztägig festgelegte Abwesenheiten werden als ganztägige Ereignisse mit dem Kalender des Mitarbeiters synchronisiert. Der Kalender des Mitarbeiters wird während der Abwesenheit als voll angezeigt, sodass andere Personen keinen Termin mit ihm vereinbaren können. Genehmigte Abwesenheiten werden im Kalender des Mitarbeiters unter der Kennzeichnung Abwesend angezeigt, wobei die Anzeigesprache den jeweiligen Personio Einstellungen des Mitarbeiters entspricht.

Richtet die direkte Kalenderintegration eine Abwesenheitsnotiz ein?

Durch die Integration wird der Mitarbeiter in seinem Kalender als beschäftigt angezeigt. Sie konfiguriert keine automatische, per E-Mail versendete Abwesenheitsnotiz. Mitarbeitende müssen ihre Abwesenheitsnotiz manuell in Outlook oder Google Kalender einrichten.

Was geschieht mit vorhandenen Kalenderereignissen während der Abwesenheit?

Durch die direkte Kalenderintegration wird das Abwesenheitsereignis zu allen bereits im Kalender für diesen Zeitraum vorhandenen Ereignissen hinzugefügt. Sie überschreibt oder löscht keine vorhandenen Ereignisse und verhindert auch nicht automatisch Doppelbuchungen.

Wie ermittelt die direkte Kalenderintegration, mit welchem ​​Mitarbeitendenkalender synchronisiert werden soll?

Die direkte Kalenderintegration gleicht jedes Personio Mitarbeitendenprofil mit einem Kalender ab, indem die E-Mail-Adresse im Personio Profil des Mitarbeiters verwendet wird. Diese E-Mail-Adresse muss mit dem Account übereinstimmen, der zur Integration berechtigt ist. Wenn die E-Mail-Adresse in Personio nicht mit dem autorisierten Kalender-Account übereinstimmt, funktioniert die Synchronisierung für diesen Mitarbeiter nicht.

Welche Abwesenheitsarten synchronisiert die direkte Kalenderintegration?

Die direkte Kalenderintegration synchronisiert nur Abwesenheitsarten, die in vollen Tagen gemessen werden. Abwesenheiten, die als Mobile Arbeit kategorisiert sind, werden nicht synchronisiert, selbst wenn sie als ganztägige Einträge erfasst sind.

Werden Abwesenheitsinformationen von der direkten Kalenderintegration vertraulich behandelt oder aus dem Kalender ausgeblendet?

Die direkte Kalenderintegration sendet lediglich den Ereignisblock an Google oder Microsoft. Sie gibt keine Kommentare zur Abwesenheit weiter. Bei Google Kalender richtet sich die Sichtbarkeit von Ereignissen nach den Standard-Privatsphäreeinstellungen Ihres Kalenders: Wenn der Kalender privat ist, sind auch die synchronisierten Ereignisse privat; wenn er öffentlich ist, sind auch die Ereignisse öffentlich. Abwesenheitsdetails werden in der direkten Kalenderintegration in Microsoft Kalender nicht als privat gekennzeichnet.

Synchronisiert die direkte Kalenderintegration auch Abwesenheiten, die vor der Aktivierung aufgezeichnet wurden?

Nein. Die direkte Kalenderintegration synchronisiert nur Abwesenheiten, die nach der Aktivierung erstellt wurden. Die vor der Aktivierung aufgezeichneten Abwesenheiten werden nicht rückwirkend synchronisiert. Um vergangene Abwesenheiten zum Kalender hinzuzufügen, müssen Mitarbeitende diese manuell in ihren externen Kalender eingeben.