Dieser Artikel erklärt, wie Personio Payroll die Entgeltfortzahlung für Mitarbeitende mit Stundenlohn automatisch bei Abwesenheiten, wie Urlaub, krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit oder Feiertagen berechnet.
Was ist Entgeltfortzahlung?
Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeitnehmenden während bestimmter Abwesenheiten ihr Entgelt weiterzuzahlen, auch wenn keine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht wird. Dies gilt für:
- Bezahlten Urlaub nach § 11 BUrlG
- Entgeltfortzahlung bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit nach § 4 EFZG
- gesetzlichen Feiertagen nach § 2 EFZG
Bei Mitarbeitenden, die einen Stundenlohn beziehen, ist die Berechnung im Gegensatz zu Gehaltsempfängern sehr variabel, da ihr Verdienst von geleisteten Stunden, Zuschlägen und anderen Komponenten in der Vergütung abhängt. Daher gelten hier besondere Berechnungsregeln.
Berechnungsmethoden
Allgemeines
Personio Payroll stellt Ihnen zwei Berechnungsmethoden zur Verfügung. Welche davon angewandt wird, kann von jedem Unternehmen individuell festgelegt werden. Die Berechnungsmethode wird während der Implementierung von Personio Payroll durch die Implementierungs-Specialists im Hintergrund unternehmensweit angelegt.
| Ausfallprinzip | Durchschnittsprinzip | |
| Basis | aktueller Stundenlohn | Durchschnittsentgelt der letzten drei Abrechnungsperioden |
| typischer Einsatz | bei einfachen, gleichmäßigen Stundenlöhnen | variable Entgelt, die auch beispielsweise Zuschläge und Prämien enthalten |
Hinweis
Im Fall, dass eine zu geringe Verlaufshistorie vorliegt, da für einen Mitarbeiter noch keine Daten aus drei vollständig abgeschlossenen Abrechnungsperioden vorliegen (z. B. Neueintritt), wechselt Personio Payroll automatisch zum Ausfallprinzip.
Ausfallprinzip
Formel: Entgeltfortzahlung = anrechenbare Fehlstunden × aktueller Stundenlohn zum Zeitpunkt der Abwesenheit
Das Ausfallprinzip basiert auf der Grundlage, was der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Abwesenheit verdient hätte, hätte er tatsächlich gearbeitet. Hierbei wird der aktuelle Stundenlohn zum Zeitpunkt der Fehlzeit mit den ausgefallenen Stunden multipliziert.
Beispiel
Ein Mitarbeiter mit einer täglichen Arbeitszeit von 8 Stunden und 15,00 € pro Stunde nimmt drei Urlaubstage. Diese entsprechen 24 Ausfallstunden.
Entgeltfortzahlung: 24,00 h x 15,00 €/h = 360,00 €
Durchschnittsprinzip
Formel: Entgeltfortzahlung = anrechenbare Fehlstunden × (Verdienst der letzten 3 Abrechnungsperioden / anrechenbare Arbeitszeit der letzten 3 Abrechnungsperioden)
Das Durchschnittsprinzip berücksichtigt den tatsächlich erzielten Verdienst der letzten drei Monate, inklusive ggf. zu berücksichtigender Zuschläge, Prämien und sonstiger Vergütungskomponenten.
Beispiel
Ein Mitarbeiter hat in den vergangenen drei Monaten einen Gesamtverdienst von 4.500,00 € bei 480 Stunden erzielt. Er nimmt nun fünf Urlaubstage. Diese entsprechen 40 Ausfallstunden.
Durchschnittsberechnung: 4.500,00 € / 480,00 h = 9,375 €/h
Entgeltfortzahlung: 40 h x 9,375 €/h = 375,00 €
In die Durchschnittsberechnung fließen alle von Ihnen angegebenen Vergütungskomponenten ein. Diese müssen Sie entsprechend während Ihrer Implementierung angeben. Das können beispielsweise die folgenden Vergütungen sein:
- Grundvergütungen wie Stundenlohn
- Individuelle Prämien oder Boni
- Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Hinweis
Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Lohnart konfigurieren wollen, muss auch hier zwingend angegeben werden, ob diese in die Durchschnittsberechnung einfließt. Wie Sie eine neue Lohnart in Personio konfigurieren, finden Sie in unserem Artikel zum Thema.
Entgeltfortzahlung in Personio Payroll
Bevor Sie beginnen
Um die Entgeltfortzahlung für Mitarbeitende mit Stundenlohn nutzen und einsehen zu können, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die folgenden Berechtigungen besitzen:
- Ihr Unternehmen nutzt für die Entgeltabrechnung Personio Payroll
- Sie müssen die Payroll-Verantwortliche Person für die entsprechende Gesellschaft in Personio sein und Zugriff auf die Lohnbuchhaltung haben.
Einrichtung der Entgeltfortzahlungsmethode
Für die Einrichtung der Entgeltfortzahlungsmethode wenden Sie sich bitte an das Personio Payroll Support-Team, da diese im Hintergrund konfiguriert werden. Die Konfiguration erfolgt separat für die folgenden Abwesenheiten:
- Bezahlten Urlaub nach § 11 BUrlG
- Entgeltfortzahlung bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit nach § 4 EFZG
- gesetzlichen Feiertagen nach § 2 EFZG
Je Abwesenheitsart werden die folgenden Konfigurationen vorgenommen:
| Einstellung | Beschreibung |
| Name | Name, mit dem Entgeltfortzahlungen dieser Art in der Entgeltbescheinigung aufgeführt werden |
| Berechnungsart | Ausfallprinzip oder Durchschnittsprinzip |
| Anrechenbare Stunden (nur Durchschnittsprinzip) | Pauschale Anzahl an Monatsarbeitsstunden, tatsächlich erfasste Arbeitsstunden, Planstunden nach Arbeitszeitmodell oder Wochenstunden × Faktor (zur Hochrechnung auf die Monatsstunden) |
| einbezogene Vergütungskomponenten | Welche Lohnarten sollen in die Durchschnittsberechnung einbezogen werden? |
| Lohnart | Lohnart, unter der die Entgeltfortzahlung auf der Entgeltbescheinigung angedruckt werden soll (z. B. "EFZ Urlaub") |
| Gültig ab | Datum, ab dem die Einstellung greift |
Entgeltfortzahlung in der Abrechnung prüfen
Sobald für einen Stundenlöhner eine neue Abrechnungsperiode geöffnet wird und für die laufende Periode eine Abwesenheit eingetragen wurde, berechnet und zeigt Personio Payroll die Entgeltfortzahlung automatisch an.
Sie können die errechneten Werte in den folgenden Bereichen prüfen:
- Unter Lohnbuchhaltung im Reiter Personen
- Auf der Entgeltbescheinigung des entsprechenden Mitarbeiters
Der Reiter Personen
Um die Entgeltfortzahlung im Reiter Personen einzusehen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Personen.
- Klicken Sie in die Zeile der entsprechenden Person.
- In der rechten Sidebar können Sie unter Bruttogehalt > Entgeltfortzahlung die berechneten Werte einsehen.
Entgeltbescheinigung
Um die Entgeltfortzahlung auf der Entgeltbescheinigung einzusehen, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Personen.
- Klicken Sie in die Zeile der entsprechenden Person.
- Klicken Sie in der rechten Sidebar unter Bruttogehalt > Entgeltabrechnung auf Vorschau.
Auf der Entgeltbescheinigung finden Sie je nach Abwesenheitstyp unter Brutto-Bezüge die folgenden drei Lohnarten.
| Lohnart | Bezeichnung | Lohnsteuer (LSt) | Sozialversicherung (SV) |
| 19355 | DU Urlaub | pflichtig (L) | pflichtig (L) |
| 19360 | DU Krank | pflichtig (L) | pflichtig (L) |
| 19365 | DU Feiertag | pflichtig (L) | pflichtig (L) |
Beträge manuelle anpassen
Sollte der automatisch berechnete Wert nicht stimmen, können Sie diesen manuell korrigieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Bereich Lohnbuchhaltung > Personen.
- Klicken Sie in die Zeile der entsprechenden Person.
- Klicken Sie in der rechten Sidebar unter Bruttogehalt > Entgeltfortzahlung auf Betrag ändern.
- Passen Sie gegebenenfalls die Anzahl der Stunden und den Stundensatz an.
- Klicken Sie auf Überprüfen
- Prüfen Sie die geänderten Werte und wählen Sie einen Änderungsgrund.
- Klicken Sie abschließend auf Änderungen speichern.
Hinweis
Wurden die Werte manuell überschrieben, wird eine automatische Neuberechnung für die offene Abrechnungsperiode deaktiviert. Nachträgliche Datenänderungen wie etwa die Änderung der Abwesenheitsdauer werden nicht automatisch übernommen.
FAQ
Wann gilt das Ausfallprinzip, wann das Durchschnittsprinzip?
Die Konfiguration legen Sie gemeinsam mit dem Implementationsteam in ihrer Implementierung von Personio Payroll fest. Welche Regelungen gelten, richtet sich nach gesetzlichen Vorgaben oder kollektivrechtliche Vereinbarungen.
Welches Berechnungsprinzip gilt bei Krankheit in Kombination mit dem AAG-Verfahren?
Bei Mitarbeitenden, für die bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gleichzeitig das Aufwendungsausgleichsverfahren (AAG) greift, verwendet Personio Payroll das Lohnausfallprinzip. Dies stellt sicher, dass die Berechnung der Entgeltfortzahlung und die Erstattung über das AAG-Verfahren korrekt aufeinander abgestimmt sind.
Welcher Referenzzeitraum wird für die Durchschnittsberechnung verwendet?
Für die Durchschnittsberechnung werden die Verdienste und die anrechenbare Arbeitszeit der letzten drei Abrechnungsperioden herangezogen. Dieser Zeitraum ist gesetzlich vorgeschrieben.
Was passiert, wenn ein neuer Mitarbeiter noch keine drei Monate abgerechnet wurde?
Fehlt eine ausreichende Historie von drei Monaten zur Berechnung der Entgeltfortzahlung nach dem Durchschnittsprinzip, verwendet Personio Payroll automatisch das Ausfallprinzip, bis genügend Werte vorhanden sind.
Welche Vergütungen fließen in die Durchschnittsberechnung ein?
Die Vergütungskomponenten werden von Ihnen in der Implementierung vorgegeben und von unseren Implementation Specialists konfiguriert.
Wie wird die Dauer der zu vergütenden Abwesenheit bestimmt?
Die Dauer der zu vergütenden Abwesenheit wird durch das Arbeitszeitmodell bestimmt, das Mitarbeitenden zum Zeitpunkt der Abwesenheit zugewiesen ist. Weiterführende Informationen zu Arbeitszeitmodellen in Personio:
Ich sehe keine Abwesenheitsvergütungen beim Mitarbeiter. Was nun?
Überprüfen Sie zunächst die folgenden Punkte:
- Wurde für den Abwesenheitstyp bereits eine Berechnung konfiguriert?
- Wird der Mitarbeiter als Stundenlöhner über Personio Payroll abgerechnet?
- Liegen im Abrechnungsmonat tatsächlich anrechenbare Fehlzeiten vor?
Sollte es dennoch zu Fehlern kommen, wende dich bitte als Payroll-Verantwortliche Person an unseren Payroll Support.
Kann die Berechnung für jeden Mitarbeiter unterschiedlich sein?
Nein, die Konfiguration der Berechnung gilt aktuell für alle Stundenlöhner eines Unternehmens, die über Personio Payroll abgerechnet werden. Eine gruppenspezifische Konfiguration ist aktuell nicht möglich.
Gilt die Funktion auch für die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV?
Nein. Die automatische Entgeltfortzahlungsberechnung für Stundenlöhner ist aktuell ausschließlich für Personio Payroll verfügbar. Die vorbereitende Lohnbuchhaltung und externe Lohnbuchhaltungsintegrationen (z. B. DATEV) sind in dieser Version nicht abgedeckt. Mitarbeiter mit 0-Stunden-Verträgen werden ebenfalls nicht unterstützt.