In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen einrichten. Beides ist in Personio eng miteinander verknüpft. Berechtigungen können nicht direkt an Personen erteilt werden. Sie werden immer über Mitarbeitendenrollen verwaltet. Am Ende dieses Artikels wissen Sie, wie Sie Mitarbeitendenrollen erstellen, die richtigen Berechtigungen zuweisen und verwalten, wer welcher Rolle angehört.
Bevor Sie beginnen
- Wenn Sie mit Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen noch nicht vertraut sind, lesen Sie zuerst den Artikel Übersicht über Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen. Hier werden die wichtigsten Konzepte erläutert, die Sie kennen müssen, bevor Sie Rollen und Berechtigungen in Personio einrichten.
- Berechtigungen: Sie benötigen eine Admin-Rolle, um Berechtigungen einzurichten.
Eine neue Mitarbeitendenrolle erstellen und Berechtigungen festlegen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Berechtigungen für eine Mitarbeitendenrolle einzurichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Rolle erstellen.
- Fügen Sie einen Rollennamen und optional eine Beschreibung hinzu.
- Klicken Sie auf die einzelnen Berechtigungen, um die erforderlichen Zugriffsrechte im Seitenbereich zu überprüfen und einzurichten. Weitere Informationen finden Sie unter:
- Berechtigungen für alltägliche Aufgaben in Personio erteilen
- Übersicht über die gängigsten Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen
- Übersicht von Berechtigungen
- Wählen Sie die Personen aus, denen die Rolle zugewiesen werden soll, indem Sie diese Schritte befolgen.
- Gehen Sie die Übersicht durch, und speichern Sie die neue Rolle.
Um die Berechtigungen eines einzelnen Mitarbeiters für alle seine zugewiesenen Rollen zu überprüfen, gehen Sie zur Reiter Zugewiesene Personen.
Mitarbeitende zu einer Mitarbeitendenrolle hinzufügen
Einzelne Mitarbeitende hinzufügen
Wenn Sie einzelne Mitarbeitende zu einer Rolle hinzufügen, werden diese unter Immer einbezogene Personen angezeigt und unabhängig bedingten Regeln, die Sie eventuell festgelegt haben, zur Rolle hinzugefügt. So fügen Sie einzelne Mitarbeitende zu einer Rolle hinzu:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
- Im Reiter Personen hinzufügen können Sie unter Mitglieder auswählen die Mitarbeitenden suchen und auswählen, die Sie hinzufügen möchten. Ausgewählte Mitarbeitende werden unter Immer einbezogene Personen angezeigt und unabhängig von bedingten Regeln, die Sie eventuell festgelegt haben, zur Rolle hinzugefügt.
- Hinzugefügte Mitglieder werden automatisch im Reiter Mitglieder der Seitenleiste angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter Änderungen, um festzustellen, wer hinzugefügt oder entfernt wurde.
- Speichern Sie die Änderungen.
Mehrere Mitarbeitende basierend auf Bedingungen hinzufügen
Anstatt Mitarbeitende einzeln hinzuzufügen, können Sie auf Attributen basierende Regeln festlegen, um Mitarbeitende automatisch einer Rolle zuzuweisen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die alle Mitarbeitenden in einer bestimmten Abteilung oder an einem bestimmten Standort hinzufügt. Alle Personen, auf die diese Regel zutrifft, werden automatisch hinzugefügt, einschließlich neuer Mitarbeitender, die später zum Unternehmen stoßen und auf die dieselbe Regel zutrifft.
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
- Klicken Sie im Reiter Personen hinzufügen unter Personen, die basierend auf Bedingungen hinzugefügt wurden auf + Regel hinzufügen.
- Wählen Sie ein Attribut aus, und legen Sie Ihre Kriterien fest. Wenn Sie beispielsweise „Standort enthält London“ einstellen, werden automatisch alle in London ansässigen Mitarbeitenden dieser Rolle zugewiesen. Sie können für ein Attribut mehrere Werte auswählen. Die Rolle umfasst dann Mitarbeitende, auf die mindestens einer dieser Werte zutrifft. Sie können nicht mehr als eine Regel für dasselbe Attribut hinzufügen.
- Hinzugefügte Mitglieder werden automatisch im Reiter Mitglieder der Seitenleiste angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter Änderungen, um festzustellen, wer hinzugefügt oder entfernt wurde.
- Speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Um bestimmte Personen aus der Gruppe auszuschließen, wählen Sie diese im Reiter Personen ausschließen aus. Wenn Sie einen ausgeschlossenen Mitarbeiter manuell zur Rolle hinzufügen, wird sein Ausschluss überschrieben.
Attribute, die Sie in Bedingungen verwenden können
Sie können Regeln mithilfe der folgenden vordefinierten Attribute hinzufügen:
- Abteilung
- Team
- Anstellungsart
- Gesellschaft
- Standort
- Status
- Status als Führungskraft (verwenden Sie diese Option, um alle Führungskräfte automatisch zu einer Rolle hinzuzufügen)
- Anstelldatum
- Austrittsdatum
Sie können auch individuelle Attribute verwenden, die einen einzelnen Auswahl-, Datums- oder Zahlentyp haben.
Hinweis: Wenn Sie eine Regel festlegen, die eine bestimmte Option ausschließt – zum Beispiel „Abteilung enthält keinen Vertrieb“ –, umfasst die Rolle auch Mitarbeitende, denen für dieses Attribut kein Wert zugewiesen ist, nicht nur Personen aus anderen Abteilungen.
Mitarbeitende aus einer Mitarbeitendenrolle entfernen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeitende aus einer Rolle zu entfernen. Bevor Sie speichern, überprüfen Sie im Seitenbereich des Reiters Änderungen, ob Sie die richtigen Mitarbeitenden entfernt haben.
Einen einzelnen Mitarbeiter entfernen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
- Suchen Sie im Seitenbereich nach dem Mitarbeiter, bewegen Sie den Mauszeiger über dessen Status, und klicken Sie auf Ausschließen. Alternativ können Sie unter Immer einbezogene Personen auf das x neben dem jeweiligen Namen klicken.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Mehrere Mitarbeitende basierend auf Bedingungen entfernen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
- Im Reiter Personen hinzufügen können Sie die Regeln anpassen oder löschen, die Sie festgelegt haben, um Mitarbeitende zu entfernen, die diese Bedingungen erfüllen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Bestimmte Mitarbeitende aus einer bedingten Gruppe ausschließen
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten > Mitglieder bearbeiten.
- Im Reiter Personen ausschließen können Sie die Mitarbeitenden suchen und auswählen, die Sie ausschließen möchten.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Mitarbeitendenrolle löschen
Sie können Rollen löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Das Löschen einer Rolle ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Mitarbeitende in dieser Rolle verlieren die ihr zugewiesenen Berechtigungen.
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf die Rolle, die Sie löschen möchten. Klicken Sie in der Spalte Aktionen auf das Symbol mit den drei Punkten.
- Klicken Sie auf Rolle löschen.
- Bestätigen Sie die Löschung.
Nächster Schritt
Nachdem Sie Mitarbeitende zu einer Rolle hinzugefügt und Berechtigungen festgelegt haben, können Sie:
- Für jede Mitarbeitendenrolle den Zugriff auf den Team-Kalender einrichten.
- Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für jede Mitarbeitendenrolle aktivieren. Mitarbeitende in dieser Rolle benötigen zum Einloggen ein Token von ihrem Mobilgerät, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort.
- Für jede Rolle Erinnerungen einrichten, um Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern. Sie können beispielsweise eine Erinnerung an das Ende der Probezeit Ihrer Mitarbeitenden einrichten. Erfahren Sie, wie Sie rollenspezifische Erinnerungen mithilfe von Best Practices einrichten.