In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie eine Mitarbeitendenrolle erstellen, die entsprechenden Berechtigungen konfigurieren und Mitarbeitende dieser Rolle zuweisen. In Personio sind Rollen und Berechtigungen eng miteinander verknüpft. Sie können Berechtigungen nicht direkt einzelnen Personen gewähren, sondern müssen über Mitarbeitendenrollen verwalten, worauf bestimmte Personen Zugriff haben.
Bevor Sie beginnen
- Um Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen einzurichten, benötigen Sie die Admin-Rolle.
- Wenn Sie mit Rollen und Berechtigungen noch nicht vertraut sind, lesen Sie zuerst den Artikel Übersicht über Berechtigungen und Mitarbeitendenrollen. Hier werden die wichtigsten Konzepte erläutert, die Sie kennen müssen, bevor Sie Rollen und Berechtigungen in Personio einrichten.
Eine neue Mitarbeitendenrolle erstellen und Berechtigungen festlegen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Berechtigungen für eine neue Mitarbeitendenrolle einzurichten:
- Gehen Sie zu Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Rollen & Berechtigungen.
- Klicken Sie auf Rolle erstellen.
- Geben Sie einen Rollennamen ein, und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
- Konfigurieren Sie die Berechtigungen für Mitglieder in dieser Rolle:
- Erweitern Sie jede Gruppe, um die Zugriffsebene auszuwählen, die Rollenmitglieder für jede Berechtigung haben sollen. Wählen Sie anschließend den Kreis der Mitarbeitenden aus, für den dieser Zugriff gelten soll.
- Optional können Sie die Checkboxen neben mehreren Berechtigungen aktivieren, um den Zugriff für diese Berechtigungen gesammelt anzuwenden.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit der Zuweisung fortzufahren.
Im ReiterZugewiesene Personen können Sie die Berechtigungen überprüfen, die einem Mitarbeiter in allen seinen zugewiesenen Rollen gewährt wurden.
Einzelne Personen einer Mitarbeitendenrolle zuweisen
Sobald Sie eine neue Mitarbeitenden erstellen, können Sie einzelne Personen auswählen, die Sie dieser Rolle zuweisen möchten. Damit werden sie immer in die Rolle einbezogen, unabhängig von allen bedingungsbasierten Regeln, die Sie ebenfalls einrichten. Befolgen Sie diese Schritte:
- Wechseln Sie zum ReiterPersonen hinzufügen.
- Unter Mitglieder auswählen suchen Sie die gewünschten Mitarbeitenden in der Dropdown-Liste, und wählen Sie sie aus. Sie können mehrere Personen gleichzeitig auswählen.
- Die von Ihnen ausgewählten Personen werden unter Immer einbezogene Personen angezeigt.
- Überprüfen Sie den Reiter Mitglieder im Bereich Vorschau, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Personen hinzugefügt haben.
- Speichern Sie die Änderungen.
Mehrere Mitarbeitende anhand von Attributen einer Mitarbeitendenrolle zuweisen
Anstatt einzelne Mitarbeitende manuell einer Rolle zuzuweisen, können Sie Regeln einrichten, um sie automatisch anhand von Attributen zuzuweisen. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die alle Personen einer Rolle hinzufügt, wenn sie einer bestimmten Abteilung oder einem Standort angehören.
Personio fügt automatisch alle Personen, die die Bedingungen erfüllen, zu der entsprechenden Rolle hinzu. Dies umfasst auch neue Mitarbeitende, die später eintreten und dieselbe Regel erfüllen.
So funktionieren Regeln:
- Attributsarten: Sie können Regeln mit vordefinierten Attributen oder individuellen Attributen des Typs Einzelauswahl, Datum oder Zahl erstellen.
- Eine Regel pro Attribut: Sie können nur eine Regel pro Attribut erstellen, z. B. Abteilung, aber Sie können innerhalb dieser Regel mehrere Werte auswählen.
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Mehrere Werte in einer Regel: Wenn Sie mehrere Werte für ein einzelnes Attribut auswählen, fügt Personio alle Mitarbeitenden hinzu, die mindestens einem dieser Werte entsprechen.
Wenn Sie beispielsweise die Abteilungen HR und IT auswählen, fügt Personio alle Mitarbeitenden hinzu, die zur HR-Abteilung gehören, sowie alle Mitarbeitenden der IT-Abteilung. -
Mehrere unterschiedliche Regeln: Wenn Sie mehrere Regeln aus verschiedenen Attributen hinzufügen, berücksichtigt Personio nur Mitarbeitende, die alle diese Regeln erfüllen.
Wenn Sie beispielsweise die Regeln „Abteilung ist HR“ und „Standort ist London“ hinzufügen, fügt Personio nur Mitarbeitende hinzu, die in der HR-Abteilung arbeiten und in London ansässig sind. - Kombinierte Regeln und Werte: Wenn für eine der Regeln mehrere Werte ausgewählt sind, müssen Mitarbeitende die Kriterien für jede Regel erfüllen. Wenn Sie beispielsweise die Regeln „Abteilung ist HR oder IT“ und „Standort ist London“ hinzufügen, fügt Personio in London ansässige Mitarbeitende hinzu, die entweder in der HR-Abteilung oder in der IT-Abteilung arbeiten.
Um Mitarbeitende basierend auf Bedingungen automatisch zu einer Rolle hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Wechseln Sie zum ReiterPersonen hinzufügen.
- Klicken Sie unter Personen, die basierend auf Bedingungen hinzugefügt wurden auf + Regel hinzufügen.
- Wählen Sie ein Attribut aus der Dropdown-Liste aus, und legen Sie die Kriterien fest. Beispielsweise: Standort enthält London. Pro Attribut kann nur eine Regel festgelegt werden. Wenn Sie für ein Attribut mehrere Werte auswählen, fügt Personio Mitarbeitende hinzu, die mindestens einer dieser Optionen entsprechen.
- Überprüfen Sie den Reiter Mitglieder im Bereich Vorschau, um zu bestätigen, dass Sie die richtigen Personen hinzugefügt haben.
- Optional können Sie bestimmte Personen von der Rolle ausschließen, die ansonsten den Regeln entsprechen.
- Speichern Sie die Änderungen.
Hinweis: Wenn Sie eine Regel mit der Option „enthält nicht“ festlegen – zum Beispiel „Abteilung enthält nicht Vertrieb“ –, werden auch Mitarbeitende hinzugefügt, denen für dieses Attribut kein Wert zugewiesen ist, nicht nur Personen aus anderen Abteilungen.
Mehr Informationen
Informationen zum Hinzufügen, Ausschließen oder Entfernen von Personen aus einer vorhandenen Rolle oder zum Löschen einer Rolle finden Sie unter Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen verwalten. Oder lesen Sie den Artikel Mitarbeitendenrollen und Berechtigungen überprüfen und vergleichen.