Übersicht über den Bereich Automatisierungen – Personio

Dieser Artikel erläutert den Bereich Automatisierungen in Personio. In diesem Bereich können Sie:

automatisierte Workflows für sich wiederholende Aufgaben in Personio erstellen, zum Beispiel On- und Offboarding, Genehmigungen, Unterschriftsanfragen und individuelle Workflows, jeweils basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens
Ihre vorhandenen Workflows verwalten
die neuesten Aktivitäten im Zusammenhang mit Workflows in Personio anzeigen

Bereich Automatisierungen aufrufen

Mitarbeitende können im Bereich Automatisierungen auf bis zu drei Reiter zugreifen: Übersicht, Workflows und Aktivität. Unten finden Sie die Berechtigungen, die für die einzelnen Reiter erforderlich sind.

Reiter	Erforderliche Berechtigungen	Das können Mitarbeitende tun
Reiter Übersicht	Automatisierungsübersicht Onboarding (Mindestberechtigungen Anzeigen) Personenbezogene Daten > HR-Informationen (Mindestberechtigungen Anzeigen)	auf Workflow-Daten im Dashboard zugreifen die Widgets Onboarding und Offboarding im Dashboard sehen auf Workflow-Daten aller Mitarbeitenden zugreifen, für die sie Ansichtsberechtigungen haben
Reiter Workflows	Individuelle Workflows > Individuelle Workflows erstellen und verwalten	auf den Reiter Workflows zugreifen Workflows erstellen Workflows verwalten
Reiter Aktivität	Individuelle Workflows > Individuelle Workflows beobachten	auf den Reiter Workflows zugreifen Workflows beobachten

Hinweis:
Nur Admins können die Widgets Aktive Signaturen und Genehmigungsanfragen im Reiter Übersicht sehen und auf Genehmigungen betreffende Aktionen oder Informationen zugreifen. Nicht-Admins können Genehmigungen betreffende Elemente auf den Reitern Aktivität oder Workflows nicht sehen. Mitarbeitende mit individueller Workflow-Berechtigung (jedoch ohne Berechtigung für Automatisierungsübersicht) können weiterhin auf den Bereich Automatisierungen zugreifen. Der Reiter Übersicht wird ihnen jedoch nicht angezeigt.

Reiter Übersicht

Dieser Reiter verfügt über ein Dashboard, das wichtige Informationen zu den Workflows für den Lebenszyklus von Mitarbeitenden Ihres Unternehmens anzeigt, z. B. Onboarding, Offboarding, Genehmigungsanfragen und Anfragen für elektronische Unterschriften. Sie können diese Workflows in Ihren Account-Einstellungen konfigurieren.

Das Dashboard hilft Ihnen, den Fortschritt dieser Workflows zu erfassen, den Status jeder Aufgabe zu überprüfen und etwaige Engpässe zu identifizieren. Widgets werden im Dashboard auf der Grundlage von Berechtigungen angezeigt, und jedes Widget bezieht sich auf einen bestimmten Workflow.

Hinweis:
Im Reiter Übersicht werden keine Daten für neue, individuelle Workflows angezeigt, die Sie mit dem Workflow-Builder erstellen. Diese können Sie in den Reitern Workflows und Aktivität erfassen.

Onboarding- und Offboarding-Widgets

Diese Widgets enthalten alle Mitarbeitenden, die derzeit Onboarding- oder Offboarding-Pfaden zugewiesen sind. Sie können die Gesamtzahl der aktiven Pfade sowie die Pfade sehen, die überfällig und planmäßig sind. Mit diesen Widgets können Sie:

Den Fortschritt der Onboarding- und Offboarding-Workflows beobachten, indem Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle On-/Offboarding-Mitarbeitenden anzeigen klicken.
Pfade erkennen, die aufgrund überfälliger Schritte verzögert ablaufen, und bei den zuständigen Mitarbeitenden nachfragen.
Ihre Onboarding- und Offboarding-Vorlagen verwalten, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken (nur für Admins eingeblendet).
Marketplace-Integrationen zu Onboarding- und Offboarding-Workflows hinzufügen, indem Sie auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke des Widgets klicken. Auf diese Weise können Sie bestimmte Prozesse automatisieren, z. B. Nutzenden den Zugriff auf Tools gewähren.

Widget für Genehmigungsanfragen

Nur Admins können das Widget Offene Genehmigungsanfragen anzeigen. Klicken Sie auf eine Genehmigungsart, um eine detailliertere Ansicht aller Anfragen, die derzeit auf eine Entscheidung warten, sowie die Mitarbeitenden, die für die einzelnen Anfragen als genehmigende Person festgelegt wurden, aufzurufen. In diesem Widget können Sie:

Alle überfälligen Genehmigungsanfragen ermitteln, damit Sie die primäre genehmigende Person kontaktieren können, um weitere Informationen zu erhalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe verwalten.

Widget Aktive Unterschriften

Dieses Widget zeigt eine Übersicht aller offenen Unterschriftenanfragen für alle Mitarbeitenden. Es beinhaltet die Anzahl der Unterschriftenanfragen, die unterschrieben, abgelehnt, ausstehend und aufgrund einer ungültigen E-Mail-Adresse erfolglos zugestellt wurden. In diesem Widget können Sie:

Überfällige Unterschriftenanfragen erkennen und die unterzeichnende Person kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten oder um fehlgeschlagene Anfragen schnell zu beheben.
Auf eine detailliertere Ansicht aller offenen Unterschriftenanfragen zugreifen, indem Sie auf Alle Unterschriften anzeigen klicken.
Das Dokument, das eine ausstehende Unterschriftenanfrage enthält, herunterladen, indem Sie auf den Dokumentnamen klicken.
Das Mitarbeitendenprofil der unterzeichnenden Person aufrufen, indem Sie ihren Namen klicken.
Auf den Bereich zum Konfigurieren Ihrer Dokumentvorlagen zugreifen, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken (nur für Admins eingeblendet).
Überblick über alle in Ihrem Personio-Paket enthaltenen Unterschriften behalten.

Nur Admins haben können das Widget Aktive Signaturen anzeigen. Wenn Sie Admin sind und das Widget nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Voraussetzungen erfüllt.

Reiter Workflows

Der Reiter Workflows enthält alle im Workflow-Builder erstellten Workflows, sortiert nach Art des Triggers. Um eine bestimmte Workflowart anzuzeigen, klicken Sie links auf die Kategorie. Sie finden hier wichtige Details wie die Anzahl der Workflows, ihre Namen, wer sie erstellt hat, ihren Status und die Anzahl der Ausführungen.

Klicken Sie auf Workflow erstellen, um weitere individuelle Workflows einzurichten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Sie können die individuellen Workflows, die Sie in diesem Reiter erstellt haben, aktivieren, deaktivieren, kopieren oder löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.

Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungsworkflows für Mitarbeitendendaten oder Anwesenheiten verwendet, können Admins hier die Prioritätsreihenfolge dieser Workflows ändern.

Wählen Sie für Abwesenheitsgenehmigungen eine Abwesenheitsart aus, um die Priorität der gruppenspezifischen Genehmigungsregeln für die jeweilige Art zu ändern.

Reiter Aktivität

Nachdem Sie Workflows erstellt haben, überwachen Sie die Workflow-Aktivität der letzten 30 Tage in Ihrem Unternehmen auf dem Reiter Aktivität. Wählen Sie einen Workflow aus der Liste aus, um Details anzuzeigen, einschließlich wann der Workflow getriggert wurde, welcher Mitarbeiter betroffen ist und welche Schritte abgeschlossen sind oder noch ausstehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows beobachten und verwalten.

Der Reiter Aktivität enthält keine Informationen zu Workflows des Mitarbeitendenlebenszyklus wie Onboarding, Offboarding oder elektronische Unterschriften. Um den Fortschritt dieser Workflows zu beobachten, gehen Sie zu Automatisierungen > Übersicht, und klicken Sie unten im entsprechenden Widget auf Alle anzeigen.

Nur Admins können auf diesem Reiter Aktivitäten im Zusammenhang mit Genehmigungsworkflows sehen.

Reiter „Erinnerungen“

Mit dem Reiter Erinnerungen können Sie Erinnerungen für bestimmte Rollen anzeigen, erstellen und verwalten. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine Rolle auszuwählen und die Erinnerungen dieser Rolle anzuzeigen oder zu bearbeiten. Details finden Sie im Artikel Erinnerungen erstellen.

Mehr Informationen

Weitere Informationen zum Bereich Automatisierungen finden Sie in den folgenden Ressourcen:

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