Slack

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Slack mit Personio integrieren können. Hier finden Sie eine Übersicht über die entsprechenden Voraussetzungen sowie Anweisungen, wie Sie die Integration über die Personio Mitarbeiterdaten-API einrichten können. 

Diese Integration wurde von Personio entwickelt. Sie können sie daher direkt in Ihrem Personio-Konto aktivieren und konfigurieren.

 

Welche Funktionalitäten sind mit der Integration von Slack in Personio verfügbar?

Channel-Aktualisierungen

Channel-Aktualisierungen können nach Teams, Abteilungen oder Standorten an verschiedene (öffentliche) Slack-Channels übermittelt werden. Channel-Aktualisierungen beinhalten die folgenden Informationen:

  • Wer ist heute bis wann abwesend?
  • Wer hat heute Geburtstag?
  • Welche Mitarbeiter haben heute ihren ersten Tag im Unternehmen?
  • Welche Mitarbeiter haben heute ein Firmenjubiläum?

Sie können diese Aktualisierungen über automatische Slack-Nachrichten an den ausgewählten Channel senden und eine Gruppe von Mitarbeitern auswählen, die sie erhalten sollen. Wenn Sie in Personio nicht mit Teams arbeiten, können Sie Gruppen von Mitarbeitern nach Abteilung auswählen. Falls Sie auch keine Abteilungen nutzen, können Sie Mitarbeiter nach Standort differenzieren und den Slack-Channels entsprechend zuordnen.

 

Automatisierte Statusaktualisierungen

Mit dieser Funktion können Sie Ihren Status automatisch entsprechend Ihren Abwesenheiten aktualisieren lassen. Sie können definieren, ob die Abwesenheitsart (z. B. bezahlter Urlaub oder Krankheitstage) auch im Status angegeben werden soll oder nicht.

Es werden die folgenden Emojis angezeigt, die mit dem jeweiligen Status verknüpft sind:

🌴 : Bezahlter Urlaub
🤒 : Krankheit
❌ : alle anderen Abwesenheitsarten, außer Homeoffice
🏡 :: Homeoffice (Das Emoji wird nur angezeigt, wenn Sie beim Einrichten der Funktion für die Statusaktualisierung das Häkchen bei „Grund der Abwesenheit in Statusmeldung anzeigen“ setzen. Wenn Sie es nicht setzen, wird bei der Abwesenheitsart Homeoffice kein Emoji angezeigt).

Die Funktion für die automatische Aktualisierung des Status ist nur verfügbar, wenn Sie ein kostenpflichtiges Slack-Konto nutzen.

 

Wie kann ich die Integration einrichten?

Die einzelnen Schritte zur Aktivierung der Integration sind im Folgenden beschrieben:

1. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration

  • Sie müssen in Personio Bearbeitungsrechte für den Marketplace haben (Einstellungen > Mitarbeiterrollen > Zugriffsrechte > Kontokonfiguration > Integration Marketplace) oder Admin sein.
  • Sie müssen Admin oder Inhaber Ihres Slack-Workspace sein.

 

2. Neue API-Zugriffsdaten erstellen

Sie müssen zunächst neue API-Zugriffsdaten für diese Integration in Einstellungen > API-Zugriffsdaten generieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Helpcenter-Artikel zum Erstellen und Verwalten von API-Zugriffsdaten. Anhand von den unten aufgeführten Attributen können Sie auswählen, welche personenbezogenen Daten die Integration lesen oder bearbeiten kann.

 

3. Datenzugriff aktivieren

Klicken Sie unter Einstellungen > API-Zugriffsdaten auf die soeben erstellten Zugriffsdaten und wählen Sie alle Attribute aus, die Sie mit den Bewerberattributen in Slack synchronisieren möchten.

Für die Mitarbeiterdaten empfehlen wir Ihnen, der Integration zu erlauben, die folgenden Systemattribute zu lesen:

  • First Name
  • Last Name
  • Email
  • Anstelldatum / Hire Date
  • Ende des Arbeitsverhältnisses / Termination Date
  • Standort
  • Abteilung
  • Team / Team

Beachte, dass die E-Mail-Adresse der einzelnen Mitarbeiter in Personio und Slack identisch sein muss, um alle Benutzer identifizieren zu können. 

 

4. Slack im Marketplace suchen

Die Integration mit Slack kann direkt in Personio vorgenommen werden. Gehen Sie hierfür zu Einstellungen > Marketplace und suchen Sie nach der Slack-Integration. Weitere Informationen, wie Sie im Marketplace eine Integration suchen, finden Sie hier

Klicken Sie dann auf den Button Slack verbinden, um die Integration zu starten.

slack-integration-marketplace-overview_de.png

 

5. Authentifizierung von Slack

Anschließend müssen Sie Personio autorisieren, auf Ihren Slack-Workspace zuzugreifen.

slack-integration-slack-authentication_de.png

Sobald Sie die Verbindung hergestellt haben, werden Sie zu Slack weitergeleitet. Klicken Sie dort auf Zulassen, um die Installation fortzusetzen.

slack-integration-slack-authentication_de.png

 

6. Personio-Authentifizierung

Als Nächstes müssen Sie Personio authentifizieren, indem Sie Ihre API-Anmeldeinformationen eingeben.

slack-integration-personio-api_de.png

7. Einstellungen für Kanal-Aktualisierungen

Sobald Sie die Authentifizierung abgeschlossen haben, können Sie die Einstellungen vornehmen. Bei den Einstellungen der Channel-Aktualisierungen haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Wählen Sie die Sprache.
  • Wählen Sie die Zeit für Aktualisierungen.
  • Wählen Sie die Elemente, die in der täglichen Nachricht enthalten sein sollen. Möglich sind Abwesenheiten, Geburtstage, Firmenjubiläen und neue Kollegen.
  • Wählen Sie die Channels, in denen die Aktualisierung erscheinen soll. Mitarbeiter spezifischer Teams, Abteilungen und Standorte können den entsprechenden Slack-Channels zugeordnet werden. Klicken Sie auf Neues Attribut hinzufügen, um weitere Channels und Gruppen hinzuzufügen. 

slack-integration-manage-channel-updates_de.png

Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gehen.

Sie können die täglichen Channel-Aktualisierungen nur an öffentliche Slack-Channels senden.

 

8. Slack Status-Update

Anschließend können Sie auch die Einstellungen für Status-Aktualisierungen verwalten. Zur Verfügung stehen die folgenden Alternativen:

  • Wählen Sie aus, ob automatische Slack Status-Updates aktiviert werden sollen.
  • Wählen Sie aus, ob der Slack Status generisch sein soll oder die Abwesenheitskategorie enthalten soll.

slack-integration-status-update-settings_de.png

Abwesenheiten, welche am gleichen Tag beantragt werden, werden bereits nach der Beantragung übertragen. Somit profitieren Sie davon, dass auch kurzfristige Abwesenheiten wie Krankheit den Kollegen ersichtlich sind.

 

9. Konfiguration abschließen

Klicken Sie auf den Button Abschließen, um Ihre Slack-Integration abzuschließen. Sie können die Einstellungen jederzeit ändern oder die Integration deaktivieren.

 

An wen kann ich mich für Support wenden?

Wenn Sie zur Integration von Personio und Slack weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne an das Support-Team von Personio. 

 

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