In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Integration von Slack mit Personio einrichten. Nach erfolgter Einrichtung können Sie:

• Updates zu Personio in Slack-Kanälen empfangen
• für Abwesenheiten automatische Updates Ihres Slack-Status einrichten
• Abwesenheiten in Slack beantragen

Verfügbare Funktionen

Hinweis
Nur interne Mitarbeitende können Kanal-Aktualisierungen, automatische Status-Updates und Abwesenheitsanfragen nutzen.

Channel-Updates

Sie können Kanal-Aktualisierungen nach Teams, Abteilungen oder Standorten an öffentliche Slack-Kanäle übermitteln. Die Aktualisierungen umfassen Folgendes:

• Wer ist heute bis wann abwesend?
• Wer hat heute Geburtstag?
• Welche Mitarbeitenden haben heute ihren ersten Tag im Unternehmen?
• Welche Mitarbeitenden haben heute ein Firmenjubiläum?

Sie können diese Aktualisierungen mit einer automatischen Slack-Nachricht an den ausgewählten Kanal senden. Sie können auch die Gruppe der Mitarbeitenden auswählen, die diese erhalten sollen. Wenn Sie in Personio nicht mit Teams arbeiten, können Sie Gruppen von Mitarbeitenden nach Abteilung auswählen. Wenn Sie keine Abteilungen verwenden, differenzieren Sie Mitarbeitende nach Standort und weisen Sie sie dann den Slack-Kanälen entsprechend zu.

Automatisierte Statusaktualisierungen

Diese Funktion aktualisiert Ihren Status automatisch entsprechend Ihren Abwesenheiten. Sie können entscheiden, ob die Abwesenheitsart, wie z. B. bezahlter Urlaub oder Krankheit, im Status angezeigt wird oder nicht. Die Funktion unterstützt nur tageweise erfasste Abwesenheiten. Stundenweise erfasste Abwesenheiten sind nicht verfügbar.

Die Integration berechnet die Rückkehrdaten für Abwesenheiten unter Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen und Feiertagen. Dies hilft Slack, genaue Rückkehrdaten anzuzeigen.

Es werden die folgenden Emojis angezeigt, die mit dem jeweiligen Status verknüpft sind:

🌴 : Bezahlter Urlaub.
🤒 : Krankheit .
❌ : Alle anderen Abwesenheiten, außer mobiles Arbeiten.
🏡: Mobiles Arbeiten. Das Emoji wird nur angezeigt, wenn Sie mit Klick auf Ja bestätigen, dass der Grund für die Abwesenheit in der Statusnachricht erscheinen soll. Diese Option erscheint, wenn Sie die Funktion für die Status-Aktualisierung einrichten. Wenn Sie sie nicht aktivieren, wird bei der Abwesenheitsart mobiles Arbeiten kein Emoji angezeigt.

Hinweis
Die Funktion für die automatische Statusaktualisierung ist nur verfügbar, wenn Sie einen kostenpflichtigen Slack-Account nutzen.

Abwesenheit beantragen

Nutzen Sie Slack, um tageweise erfasste Abwesenheiten in der Textbox eines Kanals oder in einer Direktnachricht anzufragen. Geben Sie in Slack „/personio“ ein, um die Personio-App zu starten. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie "/personio" ein und klicken Sie auf Enter, um die Personio-App zu aktivieren. 
2. Klicken Sie auf Abwesenheit beantragen.
3. Wählen Sie die Art der Abwesenheit aus, legen Sie das Anfangs- und Enddatum fest und senden Sie das Formular ab.

Sobald die Anfrage erfolgreich abgeschickt wurde, sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Antrags.

Hinweis
Die Funktion unterstützt nur tageweise erfasste Abwesenheiten. Stundenweise erfasste Abwesenheiten sind nicht verfügbar.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Integration

Stellen Sie vor der Integration von Slack sicher, dass Folgendes der Fall ist:

• Sie haben eine Admin-Rolle oder Bearbeitungsrechte für den Marketplace in Personio:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Personen auf Mitarbeitendenrollen.

  3. Wählen Sie Zugriffsrechte.

  4. Navigieren Sie zu Konto-Konfiguration und Marketplace-Integration.

• Sie haben Admin- oder Inhaberrechte für Ihren Slack-Workspace.

Slack verbinden und authentifizieren

Richten Sie die Slack-Integration mit dem Konfigurationsassistenten im Personio Marketplace ein. Hierfür müssen Sie Personio die Berechtigung für den Zugriff auf Ihren Slack-Workspace erteilen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in Personio zum Marketplace und suchen Sie nach der Slack- Integration.
2. Klicken Sie auf Verbinden, um den Konfigurationsassistenten zu öffnen.
3. Klicken Sie auf Slack authentifizieren.
4. Es öffnet sich ein neues Slack-Fenster. Melden Sie sich bei Ihrem Workspace an. Gewähren Sie Personio anschließend Zugriff und setzen Sie die Installation fort. 
5. Gehen Sie zurück zum Konfigurationsassistenten in Personio und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Authentifizieren Sie Personio

In Schritt 2 müssen Sie Slack Zugriff auf die erforderlichen Personio-Daten gewähren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Prüfen Sie die für Slack notwendigen Berechtigungen.
2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Personio lässt die Slack-Integration die folgenden Systemattribute lesen:

• First Name
• Last Name
• Bevorzugter Name
• Geburtstag
• Email
• Anstelldatum / Hire Date
• Ende des Arbeitsverhältnisses / Termination Date
• Standort
• Abteilung
• Team / Team
• Status

Damit alle Nutzenden identifiziert werden können, müssen die E-Mail-Adressen der einzelnen Mitarbeitenden in Personio mit denen in Slack identisch sein.

Kanal-Aktualisierungen verwalten

Definieren Sie die Einstellungen für die Kanalupdates in Schritt 3. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Sprache für Aktualisierungen.
2. Wählen Sie den Zeitpunkt für Aktualisierungen. Slack-Aktualisierungen verwenden immer mitteleuropäische Zeit (UTC+1). Wenn Sie in Personio die UTC-Zeitzone auswählen und die Uhrzeit für die Aktualisierung auf 08:00 Uhr festlegen, wird die Aktualisierung um 07:00 Uhr Ihrer Zeit gesendet. 
3. Wählen Sie die Elemente, die in der täglichen Aktualisierungsnachricht enthalten sein sollen. Die verfügbaren Optionen sind Abwesenheiten, Geburtstage, Firmenjubiläen und neue Mitarbeitende. Sie können derzeit die Übertragung bestimmter Abwesenheitsarten, wie z. B. Elternzeit, nicht ausschließen. 
4. Wählen Sie die Kanäle für die Aktualisierung aus. Sie können die täglichen Kanal-Aktualisierungen nur an öffentliche Slack-Kanäle senden. Sie können den Kanälen Mitarbeitende spezifischer Teams, Abteilungen und Standorte zuweisen. Um weitere Kanäle und Gruppen hinzuzufügen, klicken Sie auf Neues Attribut hinzufügen.
5. Optional: Wenn Sie möchten, dass die Updates in einem schreibgeschützten Kanal angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass die Personio-App die notwendigen Berechtigungen zum Posten hat. Erfahren Sie, wie Sie die Berechtigung zum Posten in Slack-Kanälen verwalten.
6. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 

Tipp:
Im Marketplace können Sie im Reiter Beobachtung nach Problemen beim Senden von Nachrichten suchen.

Slack Status-Updates

Definieren Sie die Einstellungen für die Aktualisierung des Slack-Status in Schritt 4. Abwesenheiten für den gleichen Tag der Beantragung werden übertragen, sobald sie bestätigt wurden. So sind auch kurzfristige Abwesenheiten, wie Krankheit, für andere sichtbar. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Option, automatische Slack-Statusaktualisierungen zu aktivieren. 
2. Wählen Sie, ob der Status die Abwesenheitsart enthalten soll. 
3. Schließen Sie die Integration ab.

Sie können die Einstellungen jederzeit ändern oder die Integration deaktivieren.